Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? Các bước giải quyết vấn đề hiệu quả

Khi tham gia ứng tuyển, nhà tuyển dụng thường hỏi nhiều câu liên quan đến cách xử lý tình huống trong công việc. Bởi lẽ, kỹ năng giải quyết vấn đề là điều mà hầu hết các doanh nghiệp đều đánh giá cao. Vậy, kỹ năng này được thể hiện như thế nào? Làm thế nào để cải thiện khả năng giải quyết vấn đề? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của MISA AMIS.

MISa gửi tặng: Trọn bộ tài liệu và bài viết 14+ kỹ năng thiết yếu cho manager

1. Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì?

1.1. Vấn đề là gì? 

Vấn đề là tình huống khó khăn hoặc bất ổn cần giải quyết để đạt mục tiêu hoặc trạng thái ổn định. Vấn đề có thể xuất hiện trong các lĩnh vực như công việc, tài chính, sức khỏe, môi trường, quan hệ con người, đạo đức, và định kiến xã hội.

Chúng có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí, bao gồm lĩnh vực (tài chính, sức khỏe,..), mức độ ảnh hưởng (cá nhân, gia đình, cộng đồng, toàn cầu), thời gian (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) và tính chất (kỹ thuật, khoa học, xã hội, chính trị, văn hóa, giáo dục). Mỗi vấn đề cần được phân tích kỹ lưỡng để xác định phương pháp giải quyết phù hợp.

1.2. Kỹ năng giải quyết vấn đề là gì? 

Kỹ năng giải quyết vấn đề là kỹ năng xử lý các tình huống bất ngờ. Trong đó, bạn vừa đánh giá, phân tích tình huống vừa nhanh chóng đưa ra giải pháp xử lý tối ưu nhất. Đây là kỹ năng mềm được ứng dụng phổ biến trong cuộc sống hàng ngày giúp bạn cải thiện chất lượng công việc, gắn kết các mối quan hệ xung quanh.

2. Tại sao kỹ năng giải quyết vấn đề quan trọng?

Kỹ năng giải quyết vấn đề đóng vai trò vô cùng quan trọng trong công việc và cuộc sống hàng ngày. Chính vì thế, khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả ngày càng trở thành yêu cầu thiết yếu từ các nhà tuyển dụng. Dưới đây là những lý do giải thích vì sao kỹ năng này lại quan trọng:

2.1. Nhận diện thách thức và cơ hội

Khi đánh giá các yếu tố như tình hình hiện tại, nguồn lực, giải pháp và mục tiêu, chúng ta có thể xác định được những cơ hội và thách thức trong quá trình giải quyết vấn đề. Đây là bước đầu tiên quan trọng để định hướng cho các quyết định tiếp theo.

2.2. Giữ bình tĩnh trong khó khăn

Khi đối mặt với những vấn đề không mong muốn, cảm giác lo lắng và sợ hãi dễ dàng chi phối chúng ta, khiến khả năng phân tích và ra quyết định bị suy giảm. Một kỹ năng giải quyết vấn đề vững vàng giúp tăng cường sự tự tin, thúc đẩy khả năng độc lập và phát triển cá nhân, đồng thời giữ bình tĩnh trước mọi tình huống khó khăn, cấp bách.

2.3. Linh hoạt trong việc tìm kiếm giải pháp

Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp chúng ta thu thập thông tin hiệu quả, phân tích các yếu tố liên quan và đưa ra giải pháp khả thi cho mọi tình huống, bất kể thời điểm nào. Đồng thời, kỹ năng này cũng khuyến khích tư duy sáng tạo, giúp chúng ta tìm ra những giải pháp mới mẻ, độc đáo và tối ưu nhất.

2.4. Lựa chọn giải pháp tối ưu

Đặc biệt trong môi trường làm việc nhóm, việc lựa chọn và đưa ra giải pháp cuối cùng có thể là một quyết định khó khăn vì mỗi giải pháp đều có những ưu và nhược điểm riêng. Kỹ năng giải quyết vấn đề sẽ giúp chúng ta phân tích kỹ lưỡng và lựa chọn giải pháp phù hợp nhất, đảm bảo hiệu quả cao nhất.

