“Vén màn” 4 nguyên nhân trực tiếp gây mất tập trung trong công việc và giải pháp

Rèn luyện khả năng tập trung trong công việc là một trong những bước quan trọng nhất trên hành trình tối ưu năng suất làm việc. Trên thực tế, chúng ta thường xuyên rơi vào trạng thái xao nhãng, mất tập trung trong công việc. Bài viết dưới đây giúp bạn “điểm mặt” 4 lý do lớn nhất trực tiếp dẫn đến việc mất tập trung khi làm việc và giải pháp hiệu quả để “tiêu diệt” chúng.

 

MỜI BẠN ĐĂNG KÝ NHẬN NGAY EBOOK MIỄN PHÍ: PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO NĂM 2022 – LỰA CHỌN NÀO CHO BẠN?

I. Tập trung là gì? Sức mạnh của sự tập trung trong công việc

Tập trung là khả năng hướng trực tiếp sự chú ý của bản thân đến duy nhất một đối tượng, một câu chuyện, hoặc một công việc đang làm như: đọc sách, nghe nhạc, rửa bát, chuyện trò hay giải quyết vấn đề chuyên môn, nghề nghiệp…

Nữ doanh nhân, diễn giả Shaa Wasmund người Anh đã nói: “Mỗi khi có việc gì hay ai đó khiến bạn phân tâm, bạn phải mất trung bình 11 phút để lấy lại sự tập trung”.

Như vậy có nghĩa, nếu không giữ được sự tập trung khi làm việc gì, bạn phải mất khá nhiều thời gian để lấy lại nó, đồng thời phải bỏ công sức quay lại bắt nhịp với công việc đang dở chỉ vì “một phút lơ đễnh”. Hãy cùng bàn sâu thêm về sức mạnh của sự tập trung, cụ thể là trong công việc.

II. Lợi ích của sự tập trung trong công việc

• Tập trung giúp tiết kiệm thời gian: tập trung sâu trong công việc giúp rút ngắn đáng kể thời gian và công sức bạn bỏ ra để giải quyết một vấn đề, nhiệm vụ. Nếu những người mất tập trung phải bỏ ra 1 tuần để hoàn thành một dãy các deadline chồng chất, bạn chỉ cần 1 ngày cho mỗi đầu việc, và vài ba ngày là đã hoàn thành, thời gian dư dả sẽ dành để nghỉ ngơi hoặc giải quyết những công việc khác. Hãy hình dung trong một tháng, một quý, một năm bạn đã tiết kiệm được bao nhiêu thời gian so với họ rồi?
• Tập trung giúp gia tăng giá trị: Một cuộc trò chuyện tập trung đúng nghĩa sẽ giá trị gấp ngàn lần việc bạn vừa giao tiếp với người khác vừa cầm chiếc điện thoại. Nó thể hiện sự tôn trọng của bạn với người đối diện, khiến mối quan hệ của bạn trở nên ý nghĩa hơn. Trong công việc, một người có thái độ làm việc tập trung, nghiêm túc luôn được cấp trên đánh giá cao, tin tưởng, tăng cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp nhờ yếu tố quan trọng này. 

• Tập trung thể hiện sự chuyên nghiệp: Không một ai có thể làm tốt công việc của mình nếu cứ để đầu óc lan man mất tập trung. Bạn có thể nhận thấy điều này ở những người làm việc hiệu suất cao hay các cấp quản lý, lãnh đạo. Một khi đã bắt tay vào làm, tất cả yếu tố ngoại cảnh nghiễm nhiên bị dẹp bỏ, năng suất gia tăng và thời gian được rút ngắn.

Hãy tham gia bài test miễn phí về Kỹ năng lập kế hoạch chiến lược (Strategic Planning Skills) để đánh giá chính xác mức độ hiểu biết và nâng cao các kỹ năng lãnh đạo của bạn ngay hôm nay!

II. 4 nguyên nhân phổ biến gây mất tập trung khi làm việc & giải pháp cho từng nguyên nhân

1. Xao nhãng do tác động của ngoại cảnh

Ngoại cảnh ở đây được hiểu là tất cả các yếu tố bên ngoài xung quanh nơi bạn làm việc, có thể thu hút sự chú ý, quan tâm của bạn tại từng thời điểm, đó chính “thủ phạm” lớn nhất gây xao nhãng mất tập trung. Chắc hẳn các bạn đang dần mường tượng ra những thứ hàng ngày vẫn cuốn lấy tâm trí bạn mỗi khi làm việc rồi phải không?

