14/07/2023

Nâng cao năng suất lao động là mục tiêu của nhiều doanh nghiệp, bởi đó cũng là cách nâng cao năng lực cạnh tranh. Một công ty muốn phát triển nhanh và bền vững, lãnh đạo phải có tâm, có tầm, các cá nhân phải đoàn kết & tạo thành sức mạnh tập thể. Sau đây là 15 cách tăng năng suất làm việc cá nhân và đội nhóm, hãy chọn lọc để áp dụng những phương pháp phù hợp nhất giúp doanh nghiệp bạn cải thiện hiệu suất qua từng ngày nhé.

Mục lục Hiện

I. Năng suất làm việc là gì?

Năng suất làm việc được hiểu đơn giản là mức độ hoàn thành công việc của một người trong một thời gian nhất định. Vậy bằng cách nào để nâng cao năng suất làm việc? Công thức tính năng suất làm việc như thế nào? Nhà quản lý đánh giá năng suất làm việc của nhân viên để làm gì? Mời bạn đọc tiếp phần tiếp theo nhé.

TẶNG MIỄN PHÍ 25+ BIỂU MẪU QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

II. 15 Cách tăng năng suất làm việc của nhân viên hiệu quả

Phương pháp quản lý và phong cách lãnh đạo của sếp có ảnh hưởng lớn đến năng suất làm việc của đội ngũ. Phong cách chuyên quyền đang bị thay thế và dường như đã lỗi thời, lãnh đạo dân chủ lên ngôi đặc trưng bằng việc người đứng đầu phân chia quyền lực quản lý của mình, tranh thủ ý kiến cấp dưới, đưa họ tham gia vào các quyết định quan trọng. Dưới đây là 3 cách tăng năng suất làm việc nhà lãnh đạo cần nhớ bằng phương pháp quản lý khôn khéo của mình.

1. Trao quyền cho nhân viên

Trao quyền cho nhân viên là cách nhà lãnh đạo trao quyền chủ động cho họ, để họ chịu trách nhiệm và có ý thức thực hiện công việc được giao. Theo cách này, nhân viên có xu hướng nỗ lực hơn để hoàn thành mục tiêu được giao, khẳng định bản thân theo đúng những gì họ có. Đây cũng là cách doanh nghiệp sàng lọc được ai là người có năng lực, ai không.

Mỗi cá nhân có tính tự chủ, tự giác trong công việc luôn làm việc với một năng suất, hiệu quả cao hơn những người không phải chịu trách nhiệm, hoặc không được trao quyền.

Một lưu ý nhỏ trong cách thúc đẩy năng suất này: Trao quyền phải đi liền với quyền lợi và sự giám sát. Tức là lãnh đạo trao quyền cho nhân viên nhưng phải theo dõi, giám sát để hỗ trợ họ khi cần, đồng thời trao cho họ lợi ích khi kết quả công việc đạt mục tiêu.

2. Giao việc có mục tiêu

Giao việc đúng cách giúp nhà quản lý tối đa hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực và kết quả thực hiện công việc. Để nhân viên dốc sức, làm việc có kế hoạch và chủ động sử dụng quỹ thời gian, nhà quản lý cần chú ý trong vấn đề phân công công việc như sau:

Giao việc gắn kèm mục tiêu công việc. Mục tiêu thường được xác định theo phương pháp SMART.
Giao việc cho người được chỉ định cụ thể
Có thời gian thực hiện, deadline cho từng công việc
Nếu có thể, hãy định hướng hoặc gửi kèm tài liệu tham khảo để nhân viên triển khai công việc đúng hướng

Khi cấp trên giao việc đúng cách, nhân viên dễ dàng tiếp nhận thông tin, định hướng và mục tiêu để chủ động kế hoạch thực hiện. Người biết rõ định hướng luôn làm việc nhanh chóng hơn những người được giao việc mà không biết bắt đầu từ đâu, đích đến là gì.

3. Đúng người đúng việc

Nhà quản lý có năng lực và có khả năng nâng cao năng suất tập thể thường biết cách dùng người và hài hòa, cân bằng những cái tôi cá nhân trong tập thể, biết khai thác thế mạnh của từng nhân viên. Muốn vậy, người với vai trò quản lý như CEO, trưởng bộ phận, trưởng nhóm phải thực sự hiểu rõ nhân viên dưới quyền, có như vậy mới khai khác tối đa tiềm năng của họ để nâng cao năng suất.

Để khai thác được những thông tin này, nhà quản lý có thể dựa vào:

Hồ sơ nhân viên: chứa đầy đủ thông tin về quá trình công tác, các vị trí, chức vụ nhân viên từng đảm nhiệm, ghi nhận thành tích, khen thưởng, kỷ luật…
Báo cáo đánh giá năng suất: các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý công việc thường có báo cáo đánh giá năng suất của từng nhân viên. Hệ thống này cho phép nhà quản lý tra cứu thông tin: các đầu việc nhân viên từng thực hiện, kết quả đạt được, năng suất bình quân trong từng dự án…

Xem ngay: Kỹ năng giao việc và giám sát – Chìa khóa cho thành công của quản lý

4. Ghi nhận thành quả của nhân viên

Nhân viên sẽ hài lòng và cống hiến nhiều hơn nếu những nỗ lực của họ được ghi nhận. Ngay cả những người chưa hoàn thành tốt công việc, nhiều chủ doanh nghiệp thường động viên, khích lệ họ cố gắng hơn, thay vì chỉ trích họ. Điều này không đồng nghĩa với việc để nhân viên hài lòng với năng suất bản thân, mà doanh nghiệp sẽ có chế độ lương, thưởng, phúc lợi gắn liền với năng suất thực tế.

Ghi nhận đóng góp của nhân viên là đòn bẩy tinh thần dễ thực hiện, đem lại hiệu quả rõ ràng nhất, xuất phát từ nhu cầu sâu bên trong của mỗi người. Người lao động luôn cảm thấy an tâm, muốn gắn bó với doanh nghiệp khi được công nhận. Ngược lại, họ có cảm giác chán nản, đi làm cho có nếu không có động lực nào thúc đẩy về mặt tinh thần & vật chất cho họ.

5. Xác định khung năng lực & lộ trình thăng tiến minh bạch

Khi có khung năng lực cho từng vị trí và lộ trình thăng tiến, mỗi nhân viên sẽ nhận thấy rõ con đường họ phải đi. Muốn được tăng lương, tăng bậc hay thăng cấp quản lý, nhân viên cần đạt những tiêu chuẩn, thành tựu cụ thể là gì.

Rất nhiều doanh nghiệp nước ngoài đã triển khai hiệu quả phương pháp này để quản lý nhân sự & quản trị năng suất. Đây vừa là thước đo, vừa là động lực cho nhân viên chủ động với lộ trình nghề nghiệp của mình.

6. Công bố chế độ khen thưởng công bằng

Để bổ sung cho những phương pháp trên, người quản lý nên có thêm chế độ khen thưởng, động viên cá nhân xuất sắc. Dựa vào báo cáo kết quả năng suất hàng tháng, người quản lý có thể chọn ra những cá nhân nổi bật để biểu dương, trao quà,… Khi đó, nhân viên không chỉ cảm thấy được ghi nhận, có động lực cố gắng mà còn khuyến khích tinh thần thi đua trong tập thể.

7. Trở thành người lãnh đạo có tầm & tấm gương tiêu biểu

Một tổ chức có tướng giỏi, tất yếu sẽ tạo ra những chiến binh giỏi. Doanh nghiệp có những người lãnh đạo tiêu biểu, có năng lực, thái độ, kỷ luật tốt sẽ kiến tạo một tập thể có trình độ chuyên môn, có sức mạnh đoàn kết.

Tổ chức là hình ảnh phản chiếu của người lãnh đạo, nó gắn liền với hình ảnh, sứ mệnh & văn hóa doanh nghiệp. Lúc này, sức mạnh của truyền thông nội bộ sẽ phát huy vai trò định hướng, dẫn dắt để nhân viên thấm nhuần tư tưởng văn hóa, phong cách làm việc mà nhà lãnh đạo muốn xây dựng.

8. Xây dựng văn hóa tự học

Nhân viên luôn mong muốn làm việc tại một nơi có thể cung cấp cho họ những tri thức, kinh nghiệm mới, ngoài tìm kiếm một công việc để duy trì cuộc sống. Vậy nên, hãy biến tổ chức của mình vừa là môi trường làm việc, vừa là không gian học tập.

