Đối với tất cả người lao động trong thế giới hiện đại, đặc biệt là giai đoạn mà chúng ta đang chịu quá nhiều ảnh hưởng bởi đại dịch Covid-19, việc có được “đặc quyền” làm việc tại nhà trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Có phải bạn đang nghĩ ngay đến việc được ngả mình trên chiếc ghế sofa êm ái, cù nhẹ nhàng vào gáy chú mèo đang nằm ườn ở bên cạnh và mặc bất cứ thứ gì mình thích khi làm việc?
Với những người có xu hướng thích làm việc tự do, thì những cạm bẫy của mô hình làm việc tại nhà rất dễ khiến bạn đánh mất đi ranh giới giữa cuộc sống – công việc và ảnh hưởng khá tiêu cực tới hiệu suất làm việc, dù không thể phủ nhận có rất nhiều lợi ích của mô hình làm việc này, như sự tự do về thời gian, cách thức và không gian làm việc.
Bài viết dưới đây sẽ chỉ cho bạn 14+ tuyệt chiêu giúp làm việc tại nhà thật sự hiệu quả tăng x2 năng suất. Hãy đọc hết bài viết, soạn ra checklist và “nghiệm thu” xem mình đã áp dụng được bao nhiêu cho bản thân nhé!
1. Duy trì thói quen làm việc đúng giờ
Duy trì thói quen và giờ giấc sinh hoạt tiệm cận nhất với những ngày đi làm tại văn phòng trước đây chính là cách giữ cho bạn thái độ làm việc nghiêm túc nhất và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
Ngày trước nếu đi làm, buổi sáng bạn sẽ phải dậy sớm để di chuyển tới công ty phải không? Giờ thì khoảng cách từ giường tới máy tính của bạn chỉ còn vài mét, nhưng không nên vì thế mà bạn đặt chuông báo thức cách đúng 5 phút trước giờ làm việc. Điều này ảnh hưởng không tốt tới sự chuẩn bị cho một ngày làm việc mới bởi tuy bạn đã dậy nhưng đừng quên bộ não của chúng ta cũng cần 30 phút – 1 tiếng để có thể hoàn toàn tỉnh táo.
Nếu bạn bắt đầu một ngày làm việc đúng giờ và làm thực sự hiệu quả, không có cớ gì mà bạn lại không thể tắt máy, rời khỏi “văn phòng tại gia” và “tan làm” đúng giờ để dành thời gian buổi tối cho những hoạt động cá nhân, quây quần bên gia đình, người thân, bè bạn.
>> Đọc thêm: Các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc của nhân viên
2. Đừng quên! Bạn đang đi làm
Rất nhiều nhân viên khi được khảo sát đã nói rằng họ luôn có cảm giác làm việc tại nhà không hẳn là đi làm, dù họ biết mình vẫn bị áp KPI cao ngất, deadline vẫn bám đuổi hàng giờ và họ vẫn được công ty trả lương hàng tháng.
Nghe khá mâu thuẫn phải không, nhưng để xóa bỏ suy nghĩ ấy khi được làm việc ngay chính tại ngôi nhà của mình quả thực không đơn giản. Nhưng bạn cần cố gắng! Việc giữ cho đầu óc của luôn nhận thức rằng “bạn đang đi làm, bạn đang kiếm tiền, bạn đang là người của tổ chức, bạn cần thăng tiến” là điều cốt lõi quyết định thái độ và hiệu quả làm việc.
3. Tối ưu không gian làm việc
Không gian luôn là yếu tố quan trọng chi phối cảm xúc và tinh thần của con người. Hãy cố gắng tạo ra một không gian làm việc tại nhà giống nhất có thể với không gian làm việc tại văn phòng của bạn trước đây. Không nhất thiết phải là cả một căn phòng đầy đủ mọi tiện ích, nhưng ít nhất nó không được là một “nơi giải trí”, để bạn có thể đặt lưng nằm bất cứ lúc nào, hay vừa đánh máy vừa hát karaoke cùng cả nhà.
Một số gợi ý cho không gian làm việc lý tưởng:
- Không gian cố định: Làm việc tại nhà không có nghĩa chúng ta có thể nằm ườn trên giường hay ghế sofa và gõ bàn phím. Bạn cần một bộ bàn ghế làm việc nghiêm chỉnh, bố trí ở một không gian cố định, sáng sủa, tốt nhất là nên tách biệt khỏi chiếc giường và không gian sinh hoạt chung của gia đình. Có một không gian làm việc tách biệt về mặt vật lý sẽ đưa bạn vào chế độ làm việc hoàn hảo về mặt tinh thần. Các trang thiết bị cần có khi làm việc tại nhà như: máy tính, tai nghe, kết nối Internet … cũng cần được chuẩn bị đầy đủ để làm việc từ xa không bị gián đoạn.
- Làm việc cùng thiên nhiên: Kết hợp cây xanh vào không gian làm việc để cải thiện chất lượng không khí trong phòng, giảm căng thẳng, tăng cường sự tập trung khi làm việc cũng là một gợi ý tuyệt vời. Hãy đặt một chậu cây nhỏ trên góc bàn làm việc hoặc treo lên khung cửa sổ. Chỉ cần khéo léo bài trí một chút, không gian phòng cũng sẽ trở nên bắt mắt và thư giãn hơn nhiều rồi.
- Đảm bảo cung cấp đủ ánh sáng: Ánh sáng tự nhiên giúp con người được tiếp thêm nguồn năng lượng tích cực, tạo cảm hứng cho công việc, tăng khả năng sáng tạo. Hãy ưu tiên đặt góc làm việc trong không gian thoáng đãng và có ánh sáng tự nhiên. “Tiết kiệm điện” cũng được xem là lợi ích to lớn nhờ tận dụng ánh sáng tự nhiên phải không nhỉ! Song song với đó, một chiếc đèn bàn với mức sáng phù hợp cũng rất quan trọng cho đôi mắt khi chúng ta làm việc buổi tối. Hãy cố gắng bố trí một không gian đảm bảo cung cấp đủ ánh sáng để cho dù làm việc ở văn phòng hay tại nhà, thì hiệu suất luôn đạt 100% và không ảnh hưởng tới sức khỏe.
4. Nghiêm khắc với bản thân trong việc sử dụng mạng xã hội
Xao nhãng công việc do mạng xã hội thì quả là câu chuyện không của riêng ai. Phải thừa nhận Facebook, Instagram, LinkedIn… có sức hút đến kỳ lạ có thể khiến bạn xem cả ngày cũng không muốn rời mắt khỏi màn hình. Nói cách khác, nó là một “cái bẫy” giết thời gian nếu bạn không nhận thức được và chủ động tránh xa khi làm việc tại nhà.
Một mẹo đơn giản là hãy đăng xuất khỏi toàn bộ các tài khoản mạng xã hội mà không phục vụ trực tiếp cho công việc hoặc sử dụng tab ẩn danh. Nhẹ nhàng hơn, bạn có thể vạch ra những thời gian cụ thể trong ngày cho phép bản thân “lướt” mạng thư giãn, ví dụ sau khi hoàn thành một đầu việc, vào những khung giờ giải lao cố định…
5. Hạn chế gọi điện hoặc họp trực tuyến vào thời điểm sáng sớm
Điều này ít khi chúng ta chú ý tới, mọi người thường mặc định 8h bắt đầu làm việc, thì gọi điện trao đổi công việc hay họp hành cũng là một phần nhiệm vụ và chúng ta hoàn toàn có thể “vào việc” từ đầu giờ sáng. Tuy nhiên theo nhiều nghiên cứu, cơ thể mỗi người cần một khoảng thời gian khác nhau để thực sự thức dậy và hoạt động 100% công suất. Do vậy, nên “để dành” các cuộc gọi hay họp trực tuyến vào ít nhất khoảng 1-1.5 tiếng sau khi chúng ta thức dậy để có thể trao đổi công việc ở trạng thái minh mẫn, tỉnh táo nhất.
>> Đọc thêm: Kỹ năng điều hành cuộc họp & hội nghị hiệu quả
6. Lập kế hoạch và sắp xếp công việc khoa học
Trước khi bước vào một ngày làm việc mới, đừng vội bắt tay với từng nhiệm vụ cụ thể ngay. Hãy lên kế hoạch những việc cần làm trong ngày, phân định rõ ràng thời gian bắt đầu và thời gian hoàn thành dự kiến. Chắc chắn mỗi người có rất nhiều công việc cần làm trong một ngày, nếu không có sự sắp xếp thứ tự ưu tiên rõ ràng, chồng chéo công việc chắc chắn sẽ xảy ra khiến chúng ta rơi vào một mớ hỗn độn, cảm thấy làm gì cũng không hiệu quả.
Bạn có bao giờ rơi vào tình trạng tương tự? Hay ngược lại có bao giờ bạn thấy “nhẹ lòng” khi một đầu việc hoàn thành và được gạch tên khỏi kế hoạch công việc của hôm đó chưa? Việc lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách khoa học bản chất chính là việc thiết lập mục tiêu, giúp bạn có định hướng rõ ràng tránh sót việc, đồng thời không lãng phí thời gian cho những việc vặt không tên, đặc biệt khi ranh rới giữa công việc và cuộc sống quá “mong manh” như lúc này.
Dành ra 5 – 10 phút mỗi sáng để xem xét khối lượng công việc trong ngày, lập kế hoạch một cách hợp lý về thời gian lẫn thứ tự, đồng thời theo dõi trạng thái của các dự án bạn đang làm để kiểm soát hiệu quả một cách tối ưu nhất.
>> Đọc thêm: Một số phần mềm lập kế hoạch công việc tốt nhất hiện nay
7. Ứng dụng công nghệ để tối ưu năng suất
Nếu bạn có thể ứng dụng công nghệ vào việc lập kế hoạch và quản lý công việc tại nhà, chắc chắn bạn sẽ “nhàn hạ” hơn rất nhiều trong khi hiệu suất làm việc tăng x2 x3. Thời đại công nghệ 4.0 đem đến cho chúng ta quá nhiều công cụ, ứng dụng nhằm tối ưu năng suất như: phần mềm sắp xếp quản lý công việc, phần mềm giao việc, ứng dụng theo dõi công việc cá nhân… cho bạn lựa chọn.
Đặc biệt với mô hình làm việc từ xa, khi mà cách trở về địa lý khiến cho việc các cấp lãnh đạo gặp khá nhiều khó khăn trong quản lý điều hành, nhân viên cũng thường xuyên bị “rối” do khả năng tự tổ chức chưa cao, thì việc áp dụng công nghệ chính là giải pháp toàn diện cho bạn hay rộng hơn là cho doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý công việc, dự án mọi lúc mọi nơi MISA AMIS Công Việc giúp bạn giải bài toán lập kế hoạch, sắp xếp thứ tự ưu tiên, đánh giá tiến độ công việc một cách dễ dàng và khoa học nhất. Bạn hoàn toàn có thể thiết lập mục tiêu công việc dài hạn và toàn diện hơn nhờ MISA AMIS Công Việc thay vì chỉ là những kế hoạch nhỏ mỗi ngày được lập vội vàng vào đầu giờ sáng.
>> Trải nghiệm ngay AMIS Công Việc tại đây:
8. Âm nhạc là liều thuốc tinh thần tuyệt vời
Tùy vào tính chất công việc, mỗi người lựa chọn cho mình những không gian làm việc khác nhau. Nếu bạn là “dân” content, không gian yên tĩnh thực sự cần thiết để bạn tạo nên những nội dung giá trị trong thời gian ngắn nhất. Tuy nhiên, với hầu hết các công việc văn phòng cơ bản, âm nhạc như một liều thuốc tinh thần tuyệt vời, là chất xúc tác giúp bộ não của chúng ta cải thiện khả năng tập trung, tăng tính sáng tạo và giảm căng thẳng stress đến bất ngờ.
Theo một bài báo được đăng trên tờ The Telegraph, một công ty có tên Mindlab International đã tiến hành nghiên cứu và kết quả cho thấy: đến 9/10 người lao động làm việc tốt hơn khi có sự xuất hiện của âm nhạc.
Dưới đây là gợi ý 5 loại nhạc giúp bạn có một ngày làm việc hiệu quả:
- Nhạc cổ điển giúp giảm stress và cải thiện tâm trạng
- Những bản nhạc của Mozart giúp nâng cao khả năng học tập và ghi nhớ
- Nhạc không lời có giai điệu ổn định, mang âm thanh cuộc sống giúp nhịp độ làm việc hiệu quả hơn
- Bass – heavy – thể loại đỉnh cao cho sự tự tin và tràn đầy năng lượng
- Nhạc pop – “thuốc tăng lực” cho những công việc liên quan đến nhập liệu
9. Tích cực giao lưu, liên lạc, kết nối
Khi nói đến làm việc tại nhà, việc tương tác với đồng nghiệp, cấp trên có vẻ như trở nên khó khăn hơn bao giờ hết, khi mà các thành viên trong công ty thay vì giao lưu, gặp gỡ chung trong một khoảng thời gian như trước đây thì giờ mọi thứ đang bị “cá nhân hóa” nhiều hơn. Tuy nhiên, có một số công việc chỉ có thể hiệu quả khi teamwork (làm việc theo nhóm), hoặc đơn giản hơn, liên lạc để cập nhật tình hình của đồng nghiệp, tình hình công việc dự án, và để hạn chế tình trạng “cô đơn” khi làm việc tại nhà.
Không chỉ khía cạnh công việc, chúng ta cũng dần mất đi khá nhiều tương tác xã hội, gắn kết cộng đồng so với trước đây khi mà mọi người được thoải mái đi lại, trò chuyện, giao lưu. Không còn có những cuộc tán gẫu, những buổi hẹn hò hay những chuyến đi chơi picnic cùng bạn bè. Có thể bạn không thể gặp gỡ nhau ngoài đời nhưng thường xuyên liên lạc hoặc tổ chức các sự kiện trực tuyến để hỏi thăm bạn bè hoặc người thân là cách tuyệt vời giúp chúng ta giữ quan hệ xã hội và tương tác với mọi người. Ngay cả khi chúng ta ở nhà, chúng ta vẫn phải hướng ra ngoài, kết nối và chia sẻ với cuộc sống của chúng ta với nhau.
May mắn thay, có khá nhiều công cụ giao tiếp trực tuyến rút ngắn khoảng cách giữa các đồng nghiệp trong giai đoạn giãn cách như thế này. Có thể điểm mặt một số công cụ phổ biến nhất hiện nay như: AMIS Mạng xã hội, Google Meet, Zavi Meeting (Zalo), Skype, Zoom, Microsoft Teams…
10. Duy trì khung giờ nghỉ ngơi một cách rõ ràng
Đối với “dân” văn phòng, hai khung giờ nghỉ ngơi chính trong ngày là giờ nghỉ trưa và giờ nghỉ kết thúc ngày làm việc. Ngoài ra mỗi cá nhân có thể có thêm những khoảng giải lao nhỏ cho riêng mình.
Hãy duy trì sự nghỉ ngơi đúng theo khung giờ như vậy của bạn, như trước đây khi mà chúng ta vẫn trong khuôn khổ quy định của công ty, tổ chức. Dành trọn vẹn 1 – 1.5 tiếng nghỉ trưa để ăn uống đủ chất, tán gẫu với bạn bè đồng nghiệp hoặc ngủ trưa để tái tạo năng lượng cho ca làm việc buổi chiều. Rời khỏi “văn phòng” khi kết thúc ngày làm việc và dành thời gian quý báu buổi tối cho bản thân, bè bạn và gia đình.
Con người chỉ có thể làm việc hiệu quả với 100% công suất khi biết kết hợp nghỉ ngơi một cách khoa học. Đừng quá ôm đồm công việc và phá vỡ đồng hồ sinh học của cơ thể chỉ vì chúng ta được phép tự do quản lý thời gian khi làm việc tại nhà.
11. Vận động cơ thể thường xuyên
Sức khỏe của mỗi người có tốt hay không vốn được thể hiện qua sự linh hoạt, dẻo dai của cơ thể, và là một trong những yếu tố giúp tăng năng suất làm việc. Làm sao bạn có thể làm việc nếu sức khỏe không đảm bảo, cơ thể mệt mỏi, yếu ớt. Muốn có được sự dẻo dai, bạn cần phải tập thể dục thường xuyên. Và ở đây cần nhấn mạnh là sự chủ động tập thể dục.
Làm việc tại nhà chúng ta không cần di chuyển, không cần vận động thường xuyên, không được tham gia vào các hoạt động thể dục thể thao của đoàn thể, tổ chức. Nếu không có sự chủ động vạch ra những khoảng thời gian nhất định trong ngày dành cho việc vận động, cơ thể dễ có nguy cơ trở nên trì trệ, mất đi sự linh hoạt dẻo dai vốn có và tăng nguy cơ béo phì.
Khi bạn rơi vào trạng thái căng thẳng do khối lượng công việc quá lớn hay áp lực từ cấp trên, tập thể dục cũng là liều thuốc hữu hiệu giúp giảm stress. Tạm thời gác công việc sang một bên, đứng dậy vươn vai hít một hơi thật dài, dành ra 15 – 20 phút tập luyện những bài yoga nhẹ nhàng, vài động tác cardio đốt cháy mỡ thừa, hoặc đơn giản là ngồi thiền để tìm lại sự bình tâm… Bạn có thể đa dạng các bài tập và tăng thời lượng tập qua từng ngày. Cơ thể khỏe mạnh thì làm việc mới hiệu quả!
12. Chuẩn bị thức ăn từ tối hôm trước
Nếu bạn là người thích nấu nướng, việc nấu cơm trưa hay chuẩn bị bữa tối có thể khiến bạn hứng thú hơn cả làm việc và rất dễ mất nhiều thời gian vào đó. Kể cả chuẩn bị một bữa ăn đơn giản nhất, cũng mất khoảng 20 – 30 phút và nó sẽ lấn vào thời gian làm việc của bạn.
Để có thể tối ưu thời gian cho công việc, hãy chuẩn bị nhẹ nhàng hoặc sơ chế qua thức ăn từ tối hôm trước để đảm bảo ngày hôm sau bạn chỉ cần mất ít thời gian nhất có thể dành cho việc nấu nướng, dành thời gian nghỉ trưa để có thể tiếp tục công việc buổi chiều một cách hiệu quả nhất.
13. Lựa chọn trang phục thoải mái nhưng phù hợp
Quần áo khoác lên cơ thể có khả năng tác động trực tiếp đến cảm giác và cảm xúc của chúng ta. Nếu bạn lựa chọn ngồi làm việc và mặc trên người một bộ pijama hay quần áo ngủ, nó có thể gợi bạn liên tưởng tới cảm giác nghỉ ngơi, thư giãn. Dần dà, những thứ thoải mái ấy khiến bạn mất tập trung và dễ dàng đẩy bạn ngày một gần hơn tới chiếc đệm êm ái trong phòng ngủ, kết quả chính là sự lười biếng, ngại làm việc.
Làm việc ở nhà không nhất thiết phải quá chỉnh chu đến mức mặc vest hay quần jeans bó sát gây khó chịu. Tuy nhiên bạn cũng không nên quá nuông chiều bản thân bằng việc mặc đồ ngủ hay ăn mặc quá lôi thôi. Một bộ trang phục giản dị, thoải mái như áo thun, quần vải sẽ giúp bộ não của bạn nhận thức được bạn đang làm việc một cách nghiêm túc và vẫn đảm bảo sự dễ chịu không gây cảm giác gò bó khi làm việc tại nhà.
Cũng cần lưu ý, không phải bạn chỉ luôn xuất hiện “nửa thân trên” trước camera, đôi khi vô tình chúng ta đứng lên hoặc di chuyển, chiếc quần bạn đang mặc cũng sẽ “vô tình” lọt vào “tầm ngắm” của nhiều người nếu bạn đang tham gia họp trực tuyến chẳng hạn. Vậy nên hãy cố gắng chỉnh chủ nhất có thể nhé!
14. Hạn chế tối đa sự xao nhãng
Làm việc tại nhà chắc chắn là thoải mái hơn làm việc tại văn phòng nhưng không có nghĩa đây là môi trường làm việc lý tưởng. Xao nhãng, mất tập trung chính là thách thức lớn nhất khi nơi chúng ta ngồi làm việc lại chính tại căn nhà của mình. Có quá nhiều thứ xung quanh khiến bạn quan tâm và luôn muốn ôm đồm làm thật nhiều việc cùng lúc, kể cả những thứ không hề liên quan tới công việc. Điều này vô cùng nguy hiểm cho khả năng tập trung của trí não, dần dà có thể tạo thành thói quen xấu và sau đó muốn cải thiện sự tập trung sẽ rất khó khăn.
Vậy, bạn hãy cố gắng quan tâm đến những thứ không liên quan tới công việc vào giờ giải lao hoặc sau giờ làm. Những công việc nhà như việc ném đống quần áo vào máy giặt, rửa chồng bát vừa ăn lúc trưa, hay lau cái bàn cho đỡ bụi…, tất cả đều không phải công việc chính và bạn không nên để nó ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc của bạn.
>> Đọc thêm: “Vén màn” 4 nguyên nhân trực tiếp gây mất tập trung trong công việc và giải pháp
15. Đặt ranh giới với gia đình và người thân
Làm việc tại nhà đồng nghĩa với việc bạn phải thực hiện các công việc đáng lý ở văn phòng nhưng nay lại tại nhà. Con cái, cha mẹ hay người thân hoàn toàn có thể đột nhiên “xâm phạm” vào không gian làm việc của bạn, và đôi khi không phải lúc nào họ cũng thông cảm và hiểu rằng bạn đang thực sự đang trong giờ làm việc. Điều này ảnh hưởng rất tiêu cực cho việc tối ưu hóa năng suất.
Tuy nhiên, chúng ta đều ngầm hiểu rằng việc chia sẻ những điều này và đặt ranh giới rõ ràng với gia đình, người thân không hẳn là điều dễ dàng mà ai cũng có thể trao đổi thẳng thắn. Nhưng nếu bạn không đủ can đảm, năng suất làm việc đang trực tiếp bị ảnh hưởng mỗi ngày. Trong trường hợp này, có một vài giải pháp cho bạn: thông báo tới gia đình, người thân của bạn về khung giờ bạn làm việc, mong họ hiểu và hạn chế tối đa làm phiền trong khoảng thời gian đó. Nếu có thể, bạn hãy nhờ người thân chăm sóc giúp cho các thành viên nhỏ tuổi hoặc thú cưng, để bạn có thể dành toàn bộ sự tập trung cho công việc của mình.
>> Đọc thêm: Các ý tưởng cải tiến công việc để gia tăng năng suất
Tạm kết:
Trên đây là 14+ mẹo hữu ích giúp bạn “quy hoạch” toàn bộ cách thức triển khai, sắp xếp, lập kế hoạch khi làm việc online tại nhà nhằm tăng x2 năng suất. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích nhiều cho bạn trong quãng thời gian giãn cách xã hội nói riêng cũng như đối thời gian bạn đảm nhận công việc từ xa nói chung. MISA AMIS Công Việc chúc bạn thành công!
Đăng ký nhận tư vấn về phần mềm quản lý – điều hành công việc mọi lúc mọi nơi MISA AMIS Công Việc:
0904 885 833
https://www.misa.vn/
