Hóa đơn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại và quản lý tài chính doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ, hóa đơn điện tử đang dần thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy, giúp tối ưu quy trình kế toán và tuân thủ quy định pháp luật. Vậy hóa đơn là gì? Doanh nghiệp cần hiểu rõ những quy định nào về hóa đơn?
Bài viết này sẽ giúp bạn phân loại các loại hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hướng dẫn bảo quản, lưu trữ hóa đơn hợp pháp và cập nhật xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam.
1. Hóa đơn là gì?
Hóa đơn là chứng từ kế toán do người bán lập để ghi nhận giao dịch bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Nó thể hiện chi tiết hàng hóa, dịch vụ được bán và doanh thu nhận được. Hóa đơn có vai trò quan trọng trong hoạt động thương mại, không chỉ là bằng chứng xác thực giao dịch mà còn giúp doanh nghiệp quản lý tài chính và tuân thủ quy định thuế.
Vai trò của hóa đơn trong doanh nghiệp
- Chứng từ pháp lý: Xác nhận quyền và nghĩa vụ của bên mua và bên bán.
- Quản lý tài chính: Hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi doanh thu, chi phí.
- Nghĩa vụ thuế: Là cơ sở để kê khai và nộp thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp.
- Hỗ trợ kiểm toán: Giúp doanh nghiệp minh bạch trong báo cáo tài chính.
2. Các giai đoạn phát triển của hóa đơn
Hóa đơn tại Việt Nam đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển:
Giai đoạn 1: Hóa đơn giấy (trước năm 2010)
- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy, bao gồm hóa đơn đặt in và hóa đơn mua sẵn từ cơ quan thuế.
- Việc quản lý hoàn toàn thủ công, dễ xảy ra thất lạc, sai sót.
Giai đoạn 2: Thí điểm hóa đơn điện tử (2010 – 2018)
- Năm 2010, Chính phủ ban hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP, cho phép áp dụng hóa đơn điện tử.
- Tuy nhiên, do hạn chế về hạ tầng công nghệ, số doanh nghiệp sử dụng HĐĐT còn ít.
Giai đoạn 3: Mở rộng áp dụng hóa đơn điện tử (2018 – 2022)
- Năm 2018, Nghị định 119/2018/NĐ-CP ra đời, đặt mục tiêu chuyển đổi toàn bộ sang HĐĐT.
- Năm 2019, Quốc hội thông qua Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, chính thức đưa hóa đơn điện tử vào luật.
Giai đoạn 4: Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử (từ 1/7/2022)
- Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
- Việc áp dụng HĐĐT giúp giảm gian lận thuế, tối ưu quy trình kế toán.
3. Các loại hóa đơn
Theo Điều 8, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn tại Việt Nam được chia thành các loại sau:
3.1. Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn GTGT)
Hóa đơn GTGT dành cho tổ chức khai thuế theo phương pháp khấu trừ khi thực hiện các hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa, vận tải quốc tế, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài hoặc xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu.
Đây là hóa đơn quan trọng trong hệ thống thuế GTGT, giúp doanh nghiệp kê khai và khấu trừ thuế đầu vào. Khi xuất hóa đơn, doanh nghiệp phải ghi rõ thuế suất GTGT (8% hoặc 10% tùy mặt hàng) và tổng số thuế GTGT phải nộp.
Hóa đơn này bắt buộc phải có đầy đủ thông tin về người bán, người mua, hàng hóa/dịch vụ, số tiền thanh toán, chữ ký số của người bán và các yếu tố theo quy định pháp luật.
Căn cứ Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mẫu hóa đơn GTGT như sau:
3.2. Hóa đơn bán hàng
Hóa đơn bán hàng được sử dụng bởi các tổ chức, cá nhân kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp, bao gồm hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa, vận tải quốc tế, xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài và xuất vào khu phi thuế quan.
Ngoài ra, tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng vào nội địa hoặc giao dịch giữa các tổ chức trong khu phi thuế quan với nhau cũng sử dụng loại hóa đơn này, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Hóa đơn bán hàng không có dòng thuế GTGT riêng biệt vì thuế đã được tính gộp trong giá bán. Đây là loại hóa đơn phổ biến với các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh cá thể, đơn vị tính thuế theo phương pháp trực tiếp.
Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bán hàng không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào như khi dùng hóa đơn GTGT.
Căn cứ Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mẫu hóa đơn bán hàng như sau:
3.3. Hóa đơn điện tử bán tài sản công
Hóa đơn điện tử bán tài sản công này được sử dụng khi bán các tài sản công thuộc quyền quản lý của Nhà nước, bao gồm tài sản tại cơ quan, tổ chức, đơn vị (như nhà ở thuộc sở hữu nhà nước), tài sản kết cấu hạ tầng, tài sản công giao cho doanh nghiệp quản lý, tài sản của dự án sử dụng vốn nhà nước, tài sản công bị thu hồi hoặc vật tư, vật liệu thu hồi từ việc xử lý tài sản công.
Đặc điểm: Hóa đơn điện tử bán tài sản công đảm bảo tính minh bạch khi Nhà nước bán tài sản công, giúp kiểm soát chặt chẽ quá trình chuyển nhượng tài sản thuộc sở hữu nhà nước. Việc phát hành hóa đơn phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt của Bộ Tài chính để đảm bảo công khai, minh bạch.
Căn cứ Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mẫu hóa đơn bán hàng tài sản công như sau:
3.4. Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia được sử dụng khi các cơ quan, đơn vị thuộc hệ thống cơ quan dự trữ nhà nước thực hiện bán hàng hóa thuộc dự trữ quốc gia theo quy định của pháp luật.
Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia giúp đảm bảo quản lý chặt chẽ việc xuất bán hàng hóa từ kho dự trữ quốc gia, minh bạch trong các giao dịch liên quan đến hàng hóa dự trữ. Việc sử dụng hóa đơn này tuân theo hướng dẫn của Bộ Tài chính để đảm bảo tính pháp lý.
Căn cứ Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17 tháng 9 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mẫu hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia quy định như sau:
3.5. Các loại hóa đơn khác
Một số lĩnh vực đặc thù sử dụng các loại hóa đơn riêng biệt, bao gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.
Những loại hóa đơn này có hình thức và nội dung theo quy định của pháp luật và thông lệ quốc tế. Chúng được thiết kế phù hợp với từng ngành nghề, giúp doanh nghiệp và cơ quan chức năng dễ dàng quản lý các giao dịch tài chính liên quan.
3.6. Các chứng từ được quản lý như hóa đơn
Một số chứng từ được phát hành và quản lý như hóa đơn để phục vụ cho hoạt động nội bộ
của doanh nghiệp, bao gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
Các chứng từ này không thay thế hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng mà chỉ dùng để theo dõi luân chuyển hàng hóa. Chúng giúp doanh nghiệp kiểm soát quá trình vận chuyển hàng hóa giữa các kho, chi nhánh hoặc đại lý mà không phát sinh nghĩa vụ thuế ngay lập tức.
4. Các hình thức hóa đơn
Theo Điều 3, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn được thể hiện dưới hai hình thức chính: hóa đơn điện tử và hóa đơn đặt in, tự in, mua của cơ quan thuế. Việc lựa chọn hình thức hóa đơn phù hợp phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp và quy định của pháp luật.
4.1. Hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là hình thức hóa đơn phổ biến nhất hiện nay, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Theo quy định tại Nghị định 123, từ ngày 1/7/2022, tất cả doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh phải sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy.
Hóa đơn điện tử gồm hai loại chính:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
- Hóa đơn điện tử không mã của cơ quan thuế
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế:
- Cơ quan thuế cấp mã số riêng cho từng hóa đơn trước khi gửi cho người mua.
- Được áp dụng cho doanh nghiệp có rủi ro thuế cao hoặc hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng.
- Giúp cơ quan thuế kiểm soát giao dịch theo thời gian thực, giảm gian lận thuế.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế:
- Doanh nghiệp tự phát hành, không cần cơ quan thuế cấp mã trước khi sử dụng.
- Áp dụng cho doanh nghiệp có tình hình tài chính ổn định, ít rủi ro thuế.
- Giúp doanh nghiệp chủ động trong việc phát hành và quản lý hóa đơn.
