Quy trình ký kết hợp đồng là gì? Quy trình này diễn ra như thế nào?

Trong đời sống hằng ngày, ký kết hợp đồng là hoạt động rất phổ biến, diễn ra giữa hai hay nhiều bên nhằm đạt được thỏa thuận chung trong việc đáp ứng các quyền lợi và trách nhiệm của mỗi bên. Vậy quy trình ký kết hợp đồng diễn ra như thế nào? Mời Doanh nghiệp tham khảo thông tin liên quan trong bài viết sau đây của AMIS MISA.

I. Ký kết hợp đồng là gì?

Điều 385 Luật Dân sự 2015 quy định:

Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự.

Theo đó, ký kết hợp đồng là việc các cá nhân, tổ chức có đủ tư cách tham gia một cách bình đẳng, tự nguyện vào việc thỏa thuận một giao dịch nhất định, trong đó, mỗi bên sẽ có các quyền và nghĩa vụ tương ứng với bên kia.

>>> Bài viết liên quan: Định nghĩa về hợp đồng và các loại hợp đồng thông dụng hiện nay

II. Quy định pháp luật về ký kết hợp đồng

Trong các văn bản pháp luật hiện nay, không sử dụng khái niệm “Ký kết hợp đồng” mà sử dụng khái niệm “Giao kết hợp đồng”.

Về giao kết hợp đồng, Bộ Luật Dân sự 2015 có các quy định như sau:

>>> Bài viết liên quan: Hợp đồng vô hiệu có bị mất hoàn toàn giá trị pháp lý không?

III. Quy trình ký kết hợp đồng phổ biến

Thông thường, quy trình ký kết một bộ hợp đồng sẽ gồm 03 bước: Đề nghị giao kết hợp đồng – Chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng – Giao kết hợp đồng. Cụ thể:

Bước 1 trong ký kết hợp đồng: Đề nghị giao kết hợp đồng

Đề nghị giao kết hợp đồng là việc thể hiện rõ ý định giao kết hợp đồng và chịu sự ràng buộc về đề nghị này của bên đề nghị đối với bên đã được xác định hoặc tới công chúng (sau đây gọi chung là bên được đề nghị).

Trường hợp đề nghị giao kết hợp đồng có nêu rõ thời hạn trả lời, nếu bên đề nghị lại giao kết hợp đồng với người thứ ba trong thời hạn chờ bên được đề nghị trả lời thì phải bồi thường thiệt hại cho bên được đề nghị mà không được giao kết hợp đồng nếu có thiệt hại phát sinh.

Bước 2 trong ký kết hợp đồng: Chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng

Chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng là sự trả lời của bên được đề nghị về việc chấp nhận toàn bộ nội dung của đề nghị.

Sự im lặng được coi là chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng khi và chỉ khi các bên có thỏa thuận hoặc thói quen đã được xác lập giữa các bên.

Bước 3 trong ký kết hợp đồng: Giao kết hợp đồng

• Hợp đồng được giao kết vào thời điểm bên đề nghị nhận được chấp nhận giao kết.
• Trường hợp giao kết hợp đồng bằng lời nói: thời điểm giao kết được xác định là thời điểm các bên đã thỏa thuận về nội dung hợp đồng.
• Trường hợp giao kết hợp đồng bằng văn bản: thời điểm giao kết được xác định là thời điểm bên sau cùng ký vào văn bản hoặc bằng hình thức chấp nhận khác thể hiện trên văn bản.
• Trường hợp giao kết hợp đồng bằng lời nói, sau đó được xác lập bằng văn bản thì thời điểm giao kết được xác định như trong trường hợp giao kết hợp đồng bằng lời nói.
• Trường hợp các bên thỏa thuận sự im lặng là sự trả lời chấp nhận giao kết hợp đồng trong một thời hạn thì thời điểm giao kết hợp đồng là thời điểm cuối cùng của thời hạn đó.

IV. Quy trình ký kết hợp đồng điện tử

Theo Điều 33 của Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11:

Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này.

Theo Điều 34 của Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11:

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.

Hợp đồng điện tử mang lại nhiều tiện ích hơn so với hợp đồng giấy truyền thống, điển hình là: tiết kiệm công sức, thời gian, tiền bạc trong quá trình giao kết hợp đồng. Mọi người có thể ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi bằng nhiều thiết bị khác nhau. Từ điện thoại, laptop, máy tính,…

Hợp đồng điện tử được ký xác nhận thông qua chữ ký điện tử. Đây cũng là khác biệt lớn so với ký hợp đồng giấy truyền thống.

Thông thường, quy trình ký kết hợp đồng điện tử sẽ diễn ra theo 03 bước sau:

Bước 1: Đề nghị giao kết hợp đồng điện tử

1. Người dùng (bên đề nghị giao kết) tiến hành đăng nhập tài khoản trên hệ thống phần mềm ký hợp đồng điện tử.
2. Tạo lập hợp đồng với đầy đủ các nội dung về điều khoản, quyền, nghĩa vụ của các bên.
3. Xác định các luồng ký, thứ tự ký, vị trí ký, vai trò ký hợp đồng.
4. Hệ thống tạo luồng ký tự động.
5. Ký số và gửi hợp đồng cho đối tác (bên được đề nghị giao kết).

Bước 2: Trả lời đề nghị giao kết hợp đồng điện tử

Bên được đề nghị sẽ trả lời về việc chấp nhận đề nghị giao kết hợp đồng bằng hành động cụ thể:

• Người được đề nghị giao kết hợp đồng nhận email thông báo tự động, truy cập vào đường link (đường dẫn) đến hợp đồng mà không cần tài khoản đăng nhập trên hệ thống.
• Duyệt trước nội dung hợp đồng và tiến hành xác nhận đồng ý với những nội dung trong hợp đồng bằng cách ký số (có thể sử dụng chữ ký số, chữ ký ảnh, ký từ xa, chữ ký số tập chung HSM…).

Xem thêm: 4 Cách ký hợp đồng điện tử bằng chữ ký số

Bước 3: Thực hiện hợp đồng điện tử

• Sau khi hoàn tất việc ký kết hợp đồng, hệ thống phần mềm hợp đồng điện tử sẽ gửi thông báo hoàn tất ký hợp đồng đến các bên. Lúc này, hợp đồng điện tử được lưu trữ và mã hoá giao kết hợp đồng.
• Các bên chuẩn bị các công đoạn (như là cung cấp hàng hóa, dịch vụ) theo như những điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng điện tử.

Xem thêm các nội dung liên quan

>>> Hợp đồng điện tử là gì? Tính pháp lý của hợp đồng điện tử và các loại hợp đồng điện tử phổ biến

>>> Thực hiện hợp đồng là gì? Quy định của pháp luật về thực hiện hợp đồng

>>> Điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng và các quy định liên quan