Onboarding là trải nghiệm đầu tiên mà nhân viên mới có được khi bắt đầu làm việc tại một công ty. Đây là giai đoạn quan trọng giúp họ nhanh chóng hòa nhập, hiểu rõ vai trò và thích nghi với môi trường làm việc mới.
Không chỉ đơn thuần là hướng dẫn công việc, onboarding còn là một chiến lược đầu tư dài hạn, tạo nền tảng cho sự gắn bó, nâng cao năng suất và sự hài lòng của nhân viên.
Cùng MISA AMIS tìm hiểu chi tiết về onboarding và cách doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình này để giữ chân nhân tài hiệu quả!
Onboarding là gì?
Onboarding được hiểu đơn giản là quá trình nhập môn cho nhân viên mới. Quá trình này giúp nhân viên mới có thể tự tin hơn, hòa nhập dễ dàng hơn với môi trường mới và cung cấp kĩ năng, kiến thức cần thiết phục vụ công việc về sau.
Onboard (hay Onboarding) trong tuyển dụng là quy trình giới thiệu, hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên mới làm quen với công việc, môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp và các quy định nội bộ ngay từ những ngày đầu gia nhập tổ chức.
“Onboarding là thời gian 2 tuần làm quen với công ty và công việc của một nhân viên mới. Đây là khoảng thời gian rất quan trọng vì nó góp phần quyết định ấn tượng đầu của nhân viên với công ty; song với đó, quá trình đào tạo này cũng giúp nhân viên có thể hiểu công việc một cách tốt nhất.”
Quá trình onboarding thường bắt đầu từ khi nhân viên mới ký hợp đồng và kéo dài trong một khoảng thời gian nhất định, từ vài ngày đến vài tuần. Trong thời gian này, nhân viên mới sẽ được giới thiệu với các thành viên khác trong tổ chức, nhận thông tin về vai trò, nhiệm vụ và các quy trình làm việc, được đào tạo về các công cụ và hệ thống sử dụng trong công việc, tham gia vào các hoạt động đào tạo và giao tiếp.
Mục tiêu của onboarding là giúp nhân viên mới nhanh chóng hiểu và thích nghi với công việc mới, xây dựng các mối quan hệ làm việc tích cực và tăng năng suất làm việc. Nó cũng giúp tạo ra một cảm giác chào đón, hỗ trợ cho nhân viên mới, giúp họ cảm thấy tự tin và có khả năng đóng góp vào tổ chức từ giai đoạn ban đầu.
Lợi ích của hoạt động onboarding đối với doanh nghiệp
Onboarding không chỉ là bước khởi đầu cho nhân viên mới mà còn là chiến lược giúp doanh nghiệp phát triển đội ngũ bền vững. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà một chương trình onboarding hiệu quả mang lại:
1. Tăng sự hài lòng và gắn bó của nhân viên
Một quy trình onboarding bài bản giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, hỗ trợ ngay từ ngày đầu. Điều này tăng mức độ hài lòng, tạo cảm giác thuộc về và thúc đẩy họ gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
2. Rút ngắn thời gian hòa nhập
Onboarding giúp nhân viên nhanh chóng hiểu rõ văn hóa doanh nghiệp, quy trình làm việc và vai trò của mình. Nhờ đó, họ có thể bắt nhịp công việc nhanh hơn và sớm tạo ra giá trị cho tổ chức.
3. Tăng hiệu suất làm việc
Thông qua onboarding, nhân viên được cung cấp kiến thức, kỹ năng và công cụ cần thiết để làm việc hiệu quả. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tăng hiệu suất ngay từ giai đoạn đầu.
4. Xây dựng kết nối trong tổ chức
Onboarding tạo cơ hội để nhân viên mới làm quen, kết nối và xây dựng mối quan hệ với đồng nghiệp và cấp trên. Từ đó hình thành môi trường làm việc cộng tác, hỗ trợ lẫn nhau.
5. Định hướng và phát triển tiềm năng
Quá trình onboarding là cơ hội để doanh nghiệp phát hiện và định hướng phát triển nhân tài. Nhân viên mới được hỗ trợ xây dựng lộ trình nghề nghiệp rõ ràng, thúc đẩy sự phát triển dài hạn.
6. Góp phần xây dựng thương hiệu tuyển dụng
Một trải nghiệm onboarding chuyên nghiệp không chỉ để lại ấn tượng tốt với nhân viên mới mà còn lan tỏa hình ảnh tích cực về doanh nghiệp, giúp thu hút thêm nhân tài chất lượng.
7. Củng cố văn hóa doanh nghiệp
Onboarding là “cửa ngõ” để truyền tải giá trị cốt lõi và văn hóa tổ chức. Qua đó giúp nhân viên hiểu rõ doanh nghiệp kỳ vọng điều gì, góp phần tạo nên môi trường làm việc đồng nhất và bền vững.
Quy trình onboarding nhân viên hiệu quả trong doanh nghiệp
Quy trình onboarding là lộ trình quan trọng giữa tuyển dụng và đào tạo. Quy trình gồm các hoạt động bổ trợ giúp nhân viên mới hiểu rõ hơn vị trí và yêu cầu công việc mà họ đang đảm nhận. Dưới đây là 3 bước trong quy trình onboarding chuẩn có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp:
Pre-onboarding
Giai đoạn Pre-Onboarding là giai đoạn đầu tiên của quy trình onboarding, bắt đầu ngay khi ứng viên chấp nhận offer làm việc. Mục tiêu của giai đoạn này là giúp ứng viên hiểu rõ hơn về công ty, văn hóa doanh nghiệp và vai trò của họ trong tổ chức.
Đây là thời điểm rất quan trọng đối với các ứng viên vì có thể ứng viên có nhiều lựa chọn khác. Những ấn tượng không tốt hoặc khúc mắc nhỏ có thể khiến ứng viên thay đổi quyết định không nhận offer. Việc chuẩn bị đón tiếp ứng viên sẽ giúp tạo ấn tượng tốt của ứng viên về công ty.
Các hoạt động bắt đầu quá trình Pre-Onboarding bao gồm:
- Gửi email chi tiết về thông tin về tổ chức (thông tin thành tựu công ty, tài liệu, sơ đồ tổ chức của công ty).
- Có nhân sự hỗ trợ nhân sự mới: Chia sẻ, hỏi đáp và trả lời những thắc mắc của ứng viên như trang phục, cơm trưa, khu vực để xe,…
- Phòng nhân sự chuẩn bị chỗ ngồi, trang thiết bị cần thiết như máy tính, sổ, bút, hợp đồng lao động,…
- Chuẩn bị thông tin công việc và sắp xếp buổi chia sẻ về văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên.
Giai đoạn đầu tiên của quy trình là Pre Onboarding. Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý nhân sự, bạn vui lòng để lại thông tin dưới đây, đội ngũ nhân viên MISA sẽ hỗ trợ và tư vấn cho bạn:
Giai đoạn Orientation – Chào đón và định hướng ban đầu
Orientation là ngày đầu tiên nhân viên mới gia nhập công ty – một cột mốc quan trọng để tạo ấn tượng tích cực ban đầu. Mục tiêu của giai đoạn này là giúp nhân sự mới hiểu về doanh nghiệp, văn hóa tổ chức và cảm thấy được chào đón.
Hoạt động cần thiết trong Orientation:
-
Phòng nhân sự: Giới thiệu công ty, phòng ban, nội quy, sơ đồ tổ chức; thu thập đầy đủ hồ sơ nhân sự.
-
Bộ phận đào tạo: Tổ chức đào tạo hội nhập và kiểm tra mức độ hiểu biết.
-
Quản lý trực tiếp: Giới thiệu kỳ vọng, tiêu chuẩn công việc và hướng dẫn cách phối hợp nhóm.
-
Bạn đồng hành (Buddy): Hỗ trợ giải đáp thắc mắc, tạo sự thoải mái và tự tin.
-
Ban lãnh đạo: Gặp mặt, chia sẻ tầm nhìn và chiến lược doanh nghiệp.
Role Specific Training – Đào tạo theo vai trò công việc
Sau khi làm quen ban đầu, nhân viên bước vào giai đoạn đào tạo chuyên sâu để nắm vững kiến thức và kỹ năng thực hiện công việc cụ thể.
Nội dung đào tạo cần thiết:
-
Kiến thức về sản phẩm/dịch vụ của công ty
-
Quy trình làm việc nội bộ (bán hàng, chăm sóc khách hàng, sản xuất…)
-
Hướng dẫn sử dụng phần mềm, công cụ hỗ trợ công việc
-
Rèn luyện kỹ năng mềm: giao tiếp, làm việc nhóm, xử lý tình huống…
Đây là bước đệm quan trọng để nhân viên mới bắt đầu công việc hiệu quả và tự tin hơn trong vai trò được giao.
Ongoing Support – Hỗ trợ dài hạn và đánh giá hiệu quả
Giai đoạn Ongoing Support kéo dài từ 2 đến 6 tháng, nhằm giúp nhân viên chuyển tiếp vững vàng từ giai đoạn thử việc sang nhân sự chính thức.
Hoạt động hỗ trợ trong giai đoạn này:
-
Tạo điều kiện phát triển chuyên môn qua các khóa học, hội thảo, dự án thực tế
-
Theo dõi, hỗ trợ kịp thời khi nhân viên gặp khó khăn trong công việc
-
Đánh giá hiệu suất định kỳ để xác định năng lực, định hướng phát triển cá nhân
Giai đoạn này giúp nhân viên củng cố kiến thức, phát huy thế mạnh và tạo tiền đề cho sự gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
Ngoài ra, việc quan tâm đến người mới không chỉ giúp họ quen dần với khối lượng công việc mà còn giúp thích nghi nhanh chóng hơn mới môi trường làm việc và chủ động học hỏi, giao tiếp.
Lưu ý: Thời gian thử việc kế từ ngày Onboard nên kéo dài từ 2 – 3 tháng để doanh nghiệp hiểu rõ nguyện vọng và năng lực của ứng viên. Từ đó, đánh giá khả năng gắn bó lâu dài và mức độ phù hợp trong công việc.
Tặng Ebook “Hướng dẫn thực hiện quy trình Onboarding”
Nhằm hỗ trợ nhà quản trị hội nhập nhân viên mới thành công, giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc giữa chừng, đội ngũ chuyên gia MISA AMIS HRM đã biên soạn Ebook “Hướng dẫn xây dựng Quy trình Onboarding” chuyên nghiệp, hiệu quả dành cho doanh nghiệp.
Phương pháp giúp Onboarding hiệu quả
Quy trình Onboarding nhân viên mới chuyên nghiệp không diễn ra chỉ trong một hai ngày mà cần chú trọng vài tuần cho đến vài tháng. Để onboarding đạt hiệu quả cao, bạn hãy tham khảo bí quyết sau:
Chào đón nhân viên mới bằng nhiều hình thức
Hình thức truyền thống có thể nhàm chán cho cả nhân viên mới và nhân viên cũ. Đồng thời, cách chào đón cũ không tạo được ấn tượng mạnh với ứng viên. Thay vì chỉ đưa nhân viên qua từng phòng ban để giới thiệu, bạn có thể sáng tạo nhiều hình thức chào đón khác nhau.
Bạn có thể chuẩn bị những buổi onboarding tập thể, chuẩn bị một chút hoa quả hoặc lựa chọn thời điểm giới thiệu trong lúc nghỉ giải lao sẽ giúp nhân viên mới dễ hòa nhập hơn. Ngoài ra, bạn nên thông báo cho nhân viên cũ biết thông tin nhân viên mới (họ tên, chức vụ) qua bảng tin nội bộ của công ty hoặc thông báo qua email,…
Tạo trải nghiệm onboarding cá nhân hóa
Thay vì áp dụng một quy trình onboarding chung cho tất cả nhân viên, doanh nghiệp nên tạo ra trải nghiệm onboarding cá nhân hóa, phù hợp với từng vị trí công việc và nhu cầu của nhân viên mới. Điều này sẽ giúp nhân viên mới cảm thấy được quan tâm và hỗ trợ tốt hơn.
Đào tạo bài bản và thực tế
Đào tạo bài bản là yếu tố quan trọng tạo nên ấn tượng đầu tiên của người lao động với công ty. Những tài liệu đào tạo trình bày tẻ nhạt, quá nhiều chữ sẽ khó thu hút nhân viên mới và giảm thiện cảm của họ với công ty.
Hãy trình bày tài liệu đào tạo một cách khoa học và đầy đủ những nội dung cần thiết quy trình đào tạo cho nhân viên mới. Nếu được, hãy chuẩn bị một bản cứng hoặc một bản mềm cho nhân viên tiện tra cứu và tìm hiểu thêm.
Việc đào tạo ấn tượng mang tới nhiều lợi ích như:
- Giảm tỷ lệ nhân viên thử việc 1-2 ngày rồi nghỉ.
- Nâng cao tính chuyên nghiệp của công ty.
- Tiết kiệm chi phí đào tạo lại.
Xây dựng lộ trình phát triển tương lai rõ ràng
Doanh nghiệp phỏng vấn và nắm rõ mục tiêu nghề nghiệp của nhân viên mới. Những nhân viên mong muốn gắn bó lâu sẽ quan tâm nhiều đến lộ trình thăng tiến. Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các thông tin về kế hoạch phát triển tương lai của tổ chức cũng như lộ trình thăng tiến của nhân viên đều sẽ được giới thiệu đầy đủ trong tuần đầu Onboarding.
Khuyến khích nhân viên mới chủ động tham gia
Onboarding không chỉ là việc doanh nghiệp cung cấp thông tin và đào tạo cho nhân viên mới. Doanh nghiệp cũng nên khuyến khích nhân viên mới chủ động tham gia vào quá trình onboarding, giúp họ hiểu rõ hơn về công ty và vị trí công việc của mình.
Lợi ích khi triển khai Onboarding
Nhân viên mới mất nhiều thời gian để làm quen với môi trường và quy trình làm việc nội bộ. Quá trình Onboarding cung cấp kiến thức cần thiết để lao động mới nắm bắt nghiệp vụ nhanh hơn và dễ dàng hơn. Nếu nhân viên mới học việc hiệu quả hơn sẽ rút ngắn khoảng cách về trình độ giữa nhân viên cũ và mới. Từ đó, tiết kiệm thời gian và chi phí đào tạo.
Ngoài ra, con người cũng là yếu tố quyết định sự gắn bó của nhân viên thử việc với tổ chức. Quy trình onboarding là cấu nối giữa nhân viên mới và đồng nghiệp. Giúp xóa bỏ ngại ngùng và gắn kết nội bộ nhanh hơn.
Việc triển khai Onboarding tốt sẽ khiến mối liên kết giữa hoạt động tuyển dụng và đào tạo không bị đứt gãy. Đồng bộ quy trình tuyển dụng và đào tạo là bước quan trọng để giảm biến động nhân sự trong giai đoạn thử việc. Từ đó, gia tăng tỷ lệ giữ chân người tài cho doanh nghiệp.
Trong các buổi đào tạo hội nhập, nhà quản lý sẽ được tiếp xúc sâu và hiểu rõ hơn về nhân viên mới của mình. Từ đó, đưa ra lộ trình thăng tiến phù hợp và rõ ràng nhất. Tương tác là lợi ích cốt lõi của tất cả các chương trình Onboarding.
Nó giúp phòng nhân sự xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững, vun đắp mối quan hệ giữa nhân viên và tổ chức. Đồng thời tạo động lực để nhân viên tăng trưởng hiệu quả kinh doanh.
Một số lưu ý về quá trình Onboarding nhân viên mới
Onboarding trong tuyển dụng không khó nếu nhà quản trị nhân sự lưu ý và nắm vững những vấn đề sau:
- Thời gian onboarding không nên quá dài. Tùy từng vị trí nên có thời gian onboarding phù hợp.
- Truyền tải đầy đủ và chính xác những thông tin của tổ chức cũng như văn hóa làm việc.
- Bộ phận nhân sự có vai trò quan trọng trong hoạt động Onboarding.
- Xây dựng mục tiêu cho nhân viên mới tương ứng với vị trí công việc.
- Xác định rõ ràng những ấn tượng tích cực mà doanh nghiệp muốn để lại cho nhân viên mới.
MISA AMIS HRM – Giải pháp toàn diện cho Onboarding hiệu quả
Onboarding đóng vai trò quan trọng trong việc giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập, nâng cao hiệu suất làm việc và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Để tối ưu hóa quy trình này, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng MISA AMIS HRM – nền tảng quản trị nhân sự toàn diện giúp tự động hóa và chuẩn hóa quy trình hội nhập, mang đến trải nghiệm chuyên nghiệp và hiệu quả cho nhân sự mới.
Việc triển khai MISA AMIS HRM giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình hội nhập, nâng cao trải nghiệm nhân sự mới và xây dựng một môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại.
- Tự động hóa quy trình Onboarding: Hướng dẫn nhân viên mới từng bước, đảm bảo không bỏ sót nhiệm vụ nào.
- Quản lý tài liệu hội nhập tập trung: Cung cấp tài liệu, nội quy, video đào tạo trực tiếp trên hệ thống.
- Theo dõi tiến độ hội nhập: Nhà quản lý và HR có thể dễ dàng giám sát quá trình Onboarding, đảm bảo nhân sự mới thích nghi tốt.
- Tích hợp với các tính năng quản trị nhân sự khác: Kết nối chặt chẽ với các tính năng tuyển dụng, chấm công, tiền lương, đánh giá năng lực, giúp quy trình quản lý nhân sự trở nên liền mạch và hiệu quả hơn.
Kết Luận
Trên đây là những chia sẻ về khái niệm Onboarding là gì? Cách onboarding nhân viên mới hiệu quả là gì? Một số lưu ý khi onboarding… Nhà quản trị nhân sự có thể dựa vào những nội dung trên kết hợp với đặc thù doanh nghiệp để xây dựng nên quy trình hội nhập nhân viên phù hợp nhất cho người lao động.
contact@misa.com.vn
0904 885 833
https://www.misa.vn/
