Kiến thức Quản lý - điều hành 12 kỹ năng quản lý dự án xây dựng một nhà quản...

12 kỹ năng quản lý dự án xây dựng một nhà quản lý cần có

Kỹ năng quản lý dự án xây dựng là một trong những yếu tố cần thiết đối với một nhà quản lý dự án. Một người quản lý dự án có mặt để sắp xếp các đơn đặt hàng vật tư, đội ngũ công nhân, các vấn đề phát sinh đột xuất, đảm bảo tất cả công việc diễn ra theo đúng kế hoạch, đáp ứng chất lượng, ngân sách và tiến độ dự kiến.

Trường hợp mọi thứ diễn ra không như ý muốn, người quản lý chính là người đầu tiên lắng nghe, ghi nhận thông tin và dẫn dắt mọi người trong việc giải quyết các phát sinh xảy đến.  

Việc trau dồi về kiến thức và kỹ năng trong quản lý dự án là một điều tất yếu mà bất cứ kỹ sư quản lý nào cũng nên thực hiện để phát triển bản thân và hoàn thiện hơn trong công việc.

12 kỹ năng quản lý dự án xây dựng mà một nhà quản lý cần có

1. Lập kế hoạch linh hoạt và rõ ràng

Trong suốt vòng đời một dự án xây dựng từ sẽ có rất nhiều sự thay đổi và phát sinh bất ngờ, ảnh hưởng đến ngân sách, tiến độ, chất lượng của công trình. Vậy nên, kỹ năng đầu tiên nhà quản lý dự án cần có, chính là lập kế hoạch một cách linh hoạt, rõ ràng và minh bạch. 

Họ cần theo dõi tất cả các dự án đang diễn ra cùng lúc, từ việc đặt nền móng đến lập bản đồ các đường dây điện, đường ống nước… Công việc này đòi hỏi sự rõ ràng bởi nó liên quan đến tất cả quy trình ở tất cả các khâu trong nhiều giai đoạn của một dự án xây dựng. Từ đó giúp thuận tiện hơn trong việc theo dõi năng suất và thực hiện các thay đổi tức thì khi có vấn đề xuất hiện. 

Kỹ năng lập kế hoạch rõ ràng, minh bạch và linh hoạt là kỹ năng tối cần thiết của nhà quản lý dự án
Kỹ năng lập kế hoạch rõ ràng, minh bạch và linh hoạt là kỹ năng tối cần thiết của nhà quản lý dự án

Có nhiều trường hợp bản kế hoạch ban đầu được thiết lập bởi các nhà quản lý dự án xây dựng đã gặp lỗi trong quá trình triển khai thực tế. Điều này khiến cho doanh nghiệp và toàn bộ nhóm thực thi dự án mất nhiều thời gian, công sức lại để tìm lỗi và khắc phục, ảnh hưởng nhiều tới ngân sách và tiến độ dự án.

Việc có được sự linh hoạt để thực hiện các thay đổi này đòi hỏi người quản lý phải cho toàn bộ nhóm hiểu được phạm vi của dự án trong từng bước của quá trình. Với việc người quản lý có đầy đủ kỹ năng quản lý dự án đầu tư xây dựng, thì việc vận hành sẽ trở nên trôi chảy hơn, mọi người sẽ cảm thấy dễ dàng và luôn sẵn sàng thực hiện các thay đổi một cách nhanh chóng khi được yêu cầu.

2. Sở hữu trí tuệ cảm xúc

Nhà quản lý dự án xây dựng đòi hỏi phải có kỹ năng lãnh đạo vững chắc, khả năng tạo động lực và trách nhiệm cao trong công việc, đồng thời có khả năng điều khiển được cảm xúc bản thân một cách hiệu quả nhằm đảm bảo được lợi ích của các mục tiêu dự án. Trí tuệ cảm xúc, còn được gọi là chỉ số cảm xúc EQ, tập trung vào các kỹ năng của con người trong quản lý dự án vượt xa các kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian đơn giản.

Các nghiên cứu tại Mỹ cho thấy: “Khi dành thời gian cho các hoạt động liên quan đến con người, khoảng 10% nhà quản lý của các dự án có chất lượng cao dành 60-80% khối lượng công việc cho những yếu tố liên quan tới EQ, trong khi nhà quản lý của các dự án có chất lượng trung bình hoặc thấp hơn chỉ dành ra 8-12%.”

