Phần mềm quản lý nhà cung cấp hiệu quả, tối ưu chi phí

Dưới vai trò nhà quản lý, thách thức lớn nhất không nằm ở việc thiếu nhà cung cấp, mà ở chỗ thiếu một bức tranh tổng thể: ai đang cung ứng gì, giá nào đang tối ưu, hợp đồng nào sắp hết hạn, đơn hàng nào đang chậm tiến độ. Khi thông tin phân tán trên nhiều file và nhiều người, việc tổng hợp dữ liệu và ra quyết định trở nên chậm và thiếu chính xác. Phần mềm quản lý nhà cung cấp giúp tập trung dữ liệu trên một hệ thống thống nhất, mang lại sự minh bạch trong vận hành và tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững. Trong bài viết này, hãy cùng MISA AMIS khám phá cách doanh nghiệp có thể số hóa quản lý nhà cung cấp để nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng.

1. Những khó khăn phổ biến khi quản lý nhà cung cấp thủ công

• Dữ liệu phân tán, khó truy xuất:

Thông tin nhà cung cấp, hợp đồng thường nằm rải rác trên nhiều file Excel, email hoặc giấy tờ, khiến việc tra cứu rất mất thời gian. Thực tế có trường hợp thông tin nhà cung cấp và hợp đồng lưu trữ rời rạc dẫn đến khó khăn trong theo dõi đơn hàng, lịch sử giao dịch và đánh giá năng lực của đối tác.

Theo nghiên cứu từ Ivalua năm 2023, hơn 50% quy trình quản lý nhà cung cấp vẫn thủ công, dẫn đến lãng phí hơn 20% thời gian của đội ngũ điều hành. Điều này nhấn mạnh rằng, sự phân tán không chỉ là vấn đề kỹ thuật mà còn là rủi ro chiến lược, làm giảm khả năng dự báo và thích ứng.

• Giá cả, hợp đồng và điều khoản không đồng bộ:

Quản lý thủ công dễ dẫn đến tình trạng mỗi phòng ban nắm một phiên bản khác nhau về bảng giá, hợp đồng hoặc điều khoản thanh toán. Việc thiếu một nguồn dữ liệu trung tâm làm doanh nghiệp thiếu minh bạch và có thể gây hiểu lầm, sai sót trong giao dịch với nhà cung cấp.

• Quy trình đặt hàng thủ công chậm chạp, dễ sai sót:

Quy trình đặt hàng thủ công không chỉ chậm mà còn dễ mắc lỗi con người, như nhầm lẫn số lượng hoặc địa chỉ giao hàng. Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, sự chậm trễ này có thể biến một đơn hàng tiềm năng thành cơ hội bị bỏ lỡ. Phân tích sâu hơn, vấn đề nằm ở thiếu tự động hóa, khiến thời gian xử lý đơn hàng tăng lên đến 50%, theo McKinsey.

• Không đo lường được hiệu suất nhà cung cấp:

Do thiếu hệ thống theo dõi và dữ liệu tập trung, doanh nghiệp khó có công cụ để đánh giá nhà cung cấp nào giao hàng đúng hạn, chất lượng ra sao. Quản lý rời rạc khiến công ty thiếu kiểm soát và khó khăn trong việc theo dõi hiệu suất của, dẫn đến không thể đưa ra quyết định cải thiện dựa trên bằng chứng số liệu.

• Phụ thuộc vào cá nhân, rủi ro vận hành:

Quy trình thủ công thường phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm của một vài cá nhân (như nhân viên thu mua kỳ cựu). Nếu những người này nghỉ việc hoặc xảy ra sai sót, kiến thức và thông tin nhà cung cấp có thể thất thoát, gây gián đoạn hoạt động. Sự phụ thuộc cá nhân cao đồng nghĩa với rủi ro vận hành lớn, thiếu tính bền vững trong quản trị.

Nhìn chung, quản lý nhà cung cấp thủ công khiến doanh nghiệp lãng phí nguồn lực, thiếu minh bạch và gặp khó trong việc tối ưu hiệu quả chuỗi cung ứng. Đây chính là động lực để nhiều công ty tìm đến giải pháp phần mềm hiện đại.

Chấm dứt thủ công, tự động hóa quản lý ngay

2. Lợi ích nổi bật khi doanh nghiệp số hóa quản lý nhà cung cấp

• Quản trị dữ liệu tập trung:

Mọi dữ liệu về nhà cung cấp từ thông tin liên hệ, hợp đồng đến đơn đặt hàng và lịch sử giao dịch – đều được lưu trữ tập trung trên một hệ thống duy nhất, dễ dàng truy cập và quản lý. Nhờ đó, các bộ phận liên quan đều dùng chung một nguồn dữ liệu đồng bộ, đảm bảo minh bạch về hợp đồng, giá cả, chi phí và tránh sai lệch thông tin giữa các phòng ban.

>> Xem thêm: Quản trị dữ liệu là gì? Làm sao để doanh nghiệp quản lý dữ liệu hiệu quả?

• Kiểm soát công nợ nhà cung cấp, tránh thất thoát tài chính:

Phần mềm cho phép theo dõi chi tiết công nợ phải trả cho từng nhà cung cấp theo thời gian và từng đơn hàng. Nhà quản lý sẽ nắm rõ mỗi nhà cung cấp còn nợ bao nhiêu, đến hạn khi nào, từ đó lên kế hoạch thanh toán chủ động, tránh trường hợp chậm trả hoặc quên khoản phải trả. Thực tế, một số giải pháp phần mềm giúp cửa hàng/doanh nghiệp theo dõi chi tiết công nợ của từng đơn đặt hàng và lên kế hoạch thanh toán kịp thời, nhờ vậy tránh thất thoát tài chính do trả trễ hạn hoặc thanh toán trùng lặp.

• Tăng tốc quy trình mua hàng:

Các bước trong quy trình mua sắm như lập yêu cầu mua, gửi yêu cầu báo giá, phê duyệt đơn hàng, theo dõi giao hàng… được tự động hóa trên phần mềm. Điều này giúp rút ngắn thời gian xử lý so với làm thủ công và giảm thiểu sai sót do con người. Nhờ quy trình được số hóa, việc đặt hàng và nhận hàng diễn ra nhanh chóng, chính xác hơn, đảm bảo nguyên vật liệu/dịch vụ từ nhà cung cấp được cung ứng đúng lúc, tránh làm chậm trễ hoạt động kinh doanh.

• Đánh giá chất lượng nhà cung cấp, tối ưu chuỗi cung ứng:

Với các công cụ đo lường KPI tích hợp, phần mềm cho phép doanh nghiệp đánh giá hiệu suất nhà cung cấp dựa trên dữ liệu định lượng như tỷ lệ giao hàng đúng hạn, chất lượng sản phẩm và tỷ lệ lỗi. Điều này giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng bằng cách chọn lọc đối tác tốt nhất và cải thiện liên tục. Nhờ đó, chuỗi cung ứng được tối ưu hóa: doanh nghiệp chỉ duy trì hợp tác với các nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu, loại bỏ điểm nghẽn và giảm rủi ro gián đoạn. Đồng thời, thông tin hiệu suất này giúp doanh nghiệp thương thảo điều khoản tốt hơn (ví dụ yêu cầu cải thiện chất lượng đổi lấy hợp đồng lâu dài), qua đó nâng cao hiệu quả hợp tác đôi bên.

>>Xem thêm: Quy trình đánh giá nhà cung cấp bài bản, chi tiết và đầy đủ nhất

Chuyển đổi ngay với MISA AMIS CRM trải nghiệm phần mềm quản lý nhà cung cấp tích hợp trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp toàn diện, giúp bạn vận hành hiệu quả, kiểm soát rủi ro và sẵn sàng mở rộng quy mô bền vững.

Dùng thử và nhận tư vấn miễn phí

3. So sánh công cụ quản lý truyền thống với phần mềm quản lý nhà cung cấp

Số hóa không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí mà còn tạo ra một hệ sinh thái quản trị nhà cung cấp minh bạch, linh hoạt và dễ mở rộng. Đây là bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp chuyển đổi chuỗi cung ứng từ “phản ứng” sang “chủ động”. Nếu bạn đang tìm kiếm một nền tảng quản lý nhà cung cấp toàn diện và dễ triển khai, bộ giải pháp MISA AMIS sẽ là lựa chọn đáng cân nhắc.

4. Những tính năng quan trọng của phần mềm quản lý nhà cung cấp

Quản lý thông tin nhà cung cấp tập trung

• Tập hợp toàn bộ thông tin nhà cung cấp như: tên pháp nhân, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ, sản phẩm cung ứng, chứng từ pháp lý…

• Phân loại nhà cung cấp theo khu vực, ngành hàng, độ ưu tiên (A-B-C).

• Dễ dàng cập nhật, tra cứu và theo dõi lịch sử tương tác trên cùng một hệ thống.

Quản lý hợp đồng và thời hạn thanh toán

• Lưu trữ và số hóa toàn bộ hợp đồng mua hàng.
• Thiết lập cảnh báo khi hợp đồng sắp hết hạn hoặc có điều khoản quan trọng.
• Theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng (giao hàng, thanh toán…) theo thời gian thực.

Tạo và theo dõi đơn đặt hàng

• Tạo đơn đặt hàng ngay trên hệ thống, tự động chuyển sang bộ phận phê duyệt.
• Ghi nhận lịch sử giao hàng, tồn kho đầu vào và so sánh với định mức kế hoạch.
• Tích hợp cảnh báo nếu đơn giao trễ, sai số lượng, sai giá.

Quản lý công nợ và thanh toán nhà cung cấp

• Theo dõi công nợ theo từng đơn hàng, nhà cung cấp, kỳ hạn thanh toán.
• Cảnh báo khi đến hạn thanh toán hoặc phát sinh nợ quá hạn.
• Xuất hóa đơn, phiếu chi và ghi nhận thanh toán trực tiếp trên phần mềm.

Đánh giá hiệu suất nhà cung cấp

• Ghi nhận điểm đánh giá theo từng tiêu chí: giá cả, chất lượng, tiến độ giao hàng, dịch vụ hậu mãi…
• Tự động tổng hợp báo cáo so sánh hiệu suất các nhà cung cấp.

• Hỗ trợ ra quyết định chọn lọc NCC cho từng loại mặt hàng hoặc dự án.

Khám phá ngay phần mềm quản lý nhà cung cấp thuộc nền tảng MISA AMIS giúp bạn quản trị dữ liệu tập trung, giám sát công nợ, đánh giá hiệu suất nhà cung cấp và liên thông chặt chẽ với các bộ phận mua hàng, kế toán, kho và điều hành. Một nền tảng quản lý trọn chuỗi cung ứng.

5. MISA AMIS – Giải pháp quản lý nhà cung cấp tích hợp, toàn diện cho doanh nghiệp hiện đại

Trong hệ thống vận hành của doanh nghiệp hiện đại, nhà cung cấp không chỉ là đối tác cung ứng hàng hóa, mà là mắt xích then chốt trong chuỗi cung ứng. Nếu không quản lý tốt mối quan hệ này, doanh nghiệp rất dễ đối mặt với rủi ro: nguyên liệu không đến kịp thời, chi phí mua sắm vượt kiểm soát, hay sai lệch trong thanh toán – tất cả đều ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và hiệu quả tài chính.

Hiểu được tầm quan trọng đó, MISA AMIS mang đến giải pháp quản lý nhà cung cấp toàn diện, được tích hợp chặt chẽ trong một nền tảng điều hành doanh nghiệp thống nhất – giúp doanh nghiệp không chỉ theo dõi, đánh giá NCC hiệu quả mà còn đảm bảo vận hành liền mạch từ mua hàng đến sản xuất, kế toán và phân phối.

Trong “bức tranh tổng thể” của MISA AMIS, quản lý nhà cung cấp không đứng riêng lẻ, mà được gắn kết sâu với các khối chức năng khác để tạo ra chuỗi giá trị khép kín và tối ưu:

• Khối Sản xuất – Cung ứng (AMIS Sản xuất – AMIS Mua hàng – AMIS Kho hàng)
  → Đảm bảo vật tư, nguyên phụ liệu được đặt mua đúng kế hoạch sản xuất, tiếp nhận đúng thời điểm, xuất kho theo đúng lệnh điều độ và kiểm soát chặt chẽ định mức tiêu hao trong quá trình sản xuất.
• Khối Tài chính – Kế toán (AMIS Kế toán – Hóa đơn điện tử)
  → Tự động cập nhật mọi hoạt động nhập – xuất – tồn kho, phản ánh đầy đủ và chính xác chi phí nguyên vật liệu cũng như tính toán giá thành sản phẩm một cách chuẩn xác.
• Khối Quản lý điều hành (AMIS Quy trình – AMIS Công việc – Chữ ký số)
  → Hệ thống hóa các bước trong chuỗi cung ứng – từ mua hàng, nhập kho, sản xuất đến xuất kho – nhằm nâng cao khả năng giám sát và đảm bảo minh bạch trong toàn bộ quá trình vận hành.
• Khối Bán hàng & Marketing (AMIS CRM – AMIS Bán hàng)
  → Tích hợp dữ liệu đơn hàng và kế hoạch sản xuất, giúp bộ phận kho chủ động điều phối nguyên vật liệu để đảm bảo tiến độ giao hàng theo đúng cam kết với khách hàng.