Mô hình 5S là gì? Quy trình thực hiện mô hình 5S hiệu quả

Mô hình 5S xuất phát từ Nhật Bản và được áp dụng rộng rãi tại nhiều doanh nghiệp trên toàn thế giới. Mô hình này nổi tiếng vì những quy tắc chặt chẽ để quản lý, sắp xếp nơi làm việc hợp lý, nhằm tăng năng suất lao động. Cụ thể 5S là gì? Làm thế nào để triển khai 5S thành công? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu thêm.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Mô hình 5S là gì?

Mô hình 5S là phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc của Nhật Bản – quốc gia nổi tiếng với tính kỷ luật và hiệu suất cao trong lao động. 5S xuất phát từ công ty ô tô Toyota vào khoảng đầu – giữa thế kỷ 20. Trải qua thời gian, mô hình này đã chứng minh được hiệu quả của nó và trở nên phổ biến trên toàn thế giới, đặc biệt là tại các công ty sản xuất.

5S gồm là 5 từ bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật:

• 整理 SEIRI (Sàng lọc – Sort)
• 整頓 SEITON (Sắp xếp – Set in order)
• 清掃 SEISO (Sạch sẽ – Shine)
• 清潔 SEIKETSU (Săn sóc – Standardized)
• 躾 SHITSUKE (Sẵn sàng – Sustain)

Đặc điểm của ngành sản xuất đó là kết hợp thể lực và trí lực trong quá trình làm việc. Hiệu quả thường được đánh giá theo khối lượng sản phẩm, năng suất của nhà máy, công xưởng, dây chuyền. Để đạt được kết quả tốt cần phụ thuộc nhiều vào ý thức kỷ luật của người lao động và hệ thống hóa quá trình lao động. 5S chính là mô hình giúp các doanh nghiệp sản xuất làm được điều này.

2. Thực hiện 5S tại nơi làm việc

2.1 SEIRI (Sàng lọc – Sort)

Định nghĩa: Seiri là sàng lọc, phân loại để giữ lại những thứ cần thiết, loại bỏ những thứ không cần thiết khi làm việc. Bước này giúp xác định những yếu tố, dụng cụ, thiết bị cần cho công việc với số lượng cụ thể.

Cách thực hiện: Cần quan sát khu vực làm việc và đánh giá các vật dụng. Nếu cần thiết thì giữ lại, không cần thiết thì cất gọn hoặc loại bỏ. Nếu chưa rõ có cần hay không có thể phân loại riêng, theo dõi sau 1 tuần hoặc 1 tháng không dùng đến thì có thể cất đi, thanh lý… Sàng lọc thể được thực hiện định kỳ trong doanh nghiệp, hoặc đầu ca làm việc thông qua các câu hỏi:

• Mục đích của vật dụng này là gì?
• Lần cuối cùng vật này được sử dụng là khi nào?
• Vật dụng có thường xuyên được dùng đến không?
• Ai là người sử dụng vật này?
• Vật dụng này có nhất thiết phải đặt ở đây không?

Ý nghĩa: Tối giản hóa các vật dụng và máy móc không cần thiết nhằm tăng không gian làm việc, giảm diện tích lưu trữ, hạn chế số lượng tủ tài liệu và tủ đựng hồ sơ, tối ưu không gian làm việc.

2.2 SEITON (Sắp xếp – Set in order)

Định nghĩa: Seiton là sắp xếp các vật dụng làm việc và môi trường làm việc gọn gàng để thuận tiện trong quá trình sử dụng.

Cách thực hiện: Các vật dụng nên được sắp xếp theo nhóm, công dụng, tính chất hoặc quy định vị trí cụ thể. Đối với những đồ ít sử dụng, chúng có thể được cất trong tủ hoặc kho chứa tại văn phòng. Các vật dụng, máy móc, thiết bị thường xuyên sử dụng nên được để gần, trong tầm với hoặc những nơi dễ tìm, để có thể sử dụng ngay khi cần.

Ý nghĩa: Seiton giúp xây dựng một môi trường làm việc ngăn nắp, khoa học và chuyên nghiệp, đồng thời hạn chế tình trạng mất mát tài sản, đồ dùng. Ngoài ra, Seiton còn giúp tiết kiệm thời gian làm việc bằng cách giảm thời gian tìm kiếm đồ vật khi cần và dễ dàng kiểm tra các vật dụng.

2.3 SEISO (Sạch sẽ – Shine)

Định nghĩa: Seiso là vệ sinh các dụng cụ, thiết bị và môi trường văn phòng, công xưởng, nhà máy, giúp người lao động thoải mái làm việc.

Cách thực hiện: Mỗi cá nhân trong các phòng ban sẽ được phân công nhiệm vụ dọn vệ sinh một khu vực nhất định. Việc làm sạch vật dụng, thiết bị cần được thực hiện định kỳ. Doanh nghiệp có thể theo dõi và điều chỉnh để người lao động có ý thức giữ gìn vệ sinh chung.

