15+ phần mềm quản lý văn bản, tài liệu phổ biến nhất

Trong thời đại số hóa, việc quản lý tài liệu không chỉ dừng lại ở việc lưu trữ giấy tờ mà còn là bài toán tối ưu hóa quy trình, tăng hiệu suất làm việc.

Tuy nhiên, khi số lượng văn bản ngày càng nhiều, cách quản lý truyền thống lại bộc lộ nhiều hạn chế: thất lạc, mất thời gian tìm kiếm, và thiếu tính bảo mật.

Đây chính là lúc phần mềm quản lý văn bản xuất hiện như một giải pháp toàn diện, giúp doanh nghiệp xử lý mọi vấn đề một cách nhanh chóng, chính xác và hiện đại. Hãy cùng khám phá vì sao công cụ này đang trở thành “người hùng” trong quản lý văn thư của các tổ chức và doanh nghiệp nhé!

1. Top 15 phần mềm quản lý văn thư, văn bản và điều hành tốt nhất 2025

Sau đây là bảng so sánh nhanh top 15 phần mềm quản lý văn thư, văn bản và điều hành được ứng dụng phổ biến nhất.

Tên phần mềm	Tích hợp và tự động hóa quy trình quản lý văn bản	Quản lý từ xa bằng điện thoại	Báo giá
Phần mềm quản lý văn thư MISA AMIS Văn Thư	Có	Có	Từ 300.000/tháng Miễn phí dùng thử
Phần mềm quản lý văn bản Revver	Không	Có	Báo giá riêng
Phần mềm quản lý văn thư, văn bản M-Files	Có	Có	Báo giá riêng
Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ DocuWare	Có	Có	Báo giá riêng
Phần mềm văn thư lưu trữ FileHold Express	Có	Có	Báo giá riêng
Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ DocuPhase	Có	Có	Báo giá riêng
Phần mềm quản lý văn bản isoTracker	Không	Có	Báo giá riêng
Phần mềm quản lý văn thư Canon USA	Không	Có	Báo giá riêng
Phần mềm quản lý công văn Kyocera	Không	Có	Báo giá riêng
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành Dropbox Business	Không	Có	Báo giá riêng
Phần mềm quản lý công văn EFY	Không	Có	Báo giá riêng
Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ IBOM	Không	Có	Báo giá riêng
Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ Templafy	Có	Có	Báo giá riêng
Phần mềm quản lý văn bản, văn thư, công văn Access	Không	Có	Báo giá riêng
Phần mềm quản lý văn bản và điều hành XaitPorter	Không	Có	Báo giá riêng

1.1. Phần mềm quản lý văn thư, văn bản MISA AMIS

Phần mềm quản lý văn thư MISA AMIS Văn thư là phần mềm quản lý văn bản và điều hành của MISA. Nó cung cấp giải pháp quản lý toàn bộ công văn của doanh nghiệp đơn giản, thông minh. Phần mềm cho phép doanh nghiệp thiết lập quy trình quản lý văn bản, công văn đến và đi nhanh chóng: 

• Đối với văn bản đến: Bộ phận văn thư đăng ký văn bản đến, luân chuyển văn bản sau khi tạo tới lãnh đạo hoặc chuyên viên để hoàn thành việc xử lý
• Đối với văn bản đi: Bộ phận văn thư đăng ký văn bản đi để quản lý danh mục tài liệu đầy đủ, khoa học

Ngoài ra, MISA AMIS Văn thư cung cấp tính năng báo cáo giúp người dùng xem nhanh báo cáo theo tình trạng xử lý, mức độ bảo mật hoặc mức độ khẩn cấp. Nhờ đó, bộ phận Văn thư sẽ không bị bỏ sót thông tin, ưu tiên xử lý các công việc quan trọng nhất. 

