So sánh hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng

Trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là xuất nhập khẩu, hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng đều là những chứng từ quan trọng nhưng có mục đích và cách sử dụng khác nhau. Việc phân biệt rõ 2 loại hóa đơn giúp doanh nghiệp lập chứng từ đúng quy định, thuận tiện cho việc thanh toán, kê khai thuế và thực heiejn thủ tục hải quan. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS Kế toán sẽ làm rõ khái niệm, nội dung, vai trò và những điểm khác biệt giữa hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng theo quy định hiện hành. 

1. Hóa đơn thương mại là gì?

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là chứng từ thương mại do người xuất khẩu/người bán lập trong giao dịch mua bán hàng hóa quốc tế, thể hiện các thông tin cơ bản về người bán, người mua, hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng trị giá và các điều kiện giao dịch liên quan.

Hóa đơn thương mại được sử dụng làm căn cứ trong thanh toán quốc tế và là một trong những chứng từ liên quan đến việc thực hiện thủ tục hải quan, xác định trị giá hải quan và quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu.

Nội dung của Hóa đơn thương mại

Pháp luật Việt Nam không quy định một mẫu Commercial Invoice duy nhất áp dụng cho mọi giao dịch quốc tế. Nội dung hóa đơn thương mại thường được lập phù hợp với hợp đồng ngoại thương, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng, yêu cầu của cơ quan hải quan và yêu cầu của bên mua hoặc ngân hàng trong trường hợp thanh toán bằng thư tín dụng.

Thông thường, hóa đơn thương mại có các thông tin như:

• Thông tin người xuất khẩu/người bán: Tên, địa chỉ và các thông tin nhận diện cần thiết.
• Thông tin người nhập khẩu/người mua: Tên, địa chỉ và thông tin liên hệ phù hợp với giao dịch.
• Số và ngày lập hóa đơn thương mại.
• Thông tin về hàng hóa: Tên hàng, mô tả hàng hóa, mã hàng nếu cần, số lượng, đơn vị tính.
• Đơn giá, tổng trị giá hàng hóa và đồng tiền thanh toán.
• Điều kiện giao hàng: Ví dụ FOB, CIF, DAP… theo thỏa thuận của các bên.
• Thông tin về phương thức vận chuyển và các thông tin liên quan đến lô hàng nếu cần thiết.
• Điều kiện và phương thức thanh toán: Ví dụ T/T, L/C và các điều kiện thanh toán khác theo hợp đồng.
• Thông tin về xuất xứ hàng hóa hoặc các nội dung khác nếu được yêu cầu.
• Thông tin bổ sung khác theo hợp đồng, yêu cầu của ngân hàng, cơ quan hải quan hoặc đối tác.

Xem thêm: Hóa đơn thương mại là gì, cách viết trong xuất nhập khẩu

Vai trò của Hóa đơn thương mại:

Hóa đơn thương mại có một số vai trò quan trọng trong giao dịch xuất nhập khẩu:

• Làm căn cứ yêu cầu thanh toán: Thể hiện số tiền người mua phải thanh toán cho người bán theo giao dịch.
• Phục vụ thủ tục hải quan: Hóa đơn thương mại là một trong những chứng từ thuộc hồ sơ hải quan trong các trường hợp pháp luật quy định.
• Là một trong những căn cứ xác định trị giá hải quan: Đối với hàng hóa xuất khẩu, trị giá hải quan được xác định trên cơ sở giá bán của hàng hóa tính đến cửa khẩu xuất và có thể căn cứ vào hợp đồng, hóa đơn thương mại và các chứng từ liên quan phù hợp với hàng hóa thực xuất khẩu.
• Phục vụ thanh toán quốc tế và quản lý chứng từ: Đặc biệt trong các giao dịch sử dụng phương thức thanh toán bằng thư tín dụng, hóa đơn thương mại phải đáp ứng các yêu cầu của L/C và quy tắc áp dụng.
• Hỗ trợ đối chiếu giao dịch: Thông tin trên hóa đơn được sử dụng để đối chiếu với hợp đồng, packing list, vận đơn, tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan.

2. Hóa đơn giá trị gia tăng là gì?

Hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn đỏ là một loại chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cho bên mua, sử dụng dịch vụ theo quy định của pháp luật.

Hóa đơn GTGT thể hiện các thông tin về giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, giá bán, thuế suất và số tiền thuế GTGT.

Nội dung của hóa đơn GTGT

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn GTGT phải thể hiện các nội dung chủ yếu theo quy định, trong đó gồm:

• Tên hóa đơn;
• Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn;
• Số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ và thông tin định danh của người mua theo quy định;
• Tên hàng hóa, dịch vụ;
• Đơn vị tính, số lượng, đơn giá;
• Thành tiền chưa có thuế GTGT;
• Thuế suất thuế GTGT;
• Tiền thuế GTGT theo từng mức thuế suất;
• Tổng tiền thuế GTGT;
• Tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT;
• Chữ ký của người bán và người mua trong trường hợp thuộc diện phải có chữ ký theo quy định;
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Các nội dung khác theo từng trường hợp cụ thể.

