Đôi khi, điều tạo nên bước ngoặt cho doanh nghiệp không nằm ở chiến lược lớn lao, mà chính là cách đo lường hiệu suất. Việc xây dựng và áp dụng SMART KPI trong đo lường hiệu suất doanh nghiệp không chỉ giúp kết quả chính xác hơn mà còn tạo ra những bước tiến đột phá.
Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp bạn đọc hiểu cặn kẽ về SMART KPI – từ định nghĩa nền tảng, sự khác biệt giữa SMART KPI với KPI thông thường cho đến các bước xây dựng và ứng dụng chúng hiệu quả trong đo lường hiệu suất và quản lý mục tiêu.
| MISA tặng bạn 9+ MẪU KPI ĐẦY ĐỦ CHO CÁC PHÒNG BAN |
1. KPI là gì? SMART KPI là gì?
1.1. KPI là gì?
Để hiểu rõ SMART KPI là gì, trước tiên chúng ta cần “giải mã” khái niệm KPI.
KPI là viết tắt của Key Performance Indicator – nghĩa là chỉ số đo lường hiệu suất công việc. Đây là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân đánh giá mức độ hiệu quả trong việc thực hiện mục tiêu đã đề ra.
Thông qua các con số, tỷ lệ hoặc chỉ tiêu định lượng cụ thể, KPI cho phép doanh nghiệp theo dõi tiến độ, nhận diện vấn đề và kịp thời điều chỉnh chiến lược. Không chỉ đơn thuần là số liệu, KPI chính là “la bàn” dẫn đường – giúp doanh nghiệp biết mình đang ở đâu trên hành trình chạm tới mục tiêu và cần làm gì để tối ưu hiệu quả trong tương lai.
Dưới đây là các ví dụ điển hình về KPI:
- Chi phí thu hút khách hàng (Customer Acquisition Cost) – tổng chi phí để chuyển đổi một khách hàng mới, bao gồm ngân sách marketing, chi phí bán hàng và các hoạt động tiếp cận.
- Biên lợi nhuận ròng (Net Profit Margin) – lợi nhuận sau khi đã trừ tất cả chi phí khỏi tổng doanh thu.
- Tỷ lệ vắng mặt (Absenteeism Rate) – phần trăm nhân viên nghỉ làm trong một khoảng thời gian nhất định.
Các KPI này không chỉ là những con số khô khan – chúng là “tín hiệu sống” giúp các nhà lãnh đạo hiểu rõ những điểm yếu đang âm thầm làm tổn hại tổ chức, đồng thời chỉ ra đâu là nguồn lực tạo nên thành công.
1.2. SMART KPI là gì?
Muốn đạt được một mục tiêu cụ thể, doanh nghiệp không thể chọn KPI một cách ngẫu nhiên. Việc chọn đúng KPI ngay từ đầu sẽ giúp theo dõi tiến độ hiệu quả và điều chỉnh kịp thời. Và phương pháp SMART chính là cách đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả để làm điều đó.
SMART là viết tắt của 5 tiêu chí:
- Specific (Cụ thể): KPI cần rõ ràng, không mơ hồ. Nó phải cho bạn biết chính xác bạn đang đo lường điều gì.
- Measurable (Đo lường được): Chỉ số phải có con số cụ thể để theo dõi tiến bộ.
- Achievable (Khả thi): Mục tiêu cần nằm trong khả năng thực hiện, dựa trên nguồn lực hiện có.
- Relevant (Liên quan): KPI phải liên quan trực tiếp đến mục tiêu bạn đang hướng tới.
- Time-bound (Có thời hạn): KPI nên có mốc thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng.
Ví dụ đơn giản:
- KPI thông thường: “Rút ngắn thời gian bán hàng.”
- SMART KPI: “Giảm 5% thời gian chốt đơn mỗi tháng để cắt giảm 15% chi phí bán hàng trước khi kết thúc quý IV.”
Khi KPI hội tụ đủ 5 yếu tố SMART, doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi kết quả, giữ đúng hướng và nhanh chóng phát hiện khi có vấn đề phát sinh.
1.3. Phân biệt SMART KPI với KPI thông thường
KPI thông thường giống như một chiếc bản đồ không có tọa độ rõ ràng – doanh nghiệp biết mình cần đi đâu, nhưng không biết đi bằng cách nào và mất bao lâu. Trong khi đó, SMART KPI có thể được ví như chiếc GPS – chỉ đường rõ ràng, cập nhật tiến trình liên tục và giúp doanh nghiệp đến đích hiệu quả hơn.
Dưới đây là bảng so sánh sự khác biệt giữa SMART KPI với KPI thông thường.
| Tiêu chí | KPI thông thường | SMART KPI |
| Mức độ rõ ràng | Mơ hồ, khái quát | Rõ ràng, cụ thể đến từng chi tiết |
| Khả năng đo lường | Có thể đo nhưng thiếu tiêu chí cụ thể | Có số liệu định lượng rõ ràng để theo dõi và đánh giá |
| Tính khả thi | Có thể quá cao hoặc không sát thực tế | Được thiết lập dựa trên năng lực và nguồn lực thực tế |
| Sự liên quan mục tiêu | Đôi khi không liên kết chặt chẽ với mục tiêu chính | Gắn liền trực tiếp với mục tiêu chiến lược của cá nhân/nhóm/doanh nghiệp |
| Thời gian thực hiện | Không có thời hạn cụ thể hoặc quá chung chung | Có mốc thời gian rõ ràng để theo dõi tiến độ và hoàn thành |
| Khả năng điều chỉnh | Khó biết khi nào cần thay đổi | Dễ dàng theo dõi tiến trình và điều chỉnh kịp thời dựa trên dữ liệu |
| Ví dụ | “Tăng doanh thu” | “Tăng doanh thu sản phẩm A thêm 15% trong 3 tháng tới” |
Xem ngay: 10 Phần mềm quản lý dự án theo dõi tiến độ hiệu quả nhất
2. Lợi ích của Smart KPI đối với doanh nghiệp
Con số không biết nói dối. Khi xây dựng chiến lược kinh doanh dựa trên những dữ liệu định lượng rõ ràng, thay vì cảm tính chủ quan, doanh nghiệp sẽ có nền tảng vững chắc để đưa ra quyết định sáng suốt và hiệu quả hơn.
Dưới đây là 6 lý do vì sao doanh nghiệp nên xây dựng SMART KPI để theo dõi mục tiêu ngắn hạn, chiến lược dài hạn và cả tiến độ công việc hàng ngày:
- Rõ ràng (Clarity): Khi hiểu rõ mình đang đo lường điều gì liên quan đến mục tiêu chiến lược, doanh nghiệp sẽ dễ dàng kết nối tư duy kinh doanh với hành động thực tiễn.
- Tạo động lực (Motivation): Những mục tiêu cụ thể và mang tính thử thách luôn giúp nhân viên có thêm động lực. KPI giúp chia nhỏ mục tiêu lớn thành những “bài toán” vừa sức, khiến mỗi cá nhân cảm thấy công việc của mình có ý nghĩa và có giá trị đóng góp.
- Tính linh hoạt (Flexibility): Doanh nghiệp không có lộ trình rõ ràng dễ bị lạc lối. KPI giúp xác định đâu là phần đang vận hành tốt, đâu là điểm cần cải thiện – từ đó mở đường cho những chiến lược hiệu quả và kế hoạch hành động sát thực tế.
- Khuyến khích hợp tác (Collaboration): Khi hiệu suất cá nhân và đội nhóm được đo lường minh bạch, mọi người sẽ cảm nhận rõ hơn vai trò của mình trong thành công chung. KPI là công cụ kết nối nỗ lực của từng cá nhân với sức mạnh tổng thể của cả tổ chức.
- Tăng vốn hiểu biết nội bộ (Organizational Knowledge): Dữ liệu từ KPI được ghi chép và lưu trữ có hệ thống sẽ trở thành nguồn tri thức quý giá cho toàn doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp tránh lặp lại sai lầm, nắm bắt xu hướng vận hành và xây dựng nền tảng học hỏi liên tục.
- Theo dõi và điều chỉnh (Tracking): Theo dõi KPI giống như kiểm tra sức khỏe định kỳ. Nó giúp doanh nghiệp nắm rõ mình đang ở đâu trên hành trình hướng đến mục tiêu và biết cần điều chỉnh gì trước khi quá muộn.
Xem thêm: Top 20+ phần mềm quản lý công việc, theo dõi kpi tốt nhất
3. 7 bước xây dựng SMART KPI hiệu quả
Để xây dựng được SMART KPI, các nhà quản lý có thể làm theo 7 bước dưới đây:
Bước 1: Lựa chọn KPI theo nguyên tắc SMART
Hãy chọn những KPI có thể đo lường rõ ràng bằng dữ liệu cụ thể, dễ hiểu và dễ theo dõi. Các KPI hiệu quả thường được biểu thị bằng con số. Ví dụ: doanh thu theo ngày, lượt truy cập theo tháng, hay số hợp đồng ký trong quý.
KPI cũng cần khả thi, tức là doanh nghiệp có đủ nguồn lực để thực hiện. Ví dụ: nếu doanh nghiệp đang có 100 khách hàng và muốn tăng lên 150 khách/tháng – đây là mục tiêu hợp lý và có thể đạt được nếu có kế hoạch tốt.
Bước 2: Xác định các yếu tố tác động đến KPI
Đây là các yếu tố đầu vào chính ảnh hưởng trực tiếp đến chỉ số doanh nghiệp đang đo lường. Ví dụ: nếu doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm, thì “số đơn hàng/ngày” chính là yếu tố đầu vào quan trọng. Việc hiểu rõ các yếu tố này sẽ giúp dự đoán và kiểm soát kết quả KPI hiệu quả hơn.
Bước 3: Đặt mục tiêu cụ thể cho từng yếu tố
Sau khi xác định yếu tố đầu vào, hãy đặt mục tiêu cụ thể cho từng yếu tố. Mục tiêu có thể là tăng, giảm hoặc giữ nguyên tùy theo chiến lược. Ví dụ: nếu “năng suất sản xuất mỗi ca” là yếu tố chính, doanh nghiệp có thể tăng từ 2.000 lên 2.200 sản phẩm/ca trong vòng 3 tháng.
Bước 4: Xác định hành động cần thiết để đạt mục tiêu
Hãy lên danh sách những việc cần làm để đạt được các chỉ số đề ra. Dựa vào KPI, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả thực thi. Ví dụ: nếu muốn tăng tỷ lệ thưởng cho nhân viên thêm 10% trong vòng 3 năm, doanh nghiệp cần xây dựng lộ trình tài chính và chính sách rõ ràng để đạt mục tiêu đó.
Bước 5: Thiết kế các hoạt động cụ thể nhằm hiện thực hóa mục tiêu
Sau khi xác định các hành động, hãy triển khai thành kế hoạch thực tế. Ví dụ: để tăng doanh số 10% mỗi tháng trong 3 tháng liên tiếp, doanh nghiệp có thể chạy chiến dịch quảng cáo mới hoặc phát triển dòng sản phẩm mới nhằm thu hút thêm khách hàng.
Bước 6: Theo dõi và đánh giá kết quả định kỳ
Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tiến độ KPI để biết mình đang ở đâu trên hành trình. Việc đánh giá định kỳ giúp xác định rõ KPI nào đang hiệu quả, KPI nào cần điều chỉnh – đồng thời đảm bảo chúng luôn phù hợp với chiến lược dài hạn.
Bước 7: Thiết lập quy trình cải tiến hiệu suất liên tục
Cuối cùng, hãy xây dựng một quy trình giúp cải thiện kết quả KPI theo thời gian. Ví dụ: nếu muốn tăng số lượng khách hàng mà không cần tăng chi phí tuyển dụng, hãy thử nghiệm các chiến lược marketing mới để mở rộng tệp khách hàng một cách hiệu quả hơn.
4. 16 ví dụ SMART KPI theo mục tiêu chiến lược
Dưới đây là 16 ví dụ về KPI được xây dựng theo phương pháp SMART, giúp bạn hình dung rõ cách áp dụng vào từng mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp:
4.1. Mục tiêu doanh số
Mục tiêu: Tăng tốc độ tăng trưởng doanh thu hàng năm thêm 10% trước khi kết thúc quý IV, thông qua việc mở rộng danh mục sản phẩm và gia tăng tệp khách hàng tại các thị trường hiện có.
Các KPI cụ thể:
- Tăng mức độ tương tác của khách hàng trên website và mạng xã hội lên gấp đôi
- Đạt doanh số 10.000 đơn hàng cho các sản phẩm mới ra mắt
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi bán hàng trên website và mạng xã hội thêm 45%
- Giảm chi phí trung bình để có được một khách hàng mới (CAC) xuống 10%
4.2. Mục tiêu giữ chân khách hàng
Mục tiêu: Đạt điểm hài lòng khách hàng (CSAT) từ 90% trở lên vào cuối quý, bằng cách rút ngắn thời gian phản hồi và cung cấp giải pháp cá nhân hóa.
Các KPI cụ thể:
- Rút ngắn thời gian phản hồi trung bình của bộ phận CSKH từ 5 phút xuống còn 2 phút
- Giảm thời gian tạo giải pháp cá nhân hóa cho khách hàng từ 30 phút xuống còn 15 phút
- Tăng tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng đủ điều kiện thành khách hàng chính thức thêm 35%
- Giảm số lượng yêu cầu hỗ trợ bị chuyển cấp (escalated ticket) xuống 45%
4.3. Mục tiêu tăng trưởng traffic website
Mục tiêu: Tăng lượng truy cập website thêm 20% trước khi kết thúc quý tiếp theo, thông qua tối ưu hóa SEO và nâng cao hiệu quả hoạt động trên mạng xã hội.
Các KPI cụ thể:
- Tối ưu 80% nội dung website trước cuối năm
- Đào tạo 100% đội ngũ marketing và sales về kỹ năng SEO
- Tăng mức độ tương tác của nhóm khách hàng mục tiêu thêm 45%
- Đạt thêm 3.000 người theo dõi mới trên mạng xã hội
4.4. Mục tiêu giữ chân nhân sự
Mục tiêu: Kéo dài thời gian gắn bó trung bình của nhân viên từ 3 lên 5 năm và nâng mức độ hài lòng nhân viên đạt ít nhất 80%, thông qua việc cải thiện phúc lợi và văn hóa doanh nghiệp.
Các KPI cụ thể:
- Giảm 60% số giờ làm thêm ngoài giờ (OT)
- Tăng tỷ lệ nhân viên sử dụng các phúc lợi công ty thêm 45%
- Giảm 35% số vòng chỉnh sửa từ quản lý trong các dự án nhóm
- Thu thập phản hồi qua bảng đánh giá từ 100% nhân viên trước quý II
[Tải ngay] MISA Collections 05: Đội ngũ sắc – Doanh nghiệp chắc
5. Lưu ý khi xây dựng KPI theo nguyên tắc SMART
Xây dựng KPI không khó, nhưng để KPI thực sự phản ánh đúng hiệu suất và định hướng hành động hiệu quả, doanh nghiệp sẽ cần làm nhiều hơn là chỉ chọn một vài con số. Một KPI tốt phải đo lường được điều quan trọng, khả thi trong thực tế và gắn chặt với mục tiêu chiến lược.
Dưới đây là những lưu ý quan trọng các nhà quản lý cần nắm rõ trước khi bắt tay vào thiết lập KPI cho cá nhân, phòng ban hay toàn doanh nghiệp.
- Xác định rõ mục tiêu chiến lược: Trước khi xây dựng KPI, các nhà quản lý cần làm rõ mục tiêu của tổ chức, phòng ban hoặc cá nhân để đảm bảo KPI thật sự phục vụ cho định hướng chung, thay vì đặt ra một cách hình thức.
- Áp dụng đầy đủ 5 yếu tố SMART: KPI cần đáp ứng tiêu chí SMART – cụ thể, đo lường được, khả thi, liên quan đến mục tiêu thực tế và có thời hạn rõ ràng.
- Chỉ chọn từ 3 đến 5 KPI quan trọng nhất: Việc chọn quá nhiều KPI sẽ khiến mục tiêu bị loãng và khó theo dõi, vì vậy hãy tập trung vào những chỉ số có tác động lớn nhất đến hiệu suất công việc.
- Phân biệt rõ giữa KPI dẫn dắt và KPI kết quả: KPI dẫn dắt (leading) giúp dự đoán kết quả trong tương lai, trong khi KPI kết quả (lagging) phản ánh những gì đã đạt được. Cần kết hợp cả hai loại để có góc nhìn toàn diện.
- Đảm bảo thống nhất cách đo lường và nguồn dữ liệu: Tất cả các bên liên quan cần hiểu rõ cách đo và sử dụng dữ liệu từ cùng một nguồn tin cậy, tránh hiểu sai hoặc tranh cãi trong quá trình đánh giá.
- Giao KPI cho người chịu trách nhiệm cụ thể: Mỗi KPI nên có một người phụ trách chính để theo dõi, triển khai và đảm bảo kết quả, tránh tình trạng “cha chung không ai khóc”.
- Đánh giá và điều chỉnh KPI định kỳ: Doanh nghiệp nên thường xuyên xem xét, cập nhật KPI theo tháng hoặc quý để đảm bảo chúng luôn phù hợp với thực tiễn và mục tiêu thay đổi theo thời gian.
Tham khảo Top phần mềm KPI tốt nhất hiện nay được các doanh nghiệp tin dùng
6. Theo dõi tiến độ KPI tức thời với AMIS Công việc
Cứ đến đầu năm, đầu tháng, đầu quý, các doanh nghiệp đều thiết lập KPI và mong chờ những kết quả tốt đẹp. Tuy nhiên, nếu cứ vẽ ra KPI đẹp đẽ mà các nhà quản lý chỉ nắm được tiến độ qua mỗi buổi họp đầu tuần, chứ không thể chủ động theo dõi và kiểm soát thì khác gì vẽ bản đồ mà không có chỉ dẫn.
Phần lớn các doanh nghiệp sẽ gặp những vấn đề dưới đây khi triển khai KPI:
- Áp KPI xuống nhưng nhân sự loay hoay không biết làm gì để đạt được nó.
- Nhân sự mất quá nhiều thời gian, công sức báo cáo thủ công. Sếp đau đầu đo đạc, tính toán, xử lý hậu quả của việc phát hiện chậm trễ các vấn đề phát sinh.
- Sếp không nắm được KPI nào đã hoàn thành, KPI nào đang chậm tiến độ, chậm do ai, chậm từ bao giờ,…
- Sếp không nắm được đầu việc nào đã hoàn thành, đầu việc nào chưa hoàn thành, do ai phụ trách, đầu việc nào đang làm chưa tốt và ảnh hưởng đến KPI, đầu việc nào cần loại bỏ hoặc bổ sung,…
Thiết lập KPI mà không gắn với các biện pháp, kế hoạch cụ thể và cá nhân không có động lực thực sự để đạt được thì việc triển khai hệ thống KPI chỉ mang tính hình thức.
Đừng để KPI chỉ là con số đánh đố và việc hoàn thành được hay không phụ thuộc vào may mắn. Dùng thử miễn phí ngay Phần mềm quản lý Công việc MISA để theo dõi tiến độ KPI, quản lý quá trình thực thi, đo lường hiệu suất và tăng tính cam kết của nhân viên.
- Chuyển hóa mục tiêu thành các công việc cụ thể & gắn với KPI cá nhân: Mục tiêu lớn được chia nhỏ thành các bước cụ thể. Mỗi thành viên hiểu rõ họ cần làm gì, phối hợp với ai, khi nào hoàn thành và vì sao điều đó góp phần quan trọng với mục tiêu chung.
- Quản lý quá trình thực thi: Quản lý nắm được nhân viên đang làm việc gì, tiến độ ra sao, đóng góp như thế nào vào việc hoàn thành KPI, cần điều chỉnh ra sao,…
- Theo dõi tiến độ triển khai KPI tức thời: Theo dõi mức độ hoàn thành KPI của từng phòng ban, cá nhân, phát hiện kết quả không tốt thì nằm ở mắt xích nào, cần điều chỉnh ở đâu.
- Đánh giá hiệu suất nhân sự minh bạch, chính xác: Chỉ cần nhìn báo cáo, Sếp biết ngay nhân sự nào đang có kết quả làm việc tốt nhất, nhân sự nào đang yếu để có kế hoạch đào tạo, khen thưởng xứng đáng. Nhân viên luôn chủ động làm việc mà không cần thúc ép, cùng nhau cố gắng để đạt được mục tiêu chung.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
7. Tạm kết
SMART KPI không chỉ là một công cụ đo lường – mà còn là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp vận hành đúng hướng, tối ưu hiệu suất và ra quyết định dựa trên dữ liệu. Khi được xây dựng đúng cách, KPI không còn là những con số khô khan, mà trở thành động lực thúc đẩy đội ngũ tiến về phía trước với mục tiêu rõ ràng và hành động cụ thể.
Dù là chủ doanh nghiệp, quản lý phòng ban hay chuyên viên vận hành, hy vọng việc áp dụng 7 bước xây dựng SMART KPI sẽ giúp bạn hệ thống hóa công việc, theo dõi tiến độ chính xác và tối ưu kết quả từng ngày.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
