Các yếu tố thành công then chốt (CSF) cho phép doanh nghiệp xác định những gì cần triển khai để đạt được các mục tiêu nhanh hơn. Theo McKinsey (2018), các công ty có hệ thống xác định và theo dõi CSF cụ thể có khả năng đạt mục tiêu chiến lược cao hơn 1.7 lần so với doanh nghiệp không làm điều này. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ CSF là gì và cách kết hợp nó cùng KPI để tạo nên một hệ thống quản trị chiến lược hiệu quả.
| [Tải ngay ấn phẩm] Business Innovation 07: Thiết lập mục tiêu – Chuyển hóa hành động: Từ kế hoạch đến thực thi |
1. CSF là gì?
CSF là gì? CSF là từ viết tắt của Critical Success Factor (Yếu tố thành công then chốt). Khái niệm CSF lần đầu tiên được giới thiệu vào năm 1962 bởi D Ronald Daniel trong bài báo “Cuộc khủng hoảng thông tin quản trị” (Harvard Business Review).
Theo đó, CSF là những yếu tố quan trọng mà một tổ chức cần phải đạt được để đảm bảo sự thành công trong việc thực hiện chiến lược và đạt được các mục tiêu. Các CSF giúp định hướng tổ chức và tạo ra sự tập trung vào những yếu tố có ảnh hưởng lớn đến kết quả cuối cùng.
2. Các loại CSF chính
Sau khi đã hiểu được CSF là gì, việc xác định các loại CSF có thể giúp doanh nghiệp tạo ra giá trị cho khách hàng và sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ chất lượng dễ dàng hơn. Các yếu tố thành công then chốt của một doanh nghiệp thường khác nhau tùy thuộc vào ngành. Nhìn chung sẽ có 4 loại CSF chính sau:
2.1. CSF môi trường
CSF môi trường đề cập đến những yếu tố bên ngoài tổ chức mà công ty không thể kiểm soát, nhưng có thể ảnh hưởng mạnh mẽ đến hoạt động và sự thành công của doanh nghiệp. Những yếu tố này bao gồm các yếu tố kinh tế, xã hội, chính trị, công nghệ và các yếu tố tự nhiên có thể tạo ra cơ hội hoặc thách thức cho tổ chức.
2.2. CSF ngành
Đây là những nhiệm vụ mà tổ chức phải hoàn thành để duy trì khả năng cạnh tranh trong một ngành cụ thể.
Ví dụ, một công ty sản xuất thực phẩm có thể tập trung vào “đổi mới bao bì” như một yếu tố thành công quan trọng để đạt được mục tiêu chiến lược là giảm chi phí vận chuyển và lượng khí thải carbon, trong khi một hãng hàng không có thể tập trung vào “dịch vụ đúng giờ”.
2.3. CSF thời gian
Hầu hết các yếu tố thành công quan trọng đều gắn liền với các mục tiêu chiến lược lâu dài hoặc vĩnh viễn của một tổ chức. Tuy nhiên, đôi khi các công ty phải đối mặt với những tình huống tạm thời, mặc dù quan trọng, nhưng chỉ cần được quản lý trong một khoảng thời gian giới hạn. CSF liên quan đến những tình huống này được phân loại là các yếu tố thời gian.
Một ví dụ về việc áp dụng loại yếu tố thành công quan trọng này là tác động của COVID-19 đối với các doanh nghiệp nhỏ truyền thống. Các doanh nghiệp này phải nhanh chóng tăng số lượng đơn đặt hàng trực tuyến và đẩy mạnh quy trình vận chuyển và giao hàng. Trọng tâm này và những thay đổi liên quan có thể là tạm thời hoặc có thể phát triển thành các giải pháp dài hạn.
2.4. CSF chiến lược
Các yếu tố chiến lược khác biệt rõ rệt so với các yếu tố còn lại vì chúng được xác định nội bộ bởi các nhà quản lý với quan điểm riêng về vai trò, trách nhiệm và lĩnh vực chức năng của mình. Loại CSF này chủ yếu tập trung vào các yếu tố nội bộ và có thể bao gồm những lĩnh vực như cải tiến liên tục, thay đổi văn hóa tổ chức hoặc tăng cường sự gắn kết của nhân viên.
Mỗi nhà quản lý cần nhận thức rõ những yếu tố thành công liên quan trực tiếp đến vai trò của mình. Ví dụ, các nhà quản lý sản xuất có thể coi việc kiểm soát chi phí và tối ưu hóa quy trình là các yếu tố thành công quan trọng. Trong khi đó, các giám đốc điều hành cấp cao sẽ chú trọng hơn đến việc quản lý rủi ro và xây dựng mối quan hệ đối ngoại.