Dù ở bất cứ đâu, tự học là phương thức giúp nhân viên cải thiện kỹ năng, kiến thức hữu hiệu nhất. Hãy xây dựng và lan tỏa văn hóa tự học tới mọi nhân viên, để họ nhìn nhau & cùng nhau cải thiện từng ngày. Một khi kiến thức & kỹ năng được cải thiện, năng suất tất yếu cũng sẽ thay đổi theo chiều hướng tích cực.

9. Xây dựng các chương trình đào tạo chất lượng

Xây dựng các chương trình đào tạo nội bộ chất lượng là cách nhiều doanh nghiệp đang triển khai. Cách thức này khá hiệu quả bởi mọi chương trình được đưa ra dựa trên nghiên cứu thực trạng, khảo sát nhu cầu của nhân viên.

Các chương trình đào tạo cao cấp thường liên quan đến:

Phương pháp tư duy logic, giải quyết vấn đề
Phương pháp đổi mới sáng tạo trong công việc
Phương pháp quản trị mục tiêu & công việc cá nhân
Các lớp học kỹ năng: Đàm phán, chốt sales, tiếp cận khách hàng,…
Các khóa học nghiệp vụ liên quan đến công việc của từng bộ phận: Kế toán, Marketing, C&B, BA, Quản lý chất lượng,…

Chương trình đào tạo chất lượng cao thường do người có năng lực giỏi, nhiều năm kinh nghiệm chia sẻ, được thiết kế bài bản. Không ít doanh nghiệp chịu chi mời các chuyên gia huấn luyện, các đơn vị đào tạo chuyên nghiệp để training cho nhân viên.

Sau mỗi khóa đào tạo, nhân viên sẽ được kiểm tra năng lực và quá trình triển khai thực tế để đo đếm hiệu quả, năng suất sau mỗi đợt đào tạo.

10. Xây dựng văn hóa chia sẻ

Chia sẻ tri thức, chia sẻ kinh nghiệm, chia sẻ những kỹ năng sống…, đó là cách nhiều doanh nghiệp đang triển khai để nâng cao nhận thức, thái độ & kỹ năng cho nhân viên trên diện rộng.

Văn hóa chia sẻ trong doanh doanh nghiệp

Văn hóa chia sẻ mang tính cộng đồng. Trong công việc, cách thức này giúp cán bộ nhân viên tương tác thường xuyên hơn, hỗ trợ, cộng tác để trao đổi kinh nghiệm, cùng giải quyết vấn đề và hoàn thành nhiệm vụ một cách tối ưu nhất.

Kiến thức tự học có thể bị giới hạn, nhưng kiến thức đem lại từ việc chia sẻ lẫn nhau là vô hạn. Năng suất cũng từ đó cải thiện chứ không dừng lại ở một con số cố định.

11. Cải thiện khả năng tập trung

Cải thiện khả năng tập trung cũng là cách giúp nâng cao năng suất làm việc. Trung bình mỗi người mất hơn 25 phút để lấy lại sự tập trung sau khi bị sao nhãng hoặc phân tâm bởi chuyện khác.

Khi tập trung, năng suất của mỗi cá nhân cao hơn gấp nhiều lần so với khi bị phân tán sự chú ý. Để cải thiện sự tập trung, bạn có thể tham khảo các phương pháp:

Tránh các yếu tố gây sao nhãng như điện thoại, vật dụng trang trí, tiếng ồn quanh khu vực làm việc
Sử dụng phương pháp Pomodoro:
- Bước 1: Chọn công việc mình sẽ làm.
- Bước 2: Đặt thời gian, thông thường là 25 phút.
- Bước 3: Làm việc cho đến khi hết 25 phút
- Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút.
- Bước 5: Sau 4 lần nghỉ giải lao trên thì nghỉ dài hơn với 10 phút (hoặc 15 – 30 phút tùy công việc và sức của mỗi người).
Có chế độ làm việc, nghỉ ngơi khoa học
Cải thiện sức khỏe trí não

Năng suất còn phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như môi trường làm việc, công nghệ, văn hóa doanh nghiệp và thể trạng của nhân viên. Dưới đây là 4 cách tăng năng suất làm việc có liên quan:

12. Kiến tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp

Môi trường làm việc là yếu tố ảnh hướng lớn đến năng suất làm việc của nhân viên. Bao gồm cơ sở vật chất, không gian làm việc, con người tại nơi làm việc. Để năng suất làm việc cao thì môi trường cần đảm bảo yếu tố:

