Làm sao để mail không vào spam? Nguyên nhân và cách khắc phục

Email marketing là một trong những kênh tiếp thị thường xuyên được marketer sử dụng để nuôi dưỡng, chuyển đổi khách hàng tiềm năng. Tuy nhiên, có một vấn đề khiến việc triển khai email marketing không hiệu quả đó là tình trạng email rơi vào thư mục spam. Vậy làm sao để mail không vào spam? Hãy cùng tìm hiểu cách gửi mail không vào spam trong bài viết dưới đây!

Tại sao email bạn gửi cho khách hàng  lại vào spam?

Spam (thư rác) – Những thư điện tử thường chứa quảng cáo được gửi một cách vô tội vạ với danh sách người nhận nhiều vô kể, đi kèm với chất lượng thấp.

Mặc dù thuật ngữ này rất quen thuộc với chúng ta, tuy nhiên không phải ai cũng biết tại sao lại gọi là Spam. Thực chất, SPAM là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Stupid – Pointless – Annoying – Messages, dịch sang tiếng Việt có nghĩa là thư chứa nội dung ngu ngốc, vô nghĩa và gây phiền toái.

Thuật ngữ này được dùng để chỉ việc các email được gửi hàng loạt đến nhiều người khi chưa được sự đồng ý của người nhận, và người gửi thư là các cá nhân hoặc tổ chức không rõ nguồn gốc, nội dung những email này chủ yếu mang tính chất là quảng cáo.

Mail gửi đi vào Spam/Junk-Email của người nhận là do bộ lọc spam của Server nhận mail đánh giá mail gửi đến không đủ độ tin cậy dựa vào thang điểm được cấu hình trong mỗi loại Mail Server khác nhau, hoặc cũng có thể do người nhận mail báo cáo, đánh dấu spam.

Việc thư bị đánh spam sẽ khiến mail của bạn rơi vào hòm thư spam từ đó giảm tỷ lệ mở nói riêng và hiệu quả của toàn chiến dịch email marketing nói chung.

Cách thức hoạt động của bộ lọc spam trong email

Các bộ lọc email được lập trình sẵn rất nhiều tiêu chí để đánh giá 1 email có phải là spam hay không, ví dụ những cụm từ giống spam như “CLICK HERE” hay “MIẾN PHÍ! MUA NGAY!”. Mỗi tiêu chí như vậy tương ứng với 1 số điểm. Tổng số điểm đạt tiêu chí của một email, cộng lại sẽ ra điểm spam (spam score).

Bộ lọc spam sẽ check spam dựa vào các yếu tố trong một mail gửi đến như header, body, subject, reverse dns, URL Blacklist, keyword … Nếu điểm spam của bạn vượt ngưỡng cho phép, bạn sẽ đi vào hộp thư rác.

Làm sao để mail không vào spam? Nguyên nhân & Giải pháp

Chắc hẳn không ai muốn thư của mình rơi vào thư mục này. Để trả lời cho câu hỏi làm sao để mail không vào spam trước hết chúng ta cần phải tìm hiểu nguyên nhân. Trong phần này chúng tôi sẽ chỉ ra một số nguyên nhân chính khiến mail của bạn rơi vào hòm thư spam và cách giải pháp.

Sử dụng địa chỉ email khi chưa được sự cho phép

Nguyên nhân thường gặp khiến email bị rơi vào thư mục spam đó là sử dụng các địa chỉ email khi chưa được sự cho phép của người nhận.

Quy tắc đầu tiên cần phải nhớ, hãy chắc chắn rằng bạn đã được người nhận mail cho phép trước khi gửi mail tới hòm thư của họ. Điều này khiến họ cảm thấy được tôn trọng. Và chắc hẳn bạn cũng muốn thông tin truyền đạt tới đúng đối tượng quan tâm chứ không phải đặt số lượng lên hàng đầu.

Hơn nữa, khi người nhận đồng ý nhận mail từ bạn, họ sẽ có sự tương tác đối với email bạn gửi tới. Nhờ vậy, mail của bạn sẽ ít có khả năng vào hòm thư spam.

