Kiến thức Quản lý - điều hành Nội dung quản lý tiến độ dự án ngành xây dựng, thiết...

Nội dung quản lý tiến độ dự án ngành xây dựng, thiết kế, thi công

44
Nội dung quản lý tiến độ dự án

Quản lý tiến độ dự án là một trong những giai đoạn cực kỳ quan trọng tại các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Thiết kế, Xây dựng. Tuy nhiên, công việc này còn được thực hiện khá sơ sài và thủ công tại nhiều đơn vị, dẫn đến tình trạng quản lý kém hiệu quả, tiêu tốn nguồn lực, chi phí của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây MISA AMIS xin lưu ý những nội dung quản lý tiến độ dự án ngành xây dựng, thiết kế, thi công cần đưa vào quá trình thực thi.

Nội dung quản lý tiến độ dự án

Quản lý tiến độ dự án gồm những công việc gì?

Quản lý dự án

Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào việc thực hiện các hoạt động trong dự án để đáp ứng các yêu cầu đặt ra.

Nội dung của quản lý dự án bao gồm các công việc: quản lý tổng thể, phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn nhân lực, giao tiếp, thông tin, rủi ro, mua sắm, các bên hữu quan, an toàn, môi trường, tài chính và khiếu nại trong dự án.

Quản lý tiến độ dự án

Quản lý tiến độ dự án (Project Schedule Management) là việc tiến hành các hoạt động quản lý sao cho dự án kết thúc đúng thời hạn yêu cầu.

Quản lý tiến độ dự án tập trung vào các đầu việc nhằm mục tiêu giúp nhà quản lý nắm bắt & kiểm soát được tiến độ, tình hình thực hiện công việc đúng với thực tế. Những công việc và quy trình để quản lý tiến độ gồm:

– Lập kế hoạch quản lý tiến độ
– Xác định các công việc cần thực hiện
– Sắp xếp thứ tự ưu tiên thực hiện công việc
– Dự tính nguồn lực thực hiện công việc
– Dự tính thời hạn, thời gian thực hiện công việc
– Lập tiến độ
– Kiểm soát tiến độ

Sau khi biết được quy trình và các đầu việc cần thực hiện, doanh nghiệp cần thể hiện những nội dung này khớp với thực tế bằng văn bản hoặc bảng biểu, thay vi bằng mắt nhìn hay báo cáo bằng miệng.

Hình thức báo cáo tiến độ dự án phổ biến

Có khá nhiều hình thức, cách thức thể hiện báo cáo tiến độ dự án. Trong thực tế, các doanh nghiệp báo cáo tiến độ cho cấp quản lý nhiều nhất thông qua Chat, Email, Excel và phần mềm quản lý dự án.

Chat: Zalo, Messenger, Viber, Skype, SMS…

Các nền tảng, ứng dụng Chat được sử dụng phổ biến để báo cáo tiến độ. Hình thức này đơn giản, dễ sử dụng, miễn phí nhưng lại tồn tại nhiều nhược điểm:

  • Cấp dưới thường báo cáo tiến độ thông qua việc xác nhận đã hoàn thành từng đầu việc hay chưa. Nếu một dự án có nhiều đầu việc, tỷ trọng công việc & mức độ quan trọng khác nhau, tiến độ tổng quan sẽ thiếu chính xác nếu chỉ báo cáo những đầu việc hoàn thành
  • Dễ bị trôi thông tin khiến nhà quản lý khó kiểm soát tình hình thực hiện hoặc bỏ lỡ mất thông tin quan trọng
  • Khó kiểm soát công việc đã giao cho ai, tình hình phân bổ nguồn lực cụ thể

Excel

Excel là một công cụ tuyệt vời giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin tổng quan về dự án dễ dàng:

  • Ai đang thực hiện những công việc gì
  • Tiến độ thực hiện của từng công việc

Nếu biết cách ứng dụng các phương pháp quản lý công việc như biểu đồ Gantt, Calendar,…, doanh nghiệp có thể quản lý lịch làm việc, lộ trình và tiến độ công việc hiệu quả. Ngoài ra, cách thức này cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.

Nhược điểm: thiếu linh hoạt khi sử dụng trên nền tảng mobile. Việc trao đổi thông tin về dự án phải sử dụng công cụ chat bên ngoài khiến việc quản lý thông tin bị rời rạc.

Công cụ quản lý dự án

Biểu đồ Gantt tự động được tạo khi sử dụng phần mềm quản lý dự án

Dùng công cụ quản lý dự án được nhiều doanh nghiệp sử dụng. Tuy rằng đây là những phần mềm mất phí nhưng nó lại khắc phục được nhiều nhược điểm khi giao việc, quản lý tiến độ qua Chat, Excel. Chẳng hạn như:

  • Ứng dụng nhiều phương pháp quản trị dự án: Biểu đồ Gant, bảng Kanban, Calendar, Eisenhower….
  • Tự động hóa quá trình quản lý tiến độ: tự động cập nhật tiến độ tổng thể từ những công việc con, tự động chuyển giai đoạn khi công việc ở giai đoạn trước hoàn thành
  • Thể hiện nội dung tiến độ công việc khoa học, trực quan, đầy đủ thông tin
  • Quản lý mọi công việc trong 1 hay nhiều dự án chỉ trên một hệ thống
  • Thích hợp sử dụng với mọi nền tảng máy tính, di động…
Cập nhật tiến độ trên phần mềm quản lý tiến độ AMIS Công việc
Cập nhật tiến độ trên phần mềm quản lý tiến độ AMIS Công việc

Thử trải nghiệm Công cụ quản lý dự án cho ngành Thiết kế- Thi công – Xây dựng tại đây:

Trải nghiệm miễn phí

Những nội dung cần thể hiện trong báo cáo tiến độ dự án

  1. Danh sách công việc: liệt kê tất cả đầu việc cần thực hiện trong dự án, mức độ quan trọng và cấp thiết của mỗi đầu việc
  2. Quản lý thời gian: thể hiện thời gian làm việc tương ứng cho mỗi đầu việc & thời hạn hoàn thành, lộ trình thực hiện công việc (công việc nào thực hiện trước, thực hiện sau)
  3. Quản lý chi phí: Thể hiện chi phí cho mỗi dự án, có thể đính kèm bản dự toán chi phí & bảng chi phí thực tế
  4. Quản lý nguồn nhân lực: số lượng nhân viên tham gia dự án, vai trò, phân quyền. Có thống kê số lượng đầu việc cho từng người
  5. Quản lý chất lượng công việc: Đánh giá của nhà quản lý trên mỗi đầu việc thông qua xếp hạng, chấm điểm, phê duyệt
  6. Quản lý tài nguyên: tài liệu hướng dẫn, file đính kèm, hồ sơ, bản vẽ…
  7. Quản lý tương tác, trao đổi: những trao đổi, chỉ dẫn, tương tác giữa các thành viên trong dự án nên được quản lý cùng hệ thống với những nội dung khác để giảm thiểu tình trạng bỏ sót thông tin
  8. Báo cáo đầu ra: hệ thống báo cáo này mang tính tổng hợp và chuyên sâu hơn chứ không đơn thuần là quản lý tiến độ từng từng công việc

Hệ thống báo cáo công việc

Trên đây là Nội dung quản lý tiến độ dự án ngành xây dựng, thiết kế, thi công mà các doanh nghiệp trong thực tế cần lưu ý để ứng dụng vào thực tế. Chúc doanh nghiệp bạn có thể nhanh chóng áp dụng để nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc tại doanh nghiệp.