Một số tính năng ưu việt khác của phần mềm quản lý văn bản MISA AMIS Văn thư: 

• Tìm kiếm và lọc nhanh chóng những văn bản mình cần xử lý, đã xử lý theo từ khóa hoặc phân loại văn bản
• Xem lại nhật ký hoạt động để hiểu được luồng luân chuyển văn bản, tra soát ngay khi cần
• Bình luận trực tiếp để trao đổi về văn bản hay các công việc liên quan đến văn bản trên phần mềm

Đặc biệt, để nâng cao sức mạnh tối ưu vận hành cho doanh nghiệp, MISA AMIS Văn thư được tích hợp trong bộ giải pháp toàn diện MISA AMIS Văn phòng số. Khi kết nối với những phần mềm quản lý giao việc, quy trình và ký duyệt từ xa, mọi hoạt động kinh doanh sẽ trở nên tinh gọn, hiệu quả hơn.  

Xem thêm: Bảng giá AMIS Văn thư – phần mềm quản lý công văn, văn bản tốt nhất 2024

1.2. Phần mềm quản lý văn bản và điều hành Revver

Với phần mềm quản lý văn thư Revver, các tác vụ lưu trữ, chia sẻ và ký điện tử đều có thể thực hiện từ xa, điều hướng linh hoạt. 

Quy trình làm việc của nền tảng này tự động hóa tất cả các tác vụ ngay trên một trang tổng quan. Người dùng không cần nhiều kiến thức công nghệ để có thể thiết lập quy trình quản lý văn bản. 

Revver còn nổi bật là một phần mềm quản lý văn bản có dung lượng lưu trữ cao. 15TB có sẵn với gói giá cao nhất và lên tới 20TB đối với một số người dùng chọn gói dung lượng lớn đặc biệt. 

Xem thêm:  Top 15 phần mềm quản lý dự án xây dựng thi công tốt nhất 2024

1.3. Phần mềm quản lý văn bản M-Files

M-Files là hệ thống phần mềm quản lý văn bản, lưu trữ tài liệu phù hợp với nhiều ngành nghề chuyên biệt như kế toán, tư vấn kinh doanh, xây dựng, kỹ thuật, dịch vụ tài chính, sản xuất hay bất động sản.

Phần mềm quản lý văn thư M-Files tích hợp nhiều công cụ hữu ích để sắp xếp tài liệu liền mạch, số hóa khối lượng lớn giấy tờ vật lý và tự động hóa quy trình làm việc.

Ví dụ, phần mềm sở hữu đề xuất siêu dữ liệu cũng như tính năng kiểm soát phiên bản giúp đơn giản hóa quá trình lưu trữ và truy xuất văn bản. Thay vì phân loại tài liệu theo cách thủ công, bạn có thể tự động xử lý nhiều loại tài liệu có cấu trúc, bán cấu trúc và không cấu trúc.

Xem thêm: Top 17 Giải pháp tối ưu cho quản lý doanh nghiệp năm 2025

1.4. Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ DocuWare

Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều loại phần mềm khác nhau, DocuWare được đánh giá cao với vai trò quản lý tài liệu. DocuWare tích hợp cùng hơn 500 ứng dụng khác nhau, đảm bảo rằng bất kể tổ chức nào cũng có thể tự động theo dõi tài liệu trong phối hợp công việc. 

Ưu điểm của phần mềm quản lý văn bản DocuWare: 

• Tự động hóa quy trình xử lý tài liệu giúp tăng tốc quy trình làm việc, tăng nhanh năng suất
• Số hóa tài liệu để giảm thiểu thời gian đọc, phân loại xử lý giấy tờ lưu trữ vào tủ hồ sơ
• Quyền truy cập được kiểm soát, lưu lại nhật ký hoạt động nhằm bảo mật dữ liệu
• Người dùng truy cập đến hệ thống ở bất kỳ đâu, trên thiết bị di động hoặc nền tảng web

1.5. Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ FileHold Express 

Ứng dụng FileHold Express đáp ứng tốt nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ nhờ giao diện thân thiện cùng khả năng tổ chức và lưu trữ tài liệu cơ bản. 