Giải pháp

Đừng bao giờ mua danh sách email và sử dụng danh sách đó làm email marketing nếu bạn không biết nó đến từ đâu. Bộ lọc thư rác có thể phát hiện khi marketers sử dụng địa chỉ email đã mua và sẽ gắn cờ bạn là đáng ngờ. Điều này khiến chiến dịch email marketing của bạn không những không đạt hiệu quả cao, mà còn là hành động thiếu tôn trọng người nhận.

Hãy ngay cả khi bạn may mắn vượt qua bộ lọc thư rác thì khả năng cao người nhận sẽ gắn thẻ Spam cho email của bạn. Điều này khiến bộ lọc thư rác sẽ chặn những chiến dịch trong tương lai từ bạn.

Tỷ lệ mở email thấp

Như đã đề cập ở trên, được sự cho phép là điều rất quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp tới tỷ lệ mở email hay tương tác với email.

Các nhà cung cấp dịch vụ email marketing hàng đầu cho rằng việc xem xét số lượng email được mở và số lượng bị xóa là yếu tố hàng đầu trong quyết định lọc thư rác.

Vì vậy, nếu thư của bạn có tỷ lệ mở thấp, rất có nguy cơ email sẽ bị gắn nhãn thư rác cao hơn. Lúc này, bạn cần làm mọi cách để có thể tăng mức độ tương tác của người nhận.

Giải pháp

Ngoài việc xác định đúng đối tượng mục tiêu ngay từ đầu, bạn cần phải gửi email vào đúng thời điểm, đặt tiêu đề email hiệu quả, tạo danh sách phân nhóm khách hàng và đảm bảo luôn cập nhật danh sách này bằng cách thường xuyên kiểm tra nó.

Đọc thêm: Cách đặt tiêu đề email giúp tăng tỷ lệ mở

Cẩn trọng với các từ khóa nhạy cảm

Không ít email vô tình sử dụng một số từ khóa khiến đánh dấu là thư rác, nguyên nhân là vì họ đơn giản nghĩ bộ lọc không thể đọc được nội dung. Tuy nhiên, theo như Automational giải thích, “Bộ lọc spam email vẫn xem xét nội dung trong email của bạn để quyết định xem nội dung đó có đi vào thư mục spam trong hộp thư đến của người nhận hay không”.

Những từ như “Giảm giá sốc”, “Nhanh tay đăng ký”,… chắc chắn không thể tránh được sự để ý từ bộ lọc này.

>> Đọc thêm: Các từ khóa dễ bị đánh spam khi gửi email marketing

Giải pháp

Bạn cần cẩn trọng với những từ khóa bị đánh giá là spam như là “Nhấn vào đây!” hoặc “Cơ hội duy nhất trong đời!”, “Giảm giá sốc”, “Nhanh tay đăng ký”…

Phân chia tỷ lệ không đồng đều giữa hình minh họa và văn bản

Việc kết hợp hình ảnh vào các chiến dịch tiếp thị chưa bao giờ là lỗi thời. Trên thực tế, việc tạo nội dung trực quan là ưu tiên hàng đầu của 55% người tạo nội dung B2C.

Vì vậy, dễ hiểu tại sao nhiều nhà tiếp thị muốn email của họ có nhiều hình ảnh. Đó chỉ đơn giản là vấn đề thẩm mỹ.

Tuy nhiên, đôi khi việc làm này cũng khiến email của bạn bị gắn mác Spam. Điều này có thể hiểu một số kẻ gửi thư rác truyền tải thông tin thông qua hình ảnh để chương trình lọc không đọc được nội dung. Vì vậy, bộ lọc đôi lúc có thể hiểu nhầm đây là thư rác, mặc dù mục đích của bạn là làm bức thư trở nên sống động hơn.

Giải pháp

Điều này không có nghĩa là marketers không được sử dụng hình minh hoạ trong email, mà hãy phân bổ tỷ lệ hợp lý như 80/20. Có nghĩa là 80% văn bản và 20% là hình minh hoạ.

Đính kèm tệp

Có 2 lý do chính về việc nên tránh các tệp đính kèm

• Thứ nhất, chương trình lọc sẽ để mắt tới và giảm khả năng thư của bạn tới hộp thư đến của người nhận. Nguyên nhân là vì rất có thể các tệp đính kèm có chứa virus và tấn công thiết bị người nhận.
• Thứ hai, làm chậm thời gian tải email, đặc biệt khi các tệp này quá lớn và cồng kềnh.

Giải pháp

Tóm lại, không nhất thiết phải gửi thêm các tệp đính kèm. Thay vào đó tất cả thông tin, ưu đãi hay lời kêu gọi hành động (Call to action) nên đưa vào ngay trong phần nội dung.

Dán đường link trực tiếp trong email

Bộ lọc thư rác kiểm tra các URL mà bạn liên kết. Nếu bạn liên kết đến một tên miền có danh tiếng xấu sẽ bị đánh giá xấu. Ngoài ra, bạn nên tránh các liên kết với URL có chứa thư mục với 1-2 ký tự. (VD: domain.com/e/…/ hay domain.com/es/). Vì bộ lọc sẽ coi đó là một điểm có ảnh hưởng tiêu cực đến chất lượng email.

Một điều cần lưu ý, liên kết URL mà bạn soạn trong nội dung email. ( Website, link URL ảnh, link driver tài liệu…) Liên kết có thể chưa từng bị đánh giá là liên kết xấu. Nhưng sau một thời gian chèn trong nội dung email gửi hàng loạt, bộ lọc google cũng sẽ tìm ra. Sau đó sẽ chặn lại rồi phân vào hòm thư rác – spam. Bởi vậy, sau mỗi chiến dịch, bạn nên thay lại URL mới. ( up ảnh trên server khác, up link tài liệu mới…)

Giải pháp

Lời khuyên khi bạn muốn chèn Website là bạn nên viết ở dạng text. Không nên để link liên kết trỏ tới web.

Đính kèm Javascript, form code hoặc video trong email

Nếu như bạn nhúng video vào mẫu email, thư của bạn sẽ rất dễ bị đánh giá là spam. Hoặc gặp vấn đề về bảo mật và gây ảnh hưởng xấu đến tương tác. Mặc dù khả năng tương thích email ngày càng tăng với những khách hàng mới. Nhưng chúng tôi vẫn khuyến khích bạn không nên gắn trực tiếp video trong các chiến dịch email.

Giải pháp

Bạn có thể để ảnh chụp màn hình của toàn bộ video đó. Khi người nhận nhấp chuột vào hình ảnh, video sẽ được mở trong tab mới.

Copy nội dung trực tiếp từ Microsoft Word, Excel, Powerpoint…

Khi bạn paste nội dung trực tiếp từ các ứng dụng này. Nội dung email HTML sẽ kèm thêm ký tự rác mà bạn không biết. Mà Google rất ghét các code rác này. Do đó sẽ đẩy ngay vào hòm thư spam.

Giải pháp

Để khắc phục gửi mail vào spam, bạn nên soạn nội dung trực tiếp trong phần mềm gửi mail.

Sử dụng sai địa chỉ

Điều này có thể gây bất ngờ đối với không ít marketers, tuy nhiên địa chỉ đính kèm trong thư của bạn phải là một địa chỉ hợp lệ, nếu không tuân thủ, khả năng cao email sẽ nhận nhãn Spam.

Giải pháp

Vì vậy, đảm bảo rằng địa chỉ đính kèm của bạn là hợp lệ và người nhận hoàn toàn có thể liên lạc, tiếp cận tới địa chỉ đó. Một số bộ lọc thư rác tìm thông tin này để giúp xác nhận đây không phải là tin rác.

Địa chỉ IP đã bị đánh spam

Ngay cả khi bạn không bao giờ gửi thư rác, email của bạn vẫn có khả năng bị gắn thẻ spam nếu trước đây địa chỉ IP của bạn đã được sử dụng cho mục đích này.

Nguyên nhân thường là hầu hết doanh nghiệp gửi chiến dịch của mình thông qua các công ty cung cấp dịch vụ email marketing không uy tín. Lúc này, email của bạn sẽ được gửi qua máy chủ của họ. Vì vậy, chỉ cần một khách hàng khác gửi thư rác, nó cũng khiến email của bạn gắn thẻ spam.

Giải pháp

Trong trường hợp này, chúng ta không thể làm gì khác ngoài đổi email server, hoặc đối tác cung cấp dịch vụ. Ngoài ra, các bên cung cấp dịch vụ email marketing cũng cần có quy trình và quy định nghiêm ngặt để tránh trường hợp này xảy ra, nếu không muốn hạ thấp danh tiếng của mình.

Nhìn chung, nếu bạn có ý định thuê dịch vụ cung cấp giải pháp email marketing, bạn cần lựa chọn những đơn vị có uy tín trên thị trường, cũng như nhận được nhiều phản hồi tốt của khách hàng đang sử dụng.

Địa chỉ mail gửi chưa được xác thực

Đây cũng là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến cho thư của bạn bị đánh dấu là thư rác. Việc xác thực địa chỉ mail này là phương thức thông báo cho cổng gửi mail biết rằng mình là người sở hữu domain này và khi email tới mailbox của người dùng thì gmail/outlook… sẽ biết được ai là người gửi. Từ đó, tăng độ uy tín của email cũng như hạn chế bị gắn mác Spam. Lợi ích khác là giúp bảo vệ người nhận khỏi email độc hại như lừa đảo.

Giải pháp

Dưới đây là các phương thức xác thực thư:

• Thiết lập cấu hình SPF cho tên miền của bạn, việc này sẽ ngăn chặn những kẻ gửi thư rác mạo danh tên miền của bạn để gửi thư trái phép
• Thiết lập cấu hình DKIM cho thư của bạn. DKIM cho phép xác thực “chủ thể” nào được dùng để gửi thư đi, và trong quá trình gửi thư, có sự thay đổi nào về nội dung không. Nếu không có sự thay đổi, thư sẽ được xác nhận qua kiểm tra DKIM và coi như hợp lệ. Lưu ý: Gmail yêu cầu khóa DKIM có kích thước 1024 bit trở lên.
• Thiết lập cấu hình DMARC cho miền của bạn. DMARC giúp người gửi bảo vệ miền của họ khỏi bị giả mạo email.

Không có nút huỷ đăng ký

Đã bao giờ bạn rơi vào tình huống mà bạn không hề muốn nhận thêm bất kỳ email nào từ một tổ chức mà không có cách huỷ đăng ký chưa? Chắc hẳn sẽ cảm thấy khó chịu và phiền toái. Vậy thì tại sao bạn lại để người nhận chịu cảm giác đó?

Nhìn ở khía cạnh tích cực, việc cho phép người nhận huỷ đăng ký nhận tin cũng giúp bạn lọc được các khách hàng tiềm năng, và thực sự quan tâm đến thông tin bạn muốn truyền tải.

Điều này cũng khiến người nhận cảm thấy bạn tôn trọng và để ý đến cảm xúc của họ.

Tuy nhiên, nếu nhất quyết không cho người nhận huỷ đăng ký, họ cũng có thể gắn nhãn Spam tới email của bạn, và những chiến dịch tương lai.

Giải pháp

Thêm nút hủy đăng ký để tránh làm phiền những người không muốn nhận email.

Một số lưu ý khác để mail không vào spam

1. Không sử dụng địa chỉ email của bạn làm địa chỉ email gửi đi

Nếu bạn gửi email từ chính địa chỉ email của bạn (vd: [email protected]) đến khách hàng đăng ký nhận tin. Trong đó cũng có địa chỉ email là [email protected]. Email sẽ bị đánh dấu là spam vì địa chỉ gửi đi và nhận email giống nhau.

