Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không là vấn đề nhiều kế toán và doanh nghiệp quan tâm khi áp dụng Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Việc lập hóa đơn sai thời điểm không chỉ ảnh hưởng đến kê khai thuế mà còn có thể bị xử phạt theo quy định. Nếu bạn đang thắc mắc hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không, ngày ký số có được khác ngày lập hóa đơn hay mức xử phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm, hãy theo dõi ngay bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS để cập nhật quy định mới nhất.
1. Hoá đơn điện tử là gì?
Căn cứ vào quy định tại Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được phân thành các loại như sau:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi người bán gửi cho người mua
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua mà không có mã của cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế là hóa đơn được lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng chuẩn.
Xem chi tiết về hoá đơn điện tử tại đây
2. Căn cứ pháp lý quy định thời điểm xuất hóa đơn điện tử
Trước khi xác định hóa đơn điện tử có hóa đơn được cách số hoặc lùi ngày không, cần xác định đúng thời điểm lập hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật.
Hiện nay, thời điểm lập hóa đơn điện tử được quy định tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đây là căn cứ pháp lý để doanh nghiệp xác định thời điểm lập hóa đơn đối với trường hợp bán hàng, cung cấp dịch vụ cũng như đánh giá việc lập hóa đơn có đúng quy định hay không.
Cụ thể như sau:
- Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc người bán đã thu được tiền hay chưa. Quy định áp dụng cho cả hoạt động bán hàng hóa thông thường, bán hoặc chuyển nhượng tài khoản công và bán hàng dự trữ quốc gia
- Đối với hàng hóa xuất khẩu: Đối với hàng hóa xuất khẩu(bao gồm cả gia công xuất khẩu), người bán được tự xác định thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử, nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan
- Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, bao gồm cả dịch vụ cung cấp cho tổ chức, cá nhân nước ngoài, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Riêng khoản tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ theo quy định của Bộ Luật Dân sự thì không phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền đặt cọc
- Trường hợp giao hàng hoặc bàn giao nhiều lần: Nếu việc giao hàng hoặc bàn giao dịch vụ được thực hiện thành nhiều lần hoặc theo từng hạng mục, từng công đoạn thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng và giá trị hàng hóa, dịch vụ đã được giao
- Các lĩnh vực kinh doanh đặc thù: Đối với một số ngành nghề, lĩnh vực đặc thù như điện, nước, viễn thông, truyền hình, công nghệ số, nền tảng số, vận tải, bảo hiểm, quảng cáo điện tử, tài sản mã hóa, giao dịch trên sàn các bon và một số hoạt động đặc thù khác, thời điểm lập hóa đơn được thực hiện theo các quy định riêng tại Điều 9 Nghị định 254/2026 nhằm phù hợp với đặc điểm đối soát dữ liệu và phương thức cung cấp của từng lĩnh vực.
3. Hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không?
Hóa đơn điện tử không được phép xuất lùi ngày nếu việc lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật.
Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định tùy theo trường hợp bán hàng, cung cấp dịch vụ và một số lĩnh vực kinh doanh đặc thù.
Cụ thể:
- Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa
- Đối với cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ trường hợp nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng theo quy định của pháp luật
- Đối với 1 số ngành nghề, lĩnh vực đặc thù, thời điểm lập hóa đơn được thực hiện theo quy định riêng tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Như vậy, doanh nghiệp phải lập hóa đơn đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn theo quy định. Việc cố ý ghi ngày trên hóa đơn sớm hoặc muộn hơn thời điểm phải lập hóa đơn (thường được gọi là xuất hóa đơn lùi ngày) là không phù hợp với quy định về thời điểm lập hóa đơn.
Bên cạnh đó, tại điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP còn quy định về nguyên tắc đánh số hóa đơn điện tử như sau:
- Số hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn
- Mỗi số hóa đơn chỉ được sử dụng 1 lần duy nhất
- Trường hợp doanh nghiệp sử dụng hệ thống lập hóa đơn điện tử có cơ chế cấp số khác với nguyên tắc đánh số liên tục thì hệ thống vẫn phải bảo đảm số hóa đơn tăng theo thời gian lập hóa đơn và không được trùng lặp.
