Bãi bỏ quy định về việc hủy hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Nghị định 70/2025/NĐ-CP chính thức bãi bỏ quy định về việc hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót, đánh dấu bước chuyển đổi quan trọng trong quản lý hóa đơn điện tử tại Việt Nam. Thay vì hủy bỏ hóa đơn đã lập sai, doanh nghiệp sẽ áp dụng các phương án điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử, giúp đơn giản hóa thủ tục, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả quản lý thuế. Bài viết dưới đây phân tích chi tiết những thay đổi về quy định này và những lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ để tuân thủ đúng pháp luật.

1. Bãi bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Trước đây, theo khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót, thì người bán thực hiện gửi Thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT để đề nghị hủy hóa đơn điện tử sai sót; Sau đó lập lại hóa đơn điện tử mới và gửi cơ quan thuế cấp mã thay thế. Cơ quan thuế thực hiện việc hủy hóa đơn sai sót đã được lưu trên hệ thống.

Tuy nhiên, quy định này đã chính thức bị bãi bỏ theo khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP). Tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP có nêu rõ khi phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót sẽ không hủy hóa đơn đã lập có sai sót mà thay vào đó sẽ sử dụng các phương án điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai.

2. Các quy định mới khi hóa đơn điện tử có sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/6/2025, các hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sẽ xử lý như sau:

• Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
• Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử
• Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập sai thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo 70/2025/NĐ-CP để người bán kiểm tra nội dung sai. Người bán có trách nhiệm rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện điều chỉnh, thay thế hóa đơn theo quy định

3. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót

3.1. Quy trình xử lý hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót trước ngày 01/06/2025

Theo quy định tại khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối với trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì thực hiện như sau: 

Bước 1: Thông báo sai sót với cơ quan thuế

• Người bán gửi thông báo sai sót bằng Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA Nghị định 123/2020/NĐ-CP) đến cơ quan thuế, thông báo việc hủy hóa đơn điện tử có mã sai sót và lập hóa đơn mới. Hóa đơn mới cần được ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã.

Bước 2: Lập hóa đơn điện tử mới

• Kế toán tiến hành lập hóa đơn điện tử mới như quy trình thông thường, ký số và gửi cơ quan thuế để nhận mã hóa đơn thay thế. Sau khi nhận mã mới, hóa đơn được gửi đến người mua.

Bước 3: Hủy hóa đơn có sai sót

• Thực hiện hủy hóa đơn đã báo sai sót bằng cách chọn xóa/hủy hóa đơn trên hệ thống quản lý hóa đơn điện tử.

Bước 4: Lập biên bản thỏa thuận hủy hóa đơn

• Doanh nghiệp lập biên bản thỏa thuận với người mua, xác nhận hủy bỏ hóa đơn để tránh rủi ro khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Bước 5: Tra cứu trạng thái hóa đơn

• Doanh nghiệp kiểm tra lại trên cổng thông tin tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế (http://tracuuhoadon.gdt.gov.vn/) để đảm bảo hóa đơn đã được hủy thành công và nhận thông báo chấp nhận từ cơ quan thuế.

3.2. Quy trình xử lý hóa đơn điện tử khi có sai sót sau ngày 01/06/2025

Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác

Theo quy định tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác thì thực hiện các bước sau:

Bước 1: Xác định nội dung sai sót

• Kiểm tra hóa đơn đã lập để xác định loại sai sót.
• Đảm bảo rằng mã số thuế của người mua đúng và không có sai sót về hàng hóa, số lượng, giá trị, thuế suất.

Bước 2: Thông báo với người mua và lập văn bản thỏa thuận

• Thông báo cho người mua biết về sai sót trên hóa đơn là lập văn bản thỏa thuận trước khi gửi thông báo đến cơ quan thuế
• Hai bên thống nhất rằng không cần lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế, do sai sót không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

Bước 3: Thông báo với cơ quan thuế

• Lập Thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA) gửi đến cơ quan thuế quản lý.
• Ghi rõ các nội dung trên hóa đơn, bao gồm:
  • Số hóa đơn, ngày lập, mã cơ quan thuế cấp;
  • Nội dung sai sót: ghi rõ phần sai về tên, địa chỉ người mua;

Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng

Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn điện tử

Trước tiên, doanh nghiệp cần kiểm tra và xác định chính xác các sai sót trên hóa đơn như sai về mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc hàng hóa, dịch vụ không đúng quy cách hoặc chất lượng.

Bước 2: Thông báo với người mua và lập văn bản thỏa thuận

Nếu người mua là cá nhân người bán phải thực hiện Thông báo cho người mua hoặc đăng thông báo trên website của người bán (nếu có).

Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai trước khi gửi thông báo đến cơ quan thuế. Biên bản này cần nêu rõ:

• Thông tin hóa đơn gốc (số, ký hiệu, ngày lập).
• Nội dung sai sót và nội dung cần điều chỉnh.
• Lý do điều chỉnh.
• Chữ ký điện tử của cả hai bên.

Bước 3: Lựa chọn hình thức xử lý hóa đơn sai

Sau khi thống nhất, người bán sẽ lựa chọn một trong hai phương án:

• Lập hóa đơn điều chỉnhhóa đơn đã lập sai. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

• Hoặc lập hóa đơn thay thế mới thay thế cho hóa đơn điện tử lập sai.Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”

Bước 4: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mới

• Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập sai sau đó người bán gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế) hoặc gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Trong trường hợp trong tháng người bán đã lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua trong cùng tháng thì người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho tất cả các hóa đơn đó và đính kèm bảng kê chi tiết theo mẫu 01/BK-ĐCTT.

Bước 5: Kê khai thuế theo hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Doanh nghiệp thực hiện kê khai thuế dựa trên hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế mới, đồng thời lưu giữ đầy đủ văn bản thỏa thuận và chứng từ liên quan để đối chiếu khi cần.

4. Mức xử phạt khi vi phạm quy định về hóa đơn điện tử

Căn cứ theo quy định tại Điều 27 Nghị định 125/2020/NĐ-CP,  mức xử phạt đối với hành vi vi phạm về hủy hóa đơn được quy định như sau:

1. Phạt cảnh cáo đối với hành vi hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 đến 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định mà có tình tiết giảm nhẹ.

2. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy không đúng quy định các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, hóa đơn không còn giá trị sử dụng;

b) Không hủy các hóa đơn đã phát hành nhưng chưa lập, không còn giá trị sử dụng; không hủy hóa đơn mua của cơ quan thuế đã hết hạn sử dụng;

c) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 01 ngày đến 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định, trừ trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Phạt tiền từ 4.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:

a) Hủy, tiêu hủy hóa đơn quá thời hạn từ 11 ngày làm việc trở lên, kể từ ngày hết thời hạn phải hủy, tiêu hủy hóa đơn theo quy định;

b) Không hủy, không tiêu hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật;

c) Không hủy hóa đơn điện tử khi lập sai sót sau khi quá thời hạn cơ quan thuế thông báo cho người bán về việc kiểm tra sai, sót;

d) Không hủy hóa đơn đặt in chưa phát hành nhưng không còn sử dụng theo quy định;

đ) Hủy, tiêu hủy hóa đơn không đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật;

e) Tiêu hủy hóa đơn không đúng các trường hợp phải tiêu hủy theo quy định.

4. Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc hủy, tiêu hủy hóa đơn đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2, điểm b, c, d khoản 3 Điều này.

Theo đó, nếu doanh nghiệp hoặc cá nhân vi phạm các quy định về hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn, có thể bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 2.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng, tùy thuộc vào mức độ và hành vi vi phạm cụ thể.

Ngoài hình phạt tiền, chủ thể vi phạm còn bị buộc thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả, bao gồm việc hủy hoặc tiêu hủy hóa đơn theo đúng quy trình được pháp luật quy định. Điều này nhằm đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành, đồng thời khắc phục những ảnh hưởng tiêu cực do hành vi vi phạm gây ra.

Kết luận

Việc bãi bỏ quy định hủy hóa đơn điện tử khi có sai sót theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp trong việc xử lý hóa đơn sai sót mà còn giúp cơ quan thuế nâng cao hiệu quả quản lý, giảm thiểu các rủi ro pháp lý liên quan đến việc hủy bỏ hóa đơn. Doanh nghiệp cần nhanh chóng cập nhật và điều chỉnh quy trình phát hành, xử lý hóa đơn điện tử, áp dụng linh hoạt phương án điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn để đảm bảo tuân thủ đúng quy định mới, đồng thời tránh các sai sót không đáng có trong hoạt động kế toán – tài chính.

Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán thông minh thế hệ mới MISA AMIS có khả năng:

• Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, cho phép phát hành hoá đơn điện tử theo thông tư 32/2025/TT-BTC ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
• Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
• Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ.
• Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.

Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…

Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: