Quy trình 6 bước lập kế hoạch công việc chi tiết nhất 2024

Lập kế hoạch công việc năm là nhiệm vụ quan trọng mà các nhà quản lý cùng thành viên trong tổ chức cần thực hiện vào cuối mỗi năm để đưa doanh nghiệp đạt được những thành công mới thông qua việc thiết lập mục tiêu, kế hoạch cho năm mới.

Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu những thông tin hữu ích xoay quanh việc lập kế hoạch công việc năm thành công và đạt hiệu quả tốt nhất qua bài viết dưới đây.

MISA AMIS TẶNG BẠN: TRỌN BỘ MẪU KẾ HOẠCH 2024

I. Kế hoạch là gì? Khái niệm lập kế hoạch

Kế hoạch là là một tập hợp bao gồm nhiều hoạt động, công việc được sắp xếp theo một trình tự nhất định. Kế hoạch nhằm đưa doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra. Kế hoạch, không chỉ là nội dung mà còn là chức năng của công việc quản lý.

Lập kế hoạch là công đoạn xác định mục tiêu. Từ đó, hình thành các phương pháp tiếp cận và chọn ra cách tốt nhất để kết hợp, điều phối hiệu quả. Việc này mang tính hệ thống có thể xác định được một công việc cụ thể sẽ do ai thực hiện, thực hiện khi nào và như thế nào.

Việc lên kế hoạch cần cân nhắc đến nguồn nhân lực cũng như nguồn vật lực có sẵn và tiềm năng trong tương lai của tổ chức để có được sự phối hợp hiệu quả, sự đóng góp và điều chỉnh hoàn hảo. Chức năng cơ bản của việc quản lý bao gồm việc lập một hoặc nhiều kế hoạch chi tiết để đạt được sự cân bằng tối ưu giữa nhu cầu hoặc yêu cầu với các nguồn lực sẵn có.

Các công ty nên tổ chức các buổi trao đổi về việc lập kế hoạch công việc để xem xét kết quả hoạt động của năm trước, các thành tích đã đạt được cũng như những tồn đọng chưa xử lý. Việc này giúp nhà quản lý phân tích các kỳ vọng và kết quả từ năm trước để đưa ra một kế hoạch năm mới đúng đắn, đồng thời giúp các thành viên trong tổ chức biết được định hướng công việc sắp tới cần triển khai. 

II. Các nội dung cần có trong bảng kế hoạch công việc

Khi lập kế hoạch công việc thì doanh nghiệp cần phải có những nội dung sau:

• Mục tiêu của kế hoạch
• Thời gian hoàn thành kế hoạch ( ngày, tháng, năm)
• Chi tiết các công việc cần thực hiện (chia theo cấp độ cần thiết)
• Thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc các công việc
• Nhân sự, phòng ban, đơn vị thực hiện
• Kế hoạch phòng ngừa rủ ro
• Chi phí để hoàn thành

.

III. Các bước lập kế hoạch công việc hiệu quả

Chức năng lập kế hoạch của việc quản lý bao gồm các bước sau:

4.1. Thiết lập các mục tiêu

Mục tiêu cung cấp cơ sở lý luận để thực hiện các hoạt động khác nhau cũng như chỉ ra cho chúng ta phương hướng để cố gắng thực hiện. Hơn nữa mục tiêu thu hút sự chú ý của nhà quản lý tập trung vào kết quả cuối cùng đạt được.

Thực tế, các mục tiêu cung cấp “hạt nhân” cho quá trình lập kế hoạch. Do đó, các mục tiêu cần được trình bày bằng ngôn ngữ rõ ràng, chính xác và mạch lạc. Nếu không, các hoạt động được thực hiện chắc chắn không hiệu quả.

Nếu có thể, các mục tiêu phải được trình bày dưới dạng định lượng. Ví dụ, Số lượng nam giới làm việc, mức lương được đưa ra, đơn vị sản xuất, v.v. Nhưng nếu một mục tiêu không được trình bày dưới dạng định lượng cũng giống như hiệu suất làm việc của người quản lý kiểm soát chất lượng hay  hiệu quả của người quản lý nhân sự.

Những mục tiêu như vậy nên được xác định bằng các thuật ngữ định tính. Vì vậy, các mục tiêu phải thực tế, có thể chấp nhận được, mang tính khả thi và có thể đạt được.

