Mô tả công việc hành chính nhân sự chi tiết mới nhất

Hành chính nhân sự được coi là mảnh ghép quan trọng không thể thiếu trong mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Họ có nhiều đóng góp vào sự phát triển, thành công của công ty cũng như hỗ trợ đắc lực đằng sau các phòng ban khác. Vậy bản mô tả công việc hành chính nhân sự gồm những gì? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu rõ hơn ngay sau đây.

1. Nhân viên hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự (hay còn gọi HR Admin, HR Staff) là một vị trí đảm nhận các công việc liên quan tới hai lĩnh vực: Hành chính và Nhân sự.

Đối với mảng hành chính, bộ phận này sẽ chịu trách nhiệm các nhóm công việc liên quan tới thủ tục hành chính, lưu trữ văn thư hoặc thông tin của nhân sự nói riêng và doanh nghiệp nói chung.

Đối với mảng nhân sự, bộ phận này sẽ là người đứng ra quản lý, giám sát các sự kiện nội bộ của công ty như tổng kết định kỳ (theo tháng, theo quý, theo năm), du lịch, team building… Đôi khi một số công ty startup hoặc doanh nghiệp hạn chế về nhân lực cũng tận dụng vị trí hành chính nhận sự để hỗ trợ công tác kế toán.

>>> Tham khảo: Top các phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất hiện nay, hỗ trợ bộ phận nhân sự quản lý thông tin nhân sự, quá trình tuyển dụng, giúp đánh giá nhân sự dễ dàng và hiệu quả hơn.

2. Bản mô tả công việc hành chính nhân sự chi tiết – JD hành chính nhân sự

2.1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ, văn kiện

Quản lý hồ sơ và các giấy tờ chính là nghiệp vụ cơ bản trong công việc hành chính nhân sự. Nghiệp vụ này bao gồm các nhiệm vụ như:

• Tiếp nhận các văn bản liên quan tới hoạt động của doanh nghiệp bao gồm công văn, đơn thư, đề nghị, văn bản hoặc tài liệu từ đối tác, cơ quan chức năng,… gửi tới doanh nghiệp. Phòng hành chính nhân sự có thể tự xử lý các văn bản đơn giản và lưu trữ trong kho dữ liệu của doanh nghiệp.
• Tiếp nhận các văn bản nội bộ liên quan tới nhân sự trong doanh nghiệp, bao gồm đơn nghỉ phép, đơn báo ốm, đơn tường trình, đơn xin nghỉ việc, đơn xin làm thêm giờ…
• Quản lý các hoạt động nhằm duy trì văn hóa nội bộ doanh nghiệp.
• Quản lý và thực hiện các thủ tục liên quan tới chế độ lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên.

Nghiệp vụ quản lý hồ sơ, giấy tờ đặt ra bài toán trong việc xây dựng hệ thống quản lý sao cho khoa học, bài bản và quan trọng là dễ dàng trích xuất, sửa đổi trong trường hợp cần thiết.

2.2. Lưu trữ dữ liệu và hồ sơ lao động

Với nghiệp vụ lưu trữ dữ liệu và hồ sơ lao động, các nhân viên hành chính nhân sự sẽ làm việc với giấy tờ và thông tin liên quan tới từng nhân sự. Các thông tin này cần được sắp xếp, phân loại và lưu trữ một cách khoa học để vừa đảm bảo tính bảo mật cũng như dễ dàng tìm kiếm, trích xuất khi cần thiết.

Bên cạnh lưu trữ bản giấy, hiện nay nhiều doanh nghiệp đã số hóa các dữ liệu để hỗ trợ công tác nhân sự hiệu quả hơn. Doanh nghiệp có thể tham khảo AMIS Thông Tin Nhân Sự. Đây là phần mềm số hóa toàn bộ hồ sơ và quá trình làm việc của nhân viên và giúp hành chính nhân sự tiết kiệm 50% thời gian.

Dùng ngay miễn phí

2.3. Quản lý tài sản, thiết bị của doanh nghiệp

Đây là nghiệp vụ quan trọng thứ hai của bộ phận hành chính nhân sự, chỉ sau công tác quản lý giấy tờ. Nghiệp vụ này bao gồm:

• Quản lý toàn bộ thiết bị, máy móc của doanh nghiệp hoặc của các bộ phận, theo dõi bàn giao và nhận bàn giao.
• Thường xuyên theo dõi và kiểm tra thiết bị để bảo trì đúng lịch, đảm bảo khả năng vận hành. Nếu thiết bị, máy móc bị hỏng thì hành chính nhân sự cần làm đề xuất thay thế, mua mới gửi lên cấp trên và các phòng ban liên quan.
• Kê khai văn phòng phẩm định kỳ, theo nhu cầu của các phòng ban, bộ phận trong công ty.