Do đó, doanh nghiệp không được tự ý bỏ số, thay đổi thứ tự hoặc cố tình lập hóa đơn lùi ngày nhằm điều chỉnh trình tự phát hành hóa đơn. Việc lập hóa đơn phải vừa đúng thời điểm theo Điều 9, vừa tuân thủ nguyên tắc đánh số hóa đơn theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Trong trường hợp hóa đơn đã lập không đúng thời điểm hoặc phát hiện có sai sót, doanh nghiệp không được tự ý sửa ngày trên hóa đơn hoặc lập hóa đơn lùi ngày, mà phải thực hiện xử lý theo quy định về điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Đọc thêm: Bãi bỏ quy định về việc hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định
4. Quy định về ngày ký và ngày lập hóa đơn điện tử mới nhất
Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán hoặc người mua (đối với trường hợp người mua có ký số) sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử và được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm.
Trường hợp thời điểm ký số khác với thời điểm lập hóa đơn, người bán vẫn phải bảo đảm:
- Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, việc gửi hóa đơn đến cơ quan thuế để cấp mã phải được thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn
- Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, dữ liệu hóa đơn phải được chuyển đến cơ quan thuế chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn, trừ trường hợp được gửi theo bảng tổng hợp theo quy định
Ngoài ra, người bán thực hiện kê khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn, còn người mua được kê khai thuế khi nhận được hóa đơn bảo đảm đầy đủ nội dung, hình thức theo quy định của pháp luật.
Do đó, ngày ký số có thể khác ngày lập hóa đơn, nhưng doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ thời hạn gửi hóa đơn hoặc chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế theo quy định. Việc ngày ký số muộn hơn ngày lập hóa đơn không làm hóa đơn mất giá trị pháp lý, nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện quy định tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
5. Mức phạt nếu xuất hóa đơn sai thời điểm
Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 14 Điều 1 Nghị định 310/2025/NĐ-CP, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính như sau:
- Phạt cảnh cáo: Áp dụng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất), hoặc xuất hàng dưới hình thức cho vay, cho mượn, hoàn trả hàng hóa và chỉ lập 01 số hóa đơn.
- Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp thuộc diện bị phạt cảnh cáo nêu trên.
- Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng: Áp dụng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn, trừ các trường hợp thuộc diện phạt cảnh cáo hoặc các trường hợp được quy định riêng tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã được sửa đổi, bổ sung.
Kết luận
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp không được lập hóa đơn điện tử lùi ngày nếu không đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn. Đồng thời, việc đánh số hóa đơn, ký số và gửi dữ liệu đến cơ quan thuế cũng phải tuân thủ đúng quy định để bảo đảm tính hợp pháp của hóa đơn và tránh bị xử phạt. Vì vậy, doanh nghiệp và kế toán cần nắm rõ hóa đơn điện tử có xuất lùi ngày được không, cũng như quy định về thời điểm lập hóa đơn, ngày ký số và cách xử lý hóa đơn sai sót để thực hiện đúng quy định và hạn chế rủi ro trong quá trình kê khai, hạch toán thuế.
Để hạn chế rủi ro khi lập hóa đơn điện tử, hạch toán và kê khai thuế, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA AMIS Kế toán – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA AMIS.
Hệ sinh thái MISA AMIS kết nối đồng bộ kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, ngân hàng, thuế và nhân sự trên một nền tảng thống nhất, giúp dữ liệu được liên thông, giảm nhập liệu thủ công, kiểm soát thời điểm lập hóa đơn và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.
Với AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể:
- Phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử.
- Khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử từ bộ mẫu sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại.
- Kiểm tra tình trạng thông báo phát hành hóa đơn: Giúp kiểm soát được các tình trạng của Thông báo phát hành hóa đơn, từ đó tránh được việc bị phạt do phát hành HĐĐT khi chưa có hiệu lực.
- Quản lý hóa đơn do viết sai, mất, cháy hỏng: Giúp doanh nghiệp quản lý danh sách các hóa đơn bị xóa do viết sai thông tin để thông báo cho cơ quan thuế biết; quản lý mất, cháy, hỏng hóa đơn và tình trạng còn hiệu lực hay không.
- Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.