Do đó, các nhà quản lý dự án xây dựng nên dành thời gian để phát triển EQ của bản thân để họ có thể dễ dàng dẫn dắt và lãnh đạo đội nhóm của mình đi đến thành công.

3. Tầm nhìn xa trong quản lý rủi ro

Mọi điều trong cuộc sống của chúng ta đều là những sự kiện khó có thể đoán trước. Các dự án xây dựng cũng như vậy. Điều khác biệt mà chúng ta có thể thấy được giữa một kỹ sư xây dựng trung bình với một kỹ sư quản lý xây dựng tuyệt vời chính là họ có những phương án dự phòng cho những biến chuyển bất ngờ. 

Một nhà kỹ sư quản lý dự án xây dựng thành công sẽ hiểu được rằng rủi ro có thể xảy ra và cần một kế hoạch kỹ lưỡng để chuẩn bị cho những tình huống đó. Người quản lý dự án cũng như thành viên trong nhóm, cần phải ngồi xuống, lắng nghe đồng đội, xác định được rủi ro có thể xảy ra càng nhiều càng tốt trước khi dự án bắt đầu.

Lường trước những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thi công sẽ giảm bớt những chi phí phát sinh không đáng có, giảm được tỷ lệ tai nạn lao động cho con người, dự án sẽ chạy đều nhịp độ và đạt chất lượng tối đa.

Kỹ năng quản lý rủi ro
Kỹ năng quản lý rủi ro trong quản lý dự án xây dựng

Tuy nhiên, không phải rủi ro nào cũng có thể xác định và giảm nhẹ được chúng. Trước khi dự án bắt đầu, các kỹ sư quản lý xây dựng sẽ tính toán và cân nhắc giải pháp để giảm thiểu tối đa những rủi ro này – bằng việc sử dụng công nghệ và máy móc. Những đổi mới về công nghệ trong thời đại số 4.0 hoàn toàn giúp con người xác định rủi ro dễ dàng hơn rất nhiều.

Các nhà quản lý dự án xây dựng dễ dàng xem lại toàn bộ dữ liệu về dự án từ tiến độ, công việc lớn nhỏ, nguồn lực phân bổ về con người, chi phí… trên một giao diện tập trung, đẹp mắt của AMIS Công Việc – phần mềm quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay. Đây là căn cứ chính xác nhất giúp các nhà quản lý nhìn nhận tổng quan toàn bộ dự án và đưa ra những dự đoán có cơ sở về các rủi ro có thể xảy đến trong tương lai. 

4. Kỹ năng lãnh đạo xuất sắc

Quản lý dự án xây dựng cũng giống như điều hành một doanh nghiệp. Mỗi dự án đều có những thách thức riêng và có nhiều nhóm cùng thực hiện. Nhân viên cấp dưới tìm đến người quản lý để xin tham vấn lập kế hoạch, thực hiện các quy trình, giám sát công việc, hay khắc phục các vấn đề phát sinh. Cần có tư duy lãnh đạo doanh nghiệp để có thể đạt được thành công khi bạn đang quản lý nhiều dự án ở nhiều quy mô, khách hàng và các nhóm làm việc khác nhau.

Nhiều ý kiến cho rằng, kỹ năng lãnh đạo của nhà quản lý gần như quyết định tối đa sự thành công của một dự án. Vậy nên, để trở thành một nhà kỹ sư quản lý dự án xây dựng giỏi, người đảm nhiệm cần sở hữu kỹ năng lãnh đạo từ trước khi tiếp nhận dự án. Ngoài ra, một nhà lãnh đạo xuất sắc cần có khả năng nắm bắt tốt từng cá nhân trong đội nhóm để có thể phân bổ nguồn lực, giao nhiệm vụ phù hợp với năng lực của từng nhân sự.

5. Bỏ qua quản lý vi mô

Khi nói về quản lý vi mô, các nhà quản lý dự án xây dựng hàng đầu sẽ gạt đi ý tưởng đó ngay lập tức. Một người quản lý dự án xây dựng thành công phải tin tưởng rằng, nhân viên của mình có đủ khả năng để hoàn thành dự án đúng thời hạn, đảm bảo chất lượng của các công trình xây dựng.

Hãy chủ động trao quyền cho nhân viên, cho họ thấy bạn hoàn toàn tin tưởng họ, họ chắc chắn có thể hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao. Ngược lại, nhân viên cấp dưới cũng cần tin tưởng vào người quản lý dự án của mình trong việc phân công công việc và nguồn lực. Mặc dù có thể cảm thấy khó khăn khi không kiểm soát 100% mọi hoạt động xây dựng của dự án, nhưng người quản lý hãy bỏ qua việc bị cuốn vào những việc vụn vặt hàng ngày và thay vào đó tập trung nhiều hơn vào mục tiêu cuối cùng. Thay vào đó, người quản lý hãy tìm ra một vài người quản lý cấp trung, và quản lý toàn bộ đội nhóm thông qua các “đầu mối” này. 

 

6. Sự nhiệt tình

Một trong những kỹ năng thường bị bỏ qua của người quản lý dự án xây dựng chính là phong thái làm việc và sự nhiệt tình của họ khi ở công trường. Xây dựng là một trong những nghề vất vả, áp lực cả về tay chân lẫn trí óc, đối với cả người quản lý và từng kỹ sư, công nhân. Vì vậy, họ rất dễ rơi vào tình trạng căng thẳng, tinh thần giảm sút, nhất là khi thời tiết, môi trường làm việc khắc nghiệt. Khi ấy, sự suy giảm về độ nhiệt huyết chắc chắn cũng sẽ xuất hiện, và nếu không có sự vực dậy kịp thời từ người quản lý, chắc chắn dự án sẽ bị chậm lại một nhịp nhỏ. 

Một người kỹ sư quản lý dự án xây dựng nên có sự lạc quan, năng động và nhiệt tình, giúp nâng cao tinh thần của đội nhóm, thúc đẩy sự tự tin của họ. Đồng thời, phong thái tích cực và nhiệt tình của người quản lý giúp nâng cao năng suất lao động, vì khi đó các thành viên có thêm động lực và niềm vui để nuôi dưỡng sự nhiệt tình trong công việc.

7. Giao tiếp hiệu quả

Nhiều sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện dự án xây dựng là do lỗi của con người vì sự giao tiếp không hiệu quả. Hơn nữa, việc giao tiếp kém với các thành viên trong nhóm có thể khiến các thông tin bị bỏ sót, điều này đặc biệt nghiêm trọng khi “teamwork” ( làm việc nhóm ).

Những người quản lý dự án xây dựng cần có kỹ năng giao tiếp tốt, cả trong và ngoài công trường, nhà quản lý có thể thể hiện bản thân một cách rõ ràng thông qua cách giao tiếp với nhóm một cách hiệu quả để mọi người có thể cộng tác cùng nhau tốt hơn. Để làm được như vậy, người quản lý nên có ghi chú về các phần mục và đưa cho người thực thi không chỉ qua lời nói mà còn qua văn bản để tránh có sai sót. Việc sử dụng công nghệ phù hợp cũng có thể hỗ trợ trong giao tiếp. Bởi vì làm việc với công nghệ cộng tác tại hiện trường sẽ giúp ích các nhà kỹ sư quản lý dự án giữ liên lạc thường xuyên với các thành viên trong nhóm của họ ở bất kỳ đâu. Hơn nữa, còn chủ động giải quyết những vấn đề xảy ra khi họ chưa kịp đến công trình để giải quyết vấn đề. 

Nhà quản lý cùng các thành viên trong đội nhóm giao tiếp về công việc hiệu quả tuyệt đối trên ứng dụng quản lý dự án AMIS Công Việc. Đây là một trong những tính năng được khách hàng của MISA đánh giá cao nhất ở AMIS Công Việc, bởi ứng dụng cho phép:

  • Giao, nhận việc tức thì nhờ tính năng thông báo đẩy và email thông báo tự động khi nhận việc hoặc phát sinh các công việc dưới dạng người liên quan.
Giao diện thông báo đẩy trên AMIS Công Việc
Giao diện thông báo đẩy trên AMIS Công Việc
  • Tương tác dễ dàng như: chat nhóm, tag tên, trao đổi trực tiếp giữa các thành viên trong nhóm theo từng đầu việc.
Bình luận trao đổi công việc dễ dàng
Bình luận trao đổi công việc dễ dàng
  • Gửi kết quả công việc và xin phê duyệt từ trưởng nhóm dễ dàng; đính kèm file tài liệu ngay trên ứng dụng vô cùng thuận tiện
Giao diện cấp dưới chờ phê duyệt từ cấp trên
Giao diện cấp dưới chờ phê duyệt từ cấp trên

8. Biết cách nói “không”

Đôi khi, người quản lý dự án xây dựng lại muốn thực hiện các thay đổi lớn của dự án, hoặc điều chỉnh tiến độ dự án do các sự thay đổi này kéo theo. Kỳ vọng của họ đối với công việc xây dựng không phải lúc nào cũng khả thi khi dựa trên các thông số kỹ thuật. Một người kỹ sư quản lý dự án xây dựng thông minh có thể trung thực và cởi mở trao đổi về những vấn đề như vậy. 

Việc biết nói “không” với những yêu cầu đặt ra từ nhà thầu, tư vấn thiết kế thi công hay các bên liên quan là một sự khẳng định nhà quản lý có chính kiến và kiểm soát rất tốt dự án của mình
Việc biết nói “không” với những yêu cầu đặt ra từ nhà thầu, tư vấn thiết kế thi công hay các bên liên quan là một sự khẳng định nhà quản lý có chính kiến và kiểm soát rất tốt dự án của mình

Việc biết cách nói “không” với những yêu cầu đặt ra từ nhà thầu, tư vấn thiết kế thi công hay các bên liên quan cũng là một sự khẳng định bản thân có chính kiến và đang kiểm soát rất tốt dự án của mình, đồng thời cho họ thấy bạn là một người có kiến thức và am hiểu sâu về các vấn đề đối với dự án. Ngoài ra, việc từ chối cũng là bảo vệ cho kế hoạch và nhóm của mình làm việc không bị lệch khỏi quỹ đạo định sẵn ban đầu nếu như đó là những yêu cầu không cần thiết. 

9. Khả năng kết thúc dự án

Không gì tệ hơn việc một dự án bị bỏ mặc để cho nó kéo dài mãi mà không xác định được thời gian nghiệm thu. Việc này gây tốn kém chi phí bảo lưu, chi phí theo dõi, chi phí duy trì những phần đã hoàn thiện… Khả năng cao để có thể hoàn thành các dự án chính là bằng cách luôn theo sát các nhiệm vụ chính khi thiết kế xong kế hoạch. Kế hoạch từ ban đầu đã có sự thiết kế vẹn toàn cho quá trình kết thúc dự án, trong lúc triển khai nếu có vấn đề xảy ra, người quản lý cũng sẽ nắm được và tiến hành điều chỉnh cho phù hợp tiến độ để không bị quá chậm trễ so với dự kiến ban đầu.

Ngoài ra, nếu có thiếu sót, hãy nhận lỗi và đưa ra các giải pháp để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Nếu như tiếp tục những cuộc tranh luận và đổ lỗi cho nhau vì vấn đề nào đó mà không thể hoàn thiện dự án đúng tiến độ thì sẽ không tìm được đích đến để giải quyết và kết thúc một cách gọn gàng. Một nhà quản lý biết nhận lỗi về bản thân mình về sự chậm tiến độ đã là một trong những bước đầu giải quyết bài toán về vấn đề này.

10. Không ngừng học hỏi

Các kỹ sư quản lý dự án xây dựng hàng đầu luôn nhận thức sâu sắc về những chiến lược, công nghệ, máy móc, phương pháp luận nào xuất hiện trong lĩnh vực có thể vận dụng được trong khâu thuộc công trình của họ. Các nhà quản lý dự án là những người học hỏi thường xuyên khi họ theo kịp tất cả các thay đổi chiến lược và những gì đang phát triển trong ngành.

Không chỉ riêng xây dựng, người quản lý ở bất kỳ lĩnh vực đều cần không ngừng trau dồi, học hỏi, nâng cao tay nghề, và cập nhật công nghệ
Không chỉ riêng xây dựng, người quản lý ở bất kỳ lĩnh vực đều cần không ngừng trau dồi, học hỏi, nâng cao tay nghề, và cập nhật công nghệ

Một số khía cạnh xây dựng thú vị đang phát triển về lĩnh vực xây dựng mà các kỹ sư quản lý dự án có thể tham khảo và trau dồi cho mình bao gồm:

  • Xây dựng tinh gọn: Phương pháp xây dựng tinh gọn dựa trên việc giảm thiểu chất thải và các quy trình “thừa” nhằm tăng năng suất, khả năng cạnh tranh và lợi nhuận. Mặc dù nó đã xuất hiện được một thời gian, nhưng phương pháp này đang dần trở nên phổ biến.
  • Phân phối dự án tích hợp (IPD): IPD = Integrated Project Delivery, là cách tiếp cận theo hướng: hợp tác để xây dựng. Nó đòi hỏi phải tạo ra một nhóm nhỏ hoặc tổ chức với nhiều bên liên quan đến dự án, với mục đích là hợp tác để thúc đẩy dự án hoàn thành.
  • Công nghệ xây dựng mới: Nhiều công nghệ đang xuất hiện ngày nay, chẳng hạn như máy bay không người lái, phần mềm quản lý dự án xây dựng, công nghệ phun bê tông mới, công nghệ robot xây dựng…

11. Nắm bắt công nghệ

Các nhà quản lý dự án xây dựng hàng đầu hiện nay không cần phải là chuyên gia về công nghệ thông tin. Tuy nhiên, họ cần phải có cái nhìn xa cho tương lai, đặc biệt là khi nói đến công nghệ. Như đã đề cập ở trên, có rất nhiều đổi mới dành cho các nhóm dự án để cải thiện hiệu quả, giao tiếp và chất lượng.

Sự khác biệt giữa một nhà quản lý dự án xây dựng giỏi và xuất sắc, là tư duy vượt ra khỏi tầm hiểu biết về công việc của chính họ. Thay vì ngồi suy nghĩ “Làm thế nào công nghệ có thể giúp tôi hoàn thành công việc của mình tốt hơn?”, hãy tìm hiểu cách thức mà công nghệ có thể trao quyền cho các nhóm thực thi dự án của bạn. Bạn sẽ tìm ra được công cụ nào hiện có thể hỗ trợ cho việc triển khai công việc của mình một cách tốt hơn và đạt hiệu quả cao. Điều này chứng tỏ ra bạn có sự cập nhật và làm mới bản thân cũng như những kỹ năng để quản lý nhóm sao cho thật tốt nhất khi trao đổi công việc của mình.

Điều này có thể liên quan đến việc lắng nghe các thành viên trong nhóm của bạn về các nhu cầu cụ thể và sự khó khăn của họ. Sau tất cả thì công nghệ chỉ thực sự mạnh mẽ nếu nó có thể được sử dụng bởi những người thực hiện công việc một cách hiệu quả. 

>> Mời bạn đọc tham khảo yếu tố nào giúp AMIS Công Việc là phần mềm quản lý dự án xây dựng tốt nhất được hơn 170.000 khách hàng tin tưởng sử dụng hiện nay:  7 phần mềm quản lý dự án xây dựng thi công tốt nhất 

12. Không ngừng xây dựng lòng tin

Vào thời điểm cuối ngày, điều gì giúp cho đội nhóm duy trì được hiệu suất làm việc cao? Đó là sự tin tưởng. Mặc dù việc tạo dựng niềm tin trong lĩnh vực xây dựng có thể là một thách thức do tính chất doanh thu cao và dựa trên dự án của ngành, nhưng đi đầu vẫn là chất lượng để giảm thiểu rủi ro là điều cần thiết.

Khi các thành viên trong nhóm có thể tin tưởng người quản lý dự án xây dựng của mình, điều đó tạo ra nền văn hóa trung thực và minh bạch. Việc này tác động đến mọi thứ, từ giao tiếp đến động lực làm việc của họ. Ngoài việc xây dựng sức khỏe tinh thần và tình cảm của người lao động, sự tin tưởng có thể làm cho nhóm làm việc cống hiến và hiệu quả hơn rất nhiều.

Một đội không có sự tin tưởng lẫn nhau thì các đội sẽ gặp vấn đề hoặc dễ xảy ra bất đồng. Những đội nhóm teamwork hiệu quả là những đội có cơ sở tin tưởng vững chắc. Hơn nữa, các nhà quản lý dự án xây dựng tạo được niềm tin với khách hàng và đối tác của họ sẽ giúp ích cho việc xây dựng các dự án và công ty mạnh mẽ hơn.

Tạm kết

Công việc của người kỹ sư quản lý dự án xây dựng có rất nhiều lợi ích cũng như cạm bẫy. Nếu có thể trau dồi bản thân sở hữu đủ 12 kỹ năng quản lý dự án xây dựng theo bài viết trên đây, bạn chắc chắn sẽ trở thành nhà quản lý tài ba, dẫn dắt thành công đội nhóm thực thi và tạo ra rất nhiều những công trình xây dựng tuyệt vời!

Hãy trở thành nhà quản lý dự án xây dựng sáng suốt khi lựa chọn AMIS Công Việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho dự án và đội nhóm của mình – MISA xin tặng bạn 15 ngày trải nghiệm miễn phí phần mềm tại đây:

Chia sẻ bài viết hữu ích này