Bottleneck là gì? Tác động của Bottleneck đối với doanh nghiệp 

Bottleneck là một khái niệm quen thuộc đối với bất kỳ một doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực nào. Vậy Bottleneck là gì? Tác động của nó đối với doanh nghiệp như thế nào? Cùng tìm hiểu ngay qua bài viết dưới đây dưới góc nhìn của Amis nhé! 

I. Bottleneck là gì?  

1. Định nghĩa về Bottleneck

Trong kinh doanh hay bất kỳ ở một lĩnh vực nào, người ta vẫn hay nhắc đến khái niệm Bottleneck. Nó giống như một cảnh báo cần phải thận trọng và đặc biệt lưu tâm khi muốn tiến hành công việc thuận lợi.

Vậy Bottleneck là gì? Bottleneck là một từ tiếng Anh được dịch ra là nút thắt cổ chai. Đây là thuật ngữ dùng để nói về điểm tắc nghẽn xảy ra trong quá trình hay trong hệ thống dây chuyền làm việc.

Cụ thể, nút thắt cổ chai có thể là vấn đề xảy ra vượt quá khả năng xử lý hoặc các yêu cầu sửa chữa quá gấp. Điều này dẫn đến kết quả công việc không như mong đợi. 

Bottleneck xảy ra thường xuyên và là điều tất yếu, nhất là trong kinh doanh. Không có một doanh nghiệp nào hay một lĩnh vực nào không xảy ra Bottleneck.

Tuy nhiên, điều quan trọng là doanh nghiệp có tính toán và dự trù về những rủi ro. Từ đó người quản lý đề ra kế hoạch giải quyết ra sao để rút ngắn thiệt hại nhất cho công ty. 

Mời bạn đăng ký nhận ngay Ebook miỄn phí: Quản lý dự án: 10 kỹ năng quản lý dự án thành công

2. Nguồn gốc của khái niệm Bottleneck 

Như đã giới thiệu ở trên, Bottleneck có nghĩa là nút thắt cổ chai. Đây là từ trừu tượng được lấy ý tưởng từ cổ chai nước. Khi người ta dốc các viên bi ra khỏi cổ chai sẽ có có 2 trường hợp xảy ra.

Với những viên bi có đường kính nhỏ hơn đường kính của cổ chai thì chúng sẽ chui ra ngoài một cách dễ dàng. Còn lại những viên bi lớn hơn sẽ bị mắc kẹt bên trong. Một số sẽ kẹt ở ngay phần giữa cổ chai. Ta gọi đó là sự tắc nghẽn đình trệ – Bottleneck.

3. Ví dụ về Bottleneck

Trong kinh doanh, Bottleneck hiểu đơn giản như là một tình huống bất ngờ. Nó cần được xử lý gấp bởi các chuyên gia để hạn chế nhất rủi ro cũng như thiệt hại cho doanh nghiệp.

Ví dụ, khi một nhân sự nghỉ việc đột xuất và không có người thay thế. Việc này dẫn đến dây chuyền làm việc bị ngưng trệ ảnh hưởng đến tiến độ chung. Hay 1 team trong bộ máy làm việc kém hiệu quả, quy trình rườm rà không mang lại nhiều giá trị cho công ty và khách hàng,…  

Bạn có thể xem xét thêm ví dụ nữa điển hình khác cho Bottleneck trong quá trình sản xuất. Một công ty may xuất khẩu có đơn hàng đặt 15000 chiếc áo và hạn hoàn thành là trong 3 tháng.

Tuy nhiên, một khâu lắp ráp bị trục trặc do lỗi của máy móc khiến mục tiêu không thể hoàn thành. Cuối cùng, doanh nghiệp chỉ cung cấp được 12000 chiếc. Trường hợp như vậy được coi là nút thắt cổ chai trong kinh doanh. 

>> Tìm hiểu thêm: Quản lý là gì? Chức năng và vai trò của quản lý trong doanh nghiệp

II. Nguyên nhân và những Bottleneck phổ biến mà doanh nghiệp hay gặp phải 

1. Teamwork không hiệu quả và phối hợp không nhịp nhàng

Bottleneck là các tình huống không mong muốn dễ dàng xảy đến với doanh nghiệp bởi nhiều lý do. Thế nhưng, người quản lý cần điều chỉnh ngay lập tức nếu một phần nguyên nhân đến từ giao việc kém hiệu quả. Nó có thể là việc phân chia đội nhóm không đồng đều, không kết nối được các thành viên. 

Nếu một team không làm việc hiệu quả sẽ dẫn đến cả một dây chuyền bị ảnh hưởng. Thậm chí, nó phát sinh thêm những công việc chồng chéo nhau, gây áp lực lên tất cả mọi người.