Đối với hóa đơn điện tử, việc ký số và yêu cầu chữ ký của người mua được thực hiện theo quy định pháp luật và từng trường hợp cụ thể; không phải mọi hóa đơn điện tử đều bắt buộc phải có chữ ký số của người mua.

Hóa đơn GTGT được sử dụng dưới hình thức nào?

Theo quy định hiện hành, hóa đơn được lập và sử dụng chủ yếu dưới hình thức điện tử.

Tùy đối tượng và trường hợp cụ thể, người bán có thể sử dụng:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế;
• Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
• Các loại hóa đơn điện tử khác theo quy định.

Do đó, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, người bán cần xác định đúng loại hóa đơn điện tử và hình thức sử dụng theo quy định.

Hóa đơn GTGT có chức năng gì?

Hóa đơn GTGT có các vai trò chính:

• Ghi nhận giao dịch: Thể hiện hàng hóa, dịch vụ được bán, giá trị giao dịch và các bên tham gia giao dịch.
• Xác định thuế GTGT: Thể hiện thuế GTGT đầu ra của hàng hóa, dịch vụ bán ra.
• Làm căn cứ kê khai thuế: Hóa đơn là một trong những căn cứ để doanh nghiệp kê khai, xác định nghĩa vụ thuế GTGT theo quy định.
• Làm căn cứ khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Hóa đơn GTGT đầu vào có thể được sử dụng để khấu trừ thuế GTGT nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện khấu trừ theo pháp luật thuế GTGT.
• Chứng minh và đối chiếu giao dịch: Phục vụ công tác kế toán, quản lý doanh thu, công nợ và lưu trữ chứng từ của doanh nghiệp.

Lưu ý, hóa đơn GTGT không phải là chứng từ chứng minh người mua đã thanh toán tiền. Việc đã thanh toán hay chưa phải được xác định bằng các chứng từ thanh toán phù hợp.

Bán hàng bao nhiêu tiền thì phải xuất hóa đơn GTGT?

Về nguyên tắc, khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc trường hợp phải lập hóa đơn, người bán phải lập hóa đơn theo quy định không phụ thuộc vào giá trị của từng lần bán.

Tuy nhiên, cần kiểm tra các trường hợp pháp luật quy định không phải sử dụng hóa đơn điện tử hoặc có quy định đặc thù về việc lập hóa đơn.

Vì vậy, không nên hiểu rằng mọi giao dịch trong mọi trường hợp đều bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT; trước khi lập hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định loại giao dịch, đối tượng mua hàng, phương pháp tính thuế và trường hợp áp dụng theo quy định hiện hành.

3. So sánh hóa đơn thương mại và hóa đơn giá trị gia tăng

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và hóa đơn giá trị gia tăng (hóa đơn GTGT) đều được sử dụng để ghi nhận thông tin về giao dịch mua bán, nhưng khác nhau về bản chất, mục đích sử dụng và phạm vi áp dụng.

3.1. Điểm giống nhau

• Đều được lập trong quá trình thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ.
• Đều thể hiện các thông tin cơ bản về người bán, người mua và hàng hóa, dịch vụ hoặc giá trị giao dịch.
• Đều có thể thể hiện số tiền mà người mua có nghĩa vụ thanh toán cho người bán.
• Đều có thể được sử dụng để đối chiếu thông tin giao dịch với hợp đồng và các chứng từ liên quan.

3.2. Điểm khác nhau 

Hóa đơn thương mại và hóa đơn GTGT có thay thế cho nhau không?

Không phải trong mọi trường hợp.

Hóa đơn thương mại và hóa đơn GTGT có mục đích và cơ sở pháp lý khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp không nên mặc định rằng lập một loại hóa đơn thì có thể bỏ loại chứng từ còn lại.

Đối với hoạt động xuất khẩu, pháp luật hiện hành đã có quy định riêng về hóa đơn thương mại điện tử. Việc doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc loại hóa đơn điện tử khác phụ thuộc vào đối tượng, giao dịch và điều kiện áp dụng theo quy định.

Đặc biệt, từ ngày 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử và các trường hợp sử dụng hóa đơn thương mại điện tử.

Trong lĩnh vực hải quan, Thông tư 121/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/02/2026 và đã cập nhật quy định về hồ sơ hải quan, trong đó có việc sử dụng hóa đơn thương mại hoặc chứng từ có giá trị tương đương trong các trường hợp pháp luật quy định.

Kết luận