Giải pháp phần mềm ký hợp đồng đại lý online AMIS WeSign

Hợp đồng đại lý là loại hợp đồng không còn xa lạ với các doanh nghiệp sản xuất, phân phối. Một doanh nghiệp sản xuất, phân phối có thể ký hợp đồng đại lý với rất nhiều đại lý để phân phối hàng hóa tới khách hàng. Tuy nhiên, việc ký số lượng lớn hợp đồng đại lý lại trở thành bài toán khó cho doanh nghiệp, nhất là trong đại dịch covid 19.

Chính vì lý do này, những phần mềm ký hợp đồng đại lý đã ra đời và được nhiều doanh nghiệp đón nhận. Vậy cụ thể loại phần mềm này hỗ trợ cho doanh nghiệp ở những bước cụ thể nào? Câu trả lời đang nằm ngay trong bài viết này.

I. Tổng quan về hợp đồng đại lý

Trong Luật thương mại 2005 không quy định cụ thể thế nào là hợp đồng đại lý. Tuy nhiên, khi kết hợp với định nghĩa về hợp đồng tại điều 385 của Bộ luật Dân sự 2015 thì chúng ta có thể định nghĩa hợp đồng đại lý như sau:

“Hợp đồng đại lý là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó, một bên (bên đại lý) được sự ủy quyền của bên kia (bên giao đại lý) cam kết nhân danh bên giao đại lý thực hiện một hoặc nhiều giao dịch theo sự ủy quyền và vì lợi ích của bên kia để được nhận một khoản tiền thủ lao do các bên thỏa thuận về số lượng và thời hạn thanh toán.”

1. Một số đặc điểm của hợp đồng đại lý

• Hợp đồng đại lý là một loại hợp đồng song vụ, có đền bù. Chủ thể của loại hợp đồng này có thể là công dân hoặc tổ chức.
• Bên nhận đại lý là bên nhận một hay nhiều giao dịch bằng chi phí và lợi ích của bên kia. Bên giao đại lý là bên công dân hoặc pháp nhân, là bên ủy quyền cho bên kia thực hiện một hoặc nhiều giao dịch.
• Trong nhiều trường hợp, bên đại lý phải là các tổ chức do pháp luật quy định và hoạt động đại lý phải phù hợp với năng lực pháp luật của tổ chức đó. Pháp luật nước ta thừa nhận một số hoạt động đại lý của công dân như đại lý xổ số, đại lý sách báo, nhưng có những trường hợp đại lý do Nhà nước độc quyền như đại lý tàu biển.
• Trong hợp đồng đại lý, bên nhận đại lý tham gia vào hai quan hệ pháp luật khác nhau: Quan hệ bên trong và quan hệ bên ngoài. Quan hệ bên trong là quan hệ giữa bên giao đại lý và bên đại lý. Quan hệ bên ngoài là quan hệ giữa bên đại lý và bên thứ ba để trao đổi, giao dịch. Do vậy, mọi quyền và nghĩa vụ dân sự phát sinh từ việc giao kết giữa bên đại lý và người thứ ba sẽ do người đại lý chịu trách nhiệm.
• Hợp đồng đại lý luôn được giao kết bằng hình thức văn bản.

2. Các loại hợp đồng đại lý hiện nay

Có 2 loại hợp đồng đại lý và mỗi loại đều được luật quy định rõ ràng về đối tượng, quyền và nghĩa vụ. Tùy thuộc vào mục đích của mình mà các bên cần giao kết loại hợp đồng đại lý phù hợp

• Hợp đồng đại lý thương mại: Ở loại hợp đồng này, bên giao đại lý và bên đại lý thoả thuận việc bên đại lý nhân danh chính mình mua và bán hàng hoá cho bên giao đại lý hoặc cung ứng dịch vụ của bên giao đại lý cho khách hàng với mục đích hưởng thù lao.
• Hợp đồng đại lý mua bán hàng hóa: Loại hợp đồng này là sự thỏa thuận bằng văn bản của bên đại lý và giao đại lý. Theo đó, bên đại lý thực hiện việc mua hoặc bán hàng hóa cho bên giao đại lý, còn bên giao đại lý phải trả thù lao cho bên đại lý.

