Tuyển dụng nhân sự là gì? Vai trò và quy trình tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng nhân sự là gì? Hiểu rõ khái niệm, vai trò, quy trình tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp triển khai hiệu quả hơn. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ cung cấp cho HR và các quản lý những kiến thức quan trọng về tuyển dụng nhân sự, hỗ trợ doanh nghiệp chiêu mộ nhân tài, mở rộng quy mô.

Tải miễn phí – Mẫu Báo cáo Tuyển dụng Nhân sự Chính xác nhất 2024 dành cho CEO & HR

1. Tuyển dụng nhân sự là gì?

Đầu tiên, chúng ta cần nắm được một số khái niệm về nhân sự và tuyển dụng:

• Nhân sự hiểu một cách đơn giản là những người lao động làm việc tại doanh nghiệp, tổ chức.
• Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút người lao động mới của doanh ngUhiệp, tổ chức. 

Từ đó có thể hiểu khái niệm tuyển dụng nhân sự là nghiệp vụ giúp doanh nghiệp tìm kiếm, sở hữu nhân viên có khả năng làm việc tốt, có cùng mục tiêu và đáp ứng được nguyện vọng của doanh nghiệp.

Tuyển dụng nhân sự là một quá trình dài và không hề dễ dàng, nhưng cơ bản sẽ gồm 2 giai đoạn chính: tuyển mộ nhân lực và tuyển chọn nhân lực.

• Tuyển mộ nhân lực là thu hút, mời gọi và chiêu mộ những người lao động có nhu cầu tìm kiếm việc làm tương tự với vị trí mà doanh nghiệp đang tuyển. Giai đoạn này có thể diễn ra đồng thời trong nội bộ công ty và trên thị trường lao động. Để thu hút ứng viên một cách tốt nhất, doanh nghiệp cần có uy tín và thể hiên thông tin tuyển một một cách hấp dẫn.
• Tuyển chọn nhân lực là công đoạn đánh giá, sàng lọc và lựa chọn những người phù hợp nhất với yêu cầu của doanh nghiệp. Việc lựa chọn dựa trên nhiều yếu tố như năng lực, nguyện vọng của ứng viên, ý kiến và quan điểm của người đánh giá… từ đó doanh nghiệp sẽ quyết định xem ứng viên có trở thành nhân viên hay không.

2. Vai trò của tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng nhân sự có ảnh hưởng mạnh mẽ đến doanh nghiệp, cá nhân và xã hội. Dưới đây là những thông tin về vai trò và ý nghĩa của tuyển dụng nhân sự đối với các nhóm đối tượng này.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý tuyển dụng, bạn vui lòng để lại thông tin dưới đây, đội ngũ nhân viên MISA sẽ hỗ trợ và tư vấn cho bạn:

2.1. Đối với doanh nghiệp

Nếu xây dựng được một quy trình tuyển dụng nhân sự hiệu quả thì công ty chính là đối tượng hưởng lợi đầu tiên. Doanh nghiệp sẽ sở hữu một lực lượng nhân sự hùng hậu, có năng lực, sẵn sàng phát triển và hoàn thành các mục tiêu công ty đề ra. 

Tiếp theo, việc tuyển dụng nhân sự chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng thực hiện các mục tiêu kinh doanh đã đề ra. Đồng thời nó tạo ra được một sự cạnh tranh lành mạnh, bền vững giữa các nhân viên. Điều đó vừa tạo động lực, vừa gửi lời cảnh tỉnh đến những nhân viên chưa thực sự tập trung cho công việc. 

Cuối cùng, tuyển dụng là một quá trình khá tốn kém cả về thời gian và chi phí. Do đó nếu tuyển dụng hiệu quả thì sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được khá nhiều nguồn lực, đồng thời tạo nên một tiêu chuẩn tuyển dụng chất lượng cao và đẩy mạnh sự phát triển của thương hiệu. Từ đó công ty dễ dàng thu hút nhiều nhân tài hơn trong tương lai.

>>> Xem thêm: Định biên nhân sự là gì? Nguyên tắc định biên nhân sự hiệu quả

2.2. Đối với người lao động

Đối với người lao động thì tuyển dụng nhân sự mang đến cơ hội việc làm và cơ hội nâng cao thu nhập. Người lao động cũng sẽ có thêm nhiều cơ hội phát triển bản thân khi được làm việc cùng những người có năng lực và chung mục tiêu. Từ đó họ tạo thêm nhiều mối quan hệ cũng như có môi trường để khẳng định bản thân.