Xem Thêm: Thiết lập mục tiêu công việc – 10 phương pháp thiết lập hiệu quả nhất

4.2.  Cơ sở để lập kế hoạch

Tiền đề của quá trình lên kế hoạch là vạch ra những giả định sống động về hoạt động trong tương lai. Những điều đó đóng vai trò là cơ sở của việc lập kế hoạch.

Xây dựng cơ sở để lập kế hoạch liên quan đến việc xác định các tình huống có thể đi chệch kế hoạch thực tế và nguyên nhân của sự sai lệch đó. Là việc tìm ra những trở ngại của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Khi xây dựng cơ sở của bản kế hoạch cần chú ý đến các bước cần thực hiện để tránh được những trở ngại này ở một mức độ lớn.

Cơ sở của kế hoạch có thể là yếu tố bên trong hoặc bên ngoài. Yếu tố bên trong  bao gồm chính sách đầu tư vốn, quan hệ lao động của người quản lý, triết lý quản lý, … Trong khi yếu tố bên ngoài bao gồm những thay đổi về kinh tế – xã hội, chính trị và kinh tế. Các yếu tố bên trong có thể kiểm soát được trong khi các yếu tố bên ngoài thì lại không thể kiểm soát.

4.3.  Lựa chọn phương án dự phòng

Khi nhìn được những yếu tố rủi ro và cơ sở được thiết lập, một số phương án dự phòng cần phải được xem xét. Vì mục đích này, mỗi phương án sẽ được đánh giá bằng cách cân nhắc các ưu và nhược điểm của nó dựa trên các nguồn lực sẵn có và các yêu cầu của tổ chức.

Ưu điểm, nhược điểm cũng như lợi ích mang lại của mỗi phương án phải được xem xét kỹ trước khi đưa ra lựa chọn.

Sau khi đánh giá một cách khách quan và khoa học, phương án dự phòng  tốt nhất được chọn. Người lập kế hoạch nên sử dụng các kỹ thuật định lượng khác nhau để đánh giá tính ổn định của một phương án thay thế.

4.4. Xây dựng kế hoạch phái sinh

Kế hoạch phái sinh là kế hoạch phụ hoặc kế hoạch có chức năng giúp đạt được kế hoạch chính. Kế hoạch thứ hai được bắt nguồn từ kế hoạch chính. Những điều này có nghĩa là để hỗ trợ và thúc đẩy việc đạt được các kế hoạch chính.

Chi tiết của bản kế hoạch này bao gồm các chính sách, thủ tục, quy tắc, chương trình, ngân sách, lịch trình, v.v. Ví dụ: nếu tối đa hóa lợi nhuận là mục tiêu chính của doanh nghiệp, thì các kế hoạch phái sinh sẽ bao gồm tối đa hóa doanh số, tối đa hóa sản xuất và tối thiểu hóa chi phí. Kế hoạch phái sinh xác định lịch trình thời gian và trình tự hoàn thành các nhiệm vụ khác nhau.

4.5. Lên lịch trình công việc

Nhà quản lý cần lên lịch trình cụ thể khi lập hoạch công việc năm theo từng mốc thời gian quan trọng để đạt được mục tiêu đã định. Thiết lập lịch trình theo từng hạng mục, từng nhiệm vụ hoặc theo từng tháng, quý sẽ giúp nhà quản lý và các thành viên dễ dàng sắp xếp và kiểm soát khối lượng công việc mình cần xử lý trong năm sắp tới. 

Trong các trường hợp khối lượng công việc tại một thời điểm quá dày đặc, nhà quản lý nên lập checklist công việc theo ngày hoặc theo tuần để mọi người dễ theo dõi và tránh bị sót việc. Để lên lịch trình công việc đơn giản và dễ kiểm soát, nhà quản lý có thể tham khảo các mẫu lập kế hoạch công việc Excel, sử dụng tính năng Google Calendar hay sử dụng phần mềm quản lý công việc. 

4.6. Tóm tắt, đánh giá và phê duyệt

Bước tiếp theo, tuy không tốn nhiều thời gian nhưng đây là bước quan trọng cần thực hiện. Doanh nghiệp nên tổ chức một buổi họp có tất cả các thành viên tham gia vào bản kế hoạch năm, để cùng đánh giá, phê duyệt và công bố bản kế hoạch công việc chốt cho năm mới, cũng như phổ biến mục tiêu cần đạt được và cách thức thực hiện cụ thể. Buổi họp này sẽ giúp nhân viên thêm tin tưởng, cảm thấy họ là một thành phần quan trọng trong bản kế hoạch này và tạo động lực giúp họ phấn đấu hoàn thành mục tiêu chung trong năm tiếp theo. 