Ý nghĩa: Seiso giúp tạo ra hình ảnh nơi làm việc đẹp trong mắt nhân viên, ứng viên, khách hàng và đối tác. Ngoài ra, việc giữ gìn vệ sinh còn giảm thiểu sự hư hỏng của thiết bị, máy móc và dụng cụ làm việc. Môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ và gọn gàng mang đến sự hứng khởi, nâng cao tinh thần lao động cho nhân viên.

2.4 SEIKETSU (Săn sóc – Standardized)

Định nghĩa: Nếu như 3S đầu tiên có tác dụng ngắn hạn thì Seiketsu là bước để nhìn lại 3S phía trên. Tại bước này các quy định, tiêu chuẩn, phạm vi trách nhiệm của mỗi cá nhân khi thực hiện 3S được đặt ra, từ đó nâng cao ý thức trách nhiệm cho nhân viên. 

Cách thực hiện: Để thực hiện bước Seiketsu trong 5S, cần thiết lập các tiêu chuẩn và nguyên tắc cho mọi hoạt động và quy trình làm việc, đồng thời tuân thủ theo kế hoạch tiêu chuẩn đã đề ra. Xây dựng môi trường làm việc và quy trình từ trước để đảm bảo sự nhất quán. Thực hiện việc kiểm soát, theo dõi và đánh giá định kỳ các quy trình áp dụng 3S phía trên để đảm bảo hiệu quả và duy trì liên tục.

Ý nghĩa: Seiketsu chuẩn hóa 3S đầu tiên và hướng tới xây dựng môi trường làm việc chuẩn theo 5S.

2.5 SHITSUKE (Sẵn sàng – Sustain)

Định nghĩa: Shitsuke là sự sẵn sàng tuân thủ và thực hiện theo nguyên tắc 5S của tất cả cá nhân, bộ phận, và phòng ban trong công ty, nhằm hình thành thói quen và cách vận hành tổ chức theo các quy định đã đề ra. 

Cách thực hiện: Xác định ra kế hoạch đào tạo và huấn luyện, cung cấp hướng dẫn cho nhân viên và chuyên viên nhân sự. Tổ chức việc chuẩn bị tài liệu đào tạo chi tiết và tiến hành đào tạo theo đợt hoặc trên quy mô rộng khắp doanh nghiệp. Đánh giá hiệu quả và đo lường kết quả sau quá trình đào tạo.

Ý nghĩa: Shitsuke giúp hình thành thói quen tự chủ và chuyên nghiệp trong môi trường làm việc. Tạo ra một môi trường làm việc hiện đại, có trật tự, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và giúp doanh nghiệp tăng trưởng.

>>> Xem thêm: Mô hình OKR là gì? Quản trị mục tiêu theo kết quả then chốt

3. Lợi ích của mô hình 5S trong doanh nghiệp 

Áp dụng 5S mang lại hiệu quả rõ rệt cho các doanh nghiệp, cả về môi trường làm việc, ý thức nhân sự và hiệu quả lao động.

• Tạo ra môi trường làm việc ngăn nắp, quy củ: Khu vực làm việc gọn gàng và được sắp xếp theo một trật tự nhất định sẽ tạo ra môi trường lý tưởng cho hoạt động sản xuất và vận hành. 
• Đảm bảo sự an toàn tại nơi sản xuất và văn phòng: Khi các thiết bị, vật dụng, máy móc được sắp xếp đúng chỗ và được vệ sinh, bảo dưỡng thường xuyên sẽ giảm bớt nguy cơ tai nạn lao động. Bên cạnh đó việc phân loại rõ ràng, làm nổi bật các biển cảnh báo sẽ giúp tránh nhầm lẫn.

• Nâng cao ý thức kỷ luật cho người lao động: Phần lớn các bước trong 5S được thực hiện bởi chính người lao động. Tinh thần của 5S là đề cao sự tự giác, khả năng chấp hành kỷ luật và giúp nhân viên có trách nhiệm hơn với nơi mình làm việc.
• Tiết kiệm chi phí, cải thiện năng suất: Khi mọi thứ đi vào trật tự thì quy trình làm việc cũng trở nên bài bản hơn, từ đó rút ngắn thời gian cho ra sản phẩm cuối cùng, tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
• Tạo tiền đề cho những sáng kiến: Môi trường làm việc tốt, cách thức lao động được tối ưu thì nhân viên sẽ có thời gian để nâng cao trình độ, có cảm hứng làm việc, đưa ra những sáng kiến cải tiến công việc.

MISA AMIS HRM tặng bạn link tải miễn phí

Các biểu mẫu thực hiện 5S Tại Đây

4. Các yếu tố để thực hiện mô hình 5S thành công 

Việc triển khai 5S hay bất cứ mô hình nào trong thực tế đều có những khó khăn nhất định so với lý thuyết. Để áp dụng 5S thành công, bạn hãy lưu ý các yếu tố sau:

Tất cả nên đồng lòng tham gia

Biến từng bước trong 5S trở thành một hoạt động thường ngày mà tất cả nhân viên đều tích cực tham gia. Đây là một lưu ý then chốt để 5S thực sự mang lại tác động toàn diện cho doanh nghiệp.

Lãnh đạo và quản lý cần hỗ trợ nhân viên

Cấp quản lý nên là những người đầu tiên thực hiện 5S và cam kết hỗ trợ cho nhân viên trong quá trình triển khai. Sự tiên phong này sẽ khơi dậy tinh thần tuân thủ nghiêm túc cho toàn công ty.

Đào tạo nhân viên thực hiện 5S

Một khi thực hiện 5S, các nhân viên cần được giải thích rõ ý nghĩa và các bước của mô hình này để đưa vào thực tiễn một cách đúng đắn. Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi đào tạo, hoặc có các khẩu hiệu, biển bảng về 5S tại nơi làm việc.

Cải tiến theo tình hình doanh nghiệp 

5 bước của 5S cần tuân thủ chặt chẽ theo quy trình, nhưng chi tiết bên trong có thể linh hoạt theo đặc điểm doanh nghiệp. Bên cạnh đó 5S cần không ngừng cải tiến để mang lại kết quả tích cực hơn nữa, thay vì chỉ thực hiện một lần và lặp lại y hệt.

5. 5 Bước thực hiện quy trình 5S 

• Bước 1: Lập kế hoạch hành động:

Doanh nghiệp nên chọn ra các nhân sự phụ trách triển khai 5S bao gồm trưởng ban, phó ban, thư ký, giám sát hoặc 1 nhân sự duy nhất phụ trách toàn bộ nếu quy mô nhỏ. Những người này sẽ lên kế hoạch 5S cụ thể: phạm vi, thời gian, cách thức, quy trình, các công việc cần làm, giám sát, đánh giá…

• Bước 2: Phát động chương trình:

Mọi thành viên trong phạm vi triển khai đều cần được truyền thông về chương trình. Công ty nên có văn bản hoặc các hình ảnh, biểu ngữ tại nơi làm việc để tuyên truyền 5S một cách dễ tiếp cận nhất. Bên cạnh đó nên có nhân sự có chuyên môn, hỗ trợ nhân viên hiểu đúng về 5S nếu có thắc mắc.

• Bước 3: Triển khai thực hiện 5S:

Tiến hành các bước của 5S tại nơi làm việc và phải có sự giám sát chặt chẽ từ ban 5S. Nếu có bước nào gặp vướng mắc, cần giải đáp, cải thiện ngay và thông báo sự thay đổi cho mọi người.

• Bước 4: Lặp lại hành động:

5S chỉ mang lại hiệu quả khi được thực hiện đều đặn, tạo thành thói quen cho mỗi người. Nhân viên phụ trách 5S cần nhắc nhở tập thể thực hiện đúng bước – đúng thời gian đã định và theo dõi liên tục xem có bước nào bị bỏ qua hay không.

• Bước 5: Đánh giá định kỳ:

Sau một khoảng thời gian nhất định, thường là hàng tuần hoặc hàng tháng, ban 5S hoặc nhân viên phụ trách 5S cần nhìn nhận lại quá trình thực hiện. Từ đó các vấn đề phát sinh sẽ được nêu ra để thay đổi trong giai đoạn tới.

6. Ứng dụng AMIS Thông tin nhân sự để quản lý hồ sơ theo 5S

Một trong những tiêu chí quan trọng để triển khai mô hình 5S trong quản lý hồ sơ tài liệu hiệu quả, đó là doanh nghiệp cần có một hệ thống lưu trữ thông tin nhân sự khoa học, bài bản.

Hiện nay, MISA AMIS HRM đã phát triển thành công phần mềm AMIS Thông tin nhân sự, giúp doanh nghiệp quản lý tập trung các dữ liệu nhân sự trên cùng một nền tảng duy nhất. Với khả năng liên kết và tích hợp dữ liệu tốt, AMIS Thông tin nhân sự giúp tự động cập nhật các dữ liệu, hồ sơ nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác, tiết kiệm thời gian cho công tác quản lý thông tin.

Với AMIS Thông tin nhân sự, việc tìm kiếm, sắp xếp và cập nhật hồ sơ sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các thủ tục giấy tờ, các quá trình quản lý, phân bổ nhân sự. 

Dưới đây, MISA AMIS HRM gửi tặng bạn đọc Các biểu mẫu thực hiện 5S trong doanh nghiệp. Vui lòng để lại thông tin để nhận miễn phí

7. Kết luận