Thứ hai, người lao động cảm thấy có động lực và tinh thần cạnh tranh hơn khi ứng tuyển vào một công việc nhiều thách thức, một doanh nghiệp có nhiều người tài giỏi. Điều này thúc đẩy người lao động không ngừng tiến bộ trên con đường sự nghiệp cá nhân.

>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý nhân sự tốt nhất

2.3. Đối với xã hội

Tuyển dụng nhân sự giúp cho người lao động có việc làm, giảm tỉ lệ thất nghiệp và nguy cơ nghèo đói, giảm bớt gánh nặng cho xã hội. Thị trường lao động ổn định giúp doanh nghiệp hoạt động bền vững và nền kinh tế đi lên, góp phần vào sự phát triển của cả đất nước.

3. Quy trình tuyển dụng nhân sự

3.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng

Để xác định được chính xác nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp, nhà quản trị nhân sự có thể dựa vào các yếu tố sau:

• Kế hoạch kinh doanh: Trong mục tiêu chung của doanh nghiệp, từ kế hoạch kinh doanh ở từng giai đoạn sẽ đưa ra được yêu cầu về khối lượng công việc cho từng vị trí. Từ đó doanh nghiệp sẽ xác định chính xác số lượng và chất lượng nhân lực cần tuyển.
• Tiêu chuẩn công việc: Đây là yếu tố quan trọng hàng đầu để xác định được chất lượng nhân lực. Nhà tuyển dụng dựa vào tình thực thực tế công việc tại doanh nghiệp để đưa ra tiêu chuẩn cho ứng viên.
• Giải pháp thay thế khi cần: Khi xác định đủ về nhu cầu tuyển dụng, doanh nghiệp cũng cần phải xem xét, nghiên cứu thêm về nhu cầu trong ngắn hạn hay dài hạn. Nếu có sự cố thì các giải pháp thay thế cần đáp ứng điều gì nhằm đảm bảo được chất lượng đầu ra của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Top phần mềm quản lý nhân sự HRM tốt nhất cho doanh nghiệp

3.2 Tìm kiếm và thu hút

Doanh nghiệp có thể tìm kiếm ứng viên ngay tại nội bộ. Chẳng hạn như tự tiến cử, đề bạt, công khai đấu thầu công việc,… Ưu điểm của phương pháp này là đánh giá được năng lực và phẩm chất của ứng viên trên các công việc trước đó, tạo cơ hội phát triển lớn cho nhân viên, ít tốn kém thời gian và ngân sách. Nhược điểm là hạn chế về số lượng ứng viên, tạo lối mòn trong quản lý, thiếu sự linh hoạt, sáng tạo.

Nguồn thứ hai là từ bên ngoài doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể tìm kiếm ứng viên thông qua các trung tâm môi giới việc làm, cơ sở đào tạo giáo dục, các hội chợ việc làm, các nền tảng tuyển dụng trực tuyến, tạo quảng cáo trên các phương tiện truyền thông,…

Ưu điểm của cách này là nguồn ứng viên đa dạng cả về số lượng lẫn chất lượng, đáp ứng nhu cầu tuyển dụng một cách hiệu quả hơn. Nhược điểm là chi phí tuyển dụng khá cao, cần sự triển khai bài bản, phải liên kết với nhiều bên, tốn thời gian và công sức của doanh nghiệp.

3.3 Thu nhận, sàng lọc hồ sơ

Sau khi các ứng viên nộp hồ sơ thì doanh nghiệp bắt đầu xử lý, sàng lọc. Tại bước này doanh nghiệp sẽ lựa chọn ra các ứng viên phù hợp với vị trí ứng tuyển để mời phỏng vấn. Điều này dựa trên việc nghiên cứu hồ sơ của từng ứng viên để có đánh giá chung về năng lực cũng như sự phù hợp, các ứng viên không đáp ứng được một hoặc một vài tiêu chí cơ bản sẽ bị loại. Kỹ thuật này đa số được áp dụng ngay từ đầu trong quy trình tuyển chọn nhân sự, nhằm giảm bớt khối lượng thông tin, tiết kiệm nguồn lực cho các bước tiếp theo.

