Trong doanh nghiệp, nhiều ý tưởng, biên bản họp, checklist công việc hay thông tin khách hàng thường bị lưu rải rác ở sổ tay, tin nhắn hoặc file cá nhân, khiến đội ngũ mất thời gian tìm lại và dễ bỏ sót việc quan trọng.
Phần mềm ghi chú giúp tập trung hóa thông tin, lưu trữ có hệ thống và hỗ trợ tra cứu nhanh khi cần. Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ tổng hợp Top 10 phần mềm ghi chú hiệu quả cho doanh nghiệp và gợi ý tiêu chí lựa chọn công cụ phù hợp.
1. Tiêu chí lựa chọn phần mềm ghi chú cho doanh nghiệp
Phần mềm ghi chú không chỉ dùng để lưu lại thông tin cá nhân, mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý biên bản họp, ý tưởng, checklist công việc, tài liệu dự án và thông tin khách hàng một cách có hệ thống.
Dưới đây là 6 tiêu chí quan trọng doanh nghiệp nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm ghi chú:
Dễ sử dụng, ghi chú nhanh
Phần mềm cần có giao diện đơn giản, thao tác nhanh để nhân sự có thể ghi lại ngay các nội dung như ý tưởng, biên bản họp, checklist công việc, ghi chú khách hàng hoặc nội dung cần theo dõi.
Nếu công cụ quá phức tạp, người dùng dễ quay lại cách ghi chú rời rạc bằng sổ tay, tin nhắn hoặc file cá nhân.
Tổ chức ghi chú khoa học
Doanh nghiệp nên ưu tiên phần mềm cho phép phân loại ghi chú theo thư mục, dự án, phòng ban, khách hàng, chủ đề hoặc tag. Điều này giúp thông tin được sắp xếp rõ ràng, tránh tình trạng càng ghi nhiều càng khó tìm.
Ví dụ, bộ phận kinh doanh có thể lưu ghi chú theo từng khách hàng, còn nhóm dự án có thể phân loại theo từng đầu việc hoặc giai đoạn triển khai.
Tìm kiếm thông tin nhanh
Một phần mềm ghi chú hiệu quả cần hỗ trợ tìm kiếm theo từ khóa, tiêu đề, người tạo, thời gian, tag hoặc nội dung liên quan. Đây là tiêu chí quan trọng khi doanh nghiệp có nhiều cuộc họp, dự án, tài liệu và thông tin cần tra cứu lại thường xuyên.
Tìm kiếm tốt giúp nhân sự giảm thời gian hỏi lại, lục file cũ hoặc tìm trong các đoạn chat dài.
Hỗ trợ chia sẻ và cộng tác nhóm
Trong doanh nghiệp, ghi chú không chỉ phục vụ cá nhân mà còn cần chia sẻ cho nhóm hoặc phòng ban. Phần mềm nên hỗ trợ chia sẻ ghi chú, bình luận, phân quyền xem/sửa, giao việc hoặc nhắc việc từ nội dung ghi chú.
Tính năng này đặc biệt hữu ích với biên bản họp, kế hoạch dự án, checklist triển khai, ghi chú khách hàng hoặc các tài liệu cần nhiều người cùng theo dõi.
Đồng bộ đa thiết bị và hỗ trợ nhiều định dạng
Nhân sự có thể cần ghi chú khi đang họp, đi công tác, gặp khách hàng hoặc làm việc từ xa. Vì vậy, phần mềm nên đồng bộ tốt trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng và trình duyệt web.
Ngoài văn bản, công cụ cũng nên hỗ trợ lưu hình ảnh, file, link, bảng biểu, checklist, ghi âm hoặc tài liệu đính kèm để ghi chú đầy đủ ngữ cảnh hơn.
Bảo mật và phân quyền dữ liệu
Ghi chú trong doanh nghiệp có thể chứa thông tin nhạy cảm như chiến lược kinh doanh, dữ liệu khách hàng, biên bản họp, kế hoạch sản phẩm hoặc thông tin tài chính. Vì vậy, phần mềm cần có cơ chế phân quyền truy cập, quản lý tài khoản, kiểm soát chia sẻ và bảo vệ dữ liệu nội bộ.
Đây là tiêu chí quan trọng nếu doanh nghiệp muốn dùng phần mềm ghi chú cho cả đội nhóm, phòng ban hoặc toàn công ty.
2. Top 10 phần mềm ghi chú phổ biến cho doanh nghiệp
2.1 Phần mềm ghi chú AMIS Ghi chép
AMIS Ghi chép là phần mềm ghi chú và lưu trữ tri thức doanh nghiệp thuộc hệ sinh thái MISA AMIS, giúp tổ chức quản lý tập trung các nội dung quan trọng như biên bản họp, quy trình, quy định, tài liệu nội bộ, sổ tay nhân viên, cẩm nang kinh doanh và bài học kinh nghiệm.