IV. Các công cụ lập kế hoạch công việc tốt nhất 

Để sở hữu một bản kế hoạch công việc năm hiệu quả, người lãnh đạo, quản lý có tầm nhìn chiến lược, chuyên môn giỏi, kỹ năng thành thạo là chưa đủ. Một công cụ tốt hỗ trợ lập kế hoạch là điều cần thiết cuối cùng vào lúc này. Việc sử dụng đúng công cụ hỗ trợ sẽ giúp nhà quản lý thao tác nhanh chóng và dễ dàng hơn, từ đó tối ưu hiệu quả và thời gian dành cho hoạt động lập kế hoạch. 

1. Mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel (download miễn phí)

2. Lập kế hoạch 4.0 với MISA AMIS Công Việc

Là một công ty công nghệ, MISA JSC từ lâu đã kết hợp công nghệ vào các sản phẩm của mình, tạo ra “môi trường số” cho các đối tác và khách hàng. MISA thúc đẩy và hỗ trợ các tổ chức, công ty sử dụng sản phẩm của mình để truyền bá văn hóa với nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. 

MISA AMIS Công Việc – Phần mềm thuộc nền tảng MISA AMIS là phần mềm thiết lập & thực thi kế hoạch công việc dành cho mọi lĩnh vực từ và phù hợp với mọi quy định của mọi mô hình kinh doanh.

Việc triển khai một phần mềm quản lý thiết lập & thực thi kế hoạch không chỉ giúp người quản lý mở rộng quy mô công việc, dự án một cách dễ dàng, mà còn giúp các thành viên trong nhóm tập trung vào sự tinh giản công việc, linh hoạt thay đổi, và cộng tác hiệu quả, với các tính năng nổi bật: 

• Giao – nhận – phê duyệt công việc trên một nền tảng tập trung, theo dõi tiến độ, điều phối công việc hiệu quả.
• Trích xuất báo cáo nhanh chóng, tự động và tức thì ngay sau có dữ liệu đầu vào. Nhận báo cáo phân tích hiệu suất của nhân viên làm cơ sở đánh giá và cải thiện năng suất làm việc nhanh chóng.
• Tăng hiệu suất với sự kết hợp của nhiều mô hình quản trị trong doanh nghiệp.

Dùng ngay miễn phí

V. Lợi ích của việc lập kế hoạch

2.1. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý theo mục tiêu

• Việc lập kế hoạch bắt đầu với việc xác định các mục tiêu.
• Nó làm nổi bật các mục đích mà các hoạt động khác nhau sẽ được thực hiện.
• Trên thực tế, nó làm cho các mục tiêu rõ ràng và cụ thể hơn.
• Lập kế hoạch giúp tập trung sự chú ý của nhân viên vào các mục tiêu của dự án hoặc mục tiêu của doanh nghiệp.
• Nếu không có kế hoạch, tổ chức đó không có sự dẫn dắt.
• Việc lập kế hoạch buộc người quản lý phải chuẩn bị một bản in rõ ràng về lịch trình các bước cần thực hiện để hoàn thành các mục tiêu.
• Do đó, lập kế hoạch mang lại sự trật tự và tính hợp lý trong tổ chức.

2.2. Giảm thiểu sự rủi ro

• Việc kinh doanh luôn đầy rẫy những điều bất trắc.
• Có rất nhiều yếu tối khôn lường dẫn đến sự rủi ro.
• Lên kế hoạch cụ thể giúp giảm bớt sự rủi ro trong tương lai vì nó liên quan đến việc dự đoán các sự kiện trong tương lai.
• Mặc dù không thể dự đoán tương lai với độ chính xác đến từng phần trăm nhưng việc lập kế hoạch giúp ban lãnh đạo có thể lường trước được tương lai và chuẩn bị cho các rủi ro bằng các phương án dự phòng cần thiết để đối phó với những biến cố bất ngờ.
• Do đó, với sự trợ giúp của việc lập kế hoạch, những rủi ro có thể được dự báo từ đó giúp chúng ta chuẩn bị những phương án đối phó, những rủi ro cũng được giảm thiểu đến mức thấp nhất.

2.3. Thuận lợi cho việc phối hợp

• Lập kế hoạch xoay quanh các mục tiêu của tổ chức.
• Mọi hoạt động đều hướng tới mục tiêu chung.
• Xây dựng được sự nỗ lực chung  trong toàn doanh nghiệp ở các bộ phận và các nhóm khác nhau.
• Nó tránh được sự trùng lặp của những nỗ lực. Nói cách khác, nó tạo nên được sự hợp tác  tốt hơn.
• Nó giúp tìm ra các vấn đề về hiệu suất công việc nhằm mục đích khắc phục vấn đề tương tự.

