Mô tả công việc kế toán trưởng và chia sẻ kinh nghiệm thực tế

Kế toán trưởng là một trong những vị trí quan trọng hàng đầu trong bộ máy của doanh nghiệp Do đó, công việc của kế toán trưởng có ý nghĩa và ảnh hưởng lớn đến hoạt động của doanh nghiệp. Bài viết xin được tổng hợp, mô tả công việc của Kế toán trưởng một cách chi tiết nhất và chia sẻ những kinh nghiệm thực tế quý báu để trở thành một kế toán trưởng thực thụ, tạo được nhiều giá trị từ đó được các doanh nghiệp, tổ chức săn đón.

Hình 1: Mô tả chi tiết công việc và chia sẻ kinh nghiệm thực tế

1. Tìm hiểu về vị trí kế toán trưởng 

1.1 Sơ lược về chức danh kế toán trưởng trong doanh nghiệp

Căn cứ điều 53 Luật kế toán 2015 quy định về chức danh kế toán trưởng như sau :

“Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ máy kế toán của đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán.

Kế toán trưởng chịu sự lãnh đạo của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; trường hợp có đơn vị kế toán cấp trên thì đồng thời chịu sự chỉ đạo và kiểm tra của kế toán trưởng của đơn vị kế toán cấp trên về chuyên môn, nghiệp vụ.”

Ngoài ra theo điểm 1 điều 54 kế toán trưởng cần đáp ứng thêm các tiêu chuẩn và điều kiện sau :

• Có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ trung cấp trở lên;
• Có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng;
• Có thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 02 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học trở lên và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 03 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán trình độ trung cấp, cao đẳng.

1.2 Nhiệm vụ kế toán trưởng doanh nghiệp 

• Theo luật định, doanh nghiệp phải có kế toán trưởng để quản lý phòng kế toán, các hoạt động có liên quan đến tài chính kế toán, chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về tất cả hoạt động của phòng kế toán.
• Thiết lập hệ thống kế toán của doanh nghiệp; quy trình vận hành; bố trí, luân chuyển nhân sự của phòng kế toán, triển khai quy định, chính sách, hướng dẫn, đào tạo và đánh giá năng lực của mọi nhân viên trong phòng kế toán.
• Thực hiện báo cáo theo quy định của pháp luật và các báo cáo quản trị cho giám đốc đơn vị thường xuyên; tham mưu cho ban giám đốc về tình hình tài chính doanh nghiệp; đề xuất chính kiến hỗ trợ ban giám đốc tuân thủ pháp luật kinh doanh.

2. Các công việc kế toán trưởng phải làm trong doanh nghiệp 

2.1 Quản lý phòng kế toán

• Xác định được mục tiêu, hiểu doanh nghiệp, vận hành phòng kế toán phù hợp với mô hình kinh doanh. 
• Đảm bảo chứng từ lưu trữ theo quy định, khoa học, dễ tìm kiếm.
• Tuyển dụng, đào tạo và giữ lại những nhân sự tốt nhất thực hiện công việc trong phòng kế toán.
• Đảm bảo luôn có đầy đủ thông tin chính xác kịp thời phục vụ cho nhu cầu ra quyết định của ban lãnh đạo.

>>> Đọc thêm: Hướng dẫn quy trình sắp xếp, lưu trữ chứng từ kế toán khoa học, dễ tìm kiếm

• Đối với doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ: thông thường kế toán trưởng phải chia sẻ một phần công việc chi tiết với nhân viên trong công ty như thực hiện việc tổng hợp số liệu (công việc của kế toán tổng hợp), lập và nộp các báo cáo thuế, quyết toán thuế, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, đôi khi kiêm thêm việc của hành chính nhân sự…

Mô hình phòng kế toán có 3 nhân sự phù hợp cho các doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ, vận tải, xây dựng… 

Hình 2 : Sơ đồ phòng kế toán có 3 nhân sự

Đối với doanh nghiệp sản xuất, có quản lý kho hàng, thường bố trí phòng kế toán có từ 4 nhân sự. Tuy nhiên, kế toán vẫn phải kiêm nhiệm nhiều việc.

Hình 3 : Sơ đồ phòng kế toán có 4 nhân sự

• Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ: lúc này phòng kế toán đã có sự phân công rõ ràng về công việc, từng vị trí thực hiện đúng chức năng đề ra. Kế toán trưởng tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ đã thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ, chỉ đạo công tác và kiểm tra chứng từ.

Hình 4: Sơ đồ phòng kế toán có nhiều nhân sự tập trung

• Doanh nghiệp quy mô lớn: doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, bộ máy kế toán phân tán cho trụ sở và chi nhánh. 

Đối với Doanh nghiệp có quy mô lớn, Kế toán trưởng ở đơn vị cấp trên ngoài quản lý, giám sát hoạt động và chịu trách nhiệm các công việc kế toán của đơn vị mình thường có trách nhiệm tổ chức, quản lý, giám sát đơn vị cấp dưới tùy theo sự phân công của lãnh đạo từng doanh nghiệp.

Hình 5 : Sơ đồ phòng kế toán có nhiều nhân sự phân tán

>>> Xem thêm: Tổ chức bộ máy kế toán – Mô hình nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn?

2.2 Kiểm soát báo cáo tài chính

Kế toán trưởng phải có đủ trình độ chuyên môn để giám sát hoạt động kế toán tại doanh nghiệp, kiểm tra tính bất hợp lý trong Báo cáo tài chính và điều chỉnh kịp thời.

Kế toán trưởng phải nắm được chuyên môn nghiệp vụ và số liệu do kế toán tổng hợp báo cáo, là người chịu trách nhiệm với ban quản trị doanh nghiệp về các chứng từ và sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Vì thế, kế toán trưởng cần đảm bảo được tính chính xác, kịp thời, hợp pháp trong các chứng từ, sổ sách kế toán, các thông tin được công bố cho hoạt động đầu tư.

>>> Xem thêm: Các bút toán kết chuyển cuối kỳ kế toán cần ghi nhớ

2.3 Báo cáo và tham mưu cho ban giám đốc

Báo cáo trực tiếp cho ban giám đốc là nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết để cấp quản lý theo dõi kịp thời tình hình kế toán tài chính của doanh nghiệp. Tùy theo quy mô và yêu cầu các báo cáo được lập và gửi hằng ngày, hằng tuần, hằng tháng hoặc theo yêu cầu làm hồ sơ năng lực, hồ sơ thầu, hồ sơ vay vốn …

Kế toán trưởng còn có trách nhiệm và nghĩa vụ lập và nộp các báo cáo theo quy định của cơ quan thuế. 

Thực tế, ở nước ta hiện nay chưa nhiều Doanh nghiệp có vị trí Giám đốc tài chính riêng nên Kế toán trưởng thường kiêm nhiệm vị trí này do đó, Kế toán trưởng phải nắm được các kỹ năng phân tích, các tỷ số tài chính để tham mưu cho ban giám đốc công ty :

• Phân tích dòng tiền: quản lý chặt chẽ việc thu nợ, đảm bảo nguồn vốn đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tiếp đến là các kênh huy động vốn, lãi suất và kế hoạch tiếp cận trong trường hợp doanh nghiệp cần bổ sung nguồn vốn kinh doanh.

Ngoài ra trong nhiều trường hợp Kế toán trưởng cần đàm phán với các nhà cung cấp để giãn thời gian thanh toán công nợ giảm áp lực cho dòng tiền chi.

• Phân tích biến động hàng tồn kho: sức tiêu thụ của các mặt hàng, lượng hàng tồn kho, giá thị trường ảnh hưởng tăng/giảm như thế nào đến lượng hàng hóa và kế hoạch giải phóng hàng tồn đọng.
• Phân tích giá thành sản phẩm: Việc quản lý nguyên liệu và dịch vụ đầu vào tốt, có được chính sách linh hoạt về chiết khấu, phân bổ nhân công sản xuất,… có ảnh hưởng không nhỏ đến giá thành cạnh tranh của sản phẩm. 
• Phân tích chi phí: phân loại các chi phí theo hoạt động, giúp doanh nghiệp kiểm soát và đánh giá việc sử dụng chi phí đúng mục đích. Căn cứ trên các báo cáo đánh giá về chi phí, ban giám đốc có những chính sách cắt giảm chi phí tránh lãng phí, xây dựng lại định mức chi phí phù hợp cho từng phòng ban. 

3. Hành trình để trở thành kế toán trưởng giỏi

3.1 Trình độ chuyên môn kế toán trưởng

• Kiến thức chuyên môn cao:

Kế toán trưởng là một nghề và cũng là một vị trí công việc đòi hỏi trình độ chuyên môn cao; kỹ năng quản lý, giám sát; sự đam mê, kiên nhẫn và yêu thích làm việc với những con số. Nhiều bạn sinh viên đam mê với nghề kế toán xác định mục tiêu nghề nghiệp và phấn đấu ngay từ khi còn ngồi trên giảng đường để thành công trên con đường trở thành kế toán trưởng đã lựa chọn :

• Từ năm 3 năm 4 đã xin học việc nghề kế toán tại doanh nghiệp để được va chạm và cọ xát với thực tế.
• Tham gia các khóa học về kế toán thực hành, các khóa học cơ bản và nâng cao nghiệp vụ kế toán chuyên sâu về hợp nhất báo cáo tài chính, chuyển đổi báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán quốc tế IFRS…
• Ngoài ra, các bạn có thể lựa chọn tích lũy kinh nghiệm và bổ sung thêm kiến thức chuyên môn trong quá trình thực chiến tại doanh nghiệp, học hỏi ngay chính kế toán trưởng doanh nghiệp đang công tác. 

Kỹ năng mềm cần có: 

• Thái độ làm việc: nghiêm túc, cẩn thận, trung thực. 

Theo UNESCO ba thành tố hợp thành năng lực của con người là: kiến thức chiếm 4%, kỹ năng chiếm 26%, và thái độ chiếm 70%. Thái độ làm chủ năng lực con người, một người có thái độ làm việc chuyên nghiệp và nghiêm túc biết cách gia tăng kỹ năng và kiến thức chuyên môn của bản thân, ngoài ra còn thúc đẩy công việc góp phần thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp. 

Hình 6: Năng lực con người. Nguồn: Internet

• Tính kỷ luật: rèn luyện kỷ luật trong công việc, đi làm đúng giờ, trong giờ làm việc nghiêm túc tập trung vào công việc, hoàn thành báo cáo đúng thời gian. Xây dựng mục tiêu và hoàn thành mục tiêu đã đề ra. 

Ngoài ra, Kế toán trưởng với vai trò là người đứng đầu phòng kế toán, cần  thiết lập 1 bộ máy kế toán viên là những người có thể  tin tưởng giao việc nhưng đồng thời lại phải xây dựng những công cụ báo cáo và hệ thống kiểm soát, kiểm tra chéo để kiểm tra được nhân viên của mình. Kế toán trưởng cần là người làm gương, rèn nhân viên tính kỷ luật nhưng không quá khắt khe, gò bó… tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp.

• Giao tiếp tốt: môi trường làm việc không thể thiếu các cộng sự là nhân viên cấp dưới. Xây dựng mối quan hệ tốt với đồng nghiệp, cư xử bằng thái độ chân thành, hỗ trợ nhân viên trong công việc, lắng nghe ý kiến đóng góp, đánh giá công tâm … 

Kế toán trưởng thường xuyên phải đi giao dịch với các cơ quan chức năng nên cần phải bổ sung kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thương lượng. Kỹ năng giao tiếp tốt còn biểu hiện ở việc biết lắng nghe, diễn đạt 1 cách rõ ràng dễ hiểu, bản thân khiêm tốn biết tiến biết lùi đúng lúc vì lợi ích của doanh nghiệp.

• Ngoại ngữ: để trở thành kế toán trưởng doanh nghiệp trong thời đại công nghệ hóa và toàn cầu hóa, ngoài việc nắm vững chuyên môn nghiệp vụ, các bạn cần trau dồi khả năng ngoại ngữ để phục vụ công việc.  
• Kỹ năng Công nghệ thông tin: Trong bối cảnh phát triển nhanh chóng của các tiến bộ khoa học kỹ thuật đáp ứng với những thay đổi mới, Kế toán trưởng cần là người ham học hỏi, cầu thị, có tư duy cải tiến luôn hướng tới việc áp dụng các nguồn lực công nghệ để gia tăng hiệu suất lao động của tập thể.

>> Tham khảo ngay phần mềm quản lý công việc của kế toán để giúp bạn vận hành, và điều phối công việc của cấp dưới dễ dàng hơn

3.2 Kinh nghiệm làm kế toán trưởng

Không phải ai cũng thành công trong lần đầu tiên làm kế toán trưởng. Kinh nghiệm làm kế toán trưởng được rút ra từ những thất bại, nỗ lực học hỏi nâng cao giá trị bản thân, chấp nhận va chạm với những khó khăn trong công tác kế toán.

• Tổ chức công việc : chủ động trong mọi việc, luôn có kế hoạch và thậm chí phải có tầm nhìn xây dựng kế hoạch dự phòng cho những rủi ro có thể xảy ra. Hệ thống lại các quy trình công việc giúp kế toán trưởng quản lý tốt công việc, chia nhỏ các bước công việc, phân công nhân viên rõ ràng và phối hợp nhịp nhàng nhận diện các vấn đề cần xử lý.
• Trao quyền cho nhân viên : đánh giá công việc, lựa chọn ứng cử viên phù hợp cho vị trí, giám sát, hỗ trợ nhân viên như đào tạo kỹ năng, đưa ra hướng dẫn nếu thấy cần thiết. Tiến hành thu thập dữ liệu để trao đổi về công việc đã hoàn thành. Tìm ra những thiếu sót cần khắc phục.
• Luôn tìm giải pháp cho mọi khó khăn: không phải lúc nào công việc cũng thuận buồm xuôi gió, trong công việc gặp khó khăn cũng là điều bình thường. Kế toán trưởng phải có tâm lý bình tĩnh tìm ra đáp án tối ưu thay vì ngồi đó than thở. Tư duy đúng sẽ hành động đúng, phương pháp đúng sẽ cho ra kết quả đúng.
• Biết từ chối: kế toán trưởng là người dẫn đầu phòng kế toán nhưng cũng là người lao động làm việc trong doanh nghiệp dưới hình thức hợp đồng lao động. Kế toán trưởng có nhiệm vụ hoàn thành mọi công việc được ban lãnh đạo công ty giao phó. Tuy nhiên, không phải yêu cầu nào đúng với luật định, người làm kế toán trưởng phải biết linh hoạt xử lý, khéo léo từ chối với những nhiệm vụ không đúng quy định của pháp luật.

3.3 Trách nhiệm một kế toán trưởng thực thụ

Kế toán trưởng có toàn quyền quyết định và hoàn toàn chịu trách nhiệm về quyết định của mình. Với cương vị là kế toán trưởng, tham gia trực tiếp và đồng hành cùng doanh nghiệp trong các hoạt động phát triển kinh doanh, có trách nhiệm cung cấp thông tin cho việc xây dựng kế hoạch, phân bổ nguồn lực tài chính và quản trị dòng tiền xuyên suốt trong quá trình thực hiện kế hoạch. 

Theo dõi và bám sát các bộ phận khác thực hiện kế hoạch, phát triển các mô hình dự báo và phân tích tình huống, đánh giá hiệu quả của công ty và các phòng ban, phát hiện các cơ hội từ quản trị chi phí, xác định các mối đe dọa, gian lận trong bán hàng, marketing, sản xuất và xây dựng phương án kiểm soát hiệu quả.

Từ đó tư vấn cho chủ doanh nghiệp hoặc ban quản trị doanh nghiệp những việc nên làm, những việc không nên làm, những điểm cần kiểm soát, đầu tư sản xuất sản phẩm mới hoặc lựa chọn, loại bỏ những sản phẩm hiện tại. Tối ưu chi phí vào phân khúc khách hàng mục tiêu hay đầu tư nhiều phân khúc để gia tăng độ nhận diện thương hiệu …

Nếu thực hiện được các vai trò trên, bạn không chỉ trở thành một kế toán trưởng thực thụ, được nhiều doanh nghiệp săn đón mà trên hết hình thành tư duy quản trị và bao quát như một giám đốc tài chính tương lai.

MISA AMIS hi vọng qua bài viết, các bạn định hình được rõ hơn nhiệm vụ, công việc và các điều kiện, yêu cầu của một người làm kế toán trưởng và có lộ trình, định hướng rõ ràng cho riêng bản thân mình. Chúc các bạn thành công! 

AMIS Kế Toán cung cấp hàng loạt công cụ giúp tiết kiệm thời gian kế toán cần để tập trung phát triển nghề nghiệp:

• Làm việc mọi lúc, mọi nơi qua Internet: Giám đốc, Kế toán có thể truy cập làm việc từ mọi thiết bị thông minh không bị gián đoạn công việc, kịp thời ra quyết định điều hành.
• Kết nối ngân hàng điện tử, Cơ quan Thuế, hệ thống bán hàng, quản trị, nhân sự và hơn 100 đối tác.
  • Kết nối với ngân hàng để chuyển tiền, đối chiếu sổ phụ, nắm bắt số dư theo thời gian thực giúp tiết kiệm thời gian, công sức.
  • Kế toán dễ dàng kê khai đầy đủ các loại thuế theo quy định và nộp thuế thuế điện tử ngay trên phần mềm kế toán.
  • Kế thừa thông tin: Báo giá, Đơn hàng, Đề nghị xuất hóa đơn… từ bộ phận bán hàng; Tiền lương, Bảo hiểm, Thuế TNCN… từ bộ phận nhân sự giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu.
  • Kết nối với các phần mềm: Hóa đơn điện tử, Chữ ký số điện tử, Bán hàng… giảm thiểu nhập liệu chồng chéo, sai lệch dữ liệu.
• Tự động nhập liệu chứng từ từ: Hóa đơn, Bill bán hàng, Bảng kê ngân hàng… giúp rút ngắn thời gian nhập liệu, tránh sai sót.
• Đầy đủ báo cáo quản trị: Hàng trăm báo cáo quản trị theo mẫu hoặc tự thiết kế chỉnh sửa, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp thuộc mọi ngành nghề.
• Tự động hóa việc lập báo cáo:Tự động tổng hợp số liệu lên báo cáo thuế, báo cáo tài chính và các sổ sách giúp doanh nghiệp nộp báo cáo kịp thời, chính xác.
• Cảnh báo thông minh: Nhắc nhở hạn kê khai, nộp thuế; Tồn kho vật tư, hàng hóa; Thu hồi nợ, thanh toán hóa đơn; Tình trạng hoạt động của KH/NCC…

Hãy đăng ký sử dụng miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS ngay hôm nay để trải nghiệm công cụ tài chính hỗ trợ hàng đầu!

Tác giả: Lê Thị Thu Phương