Tính năng nổi bật của AMIS Ghi chép:
- Ghi chép và soạn thảo online mọi lúc, mọi nơi: Người dùng có thể nhanh chóng ghi lại biên bản họp, ý tưởng, nội dung trao đổi, quy trình, quy định hoặc tài liệu nội bộ ngay trên nền tảng số, không phụ thuộc vào file Word rời rạc hay ghi chú cá nhân.
- Lưu trữ tri thức doanh nghiệp tập trung: AMIS Ghi chép giúp doanh nghiệp gom các tài liệu quan trọng như biên bản cuộc họp, chính sách nội bộ, hệ thống quy trình, sổ tay nhân viên, cẩm nang kinh doanh, bài học kinh nghiệm về một nơi, hạn chế thất lạc và phân tán thông tin.
- Đính kèm tài liệu đa định dạng: Người dùng có thể đính kèm các file đã soạn sẵn ở nhiều định dạng như Word, Excel, PDF và các tài liệu liên quan, giúp ghi chú đầy đủ ngữ cảnh hơn.
- Quản lý tài liệu khoa học, dễ tra cứu: Tài liệu được lưu trữ có hệ thống, giúp nhân sự dễ tìm lại nội dung cần dùng thay vì mất thời gian lục lại email, nhóm chat hoặc thư mục cá nhân.
- Chia sẻ tài liệu nhanh chóng, an toàn: Người dùng có thể chia sẻ ghi chú, biên bản hoặc tài liệu cho đồng nghiệp, phòng ban liên quan, giúp thông tin được truyền đạt đúng người và hạn chế rủi ro thất lạc.
- Bảo mật dữ liệu nội bộ: Tài liệu và tri thức doanh nghiệp được lưu trữ tập trung trên hệ thống có cơ chế bảo mật, giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin tốt hơn so với việc chia sẻ qua nhiều kênh rời rạc.
AMIS Ghi chép phù hợp với doanh nghiệp nào?
- Doanh nghiệp thường xuyên có nhiều cuộc họp, biên bản, tài liệu nội bộ cần lưu trữ.
- Doanh nghiệp muốn xây dựng kho tri thức tập trung cho nhân sự dễ tra cứu.
- Tổ chức đang gặp tình trạng tài liệu nằm rải rác ở email, chat, file cá nhân.
- Doanh nghiệp cần quản lý quy trình, quy định, sổ tay nhân viên, cẩm nang kinh doanh rõ ràng hơn.
- Đội nhóm muốn ghi chép, chia sẻ và bàn giao thông tin thuận tiện hơn.
AMIS Ghi chép không chỉ là công cụ ghi chú cá nhân, mà là giải pháp giúp doanh nghiệp lưu giữ, chuẩn hóa và khai thác tài sản tri thức nội bộ hiệu quả hơn. Đây là lựa chọn phù hợp với các doanh nghiệp muốn giảm thất lạc thông tin, tăng khả năng tra cứu và xây dựng môi trường làm việc có tổ chức hơn.
Hơn 350.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Tập đoàn Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
2.2 Phần mềm ghi chép Google Keep
Google Keep là app ghi chú nổi tiếng được phát triển với tính năng ghi chú, lập kế hoạch, chia sẻ nội dung. Lợi thế của phần mềm ghi chép Google Keep là tính năng ký tự quang học OCR cho phép số hóa văn bản dễ dàng. Kết quả trích xuất sẽ được đồng bộ trên mọi thiết bị để người dùng chỉnh sửa trên máy tính và các thiết bị khác.
Các chức năng nổi bật của ứng dụng ghi chú Google Keep:
- Ghi chú nội dung quan trọng, sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên cần thực hiện. Người dùng có thể đặt nhắc nhở thời gian để đảm bảo tiến độ công việc.
- Tính năng chia sẻ và cộng tác với đồng nghiệp về các công việc liên quan hoặc thông tin trong dự án chung.
- Kết nối linh hoạt theo nhu cầu làm việc tới các tiện ích khác của Google là Google Docs, Google Drive…
2.3 Phần mềm ghi chép Microsoft OneNote
Phần mềm Microsoft OneNote (gọi tắt là OneNote) được tạo ra bởi Microsoft Office. OneNote tập trung chủ yếu vào mục đích soạn thảo văn bản nên không phổ biến như Microsoft Excel, Winword, Outlook hay Powerpoint…
Tuy nhiên, nhờ khả năng tạo bảng biểu, sơ đồ, chèn hình ảnh, video mà OneNote vẫn đáp ứng đầy đủ các yêu cầu lưu trữ và ghi chép thông tin. Người dùng không bị giới hạn về số lượng từ, ảnh và video trong văn bản. OneNote cũng tự động lưu dữ liệu ngay khi hoàn thành mà không yêu cầu bạn thao tác thêm.
