Quản lý - điều hành Kỹ năng lãnh đạo Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả cho nhà lãnh đạo

Kỹ năng điều hành cuộc họp hiệu quả cho nhà lãnh đạo

Trong một doanh nghiệp, việc họp bàn giữa các phòng ban, bộ phận sẽ diễn ra thường xuyên. Chính vì vậy, kỹ năng điều hành cuộc họp có vai trò vô cùng quan trọng với người lãnh đạo. Dưới đây là một số kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp mà bạn cần biết.

MISA TẶNG BẠN EBOOK MIỄN PHÍ: PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO 2022 – LỰA CHỌN NÀO CHO BẠN? 

I. Công cuộc chuẩn bị trước cuộc họp

Để cuộc họp diễn ra một cách suôn sẻ và đạt hiệu quả cao, việc chuẩn bị trước những thứ cần thiết cũng được coi là một kỹ năng điều hành cuộc họp.Bạn có thể tận dụng thời gian này để kiểm tra các thiết bị hỗ trợ như máy chiếu, tài liệu, số lượng người tham dự…

kỹ năng điều hành cuộc họp chuẩn bị trước cuộc họp
Chuẩn bị trước cuộc họp giúp người chủ trì đạt được mục tiêu

Ngoài ra, việc xác định mục đích cùng thời gian diễn ra cuộc họp cần được đặt lên hàng đầu. Bởi lẽ, bạn cần xác định được lịch trình hoạt động, các công việc cần làm trong một giới hạn thời gian nhất định.

Bạn phải nêu ra mục đích của cuộc họp ngay khi bắt đầu. Nó sẽ giúp bạn đi vào nội dung trọng tâm, không lạc đề, tiết kiệm thời gian của tập thể. Thêm vào đó, bạn còn điều chỉnh hướng thảo luận kịp thời, tránh cuộc họp trở nên mâu thuẫn, tranh cãi căng thẳng.

>> Xem thêm: TOP 10 phần mềm báo cáo công việc hiệu quả năm 2022

II. Giao nhiệm vụ cho các thành viên trong cuộc họp 

Để quá trình thảo luận diễn ra thuận lợi, người phụ trách nên soạn thảo một bản tóm tắt mục tiêu và Agenda cuộc họp. Từ đó, bạn có thêm cơ sở để giao nhiệm vụ trình bày cho mọi người. Ví dụ, trong cuộc họp sẽ cần có các quản lý đại diện phòng ban báo cáo kết quả, mọi người cùng tham gia góp ý cải thiện vấn đề.

Như vậy, kỹ năng điều hành cuộc họp bằng cách giao trách nhiệm phù hợp sẽ giúp mọi người có sự chuẩn bị đầy đủ. Cuộc họp cũng đem đến cái nhìn đa chiều và phong cách trao đổi cởi mở.

Bất kỳ người lãnh đạo nào cũng cần xây dựng phong cách lãnh đạo để tác động, tập hợp, thu hút đội ngũ đi theo những quyết định chung. Do đó, MISA AMIS mời bạn tham khảo ngay bộ Ebook chuyên sâu hơn về chủ đề này:

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO 2022 – LỰA CHỌN NÀO CHO BẠN? 

III. Chọn thời gian và cách thức tiến hành cuộc họp

Yếu tố cơ bản nhất là tất cả các thành viên phải tham gia cuộc họp. Nếu bạn lựa chọn thời gian một cách cứng nhắc sẽ khiến người tham dự không thể sắp xếp công việc, cuộc họp kém hiệu quả.

Do đó, bạn nên gửi những tài liệu về mục đích, vai trò của các cá nhân, bộ phận trong cuộc họp và thời gian dự kiến. Dựa trên những phản hồi của người tham gia, bạn sẽ lựa chọn được một khung thời gian phù hợp nhất.

thời gian và hình thức triển khai cuộc họp
Thời gian và hình thức triển khai cuộc họp phải phù hợp với tất cả người tham dự

Về địa điểm tổ chức, trên thực tế nó không còn là khó khăn mà các doanh nghiệp cần lưu tâm nữa. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ, ngày nay các cuộc hợp đều có thể diễn ra qua hình thức online.

Dù ban lãnh đạo, đối tác hay chuyên gia của doanh nghiệp ở bất kỳ đâu cũng có thể tham gia. Bạn chỉ cần đảm bảo sự ổn định của đường truyền Internet hay âm thanh, hình ảnh rõ nét từ thiết bị thông minh.

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lãnh đạo (Leadership Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay!

IV. Kỹ năng chủ trì cuộc họp 

Trong quá trình họp bàn, kỹ năng điều hành cuộc họp yêu cầu bạn phải phát huy vai trò của một người điều phối khéo léo. Bạn không chỉ phải hướng mọi người về mục tiêu chung mà còn phải duy trì bầu không khí tích cực.

Đồng thời, người chủ trì cũng cần đảm bảo thực hiện đủ các hạng mục đề ra cũng như xử lý linh hoạt các tình huống bất ngờ.

>> Tìm hiểu ngay: Top 6 loại phần mềm cho doanh nghiệp phổ biến nhất hiện nay

V. Khuyến khích các thành viên tham dự đóng góp ý kiến

Sự tranh cãi là điều doanh nghiệp muốn tránh trong các cuộc họp. Thế nhưng, sự im lặng, từ chối cho ý kiến của người tham gia cũng khiến cuộc họp thất bại.

Vì vậy, người điều hành cần dẫn dắt, thúc đẩy mọi người xây dựng chủ đề chung hay đưa ra các giải pháp mới. Để làm tốt việc này, bạn sẽ phải có kỹ năng đặt câu hỏi.

kỹ năng khuyến khích các thành viên đưa ra ý kiến
Người lãnh đạo cuộc họp tài ba phải khuyến khích các thành viên đưa ra ý kiến

Nó là cách gợi mở vấn đề để mọi người cùng suy nghĩ và thảo luận. Nó cũng cho phép người lãnh đạo tìm kiếm nhiều thông tin hơn về thực trạng công việc.

Bạn cũng có thể chỉ định những cá nhân cụ thể hoặc những phòng ban có liên kết với nhau nêu ý kiến để có sự trao đổi sôi nổi hơn. Tuy nhiên, kỹ năng điều hành cuộc họp cho thấy ban lãnh đạo không nên chỉ trích, phê bình ngay lập tức. Việc chỉ trích trong cuộc họp chỉ khiến mọi người chán nản, mất đi tinh thần xây dựng.

BỘ GIẢI PHÁP ĐIỀU HÀNH MISA AMIS – QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN NGAY HÔM NAY

VI. Lắng nghe và tổng hợp

Sau khi những đóng góp được đưa ra, người chủ trì cần ghi lại những ý tưởng mới hay các vấn đề cần tiếp tục xem xét. Sự tập trung lắng nghe và chủ động tổng hợp sẽ giúp bạn hiểu rõ, ghi nhớ thông tin lâu hơn. Đây cũng là cơ sở để bạn đánh giá, đưa ra những quyết định kịp thời trong tương lai.

VII. Kết luận, phân công nhiệm vụ và kết thúc cuộc họp 

Mục tiêu cuối cùng của cuộc họp là thống nhất phương án triển khai, giúp các thành viên và phòng ban hiểu được các công việc tiếp theo. Chính vì vậy, để kết thúc cuộc họp, người lãnh đạo cần tổng kết lại các nội dung quan trọng, phân chia nhiệm vụ rõ ràng.

Đặc biệt, việc đặt ra thời hạn cho các công việc và mục tiêu của cuộc họp tới cũng là kỹ năng điều hành cuộc họp cần có. Nó cho phép đội ngũ cấp dưới xác định được công việc ưu tiên, có động lực hoàn thành và đạt được mục tiêu đề ra.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH CỦA AMIS CÔNG VIỆC

Phần mềm AMIS Công việc là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

CTA MGM 01

VIII. Kết luận 

Kỹ năng điều hành cuộc họp là một trong những kỹ năng mà bất kỳ nhà lãnh đạo nào cũng cần trau dồi. Những cuộc họp diễn ra hiệu quả sẽ giúp cho tất cả các phòng ban hay đội nhóm đạt được sự đồng thuận trong suy nghĩ và hành động. Điều này góp phần thúc đẩy mọi người nỗ lực đạt được kết quả công việc tốt hơn.


5/5 - (1 bình chọn)

Nguyễn Doanh Hùng một chuyên gia với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý và điều hành doanh nghiệp, ông là người kiểm duyệt và chia sẻ những nội dung hữu ích thông qua các bài viết về chủ đề quản lý và điều hành doanh nghiệp của Website MISA AMIS
Về tác giả | Bài đã đăng

Chia sẻ bài viết hữu ích này