Trong kỷ nguyên số ngày nay, mạng xã hội đã vượt ra ngoài ranh giới của việc kết nối cá nhân và trở thành một công cụ chiến lược cho các doanh nghiệp. Mạng xã hội doanh nghiệp (Enterprise Social Network – ESN) không chỉ là nền tảng giao tiếp nội bộ, mà còn là không gian thúc đẩy sự sáng tạo và cải thiện hiệu suất công việc của nhân sự.
Hãy tưởng tượng một môi trường làm việc nơi mọi thông điệp được truyền tải nhanh chóng, mọi ý tưởng được chia sẻ và thảo luận, mọi thách thức đều có thể kêu gọi tập thể đồng lòng giải quyết thông qua mạng xã hội doanh nghiệp. Khi đó, không chỉ hiệu suất lao động được nâng cao mà còn gia tăng sự gắn kết giữa nhân sự với tổ chức, xây dựng văn hóa tích cực, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
1. Mạng xã hội doanh nghiệp là gì?
Mạng xã hội doanh nghiệp là không gian giao tiếp giữa các thành viên trong doanh nghiệp với nhau, là nơi chia sẻ thông tin, thông điệp, chính sách, quy trình quy định, đồng thời xây dựng, bồi đắp văn hóa doanh nghiệp trên môi trường số hóa.
>> Xem thêm: Cải tiến hoạt động truyền thông nội bộ với mạng xã hội dành riêng cho doanh nghiệp
2. Tầm quan trọng của mạng xã hội doanh nghiệp
Mạng xã hội doanh nghiệp đóng vai trò then chốt trong môi trường làm việc hiện đại, giúp nâng cao hiệu suất và xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ.
- Tăng cường giao tiếp nội bộ: ESN cho phép nhân viên trao đổi thông tin nhanh chóng và hiệu quả hơn so với email truyền thống vá các ứng dụng chat thông thường.
- Nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ tại doanh nghiệp: Mạng xã hội doanh nghiệp là nền tảng cho việc chia sẻ ý tưởng và cải thiện sự tương tác, từ đó nâng cao hiệu quả truyền thông nội bộ.
- Thúc đẩy sự hợp tác và làm việc nhóm: Các công cụ trên ESN hỗ trợ chia sẻ tài nguyên và quản lý dự án một cách dễ dàng, tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên.
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ: ESN giúp tạo kết nối xã hội giữa nhân viên, thúc đẩy sự minh bạch và tin tưởng trong tổ chức.
- Nâng cao hiệu suất làm việc: Việc tích hợp các công cụ làm việc và tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin giúp nhân viên tập trung vào công việc chính.
- Hỗ trợ đào tạo và phát triển nhân viên: ESN là nền tảng chia sẻ kiến thức và tài liệu đào tạo, giúp nhân viên phát triển kỹ năng liên tục.
- Tăng cường sự tham gia và cam kết của nhân viên: Các hoạt động tương tác trên ESN khuyến khích nhân viên tham gia tích cực vào các hoạt động của công ty.
88% nhân viên văn phòng sử dụng tối thiểu một loại mạng xã hội tại nhà và hy vọng có một mạng xã hội như thế để trải nghiệm tại nơi làm việc. Weber Shandwick cũng kết hợp với KRC Research thực hiện một cuộc khảo sát khác, kết quả cho thấy sau khi trải qua một sự thay đổi tại nơi làm việc (như công ty gặp khủng hoảng, tiến hành sáp nhập, sa thải nhân viên…), 55% số người được hỏi cho rằng họ muốn được kết nối mạng xã hội doanh nghiệp nhiều hơn.
3. Các tiêu chí lựa chọn và đánh giá mạng xã hội doanh nghiệp
Để lựa chọn và đánh giá hiệu quả của mạng xã hội doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xem xét các tiêu chí sau:
3.1. Tính năng và công cụ hỗ trợ
Đánh giá các chức năng cơ bản như giao tiếp, chia sẻ tài liệu, quản lý dự án, cũng như các công cụ hỗ trợ nâng cao như hội nghị trực tuyến, tích hợp ứng dụng bên thứ ba.
3.2. Tính bảo mật và quyền riêng tư
Đảm bảo ESN tuân thủ các tiêu chuẩn bảo mật cao, bảo vệ dữ liệu doanh nghiệp và thông tin cá nhân của nhân viên khỏi các mối đe dọa bên ngoài.
3.3. Tính dễ sử dụng và trải nghiệm người dùng
Giao diện thân thiện, dễ hiểu và dễ sử dụng giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và tận dụng tối đa các tính năng của hệ thống.
3.4. Khả năng tích hợp với các hệ thống khác
ESN nên dễ dàng tích hợp với các công cụ và phần mềm hiện có trong doanh nghiệp như hệ thống quản lý nhân sự, CRM, hay các ứng dụng văn phòng.
3.5. Khả năng tùy chỉnh và mở rộng
Hệ thống cần linh hoạt để tùy chỉnh giao diện, chức năng theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và dễ dàng mở rộng khi quy mô công ty tăng trưởng.
3.6. Hiệu suất và độ ổn định
ESN phải hoạt động mượt mà, không bị gián đoạn, đảm bảo khả năng truy cập nhanh chóng và ổn định cho tất cả người dùng.
3.7. Hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ khách hàng
Đội ngũ hỗ trợ nhanh chóng, hiệu quả giúp giải quyết các sự cố kỹ thuật và hỗ trợ người dùng khi gặp vấn đề trong quá trình sử dụng.
3.8. Chi phí và giá trị đầu tư
So sánh chi phí triển khai, duy trì với các lợi ích mà ESN mang lại để đảm bảo đầu tư hợp lý và mang lại giá trị cao cho doanh nghiệp.
3.9. Khả năng phân tích và báo cáo
Các công cụ phân tích giúp đo lường mức độ tương tác, hiệu suất làm việc và cung cấp thông tin chi tiết hỗ trợ quyết định chiến lược.
3.10. Tính di động và khả năng truy cập từ nhiều thiết bị
ESN nên hỗ trợ truy cập trên các thiết bị di động như smartphone, tablet để nhân viên có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi.
3.11. Khả năng thúc đẩy sự tham gia và tương tác của nhân viên
Hệ thống nên có các tính năng khuyến khích sự tham gia như thảo luận nhóm, bình chọn ý tưởng, sự kiện trực tuyến để tăng cường tương tác giữa các nhân viên.
3.12. Đánh giá từ người dùng khác và thị trường
Xem xét phản hồi, đánh giá từ các doanh nghiệp khác đã sử dụng ESN để có cái nhìn tổng quan về hiệu quả và chất lượng của hệ thống.
4. Top 5 mạng xã hội nội bộ cho doanh nghiệp tốt nhất hiện nay
4.1. MISA AMIS Mạng xã hội
MISA AMIS Mạng xã hội nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, là không gian mạng – nơi để mọi thành viên trong doanh nghiệp chia sẻ thông tin, tương tác với nhau để gia tăng tình đoàn kết nội bộ, truyền thông các chủ trương chính sách/thông tin một cách nhất quán và là nơi thúc đẩy nhân viên cống hiến, am hiểu văn hóa doanh nghiệp, vì mục tiêu phát triển công ty.
AMIS Mạng xã hội doanh nghiệp có vai trò lớn trong việc gắn kết các thành viên, các cấp và bộ phận trong công ty với những tính năng nổi bật. Dưới đây là một số tính năng mà phần mềm này cung cấp:
Đăng tin truyền thông dưới dạng bản tin, đính kèm hình ảnh, video, postcard
Trên AMIS mạng xã hội, người đăng tin có thể thêm hình ảnh, đoạn ghi âm hay video trên tin tức để bài viết thêm phần sinh động, cũng là cách để truyền tải hết thông điệp muốn nhân viên trong công ty ghi nhớ. Tại đây cũng có trình soạn thảo văn bản để người viết dễ dàng thêm các chức năng viết đậm, thêm tiêu đề, đổi màu chữ cho những thông tin cần nhấn mạnh.
Với giao diện đơn giản, tập trung vào nội dung truyền thông cốt lõi, người xem sẽ không bị phân tâm bởi quá nhiều thông tin bên lề. Đây cũng là ứng dụng rất dễ sử dụng, đảm bảo mọi thành viên trong doanh nghiệp đều có thể làm quen và dùng ngay lần đầu tiếp cận.
Đọc thêm:
>> MISA AMIS Platform – Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất hàng đầu Việt Nam
>> Phần mềm quản lý công việc giúp tối ưu năng suất nhân viên
Tăng cường khả năng tương tác giữa các thành viên với hành động like, bình luận
Như một bảng tin của Facebook thu nhỏ, mạng xã hội doanh nghiệp tập trung vào các thông tin nội bộ như phát triển sản phẩm, ban hành chính sách, quy định hay những thông tin về các thành viên, tập thể xuất sắc hoàn thành kế hoạch kinh doanh… Với mỗi thông tin, mọi cá nhân trong công ty đều có thể tham gia tương tác bằng việc like, comment bằng văn bản hay thả những icon biểu hiện cảm xúc thú vị.
Ngoài giao diện trên PC/laptop, AMIS Mạng xã hội doanh nghiệp cũng có ứng dụng trên điện thoại, giúp mỗi nhân viên truy cập trang thông tin nội bộ mọi lúc mọi nơi, vừa tiện dụng, vừa tăng cường tương tác. Với những doanh nghiệp có đông thành viên hoặc đa chi nhánh, đây cũng là nơi chia sẻ để mọi cá nhân trong công ty biết và tương tác với nhau một cách dễ dàng.
Nơi chia sẻ sáng kiến nhân viên
Trên giao diện AMIS News, ngoài việc chia sẻ tin tức, trạng thái, những cá nhân có ý tưởng mới có thể chia sẻ thông tin trong phần Sáng kiến trên newfeed. Theo thống kê của các doanh nghiệp đã sử dụng AMIS, kể từ khi có ứng dụng này, số lượng nhân viên chia sẻ sáng kiến và được ghi nhận gia tăng đến 30%. Lý do bởi:
- Nhân viên có môi trường chia sẻ thông tin, ban lãnh đạo cũng rất dễ dàng tiếp cận được những ý tưởng, sáng kiến mới của nhân viên để ghi nhận và khen ngợi
- Khi có nhân viên chia sẻ sáng kiến của mình, những nhân viên khác khi có ý tưởng cũng không ngần ngại trong việc chia sẻ thông tin, thậm chí còn có nỗ lực hơn trong việc cải tiến sản phẩm và đóng góp ý tưởng mới để phát triển doanh nghiệp
Hiệu quả khi sử dụng AMIS Mạng xã hội trong truyền thông nội bộ
Với sự trợ giúp của AMIS Mạng xã hội doanh nghiệp, hiệu quả truyền thông nội bộ của doanh nghiệp được gia tăng đến 200% bởi tính nhất quán, tức thời nhất.
- Nhanh chóng gửi thông báo quan trọng từ ban lãnh đạo giúp giải quyết sự cố, khó khăn, tránh gây hoang mang tâm lý trong nội bộ. Truyền thông chủ trương, chính sách rõ ràng, chính xác nhất mà không bị tam sao thất bản qua nhiều cấp
- Tạo động lực, phát triển con người: Tuyên dương những cá nhân, tập thể xuất sắc giúp tăng phong trào thi đua nội bộ, tạo động lực cố gắng phấn đấu. Dễ dàng truyền thông, chia sẻ những hoạt động giao lưu văn nghệ, thể thao thúc đẩy văn hóa, nghệ thuật, nâng cao sức khỏe, đời sống toàn thể doanh nghiệp
- Xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh. Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty luôn được thể hiện rõ ràng, nhất quán giúp nhân viên luôn thấu hiểu và thực hiện theo giá trị văn hóa mà công ty theo đuổi
Trải nghiệm ngay AMIS Mạng xã hội doanh nghiệp – mạng truyền thông nội được hơn 12.000+ doanh nghiệp đang sử dụng:
4.2. GapoWork
GapoWork là nền tảng hỗ trợ tương tác và quản lý công việc được phát triển giúp doanh nghiệp kết nối đội ngũ, xây dựng văn hóa công ty. Với giao diện trực quan và dễ sử dụng, GapoWork có nhiều tính năng nổi bật:
- Chat, chat nhóm, nhóm chung
- Gọi thoại, video HD, livestream
- Đăng bài, gửi thông báo, chia sẻ tài liệu
- Trang cá nhân, bảng tin nhóm và bảng tin công ty
Ngoài ra, GapoWork sẽ tích hợp thêm các tính năng như tạo cuộc họp qua Zoom, tạo Meeting trong Chat, khảo sát định kỳ, và Review 360 cho nhân viên. Đây là nền tảng miễn phí nên doanh nghiệp nhỏ có thể tối ưu chi phí vận hành. Nền tảng hoạt động ổn định trên cả máy tính và thiết bị di động, thuận tiện cho làm việc từ xa.
4.3. Workplace
Workplace là mạng xã hội chuyên biệt cho doanh nghiệp. Nền tảng này cho phép phân nhóm theo phòng ban, đăng tải thông tin nội bộ và tổ chức sự kiện công ty. Tính năng nổi bật của Workplace gồm:
- Tạo nhóm cho từng bộ phận
- Đăng tài liệu và thông tin doanh nghiệp
- Thảo luận qua chat hoặc video
- Phát trực tuyến và ghi lại video
Workplace không chứa quảng cáo, đem lại trải nghiệm sử dụng dễ chịu. Tuy nhiên, nền tảng này có chi phí từ 6-8 USD/người/tháng và không liên kết với công cụ quản lý tài chính hay theo dõi thời gian. Điều này gây ra một số bất tiện khi áp dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam.
4.4. Microsoft Teams
Microsoft Teams đã có từ lâu đời và được biết đến rộng rãi, phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều chi nhánh hoặc nhân viên làm việc từ xa. Teams giúp doanh nghiệp tạo ra không gian cộng tác hiệu quả với các tính năng:
- Tích hợp dễ dàng với bộ ứng dụng Microsoft
- Tự động hóa quy trình công việc
- Trò chuyện trong nhóm, gọi video trực tuyến và chia sẻ màn hình
- Lưu trữ tài liệu qua SharePoint
- Tạo và quản lý các cuộc họp trực tuyến
Tuy nhiên, Teams giới hạn số lượng kênh tối đa là 100 mỗi nhóm. Chính vì công cụ có thể gây khó khăn cho các doanh nghiệp lớn. Việc phân quyền cũng bị hạn chế, khiến quản lý hoặc ban lãnh đạo khó giám sát tổng thể.
4.5. Yammer
Yammer là nền tảng mạng xã hội nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp tích hợp trong gói Microsoft 365 Enterprise. Với giao diện tương tự Facebook nhưng chỉ dành cho nhân viên trong tổ chức, Yammer cung cấp các tính năng:
- Cập nhật tin tức, thông báo và chính sách nội bộ
- Gửi câu hỏi trong nhóm để nhận được phản hồi nhanh chóng
- Chia sẻ nội dung đa phương tiện với đồng nghiệp
- Thực hiện thăm dò ý kiến và khảo sát
Yammer giúp thúc đẩy sự gắn kết và hiệu quả làm việc nhóm, tạo môi trường thuận lợi cho doanh nghiệp trẻ và những tổ chức muốn ứng dụng làm việc từ xa.
5. Kết luận
Các nền tảng mạng xã hội doanh nghiệp đã trở thành xu hướng trong việc truyền thông nội bộ, giúp tăng cường kết nối, thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp và cải thiện hiệu quả làm việc. Việc áp dụng những công cụ này không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng môi trường làm việc linh hoạt mà còn hỗ trợ mô hình làm việc từ xa – một xu hướng tất yếu trong thời đại công nghệ 4.0.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
