Kiến thức Quản lý nhân sự Đào tạo và Phát triển Tổ chức đào tạo Tìm hiểu từ A-Z quy trình đào tạo nhân viên thu mua

Tìm hiểu từ A-Z quy trình đào tạo nhân viên thu mua

Bất kỳ tổ chức, doanh nghiệp nào có nhu cầu mua sắm thiết bị và hàng hóa một cách thông minh đều cần đến một đội ngũ chuyên gia mua hàng giỏi. Nếu bạn yêu thích tìm hiểu các quy trình kinh doanh, thị trường mua sắm và so sánh giá cả, nghề thu mua là vị trí công việc cực kỳ tiềm năng dành cho bạn. Vậy quy trình đào tạo nhân viên thu mua cụ thể ra sao? Nghề thu mua đòi hỏi những kỹ năng nào? Cùng giải đáp những câu hỏi này thông qua bài viết dưới đây nhé!

>> Xem thêm: Quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh hiệu quả – “công thức vàng” giúp doanh nghiệp bùng nổ doanh số

Đào tạo nhân viên thu mua
Đào tạo nhân viên thu mua trong doanh nghiệp

1. Nhân viên thu mua là gì?

Bộ phận thu mua (Procurement/Purchasing) của một doanh nghiệp là bộ phận chuyên phụ trách thực hiện các hoạt động liên quan đến giao dịch, mua bán hàng hóa, dịch vụ. Nhân viên thu mua là người đảm nhiệm công việc tìm kiếm và duy trì nguồn cung cấp vật liệu với chất lượng tốt nhất, mức giá rẻ nhất nhằm thu về giá trị và lợi ích tối đa cho công ty. 

Nhân viên thu mua cần đảm bảo về nguồn hàng, chất lượng của các nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất của công ty: sản phẩm phải được mua  từ các nhà cung cấp uy tín, và quy trình cung cấp phải đảm bảo tuân thủ đúng các điều khoản đã thỏa thuận. 

Các công việc chính của nhân viên thu mua:

  • Làm việc trực tiếp với phòng Kế hoạch và Sản xuất, xây dựng kế hoạch cho các hoạt động thu mua của doanh nghiệp
  • Đánh giá kế hoạch đặt hàng, đưa ra yêu cầu mua hàng, quản lý quá trình lựa chọn sản phẩm, nhà cung cấp 
  • Truyền đạt thông tin cho các bên liên quan và hỗ trợ các văn bản cần thiết cho nhà cung cấp.
  • Theo dõi tình trạng đơn hàng và xác nhận thời gian sản xuất, thời điểm giao hàng và chi phí, đảm bảo tất cả đều tuân thủ đúng theo các điều khoản hợp đồng
  • Ứng phó với các sự cố phát sinh khi giao dịch, liên hệ với các phòng ban có liên quan để cùng tìm phương hướng giải quyết 
  • Đánh giá, cập nhật và duy trì các đơn đặt hàng cho đến khi kết thúc.
  • Đảm bảo đơn đặt hàng tuân thủ các thỏa thuận trong hợp đồng,báo cáo kết quả lên quản lý.
  • Quản lý đội ngũ nhân viên tài chính và logistics trong việc giải quyết và tiếp nhận hóa đơn sai lệch.
  • Xác định các cơ hội phù hợp và thực hiện công việc để mang lại hiệu quả.
  • Tham dự các triển lãm thương mại để mở rộng network cho doanh nghiệp cũng như cập nhật các xu hướng mới trong ngành

2. Đào tạo nhân viên thu mua cần chú trọng những kỹ năng gì?

Đào tạo các kỹ năng cần thiết cho nhân viên thu mua
Đào tạo các kỹ năng cần thiết cho nhân viên thu mua

2.1 Kỹ năng giao tiếp, quản lý các mối quan hệ 

Trong quá trình đào tạo nhân viên mua hàng, các chuyên gia thu mua đánh giá kỹ năng giao tiếp, quản lý các mối quan hệ hiệu quả là ưu tiên hàng đầu. Sở hữu các mối quan hệ tốt đẹp là nền tảng của việc thu mua hiệu quả, giúp bạn làm việc thuận lợi với nhà cung cấp, đồng thời đáp ứng chính xác nhu cầu của khách hàng và các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.

Các mối quan hệ kinh doanh tuyệt vời cần hình thành trên cơ sở bình đẳng, tôn trọng lẫn nhau. Các nhân viên thu mua cần được đào tạo để nghiêm túc thực hiện những điều đã cam kết và duy trì sự minh bạch trong môi trường làm việc. Kỹ năng giao tiếp thông minh và sự chính trực, uy tín chính là bài học cốt lõi mà nhân viên thu mua cần ghi nhớ để thành công trong sự nghiệp.

2.2 Kỹ năng đàm phán

Kỹ năng đàm phán cực kỳ quan trọng đối với nhân viên thu mua
Kỹ năng đàm phán cực kỳ quan trọng đối với nhân viên thu mua

Bên cạnh kỹ năng giao tiếp, kỹ năng đàm phán mạnh mẽ là yếu tố cốt lõi khi đào tạo nhân viên purchasing. Trong vai trò là người mua hàng, nhân viên purchasing sẽ thường xuyên đàm phán, thương lượng với nhà cung cấp để chia sẻ thông tin, hỗ trợ, đào tạo về sản phẩm và đi đến quyết định hợp tác. Kết quả của một cuộc đàm phán thành công sẽ tối ưu lợi ích và tạo ra lợi nhuận lớn cho doanh nghiệp, thể hiện qua việc nhận được nguồn sản phẩm chất lượng với mức giá hợp lý. 

Trên thực tế, đôi lúc chuyên viên thu mua vẫn phải có sự nhượng bộ nhất định trên bàn đàm phán để đạt được kết quả dài hạn cho doanh nghiệp. Do đó, trước khi đào tạo nhân viên thu mua về kỹ năng đàm phán, hoạt động training cần nhấn mạnh bước tìm hiểu rõ thông tin, hướng đi chiến lược và tình hình tài chính công ty.

2.3 Kỹ năng phân tích và ra quyết định 

Giữa “một rừng” nhà cung cấp và sản phẩm, làm thế nào để nhân viên thu mua đưa ra lựa chọn chính xác nhất? Kỹ năng phân tích và đưa ra quyết định chính là đáp án. Đôi khi, nhân viên mua hàng cần phải đưa ra quyết định rất nhanh chóng để hoàn thành công việc đúng tiến độ và không bỏ lỡ cơ hội thu mua tuyệt vời.

Nhân viên thu mua thành thạo kỹ năng phân tích và đưa ra quyết định sẽ có tầm nhìn xa, óc logic và khả năng xử lý vấn đề nhanh nhạy để chọn được nhà cung cấp có giá cả, chất lượng, các tùy chọn giao hàng và dịch vụ tổng thể tốt nhất. Khi ra quyết định, nhân viên purchasing cần cân bằng được các yếu tố cốt lõi như chi phí, mục tiêu doanh nghiệp hoặc bộ nhận diện thương hiệu.

Đối với kỹ năng cốt lõi này, hoạt động đào tạo nhân viên thu mua cần diễn ra xuyên suốt quá trình làm việc và đặc biệt chú trọng bồi dưỡng kinh nghiệm thực tế cho nhân viên.

3. Quy trình đào tạo nhân viên thu mua

3.1 Đào tạo về lập kế hoạch thu mua

Lập kế hoạch thu mua là bài học đầu tiên trong quy trình đào tạo nhân viên mua hàng. Trước tiên, họ cần tiếp nhận nhu cầu từ tất cả các bộ phận, từ đó xác định rõ mục tiêu công việc. Tiếp theo, họ cần lên kế hoạch thu mua cụ thể nhằm đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng, đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cả về số lượng và chất lượng phục vụ hiệu quả cho quá trình sản xuất của doanh nghiệp.

Việc lập kế hoạch mua hàng sẽ có tác dụng rất lớn đến việc tính chi phí giá thành của sản phẩm. Nếu kế hoạch mua hàng được thực hiện tốt với mức giá dự kiến thì giá bán dự kiến sẽ không bị ảnh hưởng, đồng thời giúp doanh nghiệp đảm bảo được tiến độ giao hàng.  

3.2 Đào tạo tìm kiếm nhà cung cấp 

Một chuyên viên thu mua xuất sắc sẽ duy trì được mối quan hệ bền chặt với các nhà cung cấp hiện có nhưng không quên tìm kiếm những cơ hội tốt hơn. Do đó, quá trình đào tạo nhân viên thu mua sẽ bao gồm giảng dạy kiến thức và truyền đạt kinh nghiệm về cách tìm kiếm nhà cung cấp.

Đối với những mặt hàng đã nhập nhiều lần, nhân viên thu mua cần xem xét nhà cung cấp cũ với một số nhà cung cấp khác để nắm bắt kịp thời tình hình giá cả thị trường. Đối với mặt hàng mới, nhân viên thu mua cần:

  • Tìm kiếm các sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn mà công ty đưa ra qua nhiều kênh khác nhau: tìm kiếm trên mạng internet, tìm kiếm qua network của công ty,…
  • Lên danh sách những nhà cung cấp tiềm năng để liên hệ trao đổi, yêu cầu gửi bảng giá để đánh giá, so sánh giữa các nhà cung cấp 
  • Lựa chọn một hoặc một số nhà cung cấp nhất định, tiến hành đàm phán để có sản phẩm đảm bảo chất lượng với mức giá tốt nhất và yêu cầu nhà cung cấp gửi hàng mẫu.

3.3 Đào tạo về các nghiệp vụ khi giao dịch hàng hóa 

Bước cuối cùng trong quy trình đào tạo nhân viên thu mua là giúp họ nắm vững và thành thạo các nghiệp vụ khi giao dịch hàng hóa. Sau khi chọn được nhà cung cấp phù hợp với doanh nghiệp, có nguồn vật liệu chất lượng, uy tín, giá cả phải chăng; nhân viên thu mua sẽ tiến hành thỏa thuận và ký hợp đồng.

Không chỉ dừng lại ở đó, bộ phận thu mua cần tiếp tục theo dõi đơn hàng để đảm bảo:

  • Các hoạt động thu mua và giao dịch luôn tuân thủ đúng theo hợp đồng
  • Sản phẩm thu mua phải đủ cả về số lượng và chất lượng
  • Thời gian giao hàng phải đúng thời hạn. Trong trường hợp vì lý do bất khả kháng, thời gian giao bị trễ thì cần phải có sự báo trước. 
  • Trong quá trình thu mua sẽ có thể có những sự cố phát sinh, nên việc nhân viên phải luôn luôn theo dõi là vô cùng quan trọng, để có những biện pháp xử lý kịp thời. 

Trên đây là thông tin chi tiết về quy trình đào tạo nhân viên thu mua, giúp bạn có cái nhìn toàn diện về công việc này và cách thức đào tạo nhân viên một cách hiệu quả hơn. Với sự phát triển mạnh mẽ của nền kinh tế thị trường, nghề thu mua ngày càng được chú ý và cần có những chương trình đào tạo chuyên sâu. 

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đào tạo và phát triển và nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự. MISA AMIS cũng đang trong quá trình phát triển ứng dụng AMIS Đào tạo, nằm trong hệ sinh thái quản trị nguồn nhân lực hợp nhất AMIS HRM, với nhiều tính năng hữu  ích giúp tối ưu hóa các quy trình đào tạo nội bộ.

Hãy để lại thông tin của bạn ngay hôm nay để nhận tư vấn nhé!!!

CTA nhận tư vấn

Đánh giá
Chia sẻ bài viết hữu ích này