2.4. Nâng cao tính kỷ luật của nhân viên

• Kế hoạch tạo ra bầu không khí trật tự và kỷ luật trong tổ chức.
• Nhân viên sẽ  biết trước cấp trên mong đợi gì ở họ và do đó có thể dễ dàng đạt được mục tiêu.
• Điều này cổ vũ nhân viên thể hiện bản thân một cách tốt nhất và đương nhiên cũng sẽ nhận về những phần thưởng xứng đáng.
• Một kế hoạch hiệu quả tạo ra được sự lành mạnh trong môi trường làm việc, giúp nâng cao tinh thần và hiệu suất làm việc của nhân viên.

2.5. Tiết kiệm ngân sách

• Lập kế hoạch hiệu quả giúp  đảm bảo mặt kinh tế vì nó dẫn đến việc phân bổ các nguồn lực một cách có trật tự cho các hoạt động khác nhau.
• Nó cũng tạo điều kiện sử dụng tối ưu các nguồn lực mang lại tính kinh tế trong hoạt động.
• Nó cũng tránh lãng phí tài nguyên bằng cách lựa chọn cách sử dụng hợp lý nhất góp phần vào mục tiêu chung của doanh nghiệp. Ví dụ, nguyên liệu thô có thể được mua với số lượng lớn và chi phí vận chuyển có thể giảm thiểu. Đồng thời nó đảm bảo cung cấp thường xuyên cho bộ phận sản xuất, tức là đạt hiệu quả tổng thể.

2.6. Quản lý thuận tiện

• Bản kế hoạch hoàn chỉnh tạo điều kiện cho sự tồn tại của các mục tiêu và tiêu chuẩn thực hiện đã được hoạch định.
• Nó đưa ra cơ sở của việc quản lý.
• Chúng ta không thể nghĩ ra một hệ thống quản lý hiệu quả nếu không có các kế hoạch được tính toán kỹ lưỡng.
• Lập kế hoạch cung cấp các mục tiêu được xác định trước để so sánh được hiệu suất thực tế.
• Trên thực tế, việc lập kế hoạch và kiểm soát giống như hai mặt của cùng một đồng tiền. Nếu kế hoạch  là mặt phải, thì kiểm soát chính là mặt trái.

2.7.  Tạo ra lợi thế cạnh tranh

• Lập kế hoạch tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp so với những doanh nghiệp khác không có kế hoạch hiệu quả. Điều này là do việc lập kế hoạch có thể liên quan đến việc thay đổi phương pháp làm việc, thiết kế chất lượng, số lượng, mở rộng công việc, xác định lại mục tiêu, v.v.
• Với sự trợ giúp của việc dự báo, doanh nghiệp không chỉ đảm bảo được tương lai của mình mà đồng thời có thể đoán được  phương hướng hoạt động trong tương lai  của đối thủ cạnh tranh, điều này giúp doanh nghiệp có thể đối mặt với những thách thức trong tương lai.
• Vì vậy, xây dựng kế hoạch chính là sử dụng tốt nhất các nguồn lực có thể, nâng cao chất lượng sản xuất và do đó sức mạnh cạnh tranh của doanh nghiệp được nâng cao.

2.8.   Lập kế hoạch khuyến khích sự đổi mới

• Trong quá trình lập kế hoạch, nhà quản lý có cơ hội đề xuất các cách thức và phương án để cải thiện hiệu quả hoạt động.
• Lập kế hoạch về cơ bản là một chức năng đưa ra quyết định liên quan đến tư duy sáng tạo và trí tưởng tượng, cuối cùng dẫn đến đổi mới phương pháp và hoạt động để doanh nghiệp phát triển và tăng trưởng vững mạnh.

VI. Tạm kết

Lập kế hoạch công việc năm sẽ là khởi đầu hoàn hảo nhất cho các doanh nghiệp để thiết lập một năm mới đầy tự tin, tạo sự bứt phá và vươn tới thành công mới. Những thông tin MISA AMIS cung cấp trong bài viết trên hy vọng sẽ giúp ích cho các nhà quản lý và doanh nghiệp xây dựng một bản kế hoạch công việc phù hợp và đạt hiệu quả cao. MISA AMIS chúc các bạn thành công!