2. Thiết kế mẫu email HTML của bạn một cách chính xác

Sử dụng không đúng thẻ HTML, thẻ bị hỏng… có thể làm giảm chất lượng email gửi đi của bạn.

3. Loại bỏ những người đăng ký không hoạt động

Lọc những địa chỉ email đăng ký đã quá lâu & không còn hoạt động. Email đăng ký nhận tin đóng vai trò rất lớn trong chất lượng gửi đi. Bằng cách tập trung vào những người đăng ký đang hoạt động để tăng chất lượng gửi đi tổng thể.

Các bước cần kiểm tra trước khi gửi email để mail không vào spam

Để vượt qua bộ lọc, đồng thời tránh bị gắn thẻ spam, bạn cần đảm bảo rằng email của mình được gửi vào hòm thư chính của người nhận. Dưới đây là 4 bước giúp bạn kiểm tra trước khi gửi để email chắc chắn đến tay người nhận.

Bước 1: Kiểm tra nội dung email

Bạn cần kiểm tra xem nội dung email, cũng như thống kê về tỷ lệ mở của những email gần đây (từ 3-5 email).

Việc làm này giúp bạn kiểm soát được những nội dung này có bị trùng lặp hay không? Xu hướng người nhận mở thư tăng hay giảm để có những điều chỉnh thích hợp cho các chiến dịch tới.

Bước 2: Tạo danh sách và gửi tới người nhận thử

Đối với doanh nghiệp, trước khi gửi bất kỳ một email với danh sách người nhận lớn, việc gửi thử tới 1 danh sách nhất định rất quan trọng. Điều này cho phép chúng ta có thể xem được giao diện email với vị trí người nhận, và kiểm tra có bất kỳ sai sót hay lỗi nào không để kịp thời chỉnh sửa.

Gửi tới danh sách này giúp bạn kiểm tra được xem email được gửi vào inbox hay spam. Từ đó cho thấy tỷ lệ vào hòm thư đến là bao nhiêu, hay vào spam là bao nhiêu phần trăm.

Bước 3: Kiểm tra kết quả

Sau khi gửi tới danh sách thử, ngoài những lỗi về hiển thị giao diện, bạn cần xem xét email có rơi vào thư mục spam hay không. Nếu không, bạn có thể yên tâm gửi tới danh sách người nhận chính thức.

Tuy nhiên, nếu email của bạn bị đánh dấu spam, bạn cần xem xét lại email, cũng như tìm hiểu các nguyên nhân và cách khắc phục như đã đề cập ở trên.

Tổng kết

Việc hạn chế tình trạng email rơi vào thư mục Spam là điều rất quan trọng, giúp thông tin của bạn đến được với người nhận từ đó giúp nâng cao hiệu quả của chiến dịch email marketing.

Tổng kết lại, trả lời cho câu hỏi làm sao để mail không vào spam hay cách để hạn chế tình trạng mail gửi vào hòm thư spam của khách hàng tiềm năng bạn cần:

• Gửi thư tới các địa chỉ email đã được sự cho phép của khách hàng
• Cải thiện tiêu đề mail để tăng tỷ lệ mở mail
• Tránh sử dụng các từ khóa nhạy cảm
• Phân chia tỷ lệ đồng đều giữa hình minh họa và văn bản
• Hạn chế đính kèm tệp
• Hạn chế dán đường link trực tiếp trong email
• Không đính kèm Javascript, form code hoặc video trong email
• Hạn chế copy nội dung trực tiếp từ Microsoft Word, Excel, Powerpoint…
• Sử dụng dịch vụ gửi mail uy tín
• Xác thực địa chỉ gửi mail
• Thêm nút hủy đăng ký vào email
• Loại bỏ những email đăng ký không hoạt động

Ghé thăm blog của chúng tôi để cập nhật những kiến thức hay hàng ngày nhé!