Kiến thức Quản lý - điều hành Bảng kế hoạch công việc: Các bước thực hiện đơn giản &...

Bảng kế hoạch công việc: Các bước thực hiện đơn giản & biểu mẫu download miễn phí

Tạo lập một bảng kế hoạch công việc càng chi tiết, đầy đủ sẽ càng giúp bạn chủ động bao quát các các vấn đề, kiểm soát công việc, dễ dàng đạt kết quả như kỳ vọng. Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS gợi ý cho bạn các bước đơn giản để lập bảng công việc và một số biểu mẫu phổ biến nhất (download miễn phí).

Đăng ký nhận ngay Template mẫu bảng kế hoạch công việc cho Doanh nghiệp tại đây

I. Bảng kế hoạch công việc là gì?

Mẫu kế hoạch làm việc là một tài liệu viết giúp sắp xếp hợp lý các dự án. Mục tiêu chính là cung cấp cho bạn một tài liệu tham khảo trực quan về các nhiệm vụ, mục tiêu và mục tiêu của kế hoạch của bạn và các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm cho từng lĩnh vực.

Bạn nên đưa tất cả các thành viên trong nhóm vào kế hoạch của mình. Bạn cũng nên cập nhật kế hoạch của mình dựa trên tình trạng và tiến độ hiện tại của nó. Nếu dự án của bạn có tính chất phức tạp hơn, bạn nên tạo mẫu kế hoạch làm việc của riêng mình.

II. Các loại kế hoạch công việc cần thiết trong doanh nghiệp

Trong một công ty, tổ chức có nhiều loại công việc cần phải lên kế hoạch như:

1. Kế hoạch công việc của nhân viên

Bảng kế hoạch công việc được lập ra để thể hiện các công việc nhân viên cần làm hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Cùng một thời điểm, mỗi cá nhân thường đảm nhận nhiều hơn một nhiệm vụ. Lúc này, họ cần xây dựng bảng công việc cụ thể ngay từ đầu để đảm bảo quá trình làm việc khoa học, có trình tự và mang lại hiệu quả như mong muốn. 

Bảng kế hoạch công việc hàng ngày là tài liệu không thể thiếu với mỗi nhân viên. Trong mẫu kế hoạch đó là mô tả nội dung công việc cần thiết thực hiện trong một ngày nhằm đảm bảo thực hiện công việc đúng theo kế hoạch phát triển chung.

Việc lên kế hoạch càng chi tiết, cụ thể từng ngày sẽ giúp cá nhân dễ dàng kiểm soát từng nhiệm vụ, phân bổ thời gian hợp lý để thực hiện công việc đúng như kế hoạch của công ty. 

Với mỗi vị trí làm việc khác nhau sẽ có mẫu khác nhau. Về cơ bản, bảng kế hoạch công việc dành cho nhân viên có thể bao gồm:

  • Mục tiêu công việc cần đạt
  • Những công việc cần thực hiện
  • Mốc thời gian dự kiến hoàn thành từng đầu việc
  • Các nguồn lực cần thiết
  • Các hướng giải quyết nếu phát sinh rủi ro
bảng kế hoạch công việc cá nhân
Bảng kế hoạch công việc mẫu cho cá nhân

2. Kế hoạch công việc của quản lý

Tương tự như kế hoạch làm việc của nhân viên, nhưng quản lý có phạm vi lớn hơn, có thể bao gồm thêm:

  • Lợi ích của công việc/dự án mình đang phụ trách đối
  • Danh sách chi tiết về chi phí, ngân sách liên quan đến dự án
  • Số liệu thống kê mức độ tăng trưởng sau khi thực hiện dự án
Bảng kế hoạch công việc cho quản lý
Bảng kế hoạch công việc cho quản lý

Ví dụ: người quản lý trong bộ phận tiếp thị có thể lập một kế hoạch chiến lược hàng quý. Mục tiêu chính có thể là: tăng doanh số bán hàng trực tuyến lên 30%, liệt kê các mục tiêu nhỏ hơn như chạy chiến dịch quảng cáo trực tuyến, thuê một chuyên gia SEO để tăng khả năng hiển thị trực tuyến… Bảng kế hoạch này có thể bao gồm thêm ngân sách chi tiết, số liệu thống kê, thông tin về sự gia tăng hàng tháng…

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lập kế hoạch chiến lược (Strategic Planning Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay!

3. Kế hoạch công việc của chủ doanh nghiệp

Bảng kế hoạch công việc của chủ doanh nghiệp sẽ tập trung nhiều vào các mục tiêu dài hạn. Cũng có thể coi đây giống như một bản kế hoạch kinh doanh tóm lược.

Nó bao gồm cả yếu tố tầm nhìn, định hướng phát triển, mục tiêu tổng thể, cung cấp cho người chủ cái nhìn tổng quát nhất về các hoạt động của doanh nghiệp, kế hoạch của các phòng ban và năng lực làm việc của từng bộ phận. Qua đó, đưa ra các điều chỉnh, quyết định phù hợp nhằm hướng đến mục tiêu phát triển chung.

Mẫu bảng kế hoạch cho doanh nghiệp
Mẫu bảng kế hoạch cho doanh nghiệp

Ví dụ: chủ sở hữu công ty thương mại điện tử có thể lập một kế hoạch làm việc bao gồm các mục tiêu hàng năm như tăng lợi nhuận ròng lên 25%, với các mục tiêu cụ thể về cách hoàn thành điều đó. Trong bảng kế hoạch này cũng có thể bao gồm nghiên cứu thị trường về các xu hướng thị trường hiện tại và kế hoạch tìm kiếm các cơ hội mới để tạo ra doanh thu.

Để quản lý công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian, hãy tham khảo ngay phần mềm AMIS Công việc

CTA MGM 02

III. 4 bước lập kế hoạch công việc đơn giản, khoa học

Bước 1: Xác định mục tiêu

Bước đầu tiên để tạo ra một bảng kế hoạch công việc hoàn hảo là xác định các mục tiêu một cách rõ ràng. Các mục tiêu này cần cụ thể và có tính khả thi dựa trên những năng lực hiện tại và khả năng đáp ứng. 

Có thể áp dụng mô hình SMART ở bước này thông qua 5 tiêu chí:

  • Specific (Cụ thể): Mục tiêu và các bước hành động phải rõ ràng, cụ thể.
  • Measurable (Có thể đo lường): Mục tiêu đã hoàn thành phải dễ dàng thấy rõ, có thể đo lường bằng các con số.
  • Attainable (Khả thi): Mục tiêu phải phù hợp với điều kiện thực tế, có thể thực hiện được.
  • Relevant (Có liên quan): Mục tiêu của kế hoạch phải phù hợp với định hướng phát triển lâu dài, gắn liền với sứ mệnh, giá trị mà công ty đang hướng tới.
  • Time-Bound (Dựa trên thời gian): Mục tiêu được xây dựng theo lịch trình xác định, có các mốc thời gian cụ thể để thực hiện.

Bước 2: Xác định người chịu trách nhiệm

Khi đã xác định được mục tiêu, lúc này các thành viên trong nhóm sẽ được phân chia nhiệm vụ. Khi nhiều thành viên cùng phụ trách một công việc, người trưởng nhóm sẽ có vai trò dẫn dắt đội nhóm của mình.

Những công việc, dự án lớn và dài hạn sẽ phân thành nhiều đội nhóm nhỏ. Mỗi đầu việc trong dự án sẽ do một bộ phận hay đội nhóm cụ thể đảm nhận và chịu trách nhiệm. Người quản lý dự án sẽ giữ vai trò giám sát chính, bao quát các công việc, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và mục tiêu đã xác định ở bước đầu.

Bước 3: Thiết lập tiến trình công việc

Sau khi đã có danh sách các công việc cụ thể và người phụ trách, việc lập các mốc thời gian cho từng giai đoạn là điều cần thiết. Việc xác định tiến trình dự án là sự khái quát chung về mặt thời gian giúp bạn có thể hình dung các phân đoạn công việc, thời gian cần thực hiện mỗi đầu việc. 

Trên thực tế, sẽ có một số việc phát sinh từ yếu tố khách quan, kéo theo sự ảnh hưởng đến tiến độ ban đầu. Lúc này, khi lên tiến trình công việc, bạn có thể dự trù một khoảng thời gian hợp lý để dự phòng cho những phát sinh ngoài dự kiến này.

Ở giai đoạn này, các nhiệm vụ cũng cần được cân nhắc, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, công việc quan trọng làm trước, công việc cần thiết hơn thì đầu tư thời gian và tập trung nguồn lực để thực hiện. 

Việc lên tiến trình luôn gắn liền với kiểm soát, giám sát thực hiện, điều này sẽ giúp bạn kịp thời phát hiện những điểm bất thường trong công việc và tiến hành điều chỉnh phù hợp.