Đặc điểm chung của hóa đơn điện tử:
Hóa đơn điện tử được ký số bằng chữ ký điện tử của doanh nghiệp, giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ và tăng tính bảo mật. Doanh nghiệp có thể phát hành và gửi hóa đơn cho khách hàng qua email hoặc hệ thống phần mềm mà không cần in ra giấy. Hóa đơn điện tử cũng có thể tích hợp với phần mềm kế toán, hệ thống ERP để tự động hóa quy trình xuất hóa đơn, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất làm việc.
4.2. Hóa đơn do cơ quan Thuế đặt in
Hóa đơn do cơ quan thuế đặt in là hóa đơn được thể hiện dưới dạng giấy do cơ quan thuế đặt in để bán cho tổ chức, cá nhân thuộc đối tượng và trường hợp được mua hóa đơn của cơ quan thuế theo quy định để sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
Lưu ý: Từ 1/7/2022, theo Nghị định 123, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh không được sử dụng hóa đơn giấy mà bắt buộc phải chuyển sang hóa đơn điện tử. Chỉ một số trường hợp đặc biệt được tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy theo quy định của Bộ Tài chính.
5. Các thành phần cần có trong hóa đơn
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, một hóa đơn hợp lệ phải bao gồm các nội dung sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn: Phản ánh loại hóa đơn, số liên và mẫu số.
- Số hóa đơn: Là số thứ tự trên hóa đơn, được ghi bằng chữ số Ả Rập, tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế theo đúng giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký thuế.
- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Trường hợp người mua không có mã số thuế, không cần ghi mã số thuế trên hóa đơn.
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa hoặc dịch vụ: Phản ánh chi tiết về sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp.
- Thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT): Tổng giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ trước khi tính thuế.
- Thuế suất GTGT: Ghi rõ mức thuế suất áp dụng (0%, 5%, 8%, 10%…).
- Tiền thuế GTGT: Số tiền thuế được tính dựa trên thuế suất và giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ.
- Tổng tiền thanh toán: Bao gồm cả tiền hàng và tiền thuế GTGT.
- Chữ ký số của người bán: Đối với hóa đơn điện tử, phải có chữ ký số hợp lệ của người bán.
- Thời điểm lập hóa đơn: Là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ, trừ một số trường hợp đặc biệt được quy định khác.
- Mã của cơ quan thuế: Áp dụng cho hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có): Ghi rõ nếu có phát sinh.
- Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn: Sử dụng tiếng Việt, trường hợp sử dụng thêm tiếng nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Đồng tiền thể hiện trên hóa đơn là đồng Việt Nam; trường hợp nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật thì được ghi bằng ngoại tệ nhưng phải ghi đồng thời theo tỷ giá quy đổi ra đồng Việt Nam.
6. Quy định về bảo quản, lưu trữ hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn
6.1. Bảo Quản và Lưu Trữ Hóa Đơn
- Theo quy định tại Luật Kế toán 2015, hóa đơn phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm.
- Phương thức lưu trữ:
- Hóa đơn điện tử: Phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử, đảm bảo an toàn, bảo mật và có thể truy cập khi cần thiết.
- Hóa đơn giấy: Phải được bảo quản ở nơi an toàn, tránh ẩm ướt, cháy nổ và các tác động khác có thể làm hỏng hoặc mất hóa đơn.
- Yêu cầu bảo quản: Doanh nghiệp phải có biện pháp bảo vệ hóa đơn khỏi các rủi ro như mất mát, hư hỏng, cháy nổ và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn trong suốt thời gian lưu trữ.
6.2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn
Theo Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn được quy định như sau:
6.2.1. Hóa đơn điện tử
a) Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:
– Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
– Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
– Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
– Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
– Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
– Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.
b) Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:
– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;
– Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;
– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:
+ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
+ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
+ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
+ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
+ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
+ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
+ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.
– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;
– Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);
– Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:
+ “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ “2C22TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ “1C23LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
+ “1K23TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
+ “1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
+ “6K22NAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;
+ “6K22BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm.
6.2.2. Hóa đơn do Cục Thuế đặt in
a) Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự thể hiện các thông tin về: tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu), cụ thể như sau:
– Sáu (06) ký tự đầu tiên thể hiện tên loại hóa đơn:
+ 01GTKT: Hóa đơn giá trị gia tăng;
+ 02GTTT: Hóa đơn bán hàng;
+ 07KPTQ: Hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan;
+ 03XKNB: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
+ 04HGDL: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.
– Một (01) ký tự tiếp theo là các số tự nhiên 1, 2, 3 thể hiện số liên hóa đơn;
– Một (01) ký tự tiếp theo là “/” để phân cách;
– Ba (03) ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn, bắt đầu bằng 001 và tối đa đến 999.
b) Ký hiệu hóa đơn do Cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 08 ký tự thể hiện thông tin về: Cục Thuế đặt in hóa đơn; năm đặt in hóa đơn; ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, cụ thể như sau:
– Hai (02) ký tự đầu tiên thể hiện mã của Cục Thuế đặt in hóa đơn và được xác định theo Phụ lục I.A ban hành kèm theo Thông tư này;
– Hai (02) ký tự tiếp theo là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái Việt Nam gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y thể hiện ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý;
– Một (01) ký tự tiếp theo là “/” để phân cách;
– Ba (03) ký tự tiếp theo gồm hai (02) ký tự đầu là hai chữ số Ả rập thể hiện năm Cục Thuế đặt in hóa đơn, được xác định theo 02 chữ số cuối của năm dương lịch và một (01) ký tự là chữ cái P thể hiện hóa đơn do Cục Thuế đặt in. Ví dụ: Năm Cục Thuế đặt in là năm 2022 thì thể hiện là số 22P; năm Cục Thuế đặt in hóa đơn là năm 2023 thì thể hiện là số 23P;
– Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn do Cục Thuế đặt in và ký hiệu hóa đơn do Cục Thuế đặt in:
Ký hiệu mẫu hóa đơn “01GTKT3/001”, Ký hiệu hóa đơn “01AA/22P”: được hiểu là mẫu số 001 của hóa đơn giá trị gia tăng có 3 liên do Cục Thuế thành phố Hà Nội đặt in năm 2022.
c) Liên hóa đơn do Cục Thuế đặt in là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn có 3 liên trong đó:
– Liên 1: Lưu;
– Liên 2: Giao cho người mua;
– Liên 3: Nội bộ.
d) Ký hiệu mẫu số hóa đơn là tem, vé, thẻ do Cục Thuế đặt in gồm 03 ký tự để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng như sau:
– Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT;
– Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.
Lưu ý: Một số trường hợp hóa đơn không bắt buộc phải có đầy đủ các nội dung trên, chẳng hạn như hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua.
7. Xu hướng sử dụng hóa đơn điện tử tại Việt Nam
Việc triển khai hóa đơn điện tử (HĐĐT) tại Việt Nam trong những năm qua đã có những bước tiến mạnh mẽ, góp phần thúc đẩy quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính – kế toán. Từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực, việc áp dụng HĐĐT đã trở thành bắt buộc, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao tính minh bạch và tăng hiệu quả quản lý thuế.
Theo báo cáo của Tổng cục Thuế, việc áp dụng HĐĐT đã đạt những kết quả ấn tượng:
- Tính đến cuối tháng 11/2024, cơ quan thuế đã tiếp nhận và xử lý khoảng 11 tỷ hóa đơn điện tử, trong đó có 2,68 tỷ hóa đơn có mã và hơn 7,22 tỷ hóa đơn không mã. Con số này cho thấy tốc độ triển khai mạnh mẽ của HĐĐT trên toàn quốc.
- Đặc biệt, triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đã có bước tiến đáng kể. Đến cuối năm 2024, có 92.080 cơ sở kinh doanh đăng ký sử dụng hình thức này, tăng gấp 2,3 lần so với cuối năm 2023.
- Số lượng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cũng tăng mạnh, vượt 1,3 tỷ hóa đơn, gấp 13 lần so với năm 2023. Điều này cho thấy sự phổ biến nhanh chóng của hình thức này, đặc biệt trong lĩnh vực bán lẻ, nhà hàng, khách sạn và dịch vụ tiêu dùng.
8. Giải đáp một số thắc mắc về hóa đơn
Hóa đơn và chứng từ khác nhau như thế nào?
Hóa đơn: Là chứng từ kế toán do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin về việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn có thể ở dạng điện tử hoặc do cơ quan thuế đặt in.
Chứng từ: Là tài liệu dùng để ghi nhận thông tin về các khoản thuế khấu trừ, các khoản thu thuế, phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước. Chứng từ bao gồm chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí và có thể ở dạng điện tử hoặc đặt in, tự in.
Như vậy, hóa đơn được sử dụng để ghi nhận thông tin bán hàng, trong khi chứng từ được dùng để ghi nhận các khoản thuế, phí và lệ phí đã đóng.
Hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng khác nhau như thế nào?
Dưới đây là bảng so sánh giữa Hóa đơn Giá trị Gia tăng (GTGT) và Hóa đơn Bán hàng theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
Tiêu chí | Hóa đơn GTGT | Hóa đơn Bán hàng |
Đối tượng sử dụng | – Doanh nghiệp, tổ chức khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
– Áp dụng cho các hoạt động: + Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa. + Hoạt động vận tải quốc tế. + Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu. + Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. |
– Tổ chức, cá nhân khai, tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
– Áp dụng cho các hoạt động tương tự như hóa đơn GTGT. – Ngoài ra, tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa hoặc giữa các tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”. |
Nội dung hóa đơn | – Ghi rõ thuế suất và số tiền thuế GTGT.
– Tổng cộng tiền thanh toán bao gồm cả tiền thuế GTGT. |
– Không ghi thuế suất và tiền thuế GTGT.
– Tổng cộng tiền thanh toán là giá đã bao gồm thuế GTGT. |
Kê khai thuế | – Kê khai đầy đủ cả hóa đơn đầu ra và đầu vào.
– Hạch toán tách biệt thuế GTGT đầu vào, đầu ra và nguyên giá tài sản để tính khấu trừ. |
– Chỉ cần kê khai hóa đơn đầu ra, không cần kê khai hóa đơn đầu vào.
– Phần thuế trên hóa đơn đầu vào sẽ được cộng trực tiếp vào nguyên giá tài sản. |
Hiện nay, Công ty MISA đã cung cấp phần mềm viết hóa đơn điện tử và các dịch vụ liên quan đến hóa đơn điện tử (như đăng ký với cơ quan thuế, các thủ tục phát hành…) cho các doanh nghiệp.
Nếu Công ty bạn sử dụng cả phần mềm kế toán của MISA thì phần mềm hóa đơn điện tử sẽ tích hợp với phần mềm kế toán của MISA. Bạn có thể làm đầy đủ các công việc liên quan như: xuất hóa đơn điện tử, lập báo cáo hóa đơn định kỳ, lập bảng kê hóa đơn GTGT phục vụ kê khai thuế…
Việc chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử là phù hợp với xu thế thời đại công nghệ và đáp ứng hạn chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đang ngày càng đến gần, vì vậy, Tổng cục thuế đã khuyến khích các Doanh nghiệp chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử càng sớm càng tốt.
Việc chuyển đổi này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, thuận tiện trong việc phát hành và gửi hóa đơn, đảm bảo minh bạch, thuận tiện cho việc sử dụng, tra cứu, kê khai. Hạn chế sai sót khi phát hành hóa đơn, đồng thời, là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp.
Để giúp giải phóng nhân lực, giảm thiểu khối lượng công việc cho người làm kế toán, MISA đã phát triển phần mềm kế toán online MISA AMIS với lợi ích vượt trội:
- Tự động hạch toán từ Hóa đơn, Bảng kê ngân hàng… tiết kiệm tối đa thời gian nhập liệu.
- Đầy đủ các phần hành công nợ, tiền lương, nghiệp vụ kho…Tự động tổng hợp báo cáo thuế, báo cáo tài chính, tự động đối chiếu phát hiện sai sót.
- Kết nối: Hệ thống quản trị nhân sự, bán hàng, Ngân hàng, Hóa đơn điện tử, Chữ ký số, Phần mềm bán hàng… tạo thành hệ sinh thái xử lý dữ liệu nhanh, tiện lợi.
- Truy cập làm việc mọi lúc mọi nơi qua Internet, giải quyết bài toán làm việc tại nhà khi có dịch.
Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để gấp đôi hiệu quả công tác kế toán-tài chính trong doanh nghiệp và đáp ứng các xu hướng làm việc mới.
![yasr-loader yasr-loader](/wp-content/plugins/yet-another-stars-rating/includes/img/loader.gif)