2.4. Xử lý lương thưởng, phúc lợi

Các doanh nghiệp với quy mô vừa và nhỏ thường không có nhân viên C&B chuyên nghiệp. Vì vậy công việc hành chính nhân sự thường kết hợp với phòng kế toán để đảm nhiệm xử lý lương thưởng, phúc lợi. Bộ phận hành chính nhân sự có thể hỗ trợ trong việc theo dõi bảng chấm công, lên danh sách lương thưởng hàng tháng hay thậm chí là tiến hành chi trả, thanh toán tiền lương.

2.5. Công tác lễ tân

Trên thực tế, công tác lễ tân không phải nhiệm vụ chính của phòng ban hành chính nhân sự. Thay vào đó, các cán bộ sẽ tham gia với vai trò hỗ trợ nếu doanh nghiệp thiếu nhân lực. Trong đó, công tác lễ tân có thể bao gồm các công việc như:

• Tiếp đón khách hàng và đối tác đến công ty giao dịch, làm việc.
• Tiếp nhận giao dịch qua điện thoại hoặc giao dịch trực tiếp.
• Hỗ trợ công tác hậu cần và tổ chức sự kiện từ nội bộ cho tới các buổi training, workshop, ra mắt sản phẩm,…

>>> Tìm hiểu thêm: Top 10+ phần mềm tuyển dụng hỗ trợ HR trong quá trình tuyển dụng được sử dụng nhiều nhất trong các doanh nghiệp hiện nay

3. Phòng hành chính nhân sự gồm những bộ phận nào?

Phòng hành chính nhân sự đóng vai trò đặc biệt quan trọng vận hành doanh nghiệp và tổ chức. Bởi vậy phòng ban này thường được cơ cấu thành những bộ phận chuyên biệt như sau:

• Bộ phận tuyển dụng:

Bộ phận này có nhiệm vụ thu hút và lựa chọn ứng viên, đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Họ phụ trách chiến lược tuyển dụng trên các kênh truyền thông, trực tiếp triển khai tuyển dụng. Một nhân viên hành chính nhân sự tuyển dụng giỏi cần phải bao quát được nhu cầu của mọi bộ phận trong tổ chức và biết cách tuyển chọn nhân tài.

• Bộ phận lương thưởng, phúc lợi (C&B):

Nhân sự C&B là những người thiết lập, triển khai, cải thiện chính sách lương thưởng, phúc lợi cho nhân viên. Họ cũng là cầu nối giữa doanh nghiệp và người lao động, nhằm bảo vệ quyền lợi của hai bên theo pháp luật. Vị trí C&B đòi hỏi kiến thức vững vàng về quy định, chính sách lao động.

• Bộ phận hành chính tổng hợp:

Những người thuộc bộ phận này thường phụ trách quản lý giấy tờ, hồ sơ, văn kiện, tài sản chung của doanh nghiệp. Họ cũng là người sắp xếp lịch trình cuộc họp, lên lịch hẹn với đối tác, thực hiện các công việc hành chính khác theo yêu cầu của cấp trên.

• Bộ phận đào tạo và phát triển:

Nhiệm vụ của bộ phận này là đánh giá và nâng cao năng lực cho nhân viên trong doanh nghiệp. Họ sẽ tổ chức công tác đào tạo để bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, giúp nhân viên phát triển hơn nữa trong sự nghiệp và đóng góp vào thành công của tổ chức.

>>> Xem thêm: HR Department là gì? Vai trò của người làm HR trong thời đại mới

4. Nhân viên hành chính nhân sự cần những kỹ năng gì?

4.1. Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống linh hoạt

Tính chất công việc của nhân viên hành chính nhân sự đòi hỏi tương tác trực tiếp và làm việc thường xuyên với nhân sự nội bộ cũng như khách hành, đối tác. Khi đó, kỹ năng giao tiếp là một điều kiện tất yếu.

Nhân sự nào biết cách giao tiếp sẽ có thể làm hài hòa các mối quan hệ nội bộ, đồng thời tạo thiện cảm trong mắt đối tác. Song hành cùng với đó, nhân sự cũng cần có sự nhanh nhẹn và linh hoạt để giải quyết các tranh chấp, bất đồng hoặc hỗ trợ kịp thời các nghiệp vụ phát sinh.

4.2. Tính đa nhiệm

Như đã đề cập, công việc hành chính nhân sự khá đa dạng, trải dài ở nhiều nhóm công việc khác nhau. Vì vậy, vị trí này sẽ cần những nhân viên chủ động và đa năng, có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ cùng lúc và không ngại đảm nhận các nhiệm vụ mới phát sinh.

