Phương pháp hủy hóa đơn điện tử

Hủy hóa đơn điện tử là một quy trình quan trọng mà các doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro hành chính. Vậy phương pháp hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết các bước, quy trình và những lưu ý quan trọng khi hủy hóa đơn điện tử, giúp doanh nghiệp xử lý hiệu quả và đúng quy định.

1. Khái niệm về hủy hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 10 Điều 3 Nghị định 123, hủy hóa đơn điện tử được hiểu là việc làm cho hóa đơn, chứng từ không còn giá trị sử dụng. Đây là khái niệm quan trọng mà người nộp thuế cần nắm rõ để tránh nhầm lẫn với khái niệm tiêu hủy hóa đơn.

Cụ thể, tiêu hủy hóa đơn điện tử (quy định tại Khoản 11 Điều 3 Nghị định 123) là hành động làm cho hóa đơn, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập hay tham chiếu các nội dung đã có trong hóa đơn, chứng từ bị tiêu hủy.

Như vậy, hủy hóa đơn điện tử và tiêu hủy hóa đơn điện tử là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau, cả về mục đích lẫn cách thực hiện. Người nộp thuế cần hiểu rõ sự khác biệt này để áp dụng đúng quy trình trong từng trường hợp cụ thể.

2. Các trường hợp hủy hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Điểm b Khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử đã phát hành được hủy trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn điện tử có sai sót nhưng chưa gửi cho người mua: Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua và có sai sót. Người bán phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn có sai sót, lập hóa đơn mới thay thế để đảm bảo thông tin chính xác.
• Hóa đơn lập khi thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ nhưng không thực hiện được dịch vụ: Trong trường hợp người bán lập hóa đơn điện tử khi nhận tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp dịch vụ (theo Khoản 2 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), nhưng sau đó việc cung cấp dịch vụ bị hủy bỏ hoặc chấm dứt, hóa đơn đã phát hành cần được hủy bỏ.

> Xem thêm: Cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai theo Thông tư 78 và Nghị định 123

3. Trình tự hủy hóa đơn điện tử

Các bước hủy hóa đơn điện tử như sau:

• Bước 1: Thông báo sai sót với cơ quan thuế

Người bán gửi thông báo sai sót bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP) đến cơ quan thuế, thông báo việc hủy hóa đơn điện tử có mã sai sót và lập hóa đơn mới. Hóa đơn mới cần được ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã.

• Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới

Kế toán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới như quy trình thông thường, ký số và gửi cơ quan thuế để nhận mã hóa đơn thay thế. Sau khi nhận mã mới, hóa đơn được gửi đến người mua.

• Bước 3: Hủy hóa đơn có sai sót
  

Thực hiện hủy hóa đơn đã báo sai sót bằng cách chọn xóa/hủy hóa đơn trên hệ thống quản lý hóa đơn điện tử.

• Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn

Doanh nghiệp lập biên bản thỏa thuận với người mua, xác nhận hủy bỏ hóa đơn để tránh rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

• Bước 5: Tra cứu trạng thái hóa đơn

Doanh nghiệp kiểm tra lại trên cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế (http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/) để đảm bảo hóa đơn đã được hủy thành công và nhận thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế.

>> Có thể bạn quan tâm: Cách hủy hóa đơn còn tồn theo quy định cũ khi chuyển sang hóa đơn điện tử

4. Thời hạn hủy hóa đơn điện tử

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thời hạn hủy hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử được xác định như sau:

• Hủy hóa đơn theo thông báo của doanh nghiệp:

Thời hạn hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Doanh nghiệp cần hoàn thành việc hủy hóa đơn trong thời gian này để tránh vi phạm quy định về quản lý hóa đơn.

• Hủy hóa đơn theo thông báo của cơ quan thuế:

Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp bị cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp phải tiến hành hủy hóa đơn trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày nhận thông báo của cơ quan thuế hoặc kể từ ngày tìm lại được hóa đơn bị mất.

Lưu ý: Việc hủy hóa đơn cần được thực hiện đúng quy định và lưu trữ hồ sơ đầy đủ để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.

>> Có thể bạn quan tâm: Vì sao DN cần sử dụng đồng bộ phần mềm kế toán online MISA AMIS và hóa đơn điện tử MISA meInvoice?

5. Mức xử phạt khi vi phạm quy định về hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP,  mức xử phạt đối với hành vi vi phạm về hủy hóa đơn được quy định như sau:

1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.
2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
3. a) Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;
4. b) Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;
5. c) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.
6. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
7. a) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;
8. b) Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;
9. c) Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;
10. d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;

đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;

1. e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.
2. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.

Theo đó, nếu doanh nghiệp hoặc cá nhân vi phạm các quy định về hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn, có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng, tùy thuộc vào mức độ và hành vi vi phạm cụ thể.

Ngoài hình phạt tiền, chủ thể vi phạm còn bị buộc thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả, bao gồm việc hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn theo đúng quy trình được pháp luật quy định. Điều này nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành, đồng thời khắc phục những ảnh hưởng tiêu cực do hành vi vi phạm gây ra.

Trên đây là toàn bộ nội dung về “Phương pháp hủy hóa đơn điện tử”. MISA AMIS mong rằng những nội dung chia sẻ từ bài viết sẽ đem lại những thông tin và hướng dẫn thiết thực giúp các bạn kế toán trong doanh nghiệp xử lý việc hủy hóa đơn điện tử được nhanh chóng và kịp thời.

Sử dụng hoá đơn chuyển đổi theo thông tư 78 là nhiệm vụ của các doanh nghiệp để đáp ứng lộ trình sử dụng hoá đơn điện tử như đã ban hành của Tổng cục Thuế. Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng: 

• Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, cho phép phát hành hoá đơn điện tử theo thông tư 78 ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: