7+ Bước quy trình tính lương nhân viên bài bản, chuẩn hóa quy trình

Quy trình tính lương đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp từ quản lý tài chính, vận hành đến quản lý nhân sự. Dưới đây là những vai trò chính của quy trình tính lương trong doanh nghiệp. Tuy vậy, quy trình tính lương đòi hỏi mức độ chuyên môn và chính xác cao. Do đó để thiết kế được quy trình hoàn hảo và minh bạch rất cần thiết. Cùng xem chi tiết vai trò và các thiết lập quy trình tính lương nhân viên tiêu chuẩn hiện nay:

Tải miễn phí – Tải miễn phí – Báo cáo đo lường và Chi phí nhân sự

1. Tại sao cần xây dựng quy trình tính lương nhân viên?

Có quy trình tính lương chuẩn giúp nhân sự cảm thấy công bằng, được trả lương đúng và công bằng dựa trên công việc, giờ làm việc và các yếu tố khác. Điều này tạo ra môi trường làm việc minh bạch, tăng cường lòng tin và động lực làm việc của nhân viên.

Một quy trình, hay cách tính toán lương thưởng khoa học, chuẩn hóa, rõ ràng sẽ mang lại những lợi ích sau: 

• Đảm bảo công bằng, minh bạch, chính xác: Quy trình rõ ràng giúp mọi nhân viên hiểu được cách tính lương của mình, từ đó tăng cường niềm tin và sự hài lòng đối với doanh nghiệp.
• Tuân thủ pháp luật: Tuân thủ các quy định pháp luật riêng về trả lương, bảo hiểm xã hội, thuế TNCN và các khoản phụ cấp khác. Việc doanh nghiệp có quy trình tính lương chuẩn giúp tránh các rủi ro về pháp lý hoặc phạt tiền.
• Quản lý tài chính hiệu quả: Tính lương đúng, chuẩn và kịp thời giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền hiệu quả. Theo đó, quy trình tính lương chuẩn sẽ dự đoán và lập kế hoạch tài chính tốt hơn, đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ nguồn lực để thanh toán các chi phí nhân sự.
• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Một quy trình chuẩn hóa và tự động hóa giúp giảm thiểu thời gian và chi phí cho việc tính lương hàng tháng, đồng thời giải phóng nguồn lực để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác.
• Nâng cao hiệu quả & tạo động lực làm việc nhân viên: Quy trình tính lương rõ ràng và hiệu quả giúp giảm thắc mắc nhân sự về lương bổng, từ đó họ có thể tập trung vào công việc, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc.
• Tăng cường bảo mật: Một quy trình chuẩn hóa và bảo mật giúp bảo vệ thông tin cá nhân và dữ liệu lương của nhân viên khỏi các rủi ro về bảo mật và truy cập trái phép.
• Hỗ trợ ra quyết định: Thông tin lương được chuẩn hóa và lưu trữ có hệ thống giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan và chi tiết về chi phí nhân sự, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược một cách hiệu quả.
• Nâng cao sự chuyên nghiệp: Quy trình chuẩn hóa phản ánh sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp, góp phần tạo sự haì lòng, xây dựng hình ảnh tốt đẹp và uy tín trong mắt nhân viên và đối tác.

Việc chuẩn hóa quy trình tính lương không chỉ là một yêu cầu pháp lý mà còn là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và bền vững.

Bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý tính lương – đảm bảo quy trình minh bạch chính xác? Thử ngay phần mềm MISA AMIS Tính lương ngay:

2. Quy trình tính lương nhân viên bài bản qua 7 bước chuẩn khoa học

Một quy trình tính lương nhân viên khoa học được xây dựng bởi nhiều bước cụ thể, trong phần dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích chi tiết từng bước thiết lập:

2.1 Bước 1: Thu thập dữ liệu tính lương

Để có một bảng lương hoàn chỉnh gửi đến người lao động, thì bước đầu tiên cần phải làm là phải thu thập đầy đủ và chính xác các dữ liệu tính lương. Đó là thông tin về số giờ làm việc, ngày công, tăng ca, nghỉ phép, hoặc các khoản thưởng, phụ cấp, thông tin thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ khác.

Đối với 1 số ngành nghề, lĩnh vực đặc thù thì việc tính lương nhân viên sẽ cần thu thập thêm các thông tin như % hoàn thành mục tiêu KPI, doanh số hoặc kết quả sản xuất. Trường hợp này thường được áp dụng cho nhân viên kinh doanh, nhân viên sản xuất.

• Danh sách chấm công (được tính bằng số giờ công mỗi ngày làm việc của nhân viên, nhân viên chấm công qua thẻ hoặc dấu vân tay)
• Doanh số (thường áp dụng đối với nhân viên kinh doanh)
• KPI
• Hiệu suất sản phẩm,…

>> Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng chấm công đơn giản, dễ hiểu trên excel

Để việc xây dựng dữ liệu tính lương nhanh chóng và chính xác, người làm lương cần chú ý những mục tính lương sau:

• Lương cơ bản: Mức lương người lao động được hưởng khi làm việc hành chính, trong điều kiện bình thường, quy định theo Nghị định số 153/2016 NĐ-CP. 
• Lương đóng bảo hiểm xã hội: mức lương được quy định tại thông tư 59/2015/TT-BLĐTBXH. 
• Lương thử việc: chiếm 80 – 85% mức lương của cơ bản, tùy thuộc vào quy định của mỗi doanh nghiệp.
• Lương khoán: mức lương cho người làm công mang tính chất thời vụ.
• Lương thời gian: mức lương tính cho toàn lãnh đạo, nhân viên

2.2 Bước 2: Đối chiếu bảng lương, xác nhận dữ liệu

Việc đối chiếu và xác nhận dữ liệu lương đóng vai trò quan trọng trong quy trình tính lương.  Quy trình này đảm bảo các dữ liệu được thiết lập chính xác, chuẩn chỉnh. Thông thường, người phụ trách đối chiếu sẽ là bộ phận phụ trách chấm công, cũng như trưởng bộ phận. 

• Kiểm tra & đối chiếu danh sách với các dữ liệu thu thập được.
• Đối chiếu kết quả với người lao động: Thông thường, trước khi tính lương, quản lý nhân sự cần gửi bảng chấm công, bảng doanh thu,… qua email hoặc phần mềm làm việc riêng cho người lao động để xác nhận.

Nếu có phản hồi sai sót hay nhầm lẫn trong quy trình, người quản lý cần nhanh chóng giải quyết kịp thời các vấn đề phát sinh để đảm bảo thời trả lương không bị ảnh hưởng.

>> Xem thêm:

• Cách tính lương giáo viên các cấp theo nghị quyết
• Cách lập phiếu lương hàng loạt với excel

2.3 Bước 3: Lập bảng tính lương

Bộ phận kế toán sẽ là người phụ trách công việc lập bảng tính lương cho nhân viên. Việc lập bảng tính lương cần đảm bảo phải được thực hiện đúng đối tượng, và có độ chính xác tuyệt đối. Hiện nay, việc tính lương nhân viên được thực hiện theo hai hình thức chủ yếu – Excel và phần mềm tính lương chuyên biệt. Nhìn chung, mỗi hình thức đều có ưu, nhược điểm:

• Với Excel: Việc tính lương trên excel thường được áp dụng tại công ty có quy mô nhân sự nhỏ và ít phát sinh vấn đề hành chính – kế toán.
• Với phần mềm tính lương: Phần mềm được áp dụng hiệu quả trong mọi loại hình doanh nghiệp và trên mọi thiết bị. Không chỉ giúp tính lương, phần mềm này còn là nơi lưu giữ toàn bộ dữ liệu của nhân viên như hợp đồng, văn bản hành chính, tư liệu phỏng vấn,…

Hiện nay, Amis Tiền lương được đánh giá là một trong những phần mềm tính lương tối ưu nhất, phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, với các tính năng vượt trội, đáp ứng cả các hình thức tính lương phức tạp.

Nhìn chung, nếu nghiệp vụ kế toán đơn giản, cần sự chủ động thì thiết lập quy trình tính lương nhân viên qua excel sẽ được ưu tiên hơn các phần mềm khác. Tuy nhiên, khi xét trên bình diện một doanh nghiệp hàng nghìn người thì một phần mềm công nghệ sẽ có lợi thế hơn rất nhiều: 

1. Số lượng nhân sự: Số lượng quản lý là lí do rõ ràng nhất để quản lý nhân sự cân nhắc sử dụng phần mềm công nghệ: 65000 dòng là con số tối đa mà excel có thể cung cấp cho người sử dụng  Vì vậy, để quản lý doanh nghiệp hàng nghìn nhân viên không phải lập hàn chục bảng excel để quản lý được. Chưa kể, vấn đề quản lý, đánh giá hồ sơ cũng khiến dung lượng lưu trữ trên excel bị quá tải gây ách tắc. Và hãy tưởng tượng khi cùng một thời điểm, có hàng trăm nhân viên muốn vào xem tư liệu thì sao? Nhưng một phần mềm nhân sự có thể giải quyết được vấn đề này một cách dễ dàng
2. Về tính bảo mật: Tính lương bằng excel sẽ không bao giờ có tác dụng bằng sử dụng phần mềm. Tính bảo mật tuyệt đối sẽ giúp người dùng không thể tự ý xóa dữ liệu khi không được phép thao tác. Còn với excel, việc chuyển tiếp dữ liệu cho nhân viên có thể làm thông tin bị xáo trộn, hoặc ai đó vô tình xóa mất dữ liệu cho phép. 
3. Thao tác khi sử dụng: Tại excel, để nhập dữ liệu, phòng quản lý nhân sự bắt buộc phải nhập tay thủ công từng dòng, từng cột, rồi lại từng trang tính, áp dụng các hàm tính toán. Việc này vô cùng mất công sức của người thực hiện. Trong khi đó, cơ chế tự nhập của phần mềm công nghệ có thể rút ngắn thời gian, công sức quá dễ dàng.
4. Kiến thức áp dụng: Để sử dụng excel, người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn như cách sử dụng các hàm,… để có thể trình bảy thông tin theo cách trực quan nhất. Nhưng phần mềm công nghệ không khó khăn đến vậy, bạn chỉ cần đưa số vào mục thiết lập, máy tính sẽ tự thực hiện các công đoạn cho quản lý nhân sự. 
5. Quá trình xử lý dữ liệu chậm: Nếu doanh nghiệp có hàng nghìn dòng, nghìn cột trên excel để quản lý thì chẳng dễ dàng gì để tìm kiếm thông tin của một nhân viên. Ctrl + F không có tác dụng trong trường hợp lớn như thế. Thậm chí, thao tác thủ công cũng có thể làm mất thông tin nhân sự, hoặc dẫn đến sai sót không tìm ra kết quả. 

Như vậy, một phần mềm công nghệ hỗ trợ quy trình tính lương nhân viên chính là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp: Không chỉ giúp nhà quản lý theo dõi và đánh giá tình hình nhân sự rõ ràng, phần mềm quản lý mở ra một cơ sở làm việc khoa học, giúp các phòng ban phối kết hợp hiệu quả hơn mà không tốn nhiều thời gian và công sức.

Bạn đang tìm kiếm phần mềm tính lương chuẩn, khoa học, cùng tìm hiểu thông tin sau nhé:

Dùng ngay miễn phí

2.4 Bước 4: Kiểm tra, ký duyệt

Sau khi kiểm tra xác nhận một lần nữa, quản lý nhân sự sẽ chuyển bảng tính lương cho kế toán trưởng. Nếu kế toán trưởng đồng ý, bảng lương sẽ được đưa cho giám đốc duyệt và phê chuẩn. Sau khi bảng lương được duyệt, kế toán trưởng sẽ chuyển bảng lương cho kế toán tiền lương.

Tuy nhiên, nếu kế toán trưởng không đồng ý, bộ phận kế toán và nhân sự sẽ cùng phải làm việc lại để tìm giải pháp xử lý.

>>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất cho doanh nghiệp

2.5 Bước 5: Gửi xác nhận phiếu lương cho nhân viên

Phiếu lương sau khi được gửi phê duyệt sẽ được chuyển lại cho từng nhân viên. Lưu ý bảng lương cần phải gửi riêng cho từng cá nhân để đảm bảo tính riêng tư, bảo mật về lương trong công ty. 

2.6 Bước 6: Thanh toán lương

Sau khi nhân viên đã xác nhận mức lương, công ty tiến hành thanh toán lương theo một trong hai hình thức – thanh toán trực tiếp hoặc thành toán qua thẻ ngân hàng. Hiện nay, hầu hết doanh hiện nay đều lựa chọn hình thức thanh toán qua thẻ bởi một số tiện ích như sau: 

• Thanh toán qua thẻ ngân hàng khá nhanh chóng, không tốn quá nhiều thời gian của người thực hiện. Đặc biệt, việc chuyển tiền lương online nhanh chóng chỉ bằng vài thao tác đơn giản, có thể thực hiện mọi thời điểm.
• Chuyển tiền lương qua thẻ ngân hàng mang lại nhiều lợi ích cho nhân sự. Nhân viên có thể nhận lương dễ dàng.

2.7 Bước 7: Lưu hồ sơ, dữ liệu về tiền lương

Bước cuối cùng trong quy trình tính lương là việc lưu hồ sơ, dữ liệu về tiền lương bao gồm bảng lương, phiếu chi lương và các tài liệu liên quan khác. Việc lưu trữ này nhằm xây dựng báo cáo về sau của quản trị nhân sự. Báo cáo về tiền lương chính là cơ sở để chủ doanh nghiệp và quản lý theo dõi tổng quan tình hình tài chính, mức chi lương, biến động lương thưởng trong doanh nghiệp, giúp đưa các chiến lược hợp lý, phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Có thể thấy, việc xây dựng quy trình tính lương chuẩn – khoa học – minh bạch là cần thiết cho mọi doanh nghiệp. Việc thiết lập một quy trình tính lương chuẩn sẽ giúp các công đoạn được kết nối với nhau nhịp nhàng, mọi bộ phận đều nắm rõ vai trò của mình, từ đó đảm bảo hiệu quả công việc chung.

Hiện nay, với xu hướng chuyển đổi số trong doanh nghiệp mạnh mẽ, việc sử dụng phần mềm quản lý tiền lương đã trở thành lựa chọn hàng đầu của nhiều doanh nghiệp. Trong đó phải kể đến phần mềm tính lương MISA AMIS Tiền lương – Hỗ trợ việc thực hiện quy trình tính lương và việc tính lương trở nên dễ dàng tiện lợi:

• Tự động tổng hợp dữ liệu tính lương: Phần mềm tính lương MISA AMIS liên kết phần mềm chấm công, bán hàng, tự động lấy dữ liệu về chấm công, doanh số để tổng hợp dữ liệu tính lương nhanh chóng và chính xác.
• Hỗ trợ tính toán lương từ cơ bản đến phức tạp với các công thức được đề xuất có sẵn
• Hỗ trợ khai báo các chính sách lương, phụ cấp, khấu trừ
• Quản lý tình hình chi trả lương, theo dõi công nợ
• Tự động gửi bảng lương xác nhận cho nhân sự, đảm bảo tính bảo mật cao
• Hỗ trợ tương tác, phản hồi giữa người lao động với HR và bộ phận phụ trách tiền lương
• Hỗ trợ thanh toán lương hàng loạt, nhanh chóng
• Xây dựng các báo cáo chi tiết về biến động và tình hình chung về chi trả lương trong doanh nghiệp

Phần mềm Tiền lương giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm tới 70% thời gian và nguồn lực cho công tác tính toán lương thưởng, mà vẫn đảm bảo độ chính xác, hiệu quả cao.

Trên đây là toàn bộ thông tin về quy trình tính lương chuẩn – chính xác – được áp dụng phổ biến tại các công ty và doanh nghiệp. Tùy theo lĩnh vực đặc thù của mỗi doanh nghiệp, quy trình này có thể thay đổi và có quy trình riêng. Hi vọng, những kiến thức được đề cập trong bài viết sẽ hữu ích cho doanh nghiệp trong việc tối ưu quy trình tính lương nhân viên hiệu quả.