Ảnh hưởng từ mạng xã hội – câu chuyện không của riêng ai. Số liệu thống kê cho thấy yếu tố đầu tiên gây mất tập trung khi làm việc đến từ các mạng xã hội như: Facebook, Instagram, Zalo… Đặc biệt là dân văn phòng thường có xu hướng sử dụng mạng xã hội trong quá trình làm việc. Các thông báo, tin nhắn đôi khi không liên quan tới công việc thường chen ngang gây mất tập trung. Thậm chí, mọi người hay có thói quen bỏ ngang các việc đang làm để tranh thủ đọc vài mẩu tin, lướt Facebook, Zalo trong vài phút, đăng vài tấm ảnh hay trạng thái tăng tương tác bạn bè. 

Sự chi phối từ điện thoại di động như cuộc  gọi đến, âm báo tin nhắn, màn hình sáng… cũng đều là các “thủ phạm” khiến não bộ mất tập trung. Ngày nay có quá nhiều ứng dụng, trang tin tức,… trên thiết bị di động, nếu bạn để chế độ hiển thị thông báo thì điện thoại của bạn sẽ thường xuyên báo về. 

Các yếu tố nêu trên tưởng không ảnh hưởng quá nhiều đến quá trình làm việc, đến nguyên lý hoạt động của não bộ khi tập trung suy nghĩ. Nhưng thử hình dung, khi bạn bị chi phối bởi các yếu tố ngoại cảnh và thông tin bên lề trong khi làm việc, bạn sẽ phải mất vài giây nhớ lại mình đang làm việc gì, vài phút để lấy lại ý tưởng khi nãy bạn vừa nảy ra được. Vậy là thời gian làm việc của bạn vô hình chung bị kéo dài do mất thời gian làm việc riêng cũng như thời gian bỏ ra để bắt nhịp lại với công việc.

Giải pháp đưa ra: Tắt tối đa các trang mạng xã hội không phục vụ cho công việc và để điện thoại của bạn ở chế độ im lặng, tránh xa bàn làm việc nhưng vẫn trong phạm vi có thể nghe được trường hợp có cuộc gọi gấp, tin nhắn khẩn cấp. Hãy lên thời gian biểu cho việc sử dụng mạng xã hội và check những tin nhắn “không gấp”, ví dụ vào các giờ giải lao, sau khi tan làm… Không những việc này có lợi cho sự tập trung não bộ, mà phong cách làm việc của bạn cũng sẽ dần trở nên quy củ và chuyên nghiệp.

Ngày nay nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phầm mềm quản lý công việc nhằm tối ưu hóa năng suất lao động, số hóa quản lý một cách đơn giản và nhanh chóng. Không bị tốn thời gian mà vẫn tối ưu được nguồn lao động vốn có.

2. Thực hiện nhiều công việc cùng lúc

Brigid Schulte – phóng viên Washington Post, Giám đốc The Better Life Lab thuộc Trung tâm phi lợi nhuận New American đã đúc kết: “Không ai có thể hoàn thành đồng thời hai công việc với 100% khả năng tập trung”.

Nhiều người lầm tưởng rằng, làm nhiều việc cùng lúc sẽ giúp hoàn thành công việc nhanh chóng hơn làm từng việc một. Tuy nhiên nghiên cứu đã chứng minh nếu bạn làm từ 3 việc trở lên cùng lúc thì sẽ mất thời gian hơn rất nhiều so với làm từng việc lần lượt. Bạn thường sẽ mất khoảng thời gian nhất định cho việc chuyển từ việc này sang việc khác. Đồng thời, kết quả công việc cũng khó đạt mức tốt nhất bởi không có việc nào được tập trung tối đa, khả năng tư duy của não bộ sẽ phân tán theo số lượng đầu việc.

Giải pháp đưa ra: Nên sắp xếp thời gian hợp lý cho từng đầu đầu việc theo thứ tự ưu tiên. Chỉ nên làm một công việc và sau khi hoàn thành chúng mới làm tiếp việc khác, tránh lẫn lộn hay chồng chéo công việc.

>> Tham khảo phần mềm lập kế hoạch & sắp xếp công việc MISA AMIS Công việc tại đây

3. Căng thẳng, mệt mỏi quá mức

Sự quá tải mọi thứ trong guồng quay vội vã của công việc, sự lo toan bộn bề của cuộc sống dễ khiến chúng ta rơi vào trạng thái căng thẳng, mệt mỏi. Khi ở trạng thái này, sẽ rất khó để bạn đủ minh mẫn, tỉnh táo tập trung giải quyết công việc hay đạt được những mục tiêu cá nhân. Khác với hai nguyên nhân phía trên, đây được xem là nguyên nhân khách quan và bản thân mỗi người không ai muốn để mình rơi vào trạng thái căng thẳng mệt mỏi. Vậy bằng cách nào giúp chúng ta thoát khỏi stress để “giữ cho cái đầu” luôn cân bằng tập trung làm việc?

Giải pháp đưa ra: Học cách chủ động giảm stress là phương án tối ưu nhất. Không phải ai cũng có khả năng tập trung cao độ thiên bẩm. Sự tập trung nếu được rèn luyện phù hợp sẽ giúp não bộ bớt căng thẳng hơn. Hãy rèn luyện sự tập trung cho trí não thông qua việc tăng thời gian tập trung ở những khoảng thời gian dài hơn.

Đừng quên tập yêu thương bản thân nhiều hơn. Cười nhiều hơn mỗi ngày, tăng thời gian giải lao tại chỗ hoặc vận động cơ thể, không nên thức làm việc quá khuya. 

 

>> Đọc thêm: 9 phương pháp tăng năng suất làm việc nhà quản lý nên biết

4. Khi công việc và niềm vui không song hành

Việc thực hiện lặp đi lặp lại một công việc hàng ngày chắc hẳn sẽ khiến bạn cảm thấy nhàm chán. Điều này dễ xảy ra hơn đối với những kiểu công việc thiên nhiều về tay chân. Cũng có thể sự không hứng thú trong công việc đến từ việc. Bạn không yêu thích chính công việc mình đã chọn lựa. Lúc này, cả ba nguyên nhân được nêu ra phía trên sẽ “có cơ hội” thu hút sự chú ý, quan tâm của bạn nhiều hơn. Bạn sẽ dành nhiều thời gian cho những “thủ phạm” ấy và tất nhiên, khả năng tập trung trong công việc sẽ giảm đi đáng kể, hiệu quả công việc ngày càng khó tối ưu. 

Giải pháp đưa ra: Giải pháp cốt lõi và lâu dài là tìm ra đam mê cho chính mình. Nỗ lực tìm kiếm một công việc phù hợp với năng lực, sở thích của bản thân. Tất nhiên, không có con đường đến thành công nào trải đầy hoa hồng. Nếu bạn chưa may mắn tìm thấy đam mê, hãy tạm tận hưởng công việc và cuộc sống bằng cách giữ cho bản thân thêm thăng bằng, nghỉ ngơi nhiều hơn sau khi hoàn thành công việc. Bạn cũng có thể khích lệ tinh thần bằng cách tự thưởng cho mình những bữa ăn nhẹ, những buổi shopping, hay một ly cafe để tỉnh táo trước khi bắt đầu ngày mới. Như vậy, bạn sẽ hứng khởi và dễ dàng hơn khi bắt tay vào việc và yên tâm không còn tình trạng mất tập ttrung trong công việc.

ĐĂNG KÝ NHẬN TƯ VẤN VÀ KHÁM PHÁ SỨC MẠNH QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG CỦA AMIS CÔNG VIỆC

III. Tạm kết

Không chỉ trong công việc, rèn luyện khả năng tập trung cao độ trong mọi khía cạnh của cuộc sống khiến chúng ta hoàn thành mọi thứ một cách hiệu quả, nhanh chóng, và tối ưu hiệu suất. Nếu bạn đôi khi vẫn có chút xao nhãng, mất tập trung trong công việc thì hãy cố gắng khắc phục. Hy vọng bài viết này sẽ giúp ích được nhiều cho bạn. Chúc bạn làm việc hiệu quả và thành công!