Diện tích ngồi làm việc/nhân viên lớn hơn diện tích trung bình tối thiểu
Không gian làm việc không bị ảnh hưởng bởi tiếng ồn
Máy móc, thiết bị đảm bảo hoạt động tốt, chẳng hạn như máy tính, bàn phím, phần mềm,…
Không khí và nhịp điệu công việc: đảm bảo nơi công sở hạn chế tối đa việc gây ồn ào, mất trật tự, mọi người chủ động làm việc được giao…

13. Đưa công nghệ vào hoạt động vận hành & quản trị

Đưa công nghệ vào hoạt động quản trị và vận hành giúp nhân viên tại từng bộ phận tự động hóa các công việc thường ngày, dành thời gian nhiều hơn để tạo ra các giá trị mới, cần nhiều chất xám hơn.

Văn phòng số chính là giải pháp đồng bộ giúp doanh nghiệp tối ưu phương thức làm việc, nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh. Các đặc trưng của bản của văn phòng số bao gồm:

Hợp nhất: Văn phòng số quản lý tập trung hàng loạt phần mềm riêng lẻ trên một nền tảng duy nhất giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao tính hiệu quả của công việc.
Hợp lý: Người dùng văn phòng số sẽ dễ dàng lưu trữ, tra cứu thông tin thông qua giao diện trực quan và hệ thống công nghệ hiện đại.
An toàn: Văn phòng số giám sát lịch sử thay đổi và phân quyền tiếp cận cho từng cá nhân giúp doanh nghiệp bảo mật dữ liệu kinh doanh.
Tinh gọn, tiện ích: Mô hình làm việc số trao quyền cho nhân viên làm việc, cộng tác từ xa, nhận thông báo và truy cập tức thì.

Nếu như trước đây nhân viên & nhà lãnh đạo phải mất hàng giờ chờ đợi, tổng hợp số liệu thì nền tảng quản trị doanh nghiệp sẽ làm việc ấy thay thế con người. Mọi dữ liệu của các ứng dụng liên quan sẽ được tổng hợp và báo cáo một cách nhanh chóng, chính xác nhất.

Dùng ngay miễn phí

14. Có chế độ làm việc, nghỉ ngơi hợp lý

Hãy thiết lập một chế độ sống khoa học, có thời gian làm việc, nghỉ ngơi hợp lý. Bởi suy cho cùng, chỉ khi con người có sức khỏe, có tâm lý thoải mái thì mọi việc mới suôn sẻ. Đây là cách tăng năng suất làm việc cá nhân ai cũng cần lưu ý.

Dù trong bất cứ độ tuổi nào, vị trí công việc nào, vai trò lớn hay nhỏ, hãy dành thời gian để:

Ngủ đủ giấc, ăn uống đủ dinh dưỡng
Dành thời gian tập thể dục, vận động mỗi ngày
Không làm việc liên tục nhiều giờ đồng hồ, hãy dành thời gian thư giản khoảng 10 phút sau mỗi giờ làm việc….

15. Tạo thói quen chủ động trong công việc

Chủ động giúp chúng ta làm chủ nhiều tình huống trong công việc và cuộc sống. Thói quen chủ động được hình thành từ ý thức, trách nhiệm & sự rèn luyện. Muốn nhân viên chủ động, nhà quản lý hãy áp dụng một số nguyên tắc sau:

Ai cũng cần có To do list
Loại bỏ sự trì hoãn: công việc quan trọng và cấp thiết cần được ưu tiên. Mọi công việc cần có thời hạn để nhân viên chủ động bố trí thời gian thực hiện
Gắn nhiệm vụ với trách nhiệm
Tương tác nhiều hơn ngay cả khi thực hiện các công việc cá nhân

III. Áp dụng công nghệ để nâng cao hiệu suất làm việc

Việc áp dụng vào công nghệ vào việc quản lý điều hành doanh nghiệp hiện là yếu tố tất yêu mà doanh nghiệp không thể đi ngược lại. Vì vậy có rất nhiều công cụ giúp doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên. MISA AMIS Công việc là một trong những ứng dụng quản lý tiến độ, theo dõi hiệu suất nhân viên tối ưu nhất hiện nay. Với thiết kế hệ thống báo cáo đo lường hiệu suất tự động theo thời gian thực, người quản lý dễ dàng đưa ra những điều chỉnh tức thì để tối đa hóa kết quả công việc.