3. Quy trình ký kết hợp đồng đại lý

Để hoàn thành một bộ hợp đồng đại lý, các doanh nghiệp sẽ đi hết toàn bộ quy trình sau:

Bước 1: Soạn thảo và in hợp đồng đại lý

• Soạn điều khoản nội dung hợp đồng đại lý tùy theo hình thức là đại lý bao tiêu, đại lý độc quyền hay tổng đại lý.
• In hợp đồng đại lý

Bước 2: Bên giao đại lý ký kết hợp đồng

• Trưởng phòng kiểm tra, ký nháy hợp đồng đại lý
• Trình lên trợ lý giám đốc để kiểm tra
• Trợ lý giám đốc trình ký hợp đồng lên giám đốc để ký kết
• Văn thư đóng dấu mộc xác nhận

Bước 3: Bên đại lý ký kết hợp đồng

• Đại diện bên đại lý nhận hợp đồng được chuyển phát nhanh và trình ký giám đốc
• Giám đốc bên đại lý ký kết
• Văn thư đóng dấu

Bước 4: Lưu trữ hợp đồng

• Bên đại lý chuyển phát lại hợp đồng đã ký kết cho bên giao đại lý
• Văn thư lưu trữ hợp đồng

>>> Xem thêm: Hướng dẫn 4 cách ký hợp đồng điện tử CHUẨN Pháp luật

II. Tại sao phần mềm ký hợp đồng đại lý lại là giải pháp tốt?

Có thể hiểu phần mềm ký hợp đồng đại lý là một nền tảng trình ký tài liệu trực tuyến, tự động hóa tất cả các khâu trong quá trình ký kết cho doanh nghiệp. Khi sử dụng ứng dụng trình ký Online hỗ trợ ký hợp đồng đại lý, cả bên giao đại lý và bên đại lý có thể tiết kiệm được rất nhiều chi phí và đẩy nhanh thời gian kinh doanh.

1. Những trở ngại của việc ký kết truyền thống

Để hiểu rõ hơn phần mềm hỗ trợ như thế nào, chúng ta hãy cùng xem bảng phân tích những trở ngại trong quy trình ký dưới đây:

Từ bảng phân tích trên, không khó để thấy rằng có rất nhiều trở ngại xảy ra trong quá trình ký kết một bộ hợp đồng đại lý. Những rủi ro như sếp bận việc đột xuất, sếp bận đi công tác hay thậm chí là thất lạc hợp đồng sẽ làm chậm trễ thời gian ký kết đáng kể, phải bắt đầu quy trình lại từ đầu. Từ đó, tiến trình kinh doanh của các bên sẽ gián đoạn và phát sinh những thiệt hại ngoài ý muốn.

Ngoài ra, sự bùng phát của dịch bệnh covid 19 cùng các biện pháp giãn cách nghiệm ngặt cũng là trở ngại không thể không nhắc đến. Trong những đợt giãn cách này, các phương tiện vận chuyển phải hoàn toàn ngừng hoạt động khiến việc chuyển phát hợp đồng là gần như bất khả thi. Theo một nghiên cứu khảo sát về 500 doanh nghiệp đã được công bố, 94% trong số họ cho biết việc không thể ký kết hợp đồng đúng thời hạn đã gây tổn thất nghiêm trọng cho bộ máy.