Người dùng có quyền tạo, chỉnh sửa và lưu trữ các tài liệu văn bản, hình ảnh, bảng tính và các loại tệp tin khác trong cấu trúc thư mục logic. Các tập tin được lưu trữ an toàn, có thể truy cập từ mọi nơi cho mọi người tìm kiếm thông tin cần thiết.

Thêm vào đó, phần mềm quản lý văn bản FileHold Express trang bị tính năng quản lý và theo dõi lịch sử chỉnh sửa của các tài liệu, so sánh phiên bản trước và sau để đảm bảo tính nhất quán, tránh việc ghi đè thông tin quan trọng. 

Đọc thêm: Quy trình quản lý văn bản đi và đến chuẩn nhất cho doanh nghiệp

1.6. Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ DocuPhase

Phần mềm quản lý văn bản DocuPhase cung cấp hệ thống quản trị trên đám mây có khả năng tùy chỉnh cao. Công nghệ tự động lập chỉ mục cho phép các thành viên trong nhóm đặt các thẻ và tự động sắp xếp tệp tài liệu đến bằng AI. 

Chức năng tìm kiếm nâng cao cũng hỗ trợ quá trình tìm kiếm thông tin nhanh chóng, hỗ trợ truy xuất tài liệu đơn giản. Định tuyến tệp tự động chia sẻ thông tin đến người liên quan và đảm bảo tài liệu không bị thất lạc khi phát ngẫu nhiên. 

1.7. Phần mềm quản lý văn bản isoTracker

Một trong những điểm mạnh của phần mềm quản lý văn bản isoTracker là khả năng quản lý chất lượng toàn diện. Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ này được thiết kế để tạo và duy trì hệ thống quản lý chất lượng dựa trên tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001. 

Đồng thời, phần mềm quản lý văn thư lưu trữ IsoTracker cho phép quản lý các tài liệu liên quan đến chất lượng. Người dùng vừa có thể tạo, lưu trữ, vừa xử lý các tài liệu chất lượng như chính sách, quy trình, biểu mẫu và báo cáo. 

Xem thêm: Top các phần mềm lập kế hoạch cá nhân và doanh nghiệp hiệu quả

1.8. Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ Canon USA

Phần mềm quản lý văn bản Canon USA tập trung tối ưu hoạt động xử lý, quản lý, chia sẻ hình ảnh và tài liệu. Trong đó, ứng dụng mạnh nhất vào việc xem, chỉnh sửa ảnh từ màu sắc, cắt ghép, loại bỏ nhiễu đến tạo hiệu ứng đặc biệt. 

Mặt khác, phần mềm quản lý văn thư Canon USA cũng cung cấp cơ sở quản lý và lưu trữ các tài liệu kỹ thuật, báo cáo, hợp đồng cùng nhiều tài liệu văn bản khác. Các tính năng quản lý tài liệu trên Canon USA bao gồm: 

• Tạo, chỉnh sửa tài liệu
• In ấn tài liệu chất lượng cao
• Quản lý, kiểm soát quyền truy cập và bảo mật an toàn thông tin
• Kết nối, chia sẻ dữ liệu qua email, mạng xã hội hoặc lưu trữ đám mây

1.9. Phần mềm quản lý công văn Kyocera

Tương tự như những gợi ý trên, phần mềm quản lý văn thư Kyocera sở hữu đầy đủ những tính năng cơ bản của phần mềm quản lý tài liệu. Tuy nhiên, ứng dụng này bổ sung thêm tính năng quản lý máy in và sao chụp. 

Điều này cho phép người dùng kiểm soát và quản lý hoạt động in ấn, sao chụp và quét từ thiết bị của Kyocera. Những công nghệ nổi bật là giám sát tiêu thụ mực in, quản lý quy trình in ấn, lập lịch in, theo dõi và báo cáo hoạt động in ấn.