Đỉnh điểm của mâu thuẫn có thể tiến tới tình trạng người này đổ lỗi cho người kia. Cuối cùng dẫn đến toàn bộ quy trình bị ảnh hưởng và chất lượng không đảm bảo. 

Để tránh Bottleneck xảy ra, leader và người phụ trách phải mô tả từ tổng thể đến chi tiết cho các thành viên. Từ đó, quản lý phân chia cá nhân thực hiện nhiệm vụ và chịu trách nhiệm với kết quả cần đạt được. Như vậy, mọi đội ngũ và các mắt xích quan trọng sẽ phối hợp nhịp nhàng, ăn ý và hiệu quả. 

ỦY QUYỀN VÀ GIAO VIỆC HIỆU QUẢ VỚI PHẦN MỀM QUẢN LÝ AMIS Công việc

2. Không xác định được vấn đề cần giải quyết 

Nhiều người làm chủ đã từng trải qua rất nhiều bài học trên thương trường. Tuy nhiên, sự thiên biến vạn hóa trong kinh doanh  không thể nào lường trước.

Vấn đề chưa thể xác định thì không thể nào giải quyết đúng “”điểm đau” triệt để được. Vì vậy, điều trước hết cần làm là ban lãnh đạo công ty hay trưởng các bộ phận cần hiểu rõ vấn đề đang gặp phải. Sau đó doanh nghiệp chủ động đưa ra hướng đi, cách giải quyết phù hợp, kịp thời. 

3. Các quy trình xử lý chậm trễ, thủ công, rườm rà 

Quy trình xử lý liên quan đến thủ tục, giấy tờ ở hầu hết các doanh nghiệp thường mất rất nhiều thời gian. Bởi lẽ, các bước để tiến hành xong thủ tục được làm thủ công.

Nó khiến doanh nghiệp phải chờ đợi lâu với những văn bản rườm rà thực chất có thể được xử lý gọn lẹ hơn. Trong đó, việc báo cáo giấy tờ cũng có nhiều khâu. Điều này dẫn đến quy trình xử lý công việc và bàn giao nhiệm vụ chậm tiến độ và hiệu quả không cao. 

4. Nhân viên thiếu tinh thần làm việc hiệu quả 

Đây thực ra là một nguyên nhân gián tiếp có thể xuất phát từ chính môi trường nội bộ. Các yếu tố như chế độ ưu đãi, môi trường làm việc, khối lượng công việc, sếp,… đều ảnh hưởng đến nhân viên.

Khi nhân viên bị mất tinh thần và nhiệt huyết, công việc có thể trở nên đình trệ. Bởi lẽ, đây là đội ngũ trực tiếp giải quyết các nhiệm vụ và trao đổi, thu hút với khách hàng. 

Nếu thiếu tinh thần làm việc và mất động lực, chắc chắn nhân viên sẽ không thể cống hiến hết mình cho công ty. Từ đó, công việc vừa không hiệu quả, công ty vừa phải gánh chi trả thêm tiền cho nhân sự kém chất lượng. 

5. Thiếu kết nối giữa các phòng ban 

Một công việc để hoàn thành tốt và đạt được kết quả như ý muốn thì bắt buộc tập thể phải có sự kết nối, hòa hợp đồng nhất. Giải quyết vấn đề không chỉ ở một khía cạnh, mà cần rất nhiều yếu tố từ các phòng ban khác.

Ví dụ, để đưa được sản phẩm tận tay tới khách hàng cần có sự phối hợp hài hòa giữa khâu sản xuất, khâu trung gian, khâu quản lý, marketing,… Do đó, người quản lý phải nắm được rõ nhiệm vụ, sứ mệnh của từng phòng ban. Đồng thời, nhà quản lý cũng cần kết nối các đội nhóm cùng trao đổi trực tiếp một cách hiệu quả. 

>> Xem thêm: 8 năng lực lãnh đạo quản lý: Năng lực lõi cần thiết giúp lãnh đạo quản lý hiệu quả

III. Có những loại Bottleneck nào? 

Có một sự thật là bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có nguy cơ tồn tại Bottleneck. Bottleneck chia làm 2 loại chính. Đó là:

• Bottleneck ngắn hạn: Nút thắt ngắn hạn là những sự cố bất ngờ xảy đến nhưng chỉ là tạm thời, diễn ra trong thời gian ngắn. Bottleneck ngắn hạn sẽ có ít rủi ro hơn so với dài hạn. Ví dụ, trong trường hợp khi một nhân sự nghỉ ốm bất ngờ và không ai có thể đủ năng lực tiếp quản công việc đó. Việc này phần nào khiến quy trình bị gián đoạn vài ngày cho đến khi họ quay trở lại làm việc. 
• Bottleneck dài hạn: Nó là nút thắt tắc nghẽn xảy ra thường xuyên, trong một thời gian dài mà chưa tìm ra cách giải quyết. Cụ thể, bạn là một doanh nghiệp lớn nhưng bộ phận sản xuất chỉ có nhân lực hạn chế khiến cho khối lượng công việc tồn đọng lâu. Điều này vừa gây áp lực lên các nhân viên của bộ phận sản xuất, vừa đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. 

IV. Tác động của Bottleneck đối với doanh nghiệp

1. Bottleneck có tác động tới tiêu chí thành công

Để một dự án thành công, doanh nghiệp thường xét duyệt dựa trên 3 tiêu chí: chất lượng, thời gian và chi phí. Nếu bạn thiết lập mục tiêu cho doanh nghiệp là chất lượng, thì có thể nút cổ chai chưa phải là điểm nóng cần ưu tiên.

Ngược lại, nếu tổ chức cần tối ưu hóa chi phí thì cần nhanh chóng xem xét về nút cổ chai. Chúng có thể nằm ở việc thu thập, lưu trữ, tra cứu dữ liệu quá thủ công và rườm rà.

Đối với các hệ thống liên quan tới thời gian, đặc biệt là quản lý dự án thì sự tồn tại của nút cổ chai là không được cho phép. Bởi vì doanh nghiệp luôn cần phải hoàn tất hợp đồng đúng thời hạn. 

Ngoài mục đích loại bỏ các ảnh hưởng tiêu cực, việc xác định càng sớm càng tốt các nút cổ chai Bottleneck sẽ giúp bạn nhanh chóng tối ưu được quy trình nghiệp vụ. Nó không chỉ giúp tăng trưởng doanh thu doanh nghiệp, cắt giảm chi phí, mà còn là mở ra hướng đi cho bài toán mở rộng quy mô của doanh nghiệp.

2. Những tác động khác của Bottleneck

Những tác động của Bottleneck đối với doanh nghiệp có thể nằm trên nhiều yếu tố khác như: 

• Nhân viên thiếu động lực, nhiệt huyết làm việc, mất đi tính cố gắng và sáng tạo. 
• Giảm lợi nhuận do chi phí bị đẩy lên một cách lãng phí, không có tính toán. Hay doanh nghiệp phải gánh thêm hệ thống trì trệ, thiếu năng lực.
• Năng suất hoạt động giảm, không đạt được mục tiêu ban đầu đề ra. 
• Không tận dụng được lợi thế cạnh tranh và không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng.
• Khó khăn khi ước tính các nguồn lực cần thiết (thời gian, nhân lực, vật lực, máy móc, …) để lập kế hoạch mục tiêu.
• Phát sinh mâu thuẫn, tình trạng đổ lỗi giữa các nhân viên, nội bộ phòng ban công ty. 
• Chậm trễ trong tiến độ làm việc, bỏ lỡ nhiều cơ hội tốt. 
• Khiến cho cả người quản lý và nhân viên rơi vào thế bị động. Bottleneck khiến cho công việc bị tồn đọng và giảm tính hiệu quả. 

 QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

V. Giải pháp tháo gỡ các nút thắt Bottleneck

Khi đã biết được nguyên nhân và những hậu quả mà Bottleneck mang lại, doanh nghiệp cần nhanh chóng tháo gỡ chúng. Đây là nhiệm vụ cấp thiết để doanh nghiệp khắc phục và giải quyết khó khăn.

Vậy làm thế nào để giải quyết Bottleneck hiệu quả? Hãy tham khảo các phương pháp hữu ích sau: 

• Hệ thống lại toàn bộ quy trình: Doanh nghiệp cần xác định quy trình làm việc, cấu trúc công ty đã thực sự tối ưu hóa hay chưa. Điều này giúp các nhà quản lý có cái nhìn trực quan để đánh giá chính xác nhất.
• Tạo bảng khảo sát và lấy ý kiến đánh giá từ nhân viên công ty.
• Gia tăng kết nối giữa nhân lực và các phòng ban.
• Nâng cao năng lực nhân sự, bồi dưỡng cán bộ quản lý. 
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp trong mắt nhân viên và khách hàng. 
• Loại bỏ những thủ tục giấy tờ thủ công, rườm rà, tốn thời gian. 

Trên đây là tổng quan những thông tin cho các nhà sáng lập doanh nghiệp. Đặc biệt là với những ai đang tìm hiểu về lĩnh vực kinh doanh khái niệm Bottleneck là gì.

Việc hiểu rõ các tác động của Bottleneck đối với doanh nghiệp sẽ giúp bạn phòng tránh, giải quyết vấn đề kịp thời hơn. Hy vọng các bài viết của MISA sẽ luôn là nguồn thông tin bổ ích cho quý độc giả. 

PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC AMIS – QUẢN TRỊ CÔNG VIỆC ĐA CHIỀU, THÔNG MINH, TOÀN DIỆN.