Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc: 7 tác động cần thay đổi

Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mức độ thành công và năng suất của mỗi cá nhân cũng như toàn bộ tổ chức.

Trong môi trường làm việc ngày càng cạnh tranh và thay đổi nhanh chóng hiện nay, việc hiểu rõ và tối ưu hóa những yếu tố này không chỉ giúp nâng cao hiệu suất làm việc mà còn góp phần tạo nên sự hài lòng và phát triển bền vững cho cả nhân viên và doanh nghiệp.

Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các yếu tố chủ chốt ảnh hưởng đến hiệu quả công việc, từ môi trường làm việc, kỹ năng cá nhân, quản lý thời gian, đến động lực và văn hóa tổ chức, đồng thời đề xuất các giải pháp cụ thể để cải thiện và tối ưu hóa năng suất làm việc trong thực tế.

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: QUẢN LÝ VÀ TĂNG NĂNG SUẤT CÔNG VIỆC CỦA NHÂN VIÊN DƯỚI QUYỀN

1. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc khi làm việc, cùng tìm hiểu một số yếu tố chính dưới đây:

1.1. Môi trường làm việc

Một trong các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc đầu tiên là môi trường làm việc, yếu tố này ảnh hưởng trực tiếp tới tâm trạng, động lực và hiệu suất làm việc của họ trong một tổ chức.

Trong các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc thì môi trường chính là yếu tố quan trọng. Môi trường làm việc bao gồm các yếu tố như: ánh sáng, bầu không khí, nội thất và những thiết bị văn phòng. 

Nếu bầu không khí làm việc của doanh nghiệp được xây dựng dựa trên các nguyên tắc hợp tác giúp đỡ, cạnh tranh lành mạnh và sự đồng cảm, tất cả mọi người sẽ đều cảm thấy thoải mái, có động lực làm việc và tinh thần được thúc đẩy cao. 

Đã từng có một câu nói: “Nếu bạn dành một phần lớn thời gian của cuộc đời để làm việc, điều quan trọng là phải đầu tư dù chỉ vài phút để biến môi trường làm việc của mình trở nên tốt hơn cho chính bản thân bạn, cho đồng nghiệp và nhân viên của bạn”.

Chìa khóa để tạo ra một môi trường lành mạnh là thúc đẩy các giá trị tốt đẹp như tính minh bạch, sự đoàn kết, hỗ trợ cùng nhau hoàn thành công việc. Hãy biến những giá trị này trở thành một phần trong văn hóa của công ty, đặc biệt nếu bạn là một nhà quản lý hoặc một nhân sự cấp cao. 

1.2. Quy trình làm việc

Quy trình làm việc chính là khía cạnh tác động rất lớn tới năng suất làm việc của một tổ chức. Mỗi một quy trình sẽ xác định một chuỗi các bước thực hiện cụ thể giúp nhân viên triển khai dễ dàng và chính xác nhất có thể. Tuân thủ đúng và đủ các quy trình chính là một trong những cách hiệu quả nhất để thúc đẩy hiệu suất công việc.

1.3. Vấn đề sức khỏe

Sức khỏe đối với mỗi cá nhân chính là khía cạnh quan trọng trong các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Một nhân viên khỏe mạnh, tinh thần phấn chấn với nguồn năng lượng dồi dào sẽ cực kỳ tập trung xử lý công việc với năng suất cao. 

Ngược lại, một nhân viên trong công ty thường xuyên bị căng thẳng hay ốm yếu, không coi trọng sức khỏe của mình, họ sẽ gặp khó khăn hơn khi hoàn thành công việc. Thời gian xử lý công việc chậm hơn và phải làm việc chăm chỉ gấp đôi để đạt được mục tiêu cuối cùng. 

Là một nhà quản lý, hãy luôn khuyến khích nhân viên chăm sóc sức khỏe bản thân, ăn uống đủ chất, đúng bữa và thường xuyên đi kiểm tra sức khỏe định kỳ. Ngoài ra, bạn có thể huy động mọi người trong công ty mỗi ngày làm việc hãy dành ra 15 phút đứng dậy và vận động một chút để không bị mệt mỏi và quá căng thẳng. 

>> Xem thêm: 15 mẫu quản lý công việc bằng Google Sheet hiệu quả năm 2024

1.4. Khen thưởng

Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc tiếp theo là khen thưởng, yếu tố này chính là sự thúc đẩy toàn bộ nhân viên cùng cố gắng hết sức để đạt được mục tiêu cũng như ghi nhận đóng góp của họ đối với doanh nghiệp đó. Khi nhà quản lý thực hiện các buổi trao thưởng cho nhân viên hay nhóm nhân viên đạt hiệu quả công việc cao vừa tạo động lực làm việc, vừa truyền cảm hứng cho những nhân sự khác nỗ lực hết mình và ghi danh trên bảng vàng.

Tính chất của phần thưởng sẽ phụ thuộc vào tình hình công ty và theo ý muốn của quản lý cấp cao. Có 2 cách thức khen thưởng mà nhà quản lý có thể tham khảo: 

• Khen thưởng bằng vật chất: Đây là phần thưởng tiền mặt có thể được thưởng nóng ngay trong buổi họp hoặc cộng thẳng vào tiền lương tháng của nhân viên đó. 
• Khen thưởng phi vật chất: Với phần khen thưởng này, nhà quản lý có thể đưa ra những đặc quyền riêng biệt dành cho nhân viên hoặc nhóm nhân viên đó như thời gian nghỉ phép, quyền làm việc từ xa, cơ hội thăng tiến,…

1.5. Mục tiêu công việc rõ ràng

Các mục tiêu công việc được xác định rõ ràng sẽ giúp cho nhân viên thúc đẩy năng suất làm việc của bản thân. Mục tiêu có thể coi như một thước đo mức độ hiệu quả của từng nhân viên để đánh giá xem họ có đi đúng định hướng hay không.

Là một nhà quản lý, hãy thông báo cho nhân viên của bạn về mục tiêu chung và mục tiêu công việc mà họ cần triển khai, như vậy họ sẽ dễ dàng phân bổ các nhiệm vụ và không lãng phí thời gian, hiệu quả công việc sẽ được nâng cao hơn.

1.6. Kỹ năng và khối lượng công việc

Mỗi phòng ban, mỗi cá nhân đều sở hữu cho mình bộ kỹ năng tốt nhất, phù hợp với từng khía cạnh của từng công việc. Nhà quản lý có thể dễ dàng đánh giá được trình độ của nhân viên đó đang ở đâu, phù hợp với khối lượng công việc như thế nào thông qua các kỹ năng mà người đó sở hữu.

Trong một công ty, việc nâng cao kỹ năng cho các thành viên là điều cần thiết để họ có thể tăng năng suất làm việc, đạt hiệu quả cao và tiến xa hơn trong tương lai. Đào tạo kỹ năng có thể giúp phát triển hai loại kỹ năng: 

• Kỹ năng mềm: bao gồm kỹ năng giao tiếp, tư duy phản biện, lãnh đạo, khả năng thích ứng và đạo đức làm việc.
• Kỹ năng cứng: gồm kỹ thuật, lập trình, quy trình nội bộ, kế toán và phân tích dữ liệu. 

Trong một số trường hợp, việc đào tạo kỹ năng sẽ khác nhau tùy thuộc vào tính chất công việc hay nhu cầu của nhân viên hoặc việc đào tạo này được yêu cầu bởi nhà lãnh đạo để giúp nhân viên đạt được các mục tiêu đã định.

>> Tìm hiểu thêm: Top 23 phần mềm quản lý công việc hiệu quả cho doanh nghiệp

1.7. Văn hóa công ty

Văn hóa công ty sẽ thể hiện rõ ràng sứ mệnh, giá trị và đạo đức của một doanh nghiệp, được phản ánh trong hành động và quan điểm của mỗi nhân viên đối với các mục tiêu của công ty đó. Một nhân viên phù hợp với văn hóa công ty có thể có cái nhìn tích cực giúp làm việc hiệu quả và hoàn thành công việc đúng thời hạn.

Là một nhà lãnh đạo cấp cao, hãy áp dụng văn hóa tôn trọng và tạo động lực cho nhân viên cấp dưới của mình. Người quản lý cần cung cấp các nguồn lực cần thiết để giúp nhân viên phát huy tối đa tiềm năng của họ và luôn hoàn thành tốt công việc. 

Thường xuyên tổ chức các buổi họp để ghi nhận phản hồi và có sự đánh giá các nhân viên qua hiệu suất làm việc của họ nhằm giúp xác định xem nhân viên đó đang ở trình độ nào, có cần phát triển thêm về kỹ năng hay nhân viên đó đang cần phải buộc cho nghỉ việc vì hiệu quả công việc không cao. 

>> Đọc thêm: Các tiêu chí đánh giá hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp là gì? 

