Quy trình tổ chức sự kiện thành công với 8 bước

Trong các doanh nghiệp và tổ chức, việc tổ chức sự kiện là cần thiết nhằm xây dựng hình ảnh, gắn kết nội bộ hoặc quảng bá thương hiệu. Tuy nhiên, công tác này thường gặp khó khăn do thiếu định hướng rõ ràng hoặc chưa có quy trình bài bản, dẫn đến tình trạng phát sinh chi phí, chồng chéo công việc hoặc sự kiện diễn ra kém hiệu quả.

Một quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ giúp kiểm soát tốt mọi khâu, từ lên ý tưởng, phân bổ ngân sách cho đến triển khai thực tế. Dưới đây MISA AMIS sẽ giới thiệu 8 bước cơ bản giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện một cách chỉn chu và hiệu quả.

1. Tổ chức sự kiện là gì?

Sự kiện (Event) là chuỗi hoạt động được sắp xếp và diễn ra trong một khoảng thời gian, địa điểm cụ thể với mục đích rõ ràng như chia sẻ thông tin, quảng bá thương hiệu, kỷ niệm dấu mốc quan trọng hoặc tăng cường kết nối giữa con người với nhau. Sự kiện có thể do cá nhân tổ chức ở quy mô nhỏ, hoặc do doanh nghiệp, tổ chức đứng ra thực hiện ở quy mô lớn, mang tính cộng đồng hoặc hướng đến nhóm đối tượng riêng biệt.

Tổ chức sự kiện là cả một quá trình tổng hợp từ việc lên ý tưởng, lập kế hoạch, chuẩn bị hậu cần cho đến điều phối nhân sự và kiểm soát mọi khâu khi sự kiện diễn ra. Đây không chỉ là công việc mang tính kỹ thuật mà còn đòi hỏi sự sáng tạo và khả năng truyền tải thông điệp một cách tinh tế.

Với doanh nghiệp, các sự kiện nội bộ như lễ tổng kết, sinh nhật công ty, team building hay chương trình tri ân không đơn thuần là hoạt động phong trào, mà còn là cách để tạo động lực, lan tỏa giá trị văn hóa và xây dựng sự gắn kết dài lâu trong tổ chức.

2. Vai trò và mục đích của tổ chức sự kiện

2.1 Vai trò của tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện đóng vai trò một công cụ quan trọng trong chiến lược truyền thông và kinh doanh của doanh nghiệp. Một chương trình được đầu tư kỹ lưỡng giúp thu hút sự chú ý của khách mời, khách hàng tiềm năng và truyền thông, đồng thời tạo ra trải nghiệm đáng nhớ cho người tham dự. Sự kiện góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu, gia tăng độ nhận diện và củng cố vị thế trên thị trường.

Trong nội bộ doanh nghiệp, các sự kiện như hội nghị nhân sự, lễ vinh danh, team building hay sinh nhật công ty đóng vai trò tích cực trong việc duy trì văn hóa tổ chức. Đây là phương tiện hiệu quả để tạo sự kết nối giữa các phòng ban, khích lệ tinh thần nhân viên và gia tăng mức độ gắn bó. Sự kiện nội bộ cũng hỗ trợ công tác quản trị nhân sự thông qua việc lan tỏa giá trị cốt lõi, xây dựng môi trường làm việc tích cực và truyền cảm hứng cho đội ngũ.

2.2 Mục đích của tổ chức sự kiện

Mỗi sự kiện đều được xây dựng với mục tiêu rõ ràng, tùy theo tính chất và đối tượng hướng đến. Một số mục đích phổ biến bao gồm:

• Giới thiệu sản phẩm và quảng bá thương hiệu: Tạo cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận khách hàng mục tiêu, trình bày giá trị nổi bật và truyền tải thông điệp chiến lược.
  
• Tăng cường hiệu quả truyền thông: Giúp doanh nghiệp lan tỏa hình ảnh thông qua báo chí, mạng xã hội hoặc truyền miệng từ người tham dự.
  
• Thúc đẩy hoạt động bán hàng: Hỗ trợ đội ngũ kinh doanh bằng việc tạo ra điểm chạm trực tiếp với khách hàng, nâng cao nhận thức và tạo động lực mua sắm.
  
• Thay đổi nhận thức và định vị thương hiệu: Giúp làm mới góc nhìn của công chúng, truyền tải câu chuyện doanh nghiệp một cách sinh động và gần gũi.
  
• Gắn kết nội bộ và phát triển đội ngũ: Sự kiện nội bộ là không gian để khen thưởng, ghi nhận, giải tỏa áp lực và tăng cường tinh thần đoàn kết trong tổ chức.

3. Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý chặt chẽ từ khâu lên ý tưởng cho đến khi sự kiện kết thúc. Một quy trình rõ ràng giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ và tạo ấn tượng với người tham gia, thể hiện sự chuyên nghiệp của ban tổ chức. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Bước 1: Xác định mục tiêu và đối tượng của sự kiện

Xác định mục đích và đối tượng của sự kiện là bước quan trọng nhất trong quy trình tổ chức sự kiện, vì đây là nền tảng cho toàn bộ kế hoạch sau này. Mục đích của sự kiện cần phải rõ ràng, có thể là quảng bá thương hiệu, giới thiệu sản phẩm, xây dựng mối quan hệ với khách hàng hoặc củng cố văn hóa doanh nghiệp. Việc hiểu rõ mục tiêu giúp xác định được nội dung, hình thức và quy mô của sự kiện.

Bên cạnh đó, xác định đối tượng mục tiêu sẽ giúp chọn lựa các yếu tố như địa điểm, thời gian, chương trình và thông điệp sự kiện phù hợp. Đối tượng có thể là khách hàng, đối tác, nhân viên nội bộ, truyền thông hay cộng đồng. Mỗi nhóm đối tượng có nhu cầu và kỳ vọng khác nhau, do đó, cách thức tiếp cận và nội dung sự kiện cần được điều chỉnh sao cho thu hút và tạo ra giá trị cho họ.

Bước 2: Xây dựng ý tưởng và chủ đề sự kiện

Ý tưởng sự kiện cần phải phù hợp với mục đích đã đề ra và gắn liền với các giá trị thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn muốn quảng bá. Đối với sự kiện ngoài và sự kiện nội bộ, ý tưởng và chủ đề đều phải phản ánh đúng thông điệp bạn muốn truyền tải và tạo sự kết nối mạnh mẽ với đối tượng tham gia.

Chủ đề sự kiện cần mang tính sáng tạo, dễ nhớ và dễ liên kết. Với sự kiện ngoài, chủ đề có thể tập trung vào việc quảng bá sản phẩm, giới thiệu thương hiệu hoặc tạo dựng mối quan hệ với khách hàng. Còn đối với sự kiện nội bộ, chủ đề thường gắn liền với các giá trị văn hóa công ty, thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm và tôn vinh những đóng góp của nhân viên.

Ngoài ra, dù là sự kiện ngoài hay nội bộ, việc tích hợp những yếu tố sáng tạo, như hoạt động tương tác, trò chơi team-building hoặc các phần thưởng bất ngờ, sẽ giúp tạo nên trải nghiệm đáng nhớ, giữ chân khách hàng và nhân viên, đồng thời nâng cao hiệu quả của sự kiện.

Bước 3: Lập kế hoạch tổ chức chi tiết

Kế hoạch chi tiết giúp phân bổ công việc cụ thể cho từng bộ phận, xác định nguồn lực cần thiết và đảm bảo sự kiện được tổ chức một cách suôn sẻ.

• Thời gian và địa điểm: Xác định thời gian và địa điểm tổ chức phù hợp với chủ đề và quy mô sự kiện.
• Ngân sách: Phân bổ ngân sách cho các hạng mục như địa điểm, trang trí, âm thanh, ánh sáng, ăn uống, và quà tặng.
• Phân công công việc: Chia nhỏ các nhiệm vụ và phân công công việc cụ thể cho từng bộ phận hoặc cá nhân tham gia tổ chức.
• Lên lịch chương trình: Xây dựng timeline chi tiết cho toàn bộ sự kiện, từ lúc đón khách đến kết thúc sự kiện.
• Chuẩn bị thiết kế và sáng tạo: Lên ý tưởng cho trang trí, không gian, và các yếu tố đặc biệt tạo điểm nhấn cho sự kiện
• Truyền thông và quảng bá: Lên kế hoạch truyền thông qua các kênh như email, mạng xã hội, và website để thu hút khách tham dự.

TẢI 83 BIỂU MẪU TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRONG DOANH NGHIỆP

Bước 4: Chuẩn bị và phân công nhân sự

Sau khi kế hoạch tổ chức sự kiện đã hoàn thiện, bước tiếp theo là chuẩn bị nhân sự và phân công công việc rõ ràng, tránh các cố ngoài ý muốn. Cụ thể, các công việc cần thực hiện bao gồm:

• Xác định số lượng và vai trò nhân sự: Lập danh sách các vị trí cần thiết như quản lý sự kiện, tiếp đón khách, kỹ thuật viên âm thanh ánh sáng, và nhân viên hậu cần.
  
• Chọn lựa nhân sự phù hợp: Lựa chọn nhân sự có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu công việc, như giao tiếp tốt với khách mời hay kỹ thuật viên am hiểu thiết bị.
  
• Phân công công việc chi tiết: Cung cấp hướng dẫn rõ ràng về nhiệm vụ, mốc thời gian và các yêu cầu cụ thể cho từng nhân viên.
  
• Tập huấn và chạy thử: Đảm bảo nhân sự hiểu rõ quy trình sự kiện thông qua tập huấn và buổi chạy thử để kiểm tra tất cả các yếu tố.
  
• Giám sát và hỗ trợ: Trong suốt sự kiện, giám sát và hỗ trợ nhân sự để xử lý tình huống phát sinh, đảm bảo mọi công việc diễn ra theo đúng kế hoạch.