2.5. Quan trọng trong hoạt động tự học

Kỹ năng giải quyết vấn đề là yếu tố không thể thiếu trong quá trình tự học. Nó giúp chúng ta nhận diện vấn đề, tìm ra các giải pháp khả thi, so sánh và lựa chọn giải pháp tối ưu, sau đó thực hiện và đánh giá kết quả. Kỹ năng này giúp chúng ta vượt qua những khó khăn, đạt được mục tiêu học tập một cách hiệu quả và tự tin.

Tìm hiểu ngay: Kỹ năng lãnh đạo: 6 kỹ năng lãnh đạo hàng đầu dành cho nhà lãnh đạo

3. Các kỹ năng giải quyết vấn đề hữu ích nhất 

3.1. Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp không chỉ đơn giản là cách bạn trình bày quan điểm, ý kiến hay kết nối với mọi người. Nó còn là khả năng lắng nghe, đưa ra phản hồi và ghi nhận góp ý của người đối diện.

Bằng cách này, bạn sẽ có thêm nhiều góc nhìn khác nhau để ứng dụng vào giải quyết công việc. Giao tiếp hiệu quả giúp bạn thể hiện tác phong chuyên nghiệp cũng như nhận được sự tin tưởng từ những người xung quanh.

3.2. Nghiên cứu và phân tích vấn đề

Khi đối diện với một tình huống phức tạp, bạn cần dành thời gian nghiên cứu nguyên nhân, các yếu tố liên quan. Mặt khác, mục tiêu cần đạt được cũng tác động trực tiếp đến cách thức khắc phục vấn đề của bạn. Nhờ phân tích tình huống kỹ lưỡng,  bạn sẽ cơ sở khách quan để phát huy kỹ năng giải quyết vấn đề của mình một cách chính xác.

3.3. Kỹ năng ra quyết định 

Trong một tập thể, việc bất đồng quan điểm xảy ra khi các thành viên không thống nhất được phương án chung. Lúc này, kỹ năng giải quyết vấn đề cần được đặt lên hàng đầu.

Nó giúp bạn đưa ra quyết định chắc chắn, quyết đoán và dẫn dắt mọi người cùng làm theo. Đặc biệt, đối với những người lãnh đạo, kỹ năng này vô cùng cần thiết trong quá trình quản lý doanh nghiệp.

3.4. Quản lý rủi ro 

Quản lý rủi ro là hoạt động xây dựng quy trình bài bản nhằm tìm ra nguyên nhân, phòng ngừa và dự phòng kế hoạch giải quyết khủng hoảng. Điều này cho phép bạn giảm thiểu tổn thất về chi phí, thời gian cho bản thân và tập thể. Đồng thời, nó cũng thúc đẩy bạn sẵn sàng đương đầu với khó khăn để nắm bắt những cơ hội mới.

3.5. Kỹ năng sáng tạo

Sự sáng tạo là tiền đề tạo ra những cải tiến vượt bậc trong nhiều lĩnh vực. Vì vậy, người có tư duy sáng tạo sẽ sở hữu khả năng giải quyết vấn đề ấn tượng. Thay vì đi theo những lối mòn cũ, bạn có thể tự mình khám phá những cách làm mới mẻ, khác biệt và hiệu quả.

MISA AMIS giới thiệu phần mềm quản lý công việc – công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhà quản lý trong việc phân công giao việc, theo dõi tiến độ và đo lường năng suất nhân viên trên một nền tảng hợp nhất. Doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian tổng hợp báo cáo, cắt giảm chi phí mà còn tối ưu quy trình làm việc để tăng hiệu quả kinh doanh.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:

• Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
• Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
• Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

4. Các bước giải quyết vấn đề bạn cần biết

Bước 1: Tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề
Để tìm ra giải pháp hiệu quả nhất, điều đầu tiên là phải hiểu rõ nguồn gốc của vấn đề. Cần xem xét và phân tích vấn đề từ nhiều khía cạnh khác nhau để xác định nguyên nhân và hướng xử lý thích hợp. Đánh giá mức độ ảnh hưởng của vấn đề giúp bạn quyết định mức độ ưu tiên: nếu nó tác động lớn đến dự án hoặc công việc, cần hành động ngay; ngược lại, nếu vấn đề không quá nghiêm trọng, hãy tập trung vào những vấn đề quan trọng hơn.

Bước 2: Phân tích vấn đề một cách khách quan
Khi gặp phải vấn đề, hãy tìm hiểu kỹ nguyên nhân phát sinh và thời gian xảy ra, đồng thời nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ khác nhau. Tránh phán đoán dựa vào cảm tính hay cái nhìn một chiều của bản thân. Quá trình phân tích phải tỉ mỉ, không vội vàng để bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào. Cần có cái nhìn tổng thể để đưa ra giải pháp phù hợp.