4.3. Kỹ năng tổ chức và điều phối

Kỹ năng tổ chức và điều phối cũng là 1 yêu cầu trong bản mô tả công việc hành chính nhân sự. Không chỉ hỗ trợ sự kiện truyền thông, bộ phận hành chính nhân sự cũng cần đảm nhận các sự kiện nội bộ. Điều này đòi hỏi nhân viên hành chính nhân sự phải có kỹ năng tổ chức và điều phối. Đây là kỹ năng cơ bản để có thể thực hiện mọi chương trình, sự kiện từ nội bộ tới sự kiện quảng bá doanh nghiệp.

4.4. Tin học văn phòng và ứng dụng công nghệ trong quản lý

Tin học văn phòng là kỹ năng quan trọng bậc nhất đối với nghề hành chính nhân sự. Bởi các công việc sẽ gắn liền với hồ sơ, giấy tờ,… Việc thông thạo các phần mềm soạn thảo, cách tạo và quản lý file,… là yêu cầu tối thiểu để vào nghề hành chính nhân sự.

Tuy nhiên, với sự phát triển không ngừng của công nghệ, nếu chỉ dừng chân ở kỹ năng tin học văn phòng thì rất khó để tối ưu hóa quy trình quản lý. Chưa kể rất nhiều hacker, thủ thuật xuất hiện có thể đánh cắp thông tin quan trọng của doanh nghiệp bất cứ lúc nào. Vì thế, người làm hành chính nhân sự cần phải tích cực tìm hiểu và ứng dụng công nghệ trong quá trình quản lý.

>>> Xem thêm: HR 4.0 là gì? Xu hướng ứng dụng công nghệ trong quản trị nhân sự thời đại mới

4.5. Kỹ năng quản lý thời gian

Nhân viên hành chính nhân sự thường phải đảm nhiệm nhiều đầu việc, bao gồm cả những công việc nhỏ nhặt không tên. Nếu kỹ năng quản lý thời gian kém, bạn không thể hoàn thành được khối lượng công việc trên. Vì vậy nhân viên hành chính nhân sự phải biết sắp xếp thứ tự công việc ưu tiên, phân bổ thời gian hợp lý và hoàn thành đúng hạn.

4.6. Kỹ năng lắng nghe và quan sát

Người làm hành chính nhân sự cần phải biết lắng nghe ý kiến và nhu cầu của người lao động trong công ty. Đồng thời họ cũng cần kỹ năng quan sát môi trường làm việc để thấu hiểu các nhân viên khác, từ đó đưa ra hành động và quyết định hợp lý.

4.7. Khả năng chịu áp lực và xử lý tình huống

Nghề hành chính nhân sự khá ổn định nhưng cũng thường xuyên phải đối mặt với các tình huống khẩn cấp và deadline. Trong những trường hợp áp lực như vậy thì bạn cần giữ được sự bình tĩnh về mặt tâm lý để xử lý tốt nhất.

4.8. Kỹ năng sử dụng phần mềm quản trị nhân sự

Nghiệp vụ quản trị nhân sự vô cùng rộng lớn và không hề đơn giản. Bởi vậy nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng phần mềm quản trị nhân sự để tiết kiệm thời gian và gia tăng hiệu suất cho phòng nhân sự. Phần mềm sẽ hoạt động hiệu quả nhất khi nhân viên hành chính nhân sự chủ động tìm hiểu cách dùng và ứng dung linh hoạt trong công việc hàng ngày.

Hiện nay hơn 17.000 doanh nghiệp đang tin dùng phần mềm MISA AMIS HRM – công cụ đắc lực để tự động hóa chấm công, tính lương, tuyển dụng, quản lý hồ sơ, đánh giá nhân viên… Phần mềm được nhiều khách hàng đánh giá là dễ thao tác và đáp ứng được trọn vẹn các nghiệp vụ của phòng HR.

5. Mức lương của nhân viên hành chính nhân sự là bao nhiêu?

Hành chính nhân sự là vị trí mà doanh nghiệp ở bất cứ quy mô, lĩnh vực nào cũng cần. Vì vậy cơ hội việc làm trên thị trường luôn dồi dào. Mức lương trung bình là khoảng 8 triệu đồng cho vị trí chuyên viên hành chính nhân sự. Tham khảo các tin tuyển dụng đăng tải trên nhiều nền tảng tuyển dụng phổ biến tại Việt Nam, có thể thấy mức lương hành chính nhân sự hiện tại như sau:

• Sinh viên mới tốt nghiệp, chưa có kinh nghiệm: 5.000.000 VNĐ – 7.000.000 VNĐ
• Chuyên viên hành chính nhân sự có kinh nghiệm: 6.500.000 VNĐ – 9.500.000 VNĐ
• Quản lý hành chính nhân sự cấp trung hoặc trưởng nhóm: 9.500.000 VNĐ – 15.000.000 VNĐ
• Quản lý hành chính nhân sự cấp cao, trưởng phòng, giám đốc: 20.000.000 VNĐ – 30.000.000 VNĐ

>>> Xem thêm: Lương HR bao nhiêu? Mức lương trung bình của ngành quản trị nhân sự

5. Học ngành gì để làm công việc hành chính nhân sự?

5.1 Học ngành Quản trị nhân lực

Hiện nay có nhiều trường đào tạo chuyên ngành Quản trị nhân lực như Đại học Kinh tế Quốc dân, Đại học Thương mại, Đại học Lao động Xã hội, Đại học Nội vụ, Đại học Công đoàn… Theo học ngành này, sinh viên sẽ được trang bị kiến thức nền tảng và chuyên sâu về quản trị nhân lực. Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có thể bắt đầu với công việc hành chính nhân sự, nhân viên phòng nhân sự…

>>> Xem thêm: Quản trị nhân lực là gì? Học ở đâu? Cơ hội nghề nghiệp ra sao?

5.2 Học ngành Quản lý nhân sự

Ngành Quản lý nhân sự cũng là lựa chọn của nhiều bạn trẻ khi đăng ký phân ngành tại trường đại học. Ngành học này tập trung vào những kiến thức và kỹ năng quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp, tổ chức. Khi ra trường, sinh viên có cơ hội thử sức với các công việc trong bộ phận nhân sự và phát triển nghề nghiệp theo nhiều hướng khác, như là chuyên viên tuyển dụng, chuyên viên tiền lương và phúc lợi, chuyên viên đào tạo…

5.3 Học ngành Quản lý nguồn nhân lực

Ngành Quản lý nguồn nhân lực cung cấp cho người học những kiến thức chuyên sâu về quản lý nguồn nhân lực trong tổ chức và cách để tối ưu nguồn lực đó hiệu quả. Các trường đại học kinh tế thường có chuyên ngành này. Sau khi ra trường, sinh viên có thể trở thành nhân viên hành chính nhân sự hoặc làm những công việc khác liên quan đến nguồn nhân lực.

5.4 Học ngành Quản trị hành chính nhân sự

Chuyên ngành này ngày càng được đông đảo các bạn trẻ quan tâm tìm hiểu. Ngành Quản trị hành chính nhân sự đào tạo những kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc hành chính nhân sự. Sau khi tốt nghiệp, sinh viên có thể làm những vị trí thuộc khối hành chính nhân sự và cũng có nhiều cơ hội thăng tiến lên vị trí quản lý.

>>> Xem thêm: HR MAP – Trọn bộ kiến thức và kỹ năng dành cho giám đốc nhân sự [Tải miễn phí]

6. Những câu hỏi phỏng vấn nhân viên hành chính nhân sự

Dưới đây là một số câu hỏi phỏng vấn cho vị trí nhân viên hành chính nhân sự để nhà tuyển dụng và ứng viên tham khảo.

• Hãy giới thiệu về bản thân mình
• Bạn nghĩ mình có ưu điểm gì phù hợp với nghề hành chính nhân sự?
• Tại sao bạn lại lựa chọn ứng tuyển vào công ty chúng tôi?
• Theo bạn đâu là kỹ năng quyết định đối với một nhân viên hành chính nhân sự?
• Nếu phụ trách công việc tìm kiếm ứng viên, bạn sẽ tìm trên các kênh nào? Đâu là kênh bạn đánh giá sẽ mang lại hiệu quả tốt nhất?
• Bạn cập nhật các quy định mới về luật lao động như thế nào?
• Để quản lý công việc và các văn bản, hồ sơ, bạn có sử dụng công cụ hoặc phần mềm gì không?
• Nếu có nhân viên phàn nàn với phòng hành chính nhân sự, bạn sẽ giải quyết thế nào?
• Theo bạn môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên là môi trường như thế nào?
• Tại sao bạn lại nghỉ việc ở công ty cũ?
• Mục tiêu trong công việc của bạn là gì?
• Bạn có câu hỏi gì dành cho công ty không?

>>> Xem thêm: Onboarding là gì? Bí quyết onboarding nhân viên mới hiệu quả

7. Kết luận

Có thể thấy trong bản mô tả công việc hành chính nhân sự có yêu cầu tính đa nhiệm cao và đòi hỏi nhiều kỹ năng khác nhau. Nhưng đổi lại, nghề này mang tới chế độ lương thưởng tốt, cơ hội việc làm ổn định và lộ trình thăng tiến rộng mở. Nhất là trong thời điểm hiện tại, khi các vấn đề về nhân sự đang càng ngày được các doanh nghiệp chú trọng.