Bước 5: Triển khai truyền thông sự kiện

Truyền thông sự kiện phải được triển khai đồng bộ với các khâu tổ chức, nhằm đạt được hiệu quả cao, thu hút số lượng người tham gia đúng như kỳ vọng.

• Xác định các kênh truyền thông: Chọn lựa các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng mục tiêu, chẳng hạn như mạng xã hội (Facebook, Instagram, LinkedIn), email marketing, website công ty, báo chí, hoặc truyền hình.
  
• Thiết kế nội dung truyền thông: Xây dựng nội dung hấp dẫn, bao gồm các thông tin chi tiết về sự kiện, lợi ích khi tham gia, thời gian, địa điểm, và cách thức đăng ký tham dự. Đảm bảo nội dung dễ hiểu và truyền tải được thông điệp rõ ràng.
  
• Chạy chiến dịch truyền thông: Triển khai các chiến dịch quảng bá trước sự kiện để tạo sự chú ý và kích thích sự quan tâm. Có thể sử dụng các công cụ như quảng cáo trực tuyến, bài viết trên blog, video giới thiệu sự kiện, hoặc thậm chí các hoạt động PR như họp báo, livestream sự kiện.
  
• Tạo sự kiện trên các nền tảng mạng xã hội: Tạo sự kiện trên các nền tảng như Facebook, LinkedIn để dễ dàng tiếp cận và tương tác với khách tham dự. Khuyến khích chia sẻ thông tin về sự kiện và tạo những chiến dịch hashtag đặc biệt.
  
• Theo dõi và điều chỉnh chiến dịch truyền thông: Liên tục theo dõi hiệu quả của các kênh truyền thông để điều chỉnh chiến dịch kịp thời. Đo lường lượng tương tác, lượt đăng ký và phản hồi từ khách mời để có thể cải thiện chiến lược truyền thông cho những sự kiện sau.

Bước 6: Tổ chức và giám sát sự kiện

Khi sự kiện đã bắt đầu, bước tiếp theo là tổ chức và giám sát để đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ. Công tác tổ chức đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, từ việc đón tiếp khách mời cho đến việc kiểm tra lại các thiết bị, trang trí, âm thanh, ánh sáng.

Tất cả các bộ phận và nhân sự phải tuân theo đúng kế hoạch đã được đề ra, đồng thời linh hoạt ứng phó với những tình huống phát sinh trong suốt sự kiện. Quá trình giám sát liên quan đến việc theo dõi từng chi tiết của sự kiện, đảm bảo tất cả các hoạt động diễn ra đúng giờ và không có sự cố nào xảy ra.

Ngoài ra, người tổ chức cần giữ liên lạc với các bộ phận liên quan và đảm bảo khách mời được phục vụ chu đáo, kịp thời giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh.

Bước 7: Kết thúc và thu dọn sự kiện

Sau khi sự kiện kết thúc, việc dọn dẹp và thu hồi các vật dụng, thiết bị là một công đoạn quan trọng. Đầu tiên, cần thu thập tất cả các tài sản đã được sử dụng trong suốt sự kiện, bao gồm thiết bị âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, trang trí và tài liệu. Các nhân viên cần kiểm tra và đóng gói cẩn thận các vật dụng này để tránh thất lạc hoặc hư hỏng. 

Tiếp theo cần thanh toán các chi phí phát sinh và xử lý hợp đồng. Các khoản chi phí cần được xác nhận lại với đối tác, đối chiếu với hợp đồng ban đầu và thanh toán đúng hạn để tránh những vấn đề tài chính sau này.

Bước 8: Đánh giá và rút kinh nghiệm

Việc thu thập phản hồi từ khách tham dự và các đối tác là cần thiết để đánh giá hiệu quả của sự kiện. Phản hồi có thể được lấy thông qua khảo sát trực tuyến, phỏng vấn nhanh hoặc các cuộc họp đánh giá sau sự kiện. Điều này giúp nhận diện những điểm mạnh, những yếu tố thành công, và các khía cạnh cần cải thiện trong các sự kiện sắp tới.

Bên cạnh đó, việc xem xét các vấn đề phát sinh trong suốt quá trình tổ chức cũng rất quan trọng. Nhờ vậy, bạn có thể tìm ra giải pháp cho các tình huống tương tự trong tương lai, giúp nâng cao chất lượng và tính chuyên nghiệp của các sự kiện sau này. Thông qua quá trình đánh giá chi tiết và rút kinh nghiệm, các sự kiện tiếp theo sẽ ngày càng hoàn thiện hơn.

4. Kết luận

Hiện nay việc tổ chức sự kiện có thể do chính doanh nghiệp đảm nhận hoặc giao cho các đơn vị chuyên nghiệp phụ trách hoàn toàn. Tuy nhiên dù thế nào bạn vẫn nên nắm rõ các bước trong quy trình tổ chức sự kiện, nhằm chủ động hơn trong mọi tình huống. Hy vọng những chia sẻ trên từ MISA AMIS, doanh nghiệp sẽ tổ chức sự kiện thành công, tối ưu được chi phí và thời gian thực hiện.