Quản lý tiến độ dự án xây dựng hiệu quả, khoa học như thế nào

Quản lý tiến độ dự án xây dựng là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất xuyên suốt vòng đời của một dự án xây dựng. Công việc này trên thực tế đôi khi vẫn được thực hiện khá sơ sài và thủ công tại nhiều đơn vị, dẫn đến tình trạng quản lý kém hiệu quả, tiêu tốn nguồn lực, chi phí của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây MISA AMIS xin lưu ý những nội dung quan trọng về quản lý tiến độ dự án xây dựng cần đưa vào quá trình thực thi.

I. Quản lý tiến độ dự án xây dựng là gì?

Quản lý tiến độ dự án xây dựng (Construction Project Schedule Management) là việc tiến hành các hoạt động quản lý sao cho dự án kết thúc đúng thời hạn yêu cầu.

Quá trình này tập trung vào các đầu việc hướng tới mục tiêu giúp nhà quản lý nắm bắt và kiểm soát được tiến độ, tình hình thực hiện công việc theo kế hoạch và thời hạn đã đề ra. Những công việc và quy trình để quản lý tiến độ gồm:

– Lập kế hoạch quản lý tiến độ
– Xác định các công việc cần thực hiện
– Sắp xếp thứ tự thực hiện công việc
– Dự tính nguồn lực thực hiện công việc
– Dự tính thời hạn thực hiện công việc
– Xây dựng tiến độ
– Theo dõi và quản lý tiến độ

Sau khi nắm được quy trình và các công việc cần thực hiện, doanh nghiệp cần thể hiện những nội dung này khớp với thực tế bằng văn bản, bảng biểu, mẫu báo cáo thay vì bằng mắt nhìn hay báo cáo bằng miệng.

II. Các hình thức báo cáo quản lý tiến độ dự án xây dựng phổ biến

Có khá nhiều hình thức báo cáo tiến độ dự án. Trong thực tế, tại các đơn vị, báo cáo tiến độ cho quản lý thông qua 3 hình thức: Ứng dụng chat, Excel và Phần mềm quản lý dự án là phổ biến nhất.

1. Ứng dụng chat: Zalo, Skype, SMS…

Các nền tảng, ứng dụng chat được sử dụng phổ biến để báo cáo tiến độ, bởi sự đơn giản, dễ sử dụng, dễ kết nối và hoàn toàn miễn phí. Tuy nhiên lại tồn tại nhiều hạn chế:

• Cấp dưới thường báo cáo tiến độ thông qua việc xác nhận đã hoàn thành từng đầu việc hay chưa. Nếu một dự án có nhiều đầu việc, tỷ trọng công việc & mức độ quan trọng khác nhau, nhà quản lý sẽ không nhìn được tiến độ tổng quan của dự án theo luồng tiến độ.
• Dễ bị trôi thông tin, nhà quản lý khó nắm bắt tình hình thực hiện hoặc dễ bỏ lỡ những thông tin quan trọng.
• Không có cái nhìn tổng quan về nguồn lực (con người và chi phí) bởi sự báo cáo rời rạc, do vậy rất khó kiểm soát công việc đã giao cho ai, tình hình phân bổ nguồn lực cụ thể như thế nào để điều chỉnh kịp thời.

2. Excel

Excel là một phần mềm bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office, cho phép người dùng ghi lại dữ liệu, trình bày thông tin dưới dạng bảng, tính toán, xử lý thông tin nhanh chóng và chính xác với một lượng dữ liệu lớn. Đây là một công cụ tuyệt vời giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin tổng quan về dự án xây dựng dễ dàng:

• Ai đang thực hiện những công việc gì
• Tiến độ thực hiện của từng công việc

Nếu biết cách ứng dụng các phương pháp quản lý tiến độ công việc như biểu đồ Gantt, Calendar…, doanh nghiệp hoàn toàn có thể quản lý lịch làm việc, lộ trình và tiến độ công việc hiệu quả trong Excel. Ngoài ra, cách thức này cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.

So với các ứng dụng chat, Excel là phương pháp tối ưu hơn, tuy nhiên vẫn tồn tại nhược điểm là thiếu linh hoạt khi sử dụng trên mobile. Như vậy, việc trao đổi thông tin về dự án vẫn phải sử dụng công cụ chat bên ngoài, khiến việc quản lý thông tin bị rời rạc.

3. Phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án được nhiều doanh nghiệp sử dụng, đặc biệt với những dự án có quy mô và giá trị lớn. Tuy rằng đây là những phần mềm mất phí nhưng nó lại khắc phục được hầu hết nhược điểm khi giao việc, quản lý tiến độ qua Chat, Excel. Chẳng hạn như:

• Ứng dụng nhiều phương pháp quản trị tiến độ dự án: Biểu đồ Gant, bảng Kanban, Calendar, Eisenhower….
• Tự động hóa quá trình quản lý tiến độ: tự động cập nhật tiến độ tổng thể từ những công việc con, tự động chuyển giai đoạn khi công việc ở giai đoạn trước hoàn thành
• Thể hiện nội dung tiến độ công việc khoa học, trực quan, đầy đủ thông tin
• Quản lý mọi công việc trong một hay nhiều dự án chỉ trên một hệ thống
• Thích hợp sử dụng với mọi nền tảng máy tính, di động…

Trải nghiệm 15 ngày miễn phí phần mềm quản lý dự án xây dựng AMIS Công Việc tại đây:

Những nội dung cần thể hiện trong báo cáo tiến độ dự án

1. Danh sách công việc: liệt kê tất cả đầu việc cần thực hiện trong dự án, mức độ quan trọng và cấp thiết của mỗi đầu việc
2. Quản lý thời gian: thể hiện thời gian làm việc tương ứng cho mỗi đầu việc & thời hạn hoàn thành, lộ trình thực hiện công việc (công việc nào thực hiện trước, thực hiện sau)
3. Quản lý chi phí: Thể hiện chi phí cho mỗi dự án, có thể đính kèm bản dự toán chi phí & bảng chi phí thực tế
4. Quản lý nguồn nhân lực: số lượng nhân viên tham gia dự án, vai trò, phân quyền. Có thống kê số lượng đầu việc cho từng người
5. Quản lý chất lượng công việc: Đánh giá của nhà quản lý trên mỗi đầu việc thông qua xếp hạng, chấm điểm, phê duyệt
6. Quản lý tài nguyên: tài liệu hướng dẫn, file đính kèm, hồ sơ, bản vẽ…
7. Quản lý tương tác, trao đổi: những trao đổi, chỉ dẫn, tương tác giữa các thành viên trong dự án nên được quản lý cùng hệ thống với những nội dung khác để giảm thiểu tình trạng bỏ sót thông tin
8. Báo cáo đầu ra: hệ thống báo cáo này mang tính tổng hợp và chuyên sâu hơn chứ không đơn thuần là quản lý tiến độ từng từng công việc

Trên đây là các nội dung hữu ích về quản lý tiến độ dự án xây dựng mà các doanh nghiệp trong thực tế cần lưu ý để ứng dụng vào thực tế. Chúc doanh nghiệp bạn nhanh chóng áp dụng để nâng cao hiệu quả chất lượng công việc tại doanh nghiệp.

—————————

AMIS Công việc là phần mềm quản lý dự án tối ưu dành cho doanh nghiệp xây dựng. Từ việc lập kế hoạch, quản lý nguồn lực, giám sát tiến độ cho đến giao tiếp và hợp tác giữa các bên liên quan, tất cả đều dễ dàng được quản lý và thực hiện trên một nền tảng duy nhất.

Nằm trong nền tảng MISA AMIS, AMIS Công việc tự hào là giải pháp góp phần hỗ trợ 250.000 doanh nghiệp tối ưu vận hành và nâng cao hiệu quả hoạt động.

Đăng ký dùng thử AMIS Công việc ngay để quản lý dự án hiệu quả và thay đổi hoàn toàn năng suất của doanh nghiệp TẠI ĐÂY: 

• Lập kế hoạch thông minh, phân bổ nguồn lực dễ dàng
• Cập nhật tiến độ dự án tức thời
• Giao tiếp, trao đổi nội bộ, phê duyệt trên từng công việc
• Thiết lập quy trình phối hợp dễ dàng
• Cảnh báo tiến độ thông minh
• Làm việc mọi lúc mọi nơi, phù hợp trên mọi thiết bị