Công việc lọc hồ sơ thường được thực hiện bởi nhân viên tuyển dụng hoặc chuyên viên HR phụ trách tuyển dụng. Nếu tập hợp, đọc CV và so sánh thủ công với bảng tiêu chí của doanh nghiệp, HR sẽ tốn rất nhiều thời gian. Tuy nhiên hiện nay đã có các phần mềm giúp HR tổng hợp – lọc và duyệt CV nhanh chóng, tự động loại các CV không đạt.

3.4 Phỏng vấn ứng viên

Phỏng vấn tuyển chọn là bước quyết định giữa nhà tuyển dụng và nhân sự. Cuộc trao đổi này sẽ cung cấp thêm thông tin về ứng viên theo các khía cạnh khác nhau mà hồ sơ chưa thể hiện rõ. Hình thức phỏng vấn phổ biến hiện nay là trực tiếp hoặc trực tuyến. Phỏng vấn có thể diễn ra trong một vòng hoặc nhiều vòng, với thời lượng do doanh nghiệp đề ra.

Mục đích của cuộc phỏng vấn chính là để giúp doanh nghiệp hiểu sâu hơn về người xin việc: lý do ứng tuyển, kiến thức chuyên môn, kỹ năng mềm, điểm hạn chế, mong muốn về thu nhập… Đây không chỉ là trao đổi một chiều mà còn là cơ hội để hai bên sẽ cân nhắc: liệu đối phương có thực sự phù hợp để hợp tác lâu dài hay không. 

>>> Xem thêm: Top phần mềm chấm công miễn phí tốt nhất hiện nay

3.5 Ra quyết định tuyển dụng

Khi các bên đã hiểu rõ về nhau và doanh nghiệp nhận định đây là một ứng viên phù hợp với các yêu cầu cũng như tiêu chí, thì hội đồng sẽ có quyết định tuyển dụng. Lúc này HR có trách nhiệm thông báo với ứng viên về kết quả tuyển dụng, cung cấp đầy đủ thông tin về cơ chế làm việc, thỏa thuận thu nhập, đãi ngộ… Ứng viên có thể nhận việc, không nhận việc hoặc trao đổi thêm với nhà tuyển dụng, để hai bên cùng đạt được thỏa thuận phù hợp.

4. Lưu ý khi tuyển dụng nhân sự

Tuyển dụng là một quá trình đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư ngân sách, thời gian và công sức không hề nhỏ. Nếu quy trình tuyển dụng không được tối ưu, người triển khai không nắm rõ nhiệm vụ của mình

Xây dựng quy trình tuyển dụng chi tiết 

Đây là bước rất quan trọng để doanh nghiệp có thể tiếp cận và tìm ra các ứng viên thích hợp với vị trí công việc mà mình cần tuyển. Một quy trình được thực hiện chặt chẽ sẽ tối ưu hiệu quả ở từng bước, từ đó nâng cao chất lượng ứng viên qua mỗi vòng. Bên cạnh đó quy trình tuyển dụng bài bản còn góp phần xây dựng thương hiệu tuyển dụng tốt, nâng cao tính cạnh tranh trên thị trường lao động và tạo thiện cảm với ứng viên.

Mô tả công việc chính xác và hấp dẫn

Công tác chiêu mộ ứng viên đòi hỏi phải có một bản mô tả vừa sát với thực tế, vừa hấp dẫn về ngôn từ và hình ảnh để thu hút sự chú ý của ứng viên. Doanh nghiệp nên tránh liệt kê những công việc không thực sự có trong yêu cầu, cũng không nên cố tình bỏ qua các hạng mục quan trọng. Tùy vào nền tảng đăng tin tuyển dụng, người viết mô tả có thể điều chỉnh nội dung cho phù hợp, thêm các hình ảnh nhân viên, văn phòng để tiếp cận nhiều ứng viên hơn, nhưng đều cần đảm bảo tính chân thực.

Đẩy mạnh công tác tuyển dụng nội bộ

Một số nhân viên giàu tiềm năng, đã có thời gian gắn bó nhất định chính là ứng cử viên sáng giá cho các vị trí mà doanh nghiệp tìm kiếm. Doanh nghiệp nên đề xuất thăng chức, chuyển đổi vị trí với các nhân viên này. Bên cạnh đó HR nên tận dụng mối quan hệ rộng rãi của các nhân viên để tìm kiếm ứng viên. Cụ thể là mời giới thiệu ứng viên, khen thưởng với người giới thiệu được nhiều ứng viên phù hợp, cho các vị trí khó tuyển…

Liên kết chặt chẽ với các đối tác

Ngoài các ứng viên tự do, nguồn nhân lực tiềm năng mà các doanh nghiệp có thể nhắm tới còn là các sinh viên đang theo học tại các cơ sở giáo dục. Nơi đây vừa giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tuyển dụng, vừa cung cấp nguồn nhân lực chất lượng đúng chuyên ngành. Bên cạnh đó việc hợp tác với các nền tảng tuyển dụng trực tuyến, các trung tâm lao động tại địa bàn nên được đẩy mạnh để mở rộng mạng lưới ứng viên.