2. Các bước để đạt được hiệu quả công việc

Để đạt được hiệu quả trong công việc, bạn có thể tham khảo các bước dưới đây:

2.1. Bước 1: Xác định mục tiêu

Để có một lộ trình công việc hiệu quả, đầu tiên cần phải xác định mục tiêu rõ ràng cho nhiệm vụ đó. Khi bản thân người triển khai nắm được mục tiêu, họ sẽ dễ dàng kiểm soát thời gian của mình để hoàn thành công việc và mang về hiệu quả tốt nhất. 

Ngoài ra, khi thiết lập mục tiêu cho bản thân để hoàn thành công việc, hãy dựa vào mục tiêu chung của công ty, của dự án đó để đưa ra định hướng đúng nhất, tránh trường hợp bị đi lệch với mục tiêu chung đã đặt ra.

Nếu bạn là một nhà quản lý, hãy đưa ra gợi ý cho nhân viên về mục tiêu cần thực hiện ở nhiệm vụ của họ là gì, họ cần phải thực hiện những công việc như thế nào để có thể đạt được mục tiêu chung. 

2.2. Bước 2: Xác định khối lượng công việc và các bước triển khai

Sau khi đã đặt ra mục tiêu, hãy bắt đầu bước tiếp theo với một bản danh sách về các đầu mục quan trọng để bạn có thể nắm được khối lượng công việc cần xử lý trong thời gian tới. Điều này giúp bạn quản lý công việc hiệu quả tránh trường hợp phải xử lý chồng chéo nhiều công việc cùng một lúc và bị hoảng loạn khi thời hạn sắp đến.

Các bước triển khai từng đầu mục công việc cũng là yếu tố cần xác định nhằm giúp bạn biết được những nhiệm vụ chi tiết cần thực hiện cho từng hạng mục lớn, tránh bỏ sót công việc. Để xây dựng số bước triển khai công việc chính xác nhất, hãy tham khảo công thức 5W – 1H – 5M để phân tích và triển khai các bước trong quy trình làm việc của mình. 

>> Xem thêm: [Độc quyền] 11 bảng đánh giá công việc chi tiết nhất cho doanh nghiệp

2.3. Bước 3: Đưa ra các mô tả chi tiết cho từng hạng mục công việc

Mỗi đầu mục công việc lớn đều có những nhiệm vụ nhỏ đi kèm cần phải triển khai để hoàn thành được công việc đó. Những bản mô tả hạng mục công việc sẽ giúp mọi người nắm rõ chi tiết nhiệm vụ cần làm, kiểm soát được thời gian hoàn thành sao cho đúng thời hạn. 

Bản mô tả chi tiết sẽ bao gồm các bước để thực hiện hạng mục công việc, cách thức thực hiện như thế nào, cần sử dụng nguyên liệu gì và ai sẽ là người phụ trách chính cho phần công việc này. Bản mô tả này sẽ được diễn giải dưới dạng checklist hoặc dạng file tài liệu để người thực hiện hiểu rõ hơn trong quá trình triển khai. 

2.4. Bước 4: Thường xuyên rà soát lại quá trình làm việc và các đầu mục công việc 

Phần rà soát quá trình làm việc và các đầu mục công việc chính là một trong các yếu tố ảnh hưởng tới hiệu quả công việc.

Mục đích của việc rà soát lại quá trình làm việc và triển khai từng hạng mục công việc chính là xác định xem toàn bộ phần công việc này có đi đúng định hướng và đạt tiêu chuẩn đã đề ra hay không.

Điều này còn giúp nhà quản lý đánh giá được năng suất làm việc cũng như đưa ra những thay đổi phù hợp cho dự án đó.

Trong việc rà soát và kiểm tra công việc, hãy sử dụng các công cụ đo lường về tính khả thi hạng mục đó, đặt ra quy trình kiểm tra rõ ràng với tần suất vừa phải.

Ngoài ra, cần rà soát những điểm trọng yếu cần kiểm tra và quan trọng nhất người thực hiện phải thật công tâm, hiểu biết về phần công việc đó. 

Hãy lập một bảng kiểm tra thử nghiệm để người thực hiện dễ dàng nắm được công việc cần làm. Nội dung trong bảng kiểm tra bao gồm: các công đoạn, tài liệu hướng dẫn, công việc trọng yếu cần kiểm tra kỹ lưỡng, thiết bị sử dụng, tần suất và hồ sơ của hạng mục công việc đó. 

