Tại nhiều doanh nghiệp, KPI đóng vai trò như một chỉ số đánh giá hiệu suất, năng lực nhân viên và xét lương thưởng định kỳ. Mỗi doanh nghiệp hay phòng ban, vị trí có cách tính KPI khác nhau. Tuy nhiên điều quan trọng là cần có một quy trình cụ thể liên quan đến cách tính KPI cuối năm để nhân viên có động lực phấn đấu và có căn cứ để tự kiểm tra kết quả làm việc của bản thân. Cùng MISA AMIS tìm hiểu thêm về KPI cuối năm trong bài viết dưới đây.
XEM NGAY: 50+ TÍNH NĂNG PHẦN MỀM ĐÁNH GIÁ NHÂN VIÊN
1. Vì sao tính KPI cuối năm lại quan trọng?
KPI cuối năm không đơn thuần để “điểm danh” thành tích hay giữ vai trò thủ tục mỗi kỳ tổng kết. Đối với doanh nghiệp, việc chấm và tính KPI giúp nhìn nhận thẳng vào thực chất hiệu quả của từng cá nhân và cả đội ngũ. Bảng điểm KPI rõ ràng là căn cứ đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu, phân loại nhân lực, xác định các khoản lương thưởng hợp lý và tạo cơ sở xây dựng chính sách phát triển trong tương lai.
Với nhân viên, kết quả KPI phản ánh nỗ lực, mức độ phù hợp cũng như cơ hội thăng tiến. Mỗi điểm số được công nhận chính xác giúp củng cố động lực, tạo sự công bằng trong so sánh thành tích, tránh cảm giác bị đánh giá cảm tính. Việc tính KPI chu đáo góp phần xây dựng niềm tin, tạo môi trường làm việc minh bạch, hướng toàn đội cùng nhìn về mục tiêu chung và chủ động nâng cao trách nhiệm trong công việc.
Ví dụ: KPI cuối năm của Nhân viên Kinh doanh, nếu đạt sẽ có thưởng nhằm khuyến khích việc tăng doanh số, sự tận tâm trong chăm sóc khách hàng.
Cấu trúc chỉ số KPI
- Doanh số bán hàng: 60% tổng điểm KPI (Ví dụ mục tiêu: đạt doanh số 1,2 tỷ đồng/năm)
- Tỷ lệ hoàn thành hợp đồng, thu tiền: 20%
- Chăm sóc khách hàng & CSKH sau bán: 10%
- Tác phong, quy trình, phối hợp nội bộ: 10%
Quy định mức đạt KPI theo tháng
Mỗi tháng đánh giá KPI, nếu đạt từ 85% mục tiêu/tháng trở lên thì tính là đạt tháng.
KPI năm được tính từ tổng các tháng:
- Đạt đầy đủ 12/12 tháng: Được thưởng tối đa lương tháng 13 (100%).
- Đạt từ 9-11 tháng: Được thưởng 80% lương tháng 13.
- Đạt từ 6-8 tháng: Được thưởng 60% lương tháng 13.
- Dưới 6 tháng đạt: Không xét thưởng hoặc chỉ nhận thưởng tượng trưng (20%).
Ưu tiên và xét thưởng đặc biệt cuối năm
- Nếu doanh số vượt 120% kế hoạch năm hoặc có đóng góp về sáng kiến kinh doanh lớn, nhân viên được cộng thêm khoản thưởng nóng/bonus ngoài lương tháng 13.
- Xếp loại cá nhân xuất sắc toàn phòng: Được cộng thêm 10-20% so với mức thưởng chung.
2. Cách tính KPI cuối năm cho nhân viên
Bước 1: Xác định mục tiêu và công thức tính cho từng chỉ số KPI
Trước khi bắt đầu quy trình đánh giá, hãy xác định rõ mục tiêu KPI dành cho từng vị trí nhân viên, đảm bảo mỗi mục tiêu phải cụ thể, đo lường được và gắn trực tiếp với định hướng kinh doanh của doanh nghiệp.
Xây dựng công thức tính phù hợp cho từng chỉ số KPI, mang tính vận dụng trong thực tế:
- Ví dụ 1: Tỷ lệ tăng doanh thu = [(Doanh thu năm nay / Doanh thu năm trước) – 1] x 100%
- Ví dụ 2: Tỷ lệ giữ chân nhân viên = (Số nhân viên cuối năm – nhân viên mới trong năm) / Số nhân viên đầu năm x 100%
Với các hiệu suất phức tạp hơn, có thể cộng tổng các kết quả thành phần (như điểm số nhiệm vụ, mức độ hoàn thành sáng kiến, tỷ lệ giảm lãng phí) để ra điểm KPI cuối cùng. Thông thường các yếu tố thể hiện hiệu quả công việc sẽ chiếm trọng số lớn nhất, ví dụ như doanh thu, số lượng khách hàng, số lượng nhiệm vụ hoàn thành, các tỉ lệ kỹ thuật liên quan đến nghiệp vụ… Còn các yếu tố như tốc độ tăng trưởng, thái độ, kỷ luật… thường chiếm trọng số nhỏ hơn.
KPI cuối năm thường được thiết lập ngay từ đầu năm và giữ ổn định cho tới khi tổng kết, giúp nhân viên định hướng hành động xuyên suốt thay vì tập trung vào các chỉ số ngắn hạn như KPI tháng/quý.
Bước 2: Thu thập và tổng hợp dữ liệu thực tế
Trong cả năm, dữ liệu hiệu suất công việc được ghi nhận qua các báo cáo, hệ thống phần mềm quản lý KPI, phiếu tự đánh giá… Mục tiêu của bước này là đảm bảo thu thập đủ thông tin phản ánh toàn bộ quá trình cố gắng, không bỏ sót thời điểm quan trọng.
Hãy xác minh nguồn số liệu được sử dụng, đảm bảo khách quan, thống nhất và đủ căn cứ minh bạch trước khi đưa vào tính điểm KPI.
KPI cuối năm nhấn mạnh đến hiệu quả bền vững, cần tổng hợp số liệu toàn kỳ thay vì các mốc lẻ của từng tháng như đánh giá thông thường.
Bước 3: Tính toán và đánh giá kết quả từng chỉ số KPI
Áp dụng chính xác công thức đã xác định ở Bước 1 cho từng KPI. Với những chỉ số có trọng số riêng, cần nhân đúng tỷ lệ để đảm bảo phản ánh chính xác tầm quan trọng của từng chỉ tiêu trong bức tranh tổng thể.
Đánh giá từng chỉ số KPI một cách độc lập, từ đó tổng hợp lại để ra điểm số cuối cùng cho từng nhân viên hoặc phòng ban. Có thể tính điểm KPI từng quý, từng nửa năm rồi tổng hợp lại cho cả năm, hoặc lấy bình quân các kết quả nếu bộ tiêu chí cho phép.
Thực tế cho thấy KPI cuối năm ưu tiên kiểm tra kết quả tổng thể, khả năng vượt mục tiêu lớn, tránh bị tác động bởi các biến động ngắn hạn như KPI từng đợt/tháng.
Bên cạnh việc tổng hợp thủ công, sử dụng phần mềm chuyên quản lý KPI sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu toàn bộ quy trình. Chỉ cần thiết lập kỳ đánh giá từ đầu năm, hệ thống tự động ghi nhận, lưu trữ số liệu, tự tính toán kết quả cho từng chỉ số và từng cá nhân. Cuối năm, bộ phận quản lý dễ dàng truy xuất báo cáo tổng hợp, đối chiếu lịch sử đánh giá.
Bước 4: Đánh giá tổng thể và đưa ra quyết định
Sau khi tính toán, cần đối chiếu kết quả KPI thực tế với các mục tiêu đã xác lập từ đầu năm. Tổ chức trao đổi, phản hồi minh bạch với nhân viên về từng chỉ số, giúp nhân sự thấu hiểu nguyên nhân điểm số và động lực cải thiện cho giai đoạn tiếp theo.
Trên cơ sở kết quả KPI, doanh nghiệp tiến hành xếp loại, quyết định các chế độ đãi ngộ như lương thưởng, thăng chức hoặc các kế hoạch đào tạo, điều chỉnh chiến lược phù hợp cho năm mới.
3. Lưu ý khi xác định và công nhận kết quả KPI
Khi xét duyệt và công nhận kết quả KPI cuối năm, doanh nghiệp cần chú trọng tính công bằng để tránh xảy ra tranh cãi hoặc nghi ngờ trong đội ngũ.
- Giải trình từng kết quả: Cách tính KPI cuối năm, đặc biệt là các trường hợp vượt hay chưa đạt mục tiêu, đều cần được giải thích bằng số liệu, báo cáo hoặc minh chứng cụ thể. Việc này giúp người được đánh giá hiểu rõ nguyên nhân, tránh cảm giác bị chấm điểm chủ quan.
- Đảm bảo quyền phản hồi và trao đổi: Doanh nghiệp nên tạo điều kiện để nhân viên được thảo luận công khai với cấp trên về kết quả KPI sau khi có bảng chấm điểm. Mọi ý kiến đóng góp, phản hồi đều cần được tiếp nhận, ghi nhận và xử lý kịp thời.
- Hạn chế thiên vị và hiểu nhầm: Cần xây dựng quy trình xét duyệt hai chiều, tránh để một cá nhân hoặc bộ phận quyết định kết quả cuối mà không qua đối chiếu. Nguồn số liệu phải rõ ràng, thống nhất. Minh bạch quy trình chấm điểm giúp tránh những hiểu nhầm hay cảm giác bị phân biệt giữa các nhân sự.
- Rà soát lại dữ liệu, tránh sót/quên thành tích: Kiểm tra chéo dữ liệu trước khi công bố bảng tổng hợp, đảm bảo không bỏ sót hoặc nhầm lẫn thành tích tập thể/cá nhân, nhất là các hoạt động dài hạn, dự án cộng tác.
4. Áp dụng công nghệ tối ưu quản lý KPI
Không ít doanh nghiệp vẫn còn chấm điểm KPI theo kiểu thủ công, tổng hợp số liệu trên file rời rạc hoặc qua email. Khi số nhân viên đông hoặc có nhiều đợt đánh giá ngắn hạn và dài hạn (kỳ tháng, quý, năm), quy trình này dễ dẫn đến rối loạn, thiếu đồng bộ, thậm chí sai lệch số liệu giữa các bộ phận hoặc thất lạc thông tin, tốn nhiều thời gian tổng hợp, xác minh lại.
Phần mềm AMIS Đánh Giá giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để những bất cập này bằng cách tự động hóa và kết nối toàn bộ dữ liệu đánh giá KPI xuyên suốt nhiều kỳ.
- Thiết lập bộ tiêu chí, trọng số KPI riêng cho từng vị trí hoặc phòng ban chỉ một lần, áp dụng xuyên suốt các kỳ đánh giá.
- Quản lý, tổng hợp, truy xuất điểm KPI tháng, quý, năm trên một giao diện duy nhất – thuận tiện đối chiếu, theo dõi tiến độ từng giai đoạn.
- Trợ lý ảo gợi ý bộ KPI phù hợp cho từng vị trí.
- Hệ thống tự động lưu trữ, bảo toàn dữ liệu đánh giá, dễ dàng phân quyền xem/xét duyệt cho lãnh đạo hoặc trưởng nhóm.
- Nhân viên chủ động theo dõi kết quả, gửi phản hồi, thảo luận trực tiếp với quản lý ngay trên phần mềm, hạn chế tối đa sai sót và tranh cãi về điểm số.
- Khi cần xét thưởng, AMIS Đánh Giá tự động trích xuất bảng tổng hợp KPI cuối năm, giúp HR, lãnh đạo ra quyết định nhanh, tiết kiệm thời gian kiểm tra thủ công.
Trải nghiệm ngay AMIS Đánh Giá để nâng tầm quản lý KPI, tăng năng suất lao động. Hãy để lại thông tin ngay tại để nhận bản dùng thử miễn phí:
Xây dựng cách tính KPI cuối năm hợp lý và quy trình rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp gia tăng động lực, tạo sự đồng thuận trong tập thể. Dù lựa chọn phương pháp thủ công hay ứng dụng phần mềm hỗ trợ, việc xác định chỉ tiêu rõ ràng, công khai công thức, lưu trữ và tổng hợp số liệu khoa học luôn là chìa khóa để nâng cao hiệu quả hoạt động đánh giá nhân sự.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