1.10. Phần mềm quản lý văn bản và điều hành Dropbox Business

Với phần mềm quản lý văn bản và điều hành Dropbox Business, người dùng dễ dàng lưu trữ, truy cập và chia sẻ tệp tin từ tất cả thiết bị kết nối internet. Dữ liệu được lưu trữ trên các máy chủ của Dropbox giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn thông tin. 

Tính năng ưu việt của phần mềm quản lý văn thư Dropbox Business: 

• Tải lên và tải xuống tệp tin một cách đơn giản
• Xem trước và chỉnh sửa các tệp tin trực tuyến
• Chia sẻ tệp tin và làm việc nhóm với đồng nghiệp, đối tác hoặc khách hàng
• Xem lịch sử chỉnh sửa, đồng bộ hóa tự động và bình luận trực tiếp trên tệp tin

Tìm hiểu thêm: 16 phần mềm ghi chép tốt nhất giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất

1.11. Phần mềm quản lý công văn, văn bản EFY

Phần mềm quản lý văn thư EFY là phần mềm chuyên điều hành văn bản, công văn đến, và đi, hồ sơ, tài liệu công việc trong các cơ quan, tổ chức nhà nước. EFY hỗ trợ số hóa tài liệu và điều hành quy trình thu thập và xử lý thông tin văn bản hiệu quả.

Các tính năng nổi bật của phần mềm xử lý văn bản EFY:

• Chương trình thân thiện, dễ hiểu cho người dùng làm quen nhanh chóng
• Thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu và tổng hợp báo cáo thống kê dữ liệu
• Phân quyền gửi các thông báo đến từng cán bộ nhân viên
• Lưu trữ văn bản không giới hạn số lượng và tính bảo mật cao

1.12. Phần mềm quản lý văn thư, văn bản, công văn IBOM

Với phần mềm quản lý văn thư IBOM, người dùng có thể kiểm soát chặt chẽ các truy cập, tra cứu văn bản đến, văn bản đi, văn bản phát hành hoặc đang lưu trữ.

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý văn bản IBOM:

• Luân chuyển văn bản theo quy trình doanh nghiệp
• Tự động lưu sổ và tích hợp các văn bản đến vào sổ văn bản
• Tự động lưu vết quá trình xử lý
• Tìm kiếm văn bản theo từ khóa: loại văn bản, cơ quan ban hành, ngày ban hành,…
• Tìm kiếm full text theo nội dung file đính kèm và trên file pdf 

1.13. Phần mềm quản lý công văn, văn bản, văn thư Templafy

Phần mềm quản lý văn thư Templafy là giải pháp quản lý tài liệu và mẫu văn bản dành cho doanh nghiệp. Nó giúp tổ chức và quản lý các mẫu tài liệu, báo cáo, hợp đồng, thư từ và các tài liệu kinh doanh khác. 

Templafy cung cấp nền tảng tập trung để quản lý và phân phối các mẫu văn bản chuẩn, đảm bảo tính nhất quán, chính xác khi sử dụng tài liệu.

Các tính năng chính của phần mềm quản lý văn bản Templafy:

• Quản lý mẫu tài liệu theo các tiêu chuẩn 
• Tích hợp dữ liệu tự động, cho phép người dùng tạo các tài liệu động bằng cách kết hợp mẫu với dữ liệu từ nguồn khác nhau
• Tuân thủ quy định và chính sách của tổ chức bằng cách áp dụng các hạn chế, quy tắc bảo mật, quyền riêng tư và tuân thủ pháp luật
• Tự động hóa quy trình tạo, phân phối tài liệu
• Tích hợp hệ thống quản lý nội dung, hệ thống quản lý tài sản số và các công cụ quản lý tài liệu khác

1.14. Phần mềm quản lý văn thư, văn bản, công văn Access

Phần mềm quản lý văn bản miễn phí Access được Microsoft Office Suite phát triển để doanh nghiệp quản lý các cơ sở dữ liệu, lưu trữ, truy xuất, và xử lý thông tin thuận tiện hơn.

Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý văn bản Access bao gồm:

• Thiết kế cơ sở dữ liệu tùy chỉnh dựa trên nhu cầu công việc thực tế của doanh nghiệp
• Tạo biểu mẫu, báo cáo trực quan để hiển thị và in ấn dữ liệu từ cơ sở dữ liệu
• Truy vấn và lọc dữ liệu nhằm tìm kiếm thông tin cần thiết từ nhiều bảng và câu lệnh khác nhau
• Tích hợp với các ứng dụng khác trong Microsoft Office Suite như Excel và Word
• Giới hạn quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu cụ thể, phân quyền và thiết lập quyền truy cập theo cấp độ

1.15 Phần mềm quản lý văn thư lưu trữ XaitPorter 

Phần mềm quản lý văn bản và điều hành XaitPorter là lựa chọn hàng đầu cho những đơn vị cần quản lý văn bản phức tạp như hợp đồng, báo cáo và tài liệu kỹ thuật. Do đó, các doanh nghiệp thuộc lĩnh vực tài chính, dầu khí, xây dựng và các ngành công nghiệp khác có thể cân nhắc ứng dụng này. 

Đặc điểm nổi bật của phần mềm XaitPorter:

• Quản lý quy trình viết hợp đồng từ đầu đến cuối. Người dùng xác định các bước, vai trò và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong quy trình. Từ đó nâng cao năng suất và đảm bảo sự tuân thủ.
• Cho phép nhiều người dùng làm việc, hợp tác đồng thời trên cùng một tài liệu
• Tự động hóa định dạng và đánh số các tài liệu theo quy tắc định sẵn để định dạng tài liệu nhất quán, chính xác
• Cho phép người dùng nhận thông báo về các thay đổi, bình luận và yêu cầu xem xét trong quy trình viết hợp đồng

2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý văn thư, văn bản

Khi công việc văn phòng ngày càng bận rộn, việc quản lý tài liệu thủ công không chỉ mất thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót. Đó là lý do phần mềm quản lý văn thư, văn bản đang trở thành “trợ lý đắc lực” trong môi trường làm việc hiện đại.

2.1. Nâng cao hiệu quả quản lý

Thay vì phải tìm kiếm từng tờ giấy trong hàng loạt chồng hồ sơ, bạn chỉ cần vài cú nhấp chuột là đã có thể tra cứu tài liệu cần thiết. Phần mềm giúp lưu trữ văn bản một cách khoa học, phân loại rõ ràng, giúp bạn dễ dàng quản lý công việc mà không lo thất lạc tài liệu.

2.2. Tiết kiệm thời gian và công sức

Hãy thử nghĩ đến những ngày bạn mất hàng giờ chỉ để rà soát và tổng hợp văn bản. Giờ đây, với phần mềm quản lý, mọi thứ đã được tự động hóa. Từ việc luân chuyển tài liệu, phê duyệt đến báo cáo, tất cả đều trở nên nhanh chóng hơn. Bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.

2.3. Bảo mật thông tin tối ưu

Với cách quản lý truyền thống, tài liệu có thể bị mất hoặc rò rỉ thông tin nếu không được bảo quản cẩn thận. Phần mềm quản lý văn thư cho phép bạn phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, đảm bảo chỉ những người được cấp phép mới có thể xem hoặc chỉnh sửa. Điều này giúp bảo vệ tài liệu của bạn trước mọi rủi ro.

2.4. Tối ưu hóa nguồn lực

Khi tất cả quy trình đều được số hóa, bạn sẽ giảm được rất nhiều chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ. Không chỉ vậy, nhân viên cũng không còn phải mất công xử lý thủ công, từ đó tập trung hơn vào các công việc chiến lược khác.