>> Xem Thêm: Văn phòng điện tử – Giải pháp văn phòng số thông minh cho doanh nghiệp

3. Cách cải thiện các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc

Để nâng cao hiệu quả công việc, việc hiểu và cải thiện các yếu tố ảnh hưởng là vô cùng quan trọng. Dưới đây là các chiến lược và giải pháp cụ thể dựa trên những yếu tố đã được phân tích ở các phần trước:

3.1. Tối ưu hóa môi trường làm việc

Không gian làm việc vật lý:

• Ánh sáng: Đảm bảo ánh sáng tự nhiên được tối ưu hóa và sử dụng đèn chiếu sáng phù hợp để giảm mỏi mắt và tăng cường sự tập trung.
• Nhiệt độ và thông gió: Duy trì nhiệt độ ổn định và cung cấp đủ không khí trong lành để tạo cảm giác thoải mái, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.
• Không gian cá nhân: Cung cấp không gian riêng tư hoặc khu vực làm việc yên tĩnh để nhân viên có thể tập trung vào nhiệm vụ của mình mà không bị gián đoạn.

Không gian làm việc tinh thần:

• Văn hóa công ty: Xây dựng một văn hóa doanh nghiệp tích cực, khuyến khích sự hợp tác và tôn trọng lẫn nhau.
• Mối quan hệ đồng nghiệp: Thúc đẩy các hoạt động gắn kết đội ngũ để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa các nhân viên, từ đó tăng cường sự hỗ trợ và hợp tác trong công việc.

3.2. Phát triển kỹ năng cá nhân

Kỹ năng chuyên môn:

• Đào tạo và học tập liên tục: Cung cấp các khóa đào tạo chuyên môn để nhân viên không ngừng nâng cao kiến thức và kỹ năng cần thiết cho công việc.
• Chứng chỉ và bằng cấp: Khuyến khích nhân viên đạt được các chứng chỉ chuyên môn để tăng cường khả năng cạnh tranh và hiệu quả công việc.

Kỹ năng mềm:

• Giao tiếp: Tổ chức các buổi đào tạo về kỹ năng giao tiếp để nhân viên có thể truyền đạt ý tưởng và thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả.
• Quản lý thời gian: Cung cấp các công cụ và kỹ thuật quản lý thời gian để nhân viên có thể ưu tiên công việc và hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.
• Giải quyết vấn đề: Khuyến khích tư duy phản biện và sáng tạo để nhân viên có thể tìm ra các giải pháp hiệu quả cho các thách thức trong công việc.

3.3. Áp dụng các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả

• Lập kế hoạch: Sử dụng các phương pháp như Ma trận Eisenhower để phân loại công việc theo mức độ ưu tiên và khẩn cấp.
• Ưu tiên công việc: Xác định các nhiệm vụ quan trọng và tập trung vào hoàn thành chúng trước khi chuyển sang các nhiệm vụ khác.
• Công cụ hỗ trợ: Sử dụng các ứng dụng quản lý thời gian như Trello, Asana hoặc Todoist để theo dõi tiến độ và đảm bảo các công việc được hoàn thành đúng hạn.

3.4. Đầu tư vào công nghệ và công cụ làm việc hiện đại

• Trang thiết bị hiện đại: Cung cấp máy tính, phần mềm và các thiết bị hỗ trợ làm việc hiệu quả để nhân viên có thể thực hiện nhiệm vụ một cách nhanh chóng và chính xác.
• Hệ thống công nghệ ổn định: Đảm bảo hệ thống mạng và các công nghệ khác luôn hoạt động ổn định để tránh gián đoạn trong quá trình làm việc.
• Đào tạo công nghệ: Cung cấp đào tạo về việc sử dụng các công cụ và phần mềm mới để nhân viên có thể tận dụng tối đa các tính năng và nâng cao hiệu suất làm việc.

3.5. Tăng cường động lực và sự hài lòng trong công việc

• Thưởng và khen thưởng: Áp dụng các chương trình thưởng hiệu suất để khuyến khích nhân viên đạt được và vượt qua các mục tiêu công việc.
• Cơ hội thăng tiến: Tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp và thăng tiến để nhân viên cảm thấy được đánh giá và có động lực phấn đấu.
• Sự công nhận: Thường xuyên ghi nhận và công nhận những đóng góp của nhân viên để tăng cường sự hài lòng và động lực làm việc.

3.6. Nâng cao kỹ năng giao tiếp và hợp tác nhóm

• Đào tạo giao tiếp: Tổ chức các khóa học về kỹ năng giao tiếp hiệu quả để cải thiện sự hiểu biết và phối hợp giữa các thành viên trong nhóm.
• Hoạt động nhóm: Thực hiện các hoạt động xây dựng đội ngũ để tăng cường sự gắn kết và tinh thần hợp tác giữa các nhân viên.
• Công cụ giao tiếp: Sử dụng các công cụ giao tiếp trực tuyến như Slack, Microsoft Teams để đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách nhanh chóng và chính xác.