>> Tham khảo ma trận Eisenhower về cách sắp xếp công việc khoa học, tối ưu thời gian làm việc

Bước 4: Lập ngân sách

Việc lập ngân sách là bước cuối cùng trong quy trình lập bảng kế hoạch công việc. Tùy vào từng công việc, dự án, bảng kế hoạch ngân sách có thể có những điều chỉnh khác nhau. Việc lập ngân sách mang lại cái nhìn tổng quan nhất về “sức khỏe tài chính” hiện tại của mình, là thước đo quản trị các nguồn thu chi, giúp đánh giá hiệu quả công việc thực tế so với kỳ vọng.

Ngân sách thường được chia nhỏ thành các khoản chi khác nhau, do từng bộ phận đảm nhận. Tại mỗi cột mốc quan trọng, bạn có thể xem xét các khoản chi của mình và xác định xem ở thời điểm hiện tại, ngân sách phân bổ đã phù hợp hay chưa. Một bảng ngân sách càng chi tiết sẽ giúp bạn dễ dàng biết được giai đoạn nào trong tiến trình công việc cần “rót” thêm tiền và những vấn đề nào tồn đọng trong chi tiêu.

QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS

IV. Mẫu bảng kế hoạch công việc phổ biến nhất (download miễn phí)

Dưới đây là 3 bảng kế hoạch công việc mẫu khoa học được sử dụng nhiều nhất: 

  1. Mẫu Bảng kế hoạch công việc theo tuần
Mẫu kế hoạch công việc theo ngày
Mẫu bảng kế hoạch công việc theo ngày bằng Word
mẫu kế hoạch công việc theo ngày bằng excel
Bảng kế hoạch công việc mẫu theo ngày bằng excel
  1. Mẫu bảng kế hoạch công việc theo tháng
Bảng kế hoạch công việc theo tháng
Mẫu bảng kế hoạch công việc theo tháng
  1. Mẫu bảng kế hoạch công việc theo năm
Bảng kế hoạch công việc năm
Bảng kế hoạch công việc năm
TẶNG BẠN: TEMPLATE MẪU BẢNG KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC CHO DOANH NGHIỆP

V. Bảng kế hoạch công việc hiệu quả với MISA AMIS 

So với việc lập kế hoạch công việc qua các công cụ truyền thống như Excel, Word, X-mind, nếu bạn xây dựng kế hoạch làm việc trên một phần mềm quản lý công việc, sẽ đem lại nhiều lợi ích vượt trội như: tiết kiệm thời gian nhờ tái sử dụng các mẫu công việc, dự án mới có cấu trúc tương tự như kế hoạch ban đầu, lưu trữ tài liệu tập trung, lâu dài và dễ dàng cải tiến chúng theo thời gian…

Giao diện các mẫu báo cáo được thiết lập tự động để đo lường hiệu suất và tiến độ công việc trên AMIS Công Việc
Giao diện các mẫu báo cáo được thiết lập tự động để đo lường hiệu suất và tiến độ công việc trên AMIS Công Việc

Mọi người có thể thảo luận, cộng tác trên 1 nền tảng dễ dàng theo real-time (thời gian thực) và biết chính xác những bước nào là cần thiết để cùng nhau tạo ra kết quả lý tưởng. Một số tính năng nổi bật của phần mềm quản lý công việc, dự án MISA AMIS Công Việc cần kể đến như:

  • Lên kế hoạch tổng quan và chi tiết về công việc.
  • Phân quyền cho người tham gia dự án, dễ dàng thêm người, thêm vai trò của từng cá nhân trong công việc.
  • Dễ dàng truyền đạt và trao đổi với cấp trên, nhân viên trên giao diện tập trung.
  • Nhận báo cáo tự động phân tích hiệu suất của nhân viên làm cơ sở đánh giá và cải thiện năng suất làm việc nhanh chóng.
  • Nhân viên chủ động lập kế hoạch, hoàn thành công việc, phối hợp với các phòng ban trên một nền tảng hợp nhất trên phần mềm online.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

CTA MGM 01

VI. Tạm kết

Qua bài viết trên, hy vọng bạn đọc sẽ hiểu hơn về cách lập bảng kế hoạch công việc một cách khoa học, hiệu quả nhất. Đồng thời, chúng tôi đưa ra một số biểu mẫu tham khảo (download miễn phí) trên đây, sẽ là những gợi ý hữu ích để bạn lựa chọn một mẫu kế hoạch công việc phù hợp với mục đích sử dụng của mình.


5/5 - (1 bình chọn)
Chia sẻ bài viết hữu ích này