2.5. Đáp ứng xu hướng chuyển đổi số

Chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà đã trở thành điều kiện sống còn với doanh nghiệp. Sử dụng phần mềm quản lý văn thư không chỉ giúp bạn hiện đại hóa quy trình mà còn tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp, năng động trước đối tác và khách hàng.

3. Tiêu chí để chọn đúng phần mềm quản lý văn bản, văn thư lưu trữ

Khi quyết định đầu tư vào một phần mềm quản lý văn thư, văn bản, điều quan trọng nhất là chọn đúng giải pháp phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp. Dưới đây là những tiêu chí bạn cần cân nhắc để đưa ra quyết định đúng đắn:

3.1. Tính năng phù hợp với nhu cầu

Mỗi doanh nghiệp có đặc thù và yêu cầu quản lý khác nhau. Một phần mềm tốt cần hỗ trợ các tính năng như:

• Lưu trữ tài liệu khoa học.
• Tìm kiếm và truy xuất văn bản nhanh chóng.
• Theo dõi luân chuyển và phê duyệt văn bản.
• Tự động hóa quy trình quản lý.

Hãy liệt kê những tính năng mà doanh nghiệp bạn đang cần, sau đó đối chiếu với giải pháp phần mềm để đảm bảo sự phù hợp.

3.2. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Một phần mềm tốt không chỉ mạnh về chức năng mà còn phải dễ sử dụng, thân thiện với người dùng. Giao diện trực quan sẽ giúp nhân viên dễ dàng làm quen, giảm thiểu thời gian đào tạo và tăng hiệu suất làm việc ngay từ khi triển khai.

3.3. Khả năng mở rộng và tích hợp

Doanh nghiệp phát triển, nhu cầu cũng sẽ tăng theo. Vì vậy, phần mềm cần có khả năng mở rộng và tích hợp với các hệ thống khác như ERP, CRM, hoặc các công cụ văn phòng phổ biến như Microsoft Office hay Google Workspace. Điều này đảm bảo phần mềm không bị lỗi thời và luôn đáp ứng được nhu cầu trong tương lai.

3.4. Đảm bảo bảo mật và an toàn dữ liệu

Văn thư, tài liệu là tài sản quan trọng của doanh nghiệp, do đó bảo mật cần được ưu tiên hàng đầu. Phần mềm cần cung cấp các tính năng:

• Phân quyền truy cập theo vai trò.
• Sao lưu và phục hồi dữ liệu tự động.
• Mã hóa thông tin để tránh rò rỉ hoặc bị xâm nhập trái phép.

Hãy kiểm tra các chứng nhận bảo mật của phần mềm trước khi lựa chọn.

3.5. Hỗ trợ và bảo trì

Dù phần mềm tốt đến đâu, trong quá trình sử dụng, bạn có thể gặp vấn đề hoặc cần nâng cấp. Một nhà cung cấp uy tín cần cam kết hỗ trợ khách hàng 24/7, cung cấp tài liệu hướng dẫn đầy đủ và bảo trì định kỳ để đảm bảo hệ thống hoạt động trơn tru.

4. Kết luận

Phần mềm quản lý văn bản không chỉ là một công cụ hỗ trợ công việc, mà còn là chiếc chìa khóa mở ra cánh cửa dẫn đến sự chuyên nghiệp, hiệu quả và hiện đại trong quản lý tài liệu.

Giữa thời đại công nghệ phát triển từng giây, việc chuyển đổi số là điều tất yếu, và phần mềm quản lý văn bản chính là người bạn đồng hành lý tưởng giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, tiết kiệm thời gian và bảo vệ tài sản thông tin một cách toàn diện.

Đừng để việc quản lý văn bản trở thành gánh nặng. Hãy để phần mềm đảm nhận công việc đó, để bạn và đội ngũ tập trung vào những mục tiêu lớn lao hơn. Sự thay đổi hôm nay sẽ là nền tảng vững chắc cho thành công ngày mai!