3.7. Xây dựng và duy trì văn hóa tổ chức tích cực

• Giá trị cốt lõi: Xác định và truyền đạt rõ ràng các giá trị cốt lõi của công ty để nhân viên hiểu và đồng hành cùng mục tiêu chung.
• Môi trường làm việc hỗ trợ: Tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, hỗ trợ và khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới.
• Chính sách linh hoạt: Áp dụng các chính sách làm việc linh hoạt như làm việc từ xa hoặc giờ làm việc linh hoạt để đáp ứng nhu cầu cá nhân của nhân viên.

3.8. Chăm sóc sức khỏe và khuyến khích cân bằng cuộc sống

• Chương trình chăm sóc sức khỏe: Cung cấp các chương trình chăm sóc sức khỏe như bảo hiểm y tế, khám sức khỏe định kỳ và các hoạt động thể dục thể thao để duy trì sức khỏe tốt cho nhân viên.
• Cân bằng công việc và cuộc sống: Khuyến khích nhân viên duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân bằng cách tạo điều kiện cho họ có thời gian nghỉ ngơi và thư giãn hợp lý.
• Hỗ trợ tinh thần: Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ tinh thần như tư vấn tâm lý để giúp nhân viên vượt qua căng thẳng và áp lực trong công việc.

4. Giải pháp nâng cao hiệu quả công việc với MISA AMIS

AMIS Công việc là phần mềm quản lý công việc, dự án được phát triển bởi MISA JSC – 1 trong những công ty công nghệ hàng đầu Việt Nam với 30 năm kinh nghiệm.

Với MISA AMIS Công việc, doanh nghiệp có thể quản lý công việc, dự án một cách toàn diện từ lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ với deadline cụ thể, trao đổi và chia sẻ tài liệu tập trung trên một phần mềm, thiết lập quy trình thực hiện công việc,… đồng thời cung cấp các báo cáo chi tiết về tiến độ và hiệu suất công việc.

Từ đó, người quản lý chủ động nắm bắt được tình hình thực hiện công việc theo cá nhân, phòng ban hoặc dự án tức thời mà không cần nhắn tin hỏi tình hình hay chờ đợi nhân viên báo cáo.

Đặc biệt, khi sử dụng phần mềm AMIS Công việc, nhân viên dễ dàng báo cáo đo lường hiệu suất làm việc của mình, hỗ trợ đưa ra những điều chỉnh tức thì để tối đa hóa kết quả công việc.

Đồng thời, nhân sự sẽ dễ dàng lập kế hoạch thông minh, tổ chức các hạng mục công việc, theo dõi các đầu việc đa chiều, cảnh báo các tiến độ một cách thông minh. 

Phần mềm tự động nhắc việc khi sắp đến hạn, nhắc nhở quá hạn, thông báo tới người liên khi quá trình thực hiện công việc có cập nhật mới. Luôn đảm bảo hiệu quả công việc của nhân viên được tối ưu nhất. 

Các phân hệ cung cấp Báo cáo

• Báo cáo chung của tất cả các Phòng ban, Dự án/Nhóm trên phân hệ Báo cáo.
• Báo cáo của từng Phòng ban, Dự án/Nhóm.

Các loại báo cáo

Chương trình cung cấp nhiều loại Báo cáo giúp công tác Đánh giá kết quả công việc được chính xác và khách quan hơn. Người dùng có thể xem Báo cáo trên phân hệ Báo cáo hoặc Báo cáo trong dự án. Các loại Báo cáo bao gồm:

• Phân loại công việc theo phương pháp Eisenhower.
• Báo cáo Số lượng công việc theo thời gian.
• Báo cáo Số lượng công việc theo nhân viên.
• Báo cáo Phân bổ nguồn lực.
• Báo cáo Tình hình lùi hạn công việc.
• Báo cáo Thời gian thực hiện công việc.
• Báo cáo Việc giao cho tôi.
• Tạo mới Báo cáo với dữ liệu tùy chọn.

Dùng ngay miễn phí

5. Kết luận

Năng suất công việc tốt với những phần việc đạt hiệu quả cao của mỗi nhân viên chính là yếu tố quyết định tới sự thành công của công ty. Bởi vậy, các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả công việc là những khía cạnh cần được chú ý, dành thời gian để khai thác và xây dựng để tạo không gian thoải mái cho nhân viên phát huy năng lực. 

.