Bước 3: Xác định các bên liên quan
Một khi đã nắm bắt được bản chất vấn đề, bước tiếp theo là xác định ai là người liên quan và có trách nhiệm giải quyết. Việc này giúp tránh tình trạng nhiều người tham gia mà không có sự phân công rõ ràng, gây ra những mâu thuẫn không cần thiết. Đôi khi, mỗi người sẽ có động lực và mục tiêu khác nhau, vì vậy cần có sự phối hợp hợp lý để vấn đề không bị phức tạp thêm.

Bước 4: Xác lập mục tiêu rõ ràng
Đặt mục tiêu cụ thể cho mỗi vấn đề sẽ giúp bạn có một lộ trình rõ ràng và động lực để tìm ra giải pháp tối ưu. Mục tiêu càng rõ ràng, càng giúp bạn kiên định trong việc tìm kiếm giải pháp hiệu quả và thực hiện công việc một cách có hệ thống.

Bước 5: Đánh giá và lựa chọn giải pháp tối ưu
Lựa chọn giải pháp phù hợp là một yếu tố quan trọng để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả. Hãy đánh giá kỹ lưỡng các giải pháp khả thi, xem xét các tiêu chí như thời gian thực hiện, số lượng nhiệm vụ, và hiệu quả dự kiến. Sau khi đánh giá, loại bỏ các giải pháp không phù hợp và chọn lựa phương án tốt nhất.

Bước 6: Triển khai giải pháp đã chọn
Một khi đã có giải pháp tối ưu, cần triển khai ngay lập tức, đặc biệt khi vấn đề là khẩn cấp. Tuân thủ quy trình thực hiện và chủ động giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai để đảm bảo không có sự cố ngoài ý muốn.

Bước 7: Theo dõi và đánh giá kết quả
Sau khi giải quyết xong vấn đề, cần theo dõi và đánh giá kết quả đạt được. Điều này giúp bạn nhận diện những điểm chưa hoàn thiện và rút kinh nghiệm cho những lần giải quyết vấn đề sau. Nếu vấn đề chưa được xử lý hoàn toàn, hãy tìm ra nguyên nhân và xây dựng phương án khắc phục cho các tình huống tương tự trong tương lai.

Xem thêm: Kỹ năng tạo động lực cho nhân viên – Kỹ năng sống còn của nhà quản lý

5. Phương pháp giải quyết vấn đề đơn giản và hiệu quả nhất

5.1. Phương pháp 5 Whys

Phương pháp “5 Whys” là một công cụ mạnh mẽ để xác định nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề. Cách thực hiện phương pháp nà đơn giản: bạn đặt liên tiếp năm câu hỏi “Tại sao?” liên quan đến vấn đề cho đến khi bạn đạt được nguyên nhân cơ bản của nó.

Sakichi Toyoda, nhà công nghiệp, nhà phát minh và người sáng lập của Toyota Industries, đã phát triển phương pháp “5 Whys” vào những năm 1930. Nó trở nên phổ biến vào những năm 1970, và Toyota vẫn sử dụng nó để giải quyết vấn đề cho đến ngày nay.

Dưới đây là cách áp dụng phương pháp “5 Whys” để xác định vấn đề:

Bước 1: Xác định vấn đề cơ bản

Đầu tiên, bạn cần xác định vấn đề cụ thể mà bạn muốn giải quyết. Đảm bảo rằng bạn đã mô tả vấn đề đó một cách rõ ràng.

Bước 2: Hỏi “Tại sao?” lần đầu tiên

Hãy bắt đầu bằng việc hỏi “Tại sao?” về nguyên nhân gây ra vấn đề. Ví dụ: “Tại sao máy in của chúng ta không hoạt động?”

Bước 3: Trả lời và hỏi “Tại sao?” lần thứ hai

Sau khi bạn trả lời lần đầu, hãy tiếp tục hỏi “Tại sao?” về nguyên nhân đó. Ví dụ: “Vì nó hết mực. Tại sao nó hết mực?”

Bước 4: Lặp lại quy trình

Tiếp tục lặp lại quy trình bằng cách hỏi “Tại sao?” và trả lời liên tiếp. Lặp lại cho đến khi bạn đạt được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Thông thường, bạn cần khoảng năm lần hỏi “Tại sao?” để tìm ra nguyên nhân cơ bản.

Bước 5: Xử lý vấn đề gốc rễ

Khi bạn đã xác định được nguyên nhân gốc rễ, bạn có thể tập trung vào việc giải quyết nó. Điều này giúp đảm bảo rằng vấn đề không tái phát sau khi bạn đã loại bỏ nguyên nhân gốc rễ.

Lưu ý rằng phương pháp “5 Whys” đòi hỏi sự cởi mở – open mindset và khả năng đặt câu hỏi một cách cẩn thận để xác định được nguyên nhân thực sự của vấn đề. Nó có thể được sử dụng trong nhiều lĩnh vực, từ quản lý dự án đến sản xuất và dịch vụ khách hàng để giúp tìm ra các giải pháp hiệu quả.

5.2. Phương pháp 5M

5M đại diện cho năm yếu tố quan trọng có thể gây ra vấn đề. Chúng là:

• Nhân lực (Man): Đây liên quan đến con người thực hiện công việc và có thể bao gồm số lượng, kỹ năng, đào tạo, và sự quản lý.
• Phương tiện (Machine): Đây liên quan đến các công cụ, thiết bị, máy móc, hoặc công nghệ được sử dụng trong quy trình hoặc sản phẩm.
• Nguyên liệu (Materials): Đây bao gồm các nguyên liệu, vật liệu, hoặc thành phần cần thiết cho quá trình hoặc sản phẩm.
• Phương pháp (Methods): Đây liên quan đến cách thức thực hiện công việc hoặc quy trình. Điều này bao gồm quy trình làm việc, quy tắc, và quy định.
• Chi phí (Money): Đây là yếu tố tài chính, bao gồm ngân sách và nguồn lực tài chính để thực hiện quy trình hoặc sản phẩm.

6. Những bí quyết giúp bạn nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề

6.1. Áp dụng sơ đồ Mindmap

Sơ đồ tư duy là công cụ giúp phân tích và tổng hợp vấn đề một cách trực quan qua hình ảnh và màu sắc, giúp người sử dụng dễ dàng nắm bắt các thông tin quan trọng. Ưu điểm của phương pháp này là tiết kiệm thời gian, cải thiện khả năng ghi nhớ, kích thích sự sáng tạo, và hỗ trợ việc giải quyết vấn đề hiệu quả.

Sử dụng sơ đồ Mindmap giúp ghi nhớ các vấn đề dễ dàng hơn và tìm ra giải pháp nhanh chóng, sáng tạo.

6.2. Áp dụng kỹ thuật Brainstorming

Brainstorming là phương pháp tạo ra môi trường tự do, nơi mọi ý tưởng đều được chào đón, không có giới hạn nào. Đây là cách tuyệt vời để thúc đẩy sự sáng tạo và đột phá, cho phép bạn thu thập một loạt giải pháp độc đáo và có thể tìm ra giải pháp tối ưu cho vấn đề.

Nhờ kỹ thuật này, bạn có thể mở rộng tầm nhìn và khám phá nhiều giải pháp sáng tạo, một trong số đó có thể là chìa khóa giúp bạn giải quyết vấn đề một cách xuất sắc.

6.3. Áp dụng nguyên tắc IDEAL

Nguyên tắc IDEAL (Identify, Define, Explore, Action, Look and Learn) là một phương pháp giúp bạn giải quyết vấn đề một cách có hệ thống và hiệu quả.

• Identify – Nhận diện vấn đề: Phát hiện vấn đề một cách rõ ràng để tìm ra hướng giải quyết.
• Define – Xác định nguyên nhân: Đưa ra mục tiêu rõ ràng và đề xuất các bước giải pháp phù hợp.
• Explore – Tìm kiếm giải pháp khả thi: Lên kế hoạch với nhiều giải pháp khả thi và đánh giá kỹ lưỡng trước khi lựa chọn.
• Action – Hành động: Xây dựng kế hoạch và bắt tay vào thực hiện.
• Look and Learn – Đánh giá kết quả: Sau khi giải quyết vấn đề, xem lại kết quả để rút ra bài học cho lần sau.

6.4. Xây dựng tình huống và luyện tập thường xuyên

Vấn đề có thể xuất hiện bất cứ lúc nào, vì vậy việc luyện tập thường xuyên và tạo ra tình huống thử thách giúp bạn nâng cao khả năng xử lý vấn đề, chuẩn bị tốt cho mọi tình huống.

6.5. Luôn ghi nhớ quy trình giải quyết vấn đề

Việc nắm vững và thực hiện đúng quy trình sẽ giúp bạn đạt được kết quả như mong đợi. Nếu bỏ qua hoặc làm sai các bước, bạn có thể gặp phải những khó khăn và mất thời gian giải quyết lại từ đầu.

6.6. Quan sát và học hỏi từ những người có chuyên môn

Tận dụng cơ hội học hỏi từ những người có kinh nghiệm là một cách tuyệt vời để nâng cao kỹ năng giải quyết vấn đề của bản thân. Những tình huống họ đã trải qua sẽ giúp bạn học hỏi và cải thiện kỹ năng ra quyết định.

6.7. Luôn trau dồi và tích lũy kiến thức

Việc không ngừng nâng cao kiến thức chuyên môn sẽ giúp bạn tận dụng tối đa khả năng của bản thân, từ đó tìm ra giải pháp chính xác và hiệu quả hơn khi đối mặt với vấn đề.

Đọc ngay: Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức công việc – 7 bước người quản lý cần biết 

7. Những sai lầm thường gặp khi giải quyết vấn đề

Khi đối mặt với vấn đề, chúng ta có thể mắc phải một số sai lầm phổ biến sau:

• Xác định vấn đề không chính xác: Đây là lỗi cơ bản nhất, khi vấn đề thực sự cần giải quyết không được hiểu đúng, dẫn đến việc chỉ tập trung vào các vấn đề phụ hoặc không liên quan, khiến giải pháp đưa ra không hiệu quả.
• Thiếu thông tin: Không thu thập đủ thông tin cần thiết hoặc bỏ qua những nguồn thông tin quan trọng có thể khiến quyết định đưa ra không chính xác và thiếu cơ sở vững chắc.
• Phụ thuộc quá nhiều vào kinh nghiệm: Dựa quá nhiều vào kinh nghiệm cá nhân mà không xem xét dữ liệu mới hoặc góc nhìn khác có thể hạn chế khả năng sáng tạo và đưa ra các giải pháp đổi mới.

• Xác nhận thiên vị: Chỉ tìm kiếm và ưu tiên những thông tin phù hợp với quan điểm hoặc ý kiến sẵn có mà không xem xét đầy đủ các chứng cứ phản biện có thể làm mất đi cái nhìn khách quan.
• Phân tích quá mức (Paralysis by Analysis): Dành quá nhiều thời gian để phân tích chi tiết đến mức không thể đưa ra quyết định hoặc hành động kịp thời, khiến cơ hội trôi qua.
• Bị ảnh hưởng bởi áp lực nhóm: Áp lực đồng thuận trong nhóm có thể dẫn đến việc bỏ qua những giải pháp hợp lý hoặc không đưa ra quyết định mạnh mẽ, khiến giải pháp bị yếu kém.
• Thiên vị về tùy chọn có sẵn: Dễ dàng chấp nhận giải pháp đầu tiên mà không khảo sát và xem xét các lựa chọn khác, khiến chúng ta bỏ qua những phương án tiềm năng hiệu quả hơn.
• Khả năng chịu đựng rủi ro thấp: Sợ hãi trước rủi ro có thể khiến chúng ta tránh thử nghiệm các giải pháp mới, chọn các phương án an toàn nhưng không mang lại kết quả tối ưu.
• Thiếu sự linh hoạt: Không điều chỉnh kế hoạch hoặc giải pháp khi có thông tin mới hoặc khi tình hình thay đổi có thể dẫn đến việc duy trì các phương án không còn phù hợp.

Việc nhận thức và tránh những sai lầm này không chỉ giúp chúng ta giải quyết vấn đề một cách hiệu quả hơn, mà còn nâng cao khả năng đưa ra quyết định chính xác và sáng suốt hơn trong mọi tình huống.

8. Kết luận

Như vậy, trong bài viết trên MISA AMIS đã cung cấp tới bạn những thông tin chi tiết về kỹ năng giải quyết vấn đề. Qua đó, bạn không chỉ thấu hiểu khái niệm, vai trò mà còn nắm được các bước nâng cao kỹ năng này. Hy vọng bạn sẽ triển khai hiệu quả và thành công trong cuộc sống cũng như công việc hiện tại.