3. Ví dụ về CSF
Để có thể hiểu rõ hơn về CSF là gì, hãy xem ví dụ dưới đây về Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk).
Hội đồng Quản trị Vinamilk xác định tầm nhìn chiến lược dài hạn để định hướng các hoạt động sản xuất kinh doanh. Tiếp tục duy trì vị trí số 1 tại thị trường Việt Nam và tiến tới mục tiêu trở thành 1 trong Top 30 Công ty Sữa lớn nhất thế giới về doanh thu, Vinamilk xác định chiến lược phát triển với 3 trụ cột chính được thực thi, bao gồm:
- Đi đầu trong đổi mới sáng tạo mang tính ứng dụng cao
- Củng cố vị thế dẫn đầu ngành sữa Việt Nam
- Trở thành công ty sữa tạo ra nhiều giá trị nhất tại Đông Nam Á
Từ mục tiêu trên, có thể thấy được những yếu tố thành công quan trọng của Vinamilk:
| Mục tiêu chiến lược | CSF tương ứng |
| Đi đầu trong đổi mới sáng tạo mang tính ứng dụng cao. | Đầu tư mạnh vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới. Tích hợp công nghệ tiên tiến trong sản xuất. |
| Củng cố vị thế dẫn đầu ngành sữa Việt Nam. | Mở rộng và phát triển mạng lưới phân phối, duy trì sự hiện diện mạnh mẽ tại các thị trường trong và ngoài nước. |
| Trở thành công ty sữa tạo ra nhiều giá trị nhất tại Đông Nam Á. | Tăng cường hợp tác với các đối tác quốc tế, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ khách hàng. |
Phân tích các CSF:
- CSF đầu tiên: Đầu tư vào nghiên cứu và phát triển sản phẩm là yếu tố quan trọng giúp Vinamilk duy trì sự cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng trong ngành sữa. Việc đổi mới sáng tạo trong sản phẩm sẽ giúp công ty gia tăng sự đa dạng trong danh mục sản phẩm và mở rộng thị trường.
- CSF thứ hai: Mở rộng mạng lưới phân phối và duy trì sự hiện diện thị trường sẽ giúp Vinamilk củng cố vững chắc vị thế dẫn đầu tại Việt Nam và tiến xa hơn ở các thị trường quốc tế.
- CSF thứ ba: Tăng cường hợp tác quốc tế và nâng cao chất lượng sản phẩm là một chiến lược giúp Vinamilk không chỉ phát triển mạnh mẽ trong khu vực Đông Nam Á mà còn gia tăng giá trị thương hiệu toàn cầu.
Ví dụ này cho thấy rõ cách Vinamilk đã xác định các CSF phù hợp với chiến lược và mục tiêu dài hạn của mình để duy trì và củng cố vị thế số 1 trong ngành sữa.
Xem thêm: 10 Phần mềm quản lý dự án theo dõi tiến độ hiệu quả nhất
4. CSF có vai trò như thế nào trong doanh nghiệp?
CSF không chỉ là “chìa khóa thành công” mà còn là “bản chỉ đường” giúp doanh nghiệp phát triển một cách có định hướng, hiệu quả và bền vững.
- Là nền tảng cho việc xây dựng chiến lược: CSF giúp doanh nghiệp xác định rõ những lĩnh vực quan trọng nhất cần tập trung, từ đó xây dựng chiến lược phát triển phù hợp với mục tiêu dài hạn. Nếu chiến lược là “bản đồ”, thì CSF là những “điểm mốc” cần vượt qua để đến đích.
- Hướng dẫn phân bổ nguồn lực hiệu quả: Trong môi trường kinh doanh có nguồn lực giới hạn, CSF đóng vai trò định hướng việc phân bổ ngân sách, nhân sự và thời gian vào các hoạt động mang tính quyết định, giúp tối ưu hóa hiệu quả đầu tư và tránh lãng phí.
- Là cơ sở đánh giá hiệu suất và quản trị rủi ro: CSF cung cấp căn cứ để thiết lập các chỉ số hiệu suất (KPI) và theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu. Qua đó, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các rủi ro, sai lệch và điều chỉnh chiến lược kịp thời.
- Tăng tính liên kết và đồng bộ trong tổ chức: CSF giúp gắn kết các phòng ban, bộ phận và cá nhân vào cùng một mục tiêu trọng tâm. Mỗi bộ phận sẽ hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc thực hiện các yếu tố cốt lõi, từ đó tăng cường sự phối hợp và hiệu quả làm việc nhóm.
- Thúc đẩy lợi thế cạnh tranh: Thông qua việc tập trung vào những yếu tố mà doanh nghiệp làm tốt nhất hoặc khác biệt so với đối thủ, CSF giúp tạo ra và duy trì lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.
5. CSF và KPI có điểm gì khác biệt?
CSF (Critical Success Factors) và KPI (Key Performance Indicators) đều là những công cụ quan trọng trong quản trị chiến lược và hiệu suất, nhưng chúng khác nhau rõ rệt về bản chất, mục đích và cách áp dụng.
CSF là những yếu tố quyết định dẫn đến thành công, hay nói cách khác, là những điều mà doanh nghiệp phải thực hiện để đạt được mục tiêu chiến lược. Các yếu tố này thường giống nhau giữa các doanh nghiệp trong cùng ngành, bao gồm việc tăng dòng tiền, thúc đẩy doanh số, cải thiện sự hài lòng của khách hàng, tuyển dụng nhân sự chất lượng và nâng cao năng suất lao động.
Ngược lại, KPI là các chỉ số dùng để đo lường mức độ thành công của các hoạt động, chiến lược và mục tiêu đã đề ra. Chúng cho phép ban quản lý đánh giá hiệu quả hoạt động của cá nhân, nhóm hoặc toàn bộ công ty, từ đó xác định liệu doanh nghiệp đang đi đúng hướng hay cần điều chỉnh.
Điểm khác biệt lớn nhất giữa KPI và CSF chính là mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả:
- CSF là những yếu tố quyết định thành công (nguyên nhân)
- KPI là các chỉ số đo lường kết quả (mức độ thành công)
Trong khi CSF xác định những gì doanh nghiệp cần làm để đạt được thành công, thì KPI lại giúp đánh giá liệu doanh nghiệp đã thành công hay chưa. Hơn nữa, KPI có thể khác nhau giữa các công ty, tùy vào mục tiêu và chiến lược riêng của mỗi doanh nghiệp.
6. Có nên kết hợp CSF và KPI trong quản trị mục tiêu?
Việc kết hợp giữa CSF (Yếu tố thành công then chốt) và KPI (Chỉ số đo lường hiệu suất) là một phương pháp quản trị hiệu quả đã được chuyên gia David Parmenter phát triển và chứng minh trong thực tiễn.
Giống như mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả, CSF và KPI cần được liên kết chặt chẽ trong quá trình thực hiện chiến lược kinh doanh. Nếu một doanh nghiệp chỉ áp dụng một trong hai yếu tố này mà bỏ qua yếu tố còn lại (hoặc tương đương), hệ thống quản trị đó sẽ thiếu tính toàn diện và dễ gặp sai lệch trong đánh giá hiệu quả.
6.1. Áp dụng CSF mà không có KPI
Khi doanh nghiệp xác định được các yếu tố thành công then chốt (như sự hài lòng của khách hàng, tốc độ đổi mới, hay chất lượng dịch vụ), nhưng không đo lường được mức độ thực hiện của chúng thông qua KPI, thì mọi nỗ lực chỉ dừng lại ở chiến lược trên giấy.
Ví dụ, nếu một doanh nghiệp biết rằng “trải nghiệm khách hàng xuất sắc” là CSF quan trọng, nhưng không có bất kỳ KPI nào như điểm đánh giá NPS, tỷ lệ khiếu nại hay thời gian phản hồi khách hàng, thì sẽ không biết mình đang làm tốt ở đâu – và càng không biết nên cải tiến điều gì.
6.2. Áp dụng KPI mà không có CSF
Nếu doanh nghiệp thiết lập một hệ thống KPI phong phú nhưng không dựa trên các CSF chiến lược, thì rất dễ rơi vào cái bẫy của việc theo đuổi những con số bề mặt mà không tạo ra giá trị cốt lõi.
Chẳng hạn, một công ty có thể đặt KPI là “tăng số lượng cuộc gọi bán hàng lên 100 mỗi tuần”. Tuy nhiên, nếu CSF thực sự là “xây dựng mối quan hệ khách hàng dài hạn” thì KPI kia chỉ thúc đẩy số lượng, chứ không phản ánh chất lượng. Điều này có thể dẫn đến tình trạng làm việc hình thức, mất uy tín hoặc đánh mất khách hàng trung thành.
7. Kết hợp CSF và KPI như thế nào để quản trị mục tiêu hiệu quả
Để quản trị mục tiêu hiệu quả, việc kết hợp CSF (Critical Success Factors) và KPI (Key Performance Indicators) cần được thực hiện một cách có hệ thống, nhằm biến chiến lược thành hành động cụ thể, có thể đo lường và cải thiện liên tục.
Quy trình 6 bước xây dựng chiến lược CSF & KPI:
Bước 1: Xác định sứ mệnh và mục tiêu chiến lược của tổ chức
Đây là nền tảng định hướng mọi hoạt động quản trị. Việc xác định rõ sứ mệnh và mục tiêu chiến lược giúp đảm bảo rằng các CSF và KPI được thiết lập phù hợp với định hướng dài hạn của doanh nghiệp.
Bước 2: Xác định các “CSF tiềm năng”
Đối với mỗi mục tiêu chiến lược, hãy tự đặt câu hỏi: “Điều gì là cần thiết để đạt được thành công trong lĩnh vực này?” Các câu trả lời sẽ tạo ra danh sách các yếu tố có thể ảnh hưởng đến thành công – đây chính là những CSF tiềm năng.
Tuy nhiên, ở giai đoạn này, chúng mới chỉ là những giả định ban đầu, chưa được xác minh về mức độ quan trọng thực sự.
Bước 3: Lọc và xác định các CSF thực sự quan trọng
Từ danh sách các yếu tố tiềm năng, cần tiến hành đánh giá và chọn lọc để xác định những CSF cốt lõi. Bước này có thể giúp doanh nghiệp khám phá ra các mục tiêu mới hoặc nhận thấy cần điều chỉnh mục tiêu hiện tại.
Bước 4: Thiết lập các KPI để đo lường hiệu quả từng CSF
Sau khi đã xác định được các CSF thực sự, cần xây dựng bộ chỉ số KPI tương ứng để theo dõi và đánh giá mức độ thực hiện của từng yếu tố. KPI chính là công cụ giúp doanh nghiệp biến CSF từ định hướng chiến lược thành những mục tiêu có thể quản lý và đo lường.
Bước 5: Truyền thông CSF trong toàn tổ chức
Đây là một bước mang tính quyết định. CSF chỉ phát huy tác dụng khi toàn bộ tổ chức hiểu và tập trung vào chúng. Việc truyền đạt cần được thực hiện thông qua các thông điệp chiến lược rõ ràng, có tính lan tỏa và thúc đẩy hành động.
Bước 6. Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh thường xuyên
CSF có thể trừu tượng và khó đo lường hơn KPI, nhưng vẫn cần được giám sát một cách có hệ thống. Việc liên tục đánh giá lại các CSF giúp doanh nghiệp duy trì sự phù hợp với mục tiêu chiến lược trong bối cảnh thay đổi của thị trường và môi trường kinh doanh.
Xác định được CSF, thiếp lập được KPI mà không gắn với các biện pháp, kế hoạch cụ thể và cá nhân không có động lực thực sự để đạt được thì để việc hoàn thành mục tiêu sẽ chỉ phụ thuộc vào sự may mắn.
Việc ứng dụng các phần mềm như AMIS Công việc sẽ giúp doanh nghiệp quản lý CSF, theo dõi tiến độ KPI, quản lý quá trình thực hiện, đánh giá hiệu suất công việc và nâng cao sự cam kết từ nhân viên.
- Chuyển hóa mục tiêu thành các công việc cụ thể & gắn với KPI cá nhân: Mục tiêu lớn được chia nhỏ thành các bước cụ thể. Mỗi thành viên hiểu rõ họ cần làm gì, phối hợp với ai, khi nào hoàn thành và vì sao điều đó góp phần quan trọng với mục tiêu chung.
- Quản lý quá trình thực thi: Quản lý nắm được nhân viên đang làm việc gì, tiến độ ra sao, đóng góp như thế nào vào việc hoàn thành KPI, cần điều chỉnh ra sao,…
- Theo dõi tiến độ triển khai KPI tức thời: Theo dõi mức độ hoàn thành KPI của từng phòng ban, cá nhân, phát hiện kết quả không tốt thì nằm ở mắt xích nào, cần điều chỉnh ở đâu.
- Đánh giá hiệu suất nhân sự minh bạch, chính xác: Chỉ cần nhìn báo cáo, Sếp biết ngay nhân sự nào đang có kết quả làm việc tốt nhất, nhân sự nào đang yếu để có kế hoạch đào tạo, khen thưởng xứng đáng. Nhân viên luôn chủ động làm việc mà không cần thúc ép, cùng nhau cố gắng để đạt được mục tiêu chung.
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Tập đoàn Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
8. Tạm kết
Để đạt được các mục tiêu chiến lược một cách hiệu quả, việc xây dựng và triển khai các yếu tố thành công then chốt (CSF) là điều không thể thiếu. Quá trình này đòi hỏi sự tập trung, cam kết và đặc biệt là tinh thần sẵn sàng thay đổi – từ lãnh đạo cấp cao đến toàn bộ đội ngũ nhân sự.
Hy vọng bài biết đã giúp bạn đọc hiểu được CSF là gì và xây dựng các CSF thực sự phù hợp và mang tính định hướng cho tương lai.
0904 885 833
https://amis.misa.vn/