Một số hoạt động chính trên Onenote bao gồm:
- Mô tả ý tưởng trên máy tính bằng văn bản, âm thanh hoặc hình ảnh.
- Tìm kiếm các ghi chú nhanh chóng.
- Tự do di chuyển các ghi chú trên một trang soạn thảo, sắp xếp các trang một cách khoa học.
Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý công việc hiệu quả năm 2026
2.4 Ứng dụng ghi chú Evernote
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm note trên máy tính hỗ trợ ghi chép, sắp xếp văn bản thì Evernote là lựa chọn không thể bỏ qua. Đây là một trong những ứng dụng cải thiện hiệu suất cá nhân nổi bật khi được hơn 225 triệu người tin dùng.
Chia sẻ về sự thành công của Evernote, nhà sáng lập Stepan Pachikov đã khẳng định phần mềm giúp con người ghi nhớ quá khứ, liên kết các thông tin và hình thành ý tưởng mới cho tương lai. Do đó, Evernote hướng đến các tính năng sau:
- Quản lý tài liệu tập trung và thông minh: Người dùng không chỉ được chọn mẫu ghi chú bắt mắt mà còn có thể tùy chỉnh sắp xếp tài liệu theo nhu cầu.
- Scan tài liệu đơn giản: Các hồ sơ quan trọng như hóa đơn, bảo hiểm, hợp đồng… của công ty sẽ được lưu trữ online bằng tính năng scan của Evernote.
- Tích hợp ứng dụng lịch Google Calendar: Evernote theo dõi, cập nhật và nhắc nhở thực hiện công việc hằng ngày trên từng mốc thời gian cụ thể. Ví dụ, với những người có công việc phải họp trực tuyến thường xuyên, Evernote sẽ quản lý lịch trình cuộc họp, tạo ghi chú cuộc họp ngay trên ứng dụng.
2.5 Phần mềm ghi chú Sticky Note
Phần mềm ghi chép Sticky Note là tiện ích nhỏ mà Microsoft hỗ trợ ghi chú ngay tại màn hình máy tính. Để sử dụng Sticky Note, bạn chỉ cần tìm kiếm trên thanh menu Start, nhập tên và khởi động ứng dụng.
Mặc dù không có nhiều tính năng ưu việt song Take Note App này ghi điểm bằng khả năng ghim ghi chú lên màn hình khởi động, đồng bộ hóa đa thiết bị vào OneDrive… Không chỉ vậy, Sticky Note còn có thể tạo lịch nhắc, tra cứu chuyến bay, tra cứu thông tin chứng khoán.
2.6 Phần mềm ghi chép Zoho Notebook
Ứng dụng ghi chú Zoho Notebook có thu phí người dùng nhưng phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp từ nhỏ đến lớn. Theo mặc định, Zoho Notebook giống như một quyển sổ tay chỉ có các trang trống. Khi sử dụng bạn sẽ thêm hình ảnh, âm thanh, video hoặc cả ngôn ngữ lập trình HTML để tạo ghi chú.
Một chức năng của khác của Zoho Notebook là tạo nhóm trò chuyện đồng thời ghi chú cùng lúc. Điều này rất hữu ích cho người cần chia sẻ nhiều dữ liệu đa dạng khi làm việc nhóm.
Xem thêm: Top 10 phần mềm quản lý công việc nhóm miễn phí hiệu quả 2026
2.7 Phần mềm Note Scrble
App ghi chú Scrble thích hợp với các thiết bị tablet, máy tính xách tay màn hình cảm ứng không sử dụng chuột hay bàn phím. Phần mềm trang bị bút cảm ứng hoặc thao tác tay để chèn ảnh, file PDF… Ngoài ra, Scrble cung cấp cả phiên bản miễn phí và trả phí để dùng thêm những tính năng cao cấp hơn như:
- Tối ưu khả năng ghi chú bằng bút cảm ứng hoặc cảm ứng tay.
- Tùy chọn bảng màu phong phú cùng 4 kiểu background (bảng đen, bảng trắng, giấy ô li và giấy kẻ ngang) đề cao tính thẩm mỹ.
- Tính năng Pan and Zoom cho phép người dùng chỉnh sửa hình ảnh chính xác hơn.
- Hai chế độ hiển thị ngang và dọc màn hình.
- Công cụ “Shape Creation” hỗ trợ tạo các hình khối, đường thẳng, đường cong…
Dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm ghi chú
2.8 Phần mềm ghi chép Quip
Quip giúp bạn thêm tài liệu từ nhiều nguồn khác nhau, tổng hