Việc lựa chọn vị trí đúng người, đúng việc và đúng khả năng là một trong những điều kiện cơ bản mà bất cứ nhân viên Nhân sự Tuyển dụng nào cũng hướng đến.
Vậy, kính mời anh chị hãy cùng MISA AMIS HRM tham khảo ngay quy trình tiếp nhận nhân viên mới cực hiệu quả, để thúc đẩy tinh thần làm việc cũng như hiệu quả công việc ngay từ nhân viên ngay từ những ngày đầu mới đi làm!
Tải miễn phí – Mẫu Báo cáo Tuyển dụng Nhân sự Chính xác nhất 2024 dành cho CEO & HR
Các tiêu chí đánh giá hiệu quả tuyển dụng
Đây là một trong những yếu tố quan trọng để đánh giá hiệu quả tuyển dụng nhân sự sau mỗi mùa tuyển dụng, đặc biệt với nhóm doanh nghiệp lớn. Vậy, phòng ban nhân sự cần lưu ý tới những chỉ số quan trọng nào để đảm bảo tuyển dụng luôn hiệu quả, tránh nhân sự quá biến động trong mọi thời điểm?
Dưới đây là những tiêu chí đánh giá hiệu quả tuyển dụng:
- Tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn: Nhóm ứng viên phù hợp có đang được đánh giá để đi vào vòng tiếp theo không? Số lượng quá ít hay quá nhiều…?
- Nguồn tuyển dụng có chất lượng không? Nhân viên từ các nguồn khác nhau có khác biệt gì về chất lượng không?
- Thời gian tuyển dụng có phù hợp không? Thời gian này có thể kể đến cả yếu tố thời gian để tiếp nhận nhân sự mới cũng như mùa tuyển dụng có phù hợp không?
- Chi phí tuyển dụng: phòng ban nhân sự có đang chi trả quá nhiều chi phí để tìm kiếm ứng viên phù hợp không?
- Trải nghiệm ứng viên sau khi nhận việc? Liệu ứng viên đó có phù hợp với vị trí được nhận không?
Tuyển dụng nhân sự hiệu quả
1. Chiến lược phát triển nhân sự
Thông thường, kế hoạch và quy trình sẽ xuất phát từ chiến lược quản lý & phát triển nhân sự tổng thể, để đảm bảo rằng số lượng và bộ máy nhân sự được phát triển theo đúng chiến lược phát triển kinh doanh của công ty.
Qua đó, có thể thấy rằng, trước khi bước vào Kế hoạch và quy trình chi tiết, bộ phận nhân sự cần được thông báo về:
- Chiến lược phát triển & tăng trưởng kinh doanh tổng thể
- Phác thảo dự kiến các hoạt động trong năm/ theo giai đoạn cần có sự góp mặt của nhân sự
- Giai đoạn, thời gian diễn ra (Hay còn gọi là Timeline)
- Ngân sách dự kiến tổng thể
Sau khi đã có đầy đủ tất cả các loại giấy tờ trên, trưởng bộ phận, giám đốc Nhân sự sẽ lên kế hoạch phân bổ chi phí tới từng hạng mục cùng với lượng nhân sự yêu cầu để hoạt động của công ty có thể tăng trưởng theo đúng kế hoạch.
Qua đó, chiến lược phát triển & đào tạo nhân sự sẽ được phác thảo. Trưởng bộ phận nhân sự có trách nhiệm trình chiến lược này tới Ban Lãnh Đạo, Tổng Giám đốc để lấy ý kiến phản hồi, cũng như nhận được xác nhận thực hiện.
Khi chiến lược lớn được thống nhất, trưởng bộ phận sẽ thông báo với bộ phận Tuyển dụng thuộc phòng ban về kế hoạch tuyển người cả năm. Tiếp theo, bộ phận nhân sự sẽ có thể xây dựng quy trình phù hợp theo kế hoạch này
Tuy nhiên cần lưu ý rằng, quy trình này có thể sẽ không được triển khai như vậy ở các doanh nghiệp nhỏ. Bởi với các công ty có dưới 100 thành viên, bộ phận nhân sự thường chỉ có từ 1-2 người. Qua đó, giám đốc điều hành sẽ là người trực tiếp thực hiện các quy trình trên. Cuối cùng chỉ thông báo tới bộ phận nhân sự về Kế hoạch triển khai tổng thể.
2. Chuẩn bị kế hoạch tuyển dụng
Sau khi đã hoàn thành bước 1, tiến đến bước 2 ‘Kế hoạch và tuyển dụng nhân sự’, bộ phận nhân sự thường sẽ cần nhận được các thông tin như sau:
- Vị trí cần tuyển & mô tả công việc
- Số lượng nhân sự cần tuyển dụng
- Ngân sách tuyển dụng
- Bảng tiêu chí đánh giá ứng viên
- Thời gian tuyển dụng
Ngoài ra, bộ phận nhân sự cũng sẽ lên các lịch họp và làm việc với các phòng ban liên quan để nắm bắt được rõ ràng quyền lợi, tiền lương dành cho ứng viên, qua đó để đảm bảo tính đồng nhất ở số vòng phỏng vấn, kịch bản phỏng vấn và số lượng người tham gia phỏng vấn.
3. Thông báo tuyển dụng trên các trang mạng
Các kênh tuyển dụng truyền thống trên Báo giấy đã và đang khá lỗi thời và không còn phù hợp với xu hướng nhân sự hiện tại.
Có một số nguồn tuyển dụng hiện đang khá phổ biến như sau:
- Tuyển dụng nội bộ
- Thông qua hoạt động tại các trường đại học như tham dự hội thảo, chương trình tài trợ …
- Thông qua trang Branding/ Thương hiệu của chính Doanh nghiệp
- Tuyển dụng qua hệ thống Recruiter: LinkedIn, CareerBuilder, TopCV, Vietnamwork và Tuyển dụng nhanh …
- Các nhóm, forum hiệp hội doanh nghiệp, tận dụng mối quan hệ đối tác của người trong ngành.
Với một số vị trí quan trọng, nhân sự nên tìm hiểu thêm về dịch vụ ‘Headhunter’ – ‘Thợ săn đầu người’, đặc biệt hiệu quả khi doanh nghiệp cần tìm kiếm tài năng cho nhân sự cao cấp.
Ngoài ra, để lấp đầy vị trí trống, nhân sự cũng có thể tiếp nhận nhân viên cùng công ty từ các bộ phận khác sang, tiến cử nhân viên trong cùng bộ phận thông qua các Khoá ‘Thử thách nhân tài’, để đảm bảo rằng nhân viên đó có đủ khả năng đảm nhiệm vị trí đó.
4. Tiếp nhận và tiến hành chọn lọc hồ sơ ứng viên
Một bí kíp khá hữu ích dành cho bộ phận nhân sự để tiết kiệm thời gian quy trình chính là yêu cầu ứng viên gửi lại portfolio – tổng quan nội dung chi tiết mà ứng viên đã làm để bộ phận có thể dễ dàng xem xét, cũng như đối sánh với Sơ yếu lý lịch đã nộp.
Thực tế rằng, hiện nay, có một lượng khá lớn ứng viên ‘nói hơi quá’ trong cả cv lẫn sơ yếu lý lịch của mình. Do vậy, cách tốt nhất để có thể lọc bỏ một số ứng viên này chính là nhìn vào thực tế về những thành tựu họ đã làm trước đó, để có nhận định rõ ràng, cũng như xem khả năng ứng viên có thể đáp ứng với vị trí cần tuyển lâu dài.