2. Phần mềm ký hợp đồng đại lý hỗ trợ những gì?

Khi ứng dụng nền tảng ký hợp đồng đại lý vào quy trình ký kết của doanh nghiệp, tất cả những công đoạn thủ công đều đã được tự động hóa qua máy tính, điện thoại thông minh hoặc tablet. Những rủi ro từ chậm trễ ký, thất lạc hợp đồng cho tới phong tỏa dịch bệnh đều đã được giải quyết một cách triệt để, đảm bảo tiến trình kinh doanh diễn ra thông suốt.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không phải đầu tư cho cơ sở vật chất in ấn, lưu trữ, chuyển phát cho tới chi phí nhân sự văn thư vì việc lưu trữ đều được thực hiện hoàn toàn trực tuyến.

3. Giá trị pháp lý khi ký hợp đồng đại lý bằng phần mềm

Trong Luật giao dịch điện tử 2005, Điều 34 và Điều 35 đã nêu rõ:

Điều 34:

“Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.”

Điều 35:

“1. Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện tài liệu.

2. Việc giao kết và thực hiện tài liệu điện tử phải tuân thủ các quy định của Luật này và pháp luật về tài liệu. (đặc biệt là Luật dân sự 2015)

3. Khi giao kết và thực hiện tài liệu điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến tài liệu điện tử đó.

Như vậy, có thể kết luận rằng các loại tài liệu điện tử ký bởi những phần mềm ký online hoàn toàn có giá trị pháp lý và hiệu lực như tài liệu truyền thống.”

Đối chiếu với hai điều luật này, không chỉ hợp đồng đại lý mà cả những loại hợp đồng khác đều có giá trị pháp lý giống như các loại hợp đồng giấy truyền thống.

Tham khảo thêm: Quy định về giao dịch điện tử và những điều cần lưu ý

III. Nên chọn phần mềm ký hợp đồng đại lý nào?

Có nhiều phần mềm ký hợp đồng đại lý với mức chi phí, báo giá khác nhau trên thị trường nhưng các thông tin chi tiết về nhà sản xuất, chế độ bảo hành… lại không rõ ràng khiến nhiều doanh nghiệp phân vân. Nếu đang cần tìm một giải pháp phần mềm từ công ty uy tín, bạn có thể tham khảo phần mềm AMIS WeSign.

MISA là công ty đã có gần 30 năm kinh nghiệm chuyên cung cấp phần mềm quản trị cho hàng triệu doanh nghiệp, cơ quan pháp luật và hộ kinh doanh cá thể. Đến nay, số lượng hợp đồng cần ký kết mỗi năm tại MISA đã lên tới hàng chục nghìn bộ do quy mô nhân sự rất lớn (2400 người). Vậy nên việc ký kết tiêu tốn rất nhiều thời gian của ban lãnh đạo.

Nền tảng ký hợp đồng số AMIS WeSign được phát triển và ra đời để giải quyết chính khó khăn của MISA. Vậy nên MISA thấu hiểu và đã chuyển tải giải pháp vào AMIS WeSign, từ đó hỗ trợ một cách toàn diện nhất cho các doanh nghiệp đang gặp phải bài toán tương tự. Dưới đây là một số lợi ích mà AMIS WeSign đem lại cho doanh nghiệp:

• Giảm tới 90% thời gian so với phương thức ký kết truyền thống
• Giảm tới 85% chi phí (do không còn những chi phí như in ấn, chuyển phát, lưu trữ …)
• Có thể tải ứng dụng từ Google Play, App Store để sử dụng trên điện thoại thông minh, Ipad và tương thích với nhiều hệ điều hành như IOS, Android, Windows Phone …
• Có thể ký hợp đồng đại lý với chữ ký điện tử, chữ ký số USB Token, HSM… ngay trên máy tính hoặc tích hợp với 1 số ứng dụng ký số trên điện thoại.
• Bảo mật cao, đạt tiêu chuẩn an toàn thông tin quốc tế.

Bạn có thể tham khảo thêm thông tin về chi phí và báo giá của AMIS WeSign tại báo giá phần mềm ký hợp đồng đại lý AMIS WeSign hoặc để lại thông tin trong form bên dưới. Đội ngũ tư vấn của MISA sẽ liên lạc lại trong thời gian sớm nhất.