Ứng dụng công nghệ và tự động hóa

Công cụ tự động hóa ngày càng được áp dụng rộng rãi trong tuyển dụng khi doanh nghiệp nhận thấy lợi ích từ sự chuyển đổi này: không cần quá nhiều nhân viên phụ trách, tiết kiệm thời gian lọc hồ sơ, đánh giá, có thể phỏng vấn online, dễ tra cứu và lưu trữ được hồ sơ của tất cả ứng viên. Bên cạnh đó các doanh nghiệp cũng đang có xu hướng đẩy mạnh quảng cáo tuyển dụng qua Google, Facebook, Linkedin, các nền tảng đăng tin, các cộng đồng và hội nhóm.

Khi áp dụng những phương thức trên, doanh nghiệp nên tránh đầu tư ồ ạt ban đầu mà quên mất đo lường hiệu quả về sau. Nên tham khảo kỹ các phương án, đánh giá hiệu quả tuyển dụng theo tuần hoặc tháng để có quyết định duy trì hoặc thay đổi.

5. Tuyển dụng chuyên nghiệp và hiệu quả với phần mềm AMIS Tuyển dụng

Trong thời đại công nghệ số như hiện nay, tuyển dụng theo phương pháp truyền thống sẽ gặp nhiều khó khăn và chưa chắc đã mang lại hiệu quả. Chính vì thế việc ứng dụng công nghệ trong tuyển dụng nói riêng và quản lý nhân sự nói chung là lựa chọn của nhiều doanh nghiệp.

Phần mềm AMIS Tuyển dụng – sản phẩm nằm trong bộ giải pháp MISA AMIS HRM được nhiều công ty tin dùng và đánh giá là giải pháp hoàn hảo cho công tác tuyển dụng nhân sự.

Phần mềm có những tính năng hiện đại, giải quyết toàn bộ khó khăn trong việc tuyển dụng:

• Trước đây, HR phải đăng tin tuyển dụng trên nhiều kênh khác nhau, không nhận biết được kết quả, CV nhận về không chất lượng. Với phần mềm, anh/chị dễ dàng đăng tin hàng loạt lên các kênh tuyển dụng, nhận CV ứng viên nhanh chóng, đo lường được hiệu quả tương tác.
• Thương hiệu tuyển dụng kém, không thu hút được ứng viên. Tuy nhiên với AMIS Tuyển dụng, doanh nghiệp được tặng miễn phí website tuyển dụng đa lĩnh vực để thu hút ứng viên.
• Ứng viên có những trải nghiệm không tốt do HR quên gửi thư mời phỏng vấn, thư phản hồi kết quả. Phần mềm sẽ tự động gửi mail hoặc nhắc nhở HR, mang đến những trải nghiệm tốt cho ứng viên tham gia phỏng vấn.

Bên cạnh đó, AMIS Tuyển dụng còn giúp bạn theo dõi tỷ lệ chuyển đổi ứng viên, kết quả tuyển dụng và kết nối với các module khác như AMIS Thông Tin Nhân Sự, AMIS Chấm Công,…. giúp công tác quản lý nhân sự trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Phần mềm hiện đang tặng tài khoản trải nghiệm miễn phí, đầy đủ tính năng trong 14 ngày.

Dùng ngay miễn phí

>>>> Đừng bỏ qua: Phần mềm tuyển dụng nhân sự được các doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng

6. Lời kết

Tuyển dụng nhân sự là gì? Với những thông tin trên chắc chắn bạn đã có câu trả lời cụ thể, đồng thời hiểu thêm về vai trò của tuyển dụng đối với doanh nghiệp nói riêng và toàn xã hội nói chung. Hy vọng bài viết sẽ giúp doanh nghiệp của bạn triển khai quy trình tuyển dụng hiệu quả, lựa chọn được những ứng viên phù hợp nhất và xứng đáng nhất.