Thông thường, khi lọc ứng viên, lướt qua các yếu tố cơ bản như sơ yếu lý lịch, gia đình, địa chỉ và nơi cư trú, bộ phận nhân sự nên để ý đến các yếu tố sau để đảm bảo tìm kiếm được ứng viên chất lượng:
- Bằng cấp, chứng chỉ đã tham gia có đồng nhất với công việc khi đi làm không?
- Thời gian đi làm ở từng vị trí? Tính chất công việc của vị trí trước và sau có khác gì nhau nhiều không?
- Kỹ năng đang có: cần đặc biệt lưu ý vấn đề này. Thông thường, các nhân sự đã đi làm lâu năm trong một lĩnh vực sẽ có đầy đủ các kỹ năng chuyên môn cho công việc đó, tuy nhiên, cần xác định rõ rằng điểm mạnh lớn nhất của họ là gì
- Tính thích ứng của ứng viên với công việc, thông qua số lượng và chất lượng công việc mà ứng viên đã bỏ ra để làm công việc tương tự trước đó. Điều này có thể phản ánh nhờ ‘Bảng đánh giá’ mà bộ phận nhân sự nên được tiếp nhận được từ bộ phận cần tuyển.
- Tính đa dạng của công việc: đặc biệt quan trọng với các vị trí quản lý. Một lưu ý nhỏ cho nhân sự chính là, không nhất thiết cần phải tìm kiếm tài năng có kinh nghiệm làm cùng ngành, vì lượng nhân sự này khá ít, chuyên môn rất sâu, nhưng lại không có sự đa dạng và đổi mới, do lâu rồi chưa tiếp xúc với các lĩnh vực khác
5. Phỏng vấn và kiểm tra đầu vào
Đây là bước thú vị nhất trong tuyển dụng, khi doanh nghiệp tiếp xúc trực tiếp với ứng viên. Tham gia bước này, ngoài các yếu tố kỹ năng đã được viết ra trong hồ sơ, nhân sự cần để ý đến:
- Ứng viên có đúng giờ không?
- Cử chỉ linh hoạt của ứng viên, qua đó có thể thấy người đó là nhanh hay chậm
- Độ chăm chỉ và chuyên sâu vào lĩnh vực chuyên môn, thông qua cách ứng viên mô tả công việc trước đó.
- Sự tự tin, cách diễn đạt của ứng viên khi mới tiếp xúc với hội đồng phỏng vấn.
Đây cũng là bước thuộc quy trình mà phần lớn các doanh nghiệp sẽ hỏi về mức lương mong muốn của ứng viên. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng, mức lương đang nhận và mong muốn có sự khác nhau, thể hiện mong muốn tiến thủ của ứng viên.
Do vậy, nhà tuyển dụng cần lưu ý hỏi ứng viên về cả 2 mức lương này để đảm bảo nắm bắt được rõ nhu cầu và tham vọng của ứng viên.
6. Quyết định thử việc
Thử việc là thời gian ‘dating’, mà cả ứng viên và nhà tuyển dụng tìm hiểu lẫn nhau, để xem rằng có thể có tiếng nói chung trong thời gian lâu dài không?
Lời khuyên cho ứng viên: Hãy đừng lãng phí thời gian này. Ngoài các công việc được giao, ứng viên nên chủ động tìm hiểu thêm về công ty cũng như sản phẩm/ dịch vụ/ loại công việc đang phụ trách. Chính những thành quả và sự tìm hiểu trong thời gian thử việc sẽ giúp ứng viên tiết kiệm được tối đa thời gian khi được nhận đi làm chính thức
Lời khuyên cho nhà tuyển dụng: thay vì chỉ để ý thái độ hay cách làm việc, hãy có một ‘Bảng đánh giá thử việc’ rõ ràng, với các hạng mục công việc và chỉ tiêu rõ ràng, qua đó ứng viên sẽ có động lực làm việc, không cảm thấy lạc lõng cũng như hoà nhập dần vào văn hoá để làm việc hiệu quả giữa các phòng ban.
Để đảm bảo sự hiệu quả, trước khi giao việc, trưởng bộ phận làm việc cần để ý đến một số vấn đề sau:
- Có mục tiêu, định hướng và đầu công việc rõ ràng cho nhân sự mới
- Giới thiệu nhân viên mới tới các bộ phận liên quan, tạo điều kiện làm việc tốt nhất cho ứng viên
- Không nên đẩy khối lượng công việc quá cao, để tránh tạo không khí làm việc nơi công sở.
- Lên chỉ tiêu và bảng đánh giá rõ ràng để đánh giá quá trình thử việc, tránh để cảm xúc xen lấn, để đảm bảo tính công bằng cho ứng viên.
7. Đánh giá quá trình thử việc
Đây là bước vừa khó vừa dễ với doanh nghiệp, bởi rất ít nhân sự nào có thể phù hợp 100% với vị trí thử việc, để đánh giá hiệu quả và chất lượng ứng viên.
Do vậy, đây cũng chính là lúc doanh nghiệp cần hạ kỳ vọng xuống, phân tích thật sâu về bản chất công việc, điểm mạnh của ứng viên, qua đó đưa ra giải pháp và yêu cầu công việc phù hợp nhất.
Để có thể thực hiện bước này, nhân viên thường sẽ được yêu cầu điền vào
- Bảng đánh giá thử việc
- Đề xuất, cảm nhận của ứng viên sau quá trình thử việc
Từ những thông tin này, cùng với hiệu quả công việc thực tế, trưởng bộ phận sẽ đưa ra yêu cầu công việc, điều chỉnh về quyền lợi của nhân viên, để làm sao phù hợp nhất với năng lực của nhân viên sau 2 tháng xem xét thử việc.
Nếu ứng viên đỗ thử việc, doanh nghiệp sẽ tiếp tục soạn thảo hợp đồng 1 năm làm việc với ứng viên. Do vậy, đây cũng là bước ứng viên cần xem xét thật kỹ chế độ làm việc, số lượng đầu việc cùng với mức quyền lợi đã phù hợp với mong muốn cá nhân.
8. Quyết định tuyển dụng
Hợp đồng từ 1 năm trở lên chính là phương án mà rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn để vừa đánh giá, theo dõi cũng như tiếp tục phát triển mục tiêu rõ ràng cho nhân sự để xác định định hướng công việc lâu dài.
Một số giấy tờ cần được thực hiện để thực hiện hợp đồng 1 năm:
- Thanh lý hợp đồng thử việc kèm phụ lục
- Hợp đồng làm việc 1 năm
- Phụ lục hợp đồng 1 năm dựa theo hợp đồng chính
Còn với những trường hợp nhà tuyển dụng, hoặc ứng viên trực tiếp từ chối quyết định ký hợp đồng 1 năm, tốt nhất, cả hai bên nên trao đổi thẳng thắn các vướng mắc đã gặp phải.
Qua đó, buổi họp này sẽ giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn rõ ràng và rút kinh nghiệm về vấn đề của nhân sự, còn nhân viên cũng được giải tỏa một phần những khúc mắc và ức chế của mình khi làm việc.
Lưu ý rằng, nhà tuyển dụng cần có trách nhiệm thanh lý hợp đồng thử việc và phụ lục đính kèm, cũng như xuất hoá đơn thuế TNCN để người lao động có thể tự động làm thủ tục thuế TNCH cuối năm.
Quy trình tiếp nhận & chào mừng nhân viên mới
Thuộc quy trình tuyển dụng mà không phải doanh nghiệp nào cũng có, và phần lớn chỉ diễn ra trong các tập đoàn và công ty lớn, với số lượng từ 100 nhân sự trở lên.
Tuy nhiên, sau khi hiểu rõ được mục tiêu của quy trình này, người sử dụng lao động có thể thực hiện dễ dàng, để người lao động luôn cảm thấy được chào đón khi mới bước vào tổ chức.
Sau bước quy trình tuyển dụng này, tham khảo ngay 8 bước tiếp nhận nhân viên mới hiệu quả
Bước 9: Chuẩn bị dụng cụ làm việc
Đây là bước chuẩn bị cực kỳ quan trọng, chính là lúc nhân sự kết nối tất cả các phòng ban lại để chuẩn bị:
- Máy tính, công cụ làm việc vật lý cho nhân viên mới
- Thông báo tới các phòng ban về vị trí đã tuyển được, cùng ngày làm việc của nhân viên mới
- Lịch trình làm việc của tuần đầu tiên, phần lớn là các buổi đào tạo về văn hoá & môi trường tại công ty
Bước 10: Tiếp nhận, làm quen với phòng ban phụ trách
Ngày đầu tiên đi làm của nhân viên mới không dễ dàng, đặc biệt khi nhân viên được tiếp xúc và làm quen với môi trường hoàn toàn mới, tạo tâm lý lo lắng, căng thẳng khi mới tiếp xúc với tập thể.
Vậy, nhân sự nên làm gì để giảm bớt căng thẳng của nhân viên mới?
Thông báo chào đón nhân viên mới trước toàn thể cán bộ công nhân viên. Với các doanh nghiệp có nhiều mặt sàn, hãy có bản tin thông báo đầu giờ sáng.
Trưởng bộ phận tiếp nhận nhân viên mới, cùng nhân sự sắp xếp vị trí chỗ ngồi và các nhân sự làm cùng
Nhân viên tham gia buổi phổ biến về văn hoá & môi trường làm việc tại công ty
Nhân viên tham gia các buổi đào tạo dành riêng cho nhân sự mới, với một số quy định cần biết (Số lượng buổi tuỳ theo nhu cầu và cơ cấu của doanh nghiệp).
Nhân viên tự tìm hiểu về sản phẩm và dịch vụ, thông qua đầu mục công việc được chỉ định từ trưởng bộ phận/ quản lý phụ trách.
Bước 11: Đào tạo đầu vào
Đây là bước cực kỳ quan trọng, tuy nhiên lại thuộc trách nhiệm của bộ phận tiếp nhận nhân viên mới. Do vậy, để làm điều này thật chỉn chu, bộ phận nhân sự cần nắm bắt:
- Kế hoạch và nội dung đào tạo cụ thể
- Lộ trình phát triển nhân viên
- Mục tiêu đạt được sau khi nhân viên hoàn thành quá trình đào tạo
Thời gian đào tạo đầu vào thường sẽ mất từ 3-4 tuần. Sai lầm khá phổ biến mà nhiều đơn vị doanh nghiệp gặp phải chính là lên kế hoạch đào tạo cho doanh nghiệp, tuy nhiên lại không đề ra mục tiêu đầu ra cho nhân viên, khiến nhân sự mới bị “mất định hướng”, không biết phải làm gì tiếp với lượng nội dung vừa được nhận.
Bước 12: Tiếp nhận công việc
Thông thường, quá trình đào tạo đầu vào và tiếp nhận công việc sẽ diễn ra song song, và quản lý phòng ban sẽ tăng lượng công việc để giúp nhân viên dần quen việc.
Do vậy, quản lý phòng bàn cần có mục tiêu cụ thể, để theo dõi xem, nhân sự đã thực sự nắm bắt được đầu việc, cũng như độ liên kết và tiềm năng gắn bó của nhân viên đó với công việc này.
Bước 13: Trao đổi và theo dõi trong quá trình thử việc
Sau khoảng 5-6 tuần làm việc, nhân viên sẽ dần cảm thấy dễ chịu hơn với văn hoá làm việc mới. Đây chính là lúc quản lý có thể hỗ trợ nhân viên thông qua các buổi đánh giá Kết quả thử việc hàng tuần để theo sát các đầu công việc nhân viên đang đảm nhận.
Hãy lưu ý rằng, với khá nhiều nhân viên mới, buổi đánh giá Kết quả thử việc này vô hình chung lại là áp lực, với suy nghĩ chung ‘Sếp đang bắt bẻ và săm soi mình’. Do vậy, bộ phận nhân sự có trách nhiệm cần phải làm rõ với nhân viên về buổi đánh giá này, để không bị hiểu lầm, tạo ấn tượng xấu về phòng ban.
Bước 14: Đánh giá thử việc
Đây là buổi đánh giá định kỳ theo tuần để đảm bảo nhân viên đang theo đúng tiến độ công việc. Buổi đánh giá thử việc rất quan trọng để quản lý có thể hỗ trợ nhân viên xử lý các vấn đề đang khúc mắc, cũng như để lắng nghe những ý kiến đề xuất của nhân viên tới từng nhóm nghiệp vụ.
Đây cũng chính là công cụ hữu hiệu để nhân sự theo sát quá trình đào tạo của nhân viên, để có đánh giá khách quan nhất.
Bước 15: Nhận phản hồi từ nhân viên mới
Nhân viên phần lớn đều không muốn (hoặc không dám) nêu tiếng nói của mình với công việc đảm nhận, dù có khó chịu đến mấy. Vì vậy, nhân sự cần phát huy kỹ năng mềm để lấy những thông tin này, như luôn dễ chịu lắng nghe, để ý về cử chỉ, thái độ, body language – ngôn ngữ cơ thể của nhân viên.
Ngoài ra, phần lớn thông tin quan trọng sẽ không được đưa ra trong cuộc họp, mà trong những buổi thảo luận với nhóm nhỏ.
Vì thế, bộ phận nhân sự nên tăng cường sự liên kết với nhân viên bằng các buổi ăn nhẹ sau giờ làm, để tạo thêm không khí vui vẻ nơi công sở, cũng như đánh giá về độ cam kết và gắn bó của nhân viên tới công việc.
Bước 16: Lên kế hoạch công việc dài hạn cho nhân viên mới
Một khi cả hai bên đã xác định gắn bó bền lâu để cùng phát triển và tăng trưởng, bộ phận nhân sự cần làm việc trực tiếp với phòng ban để lên lộ trình phát triển dài hạn cho nhân viên, qua đó nhân viên không cảm thấy nhàm chán, phải làm những việc mình không cảm thấy hứng thú, qua đó kích thích tinh thần làm việc lâu bền hơn.
Khi đã xác định được kế hoạch này, nhân viên sẽ tự chủ động thích ứng với môi trường, tham gia vào các buổi đào tạo, ngoại khoá của doanh nghiệp để tăng cường khả năng phát triển cá nhân.
Tổng kết
Nghiệp vụ tuyển dụng nhìn chung không khó, nhưng làm sao để thực hiện và quản lý tuyển dụng hiệu quả, hợp lý để phù hợp với mục tiêu kinh doanh và không mất quá nhiều chi phí thì lại bài toán nan giải với rất nhiều doanh nghiệp. Hơn thế nữa, với nhóm doanh nghiệp cần tuyển lượng nhân sự lớn, điều này lại càng trở nên khó khăn hơn, bởi riêng việc quản lý số lượng hồ sơ đã là một vấn đề nan giải.
Phần mềm AMIS tuyển dụng cung cấp nhiều tính năng hỗ trợ, triển khai và báo cáo hoạt động tuyển dụng. Qua đó, năng suất hoạt động của phòng và nhân viên tăng lên đáng kể với chi phí tiết kiệm nhất.
Phần mềm đã được tin dùng bởi 170.000 Doanh nghiệp lớn tại Việt Nam trên con đường chuyển đổi số như Tập đoàn Thái Sơn, Xuân Cương và IVY moda,…
0904 885 833
https://www.misa.vn/
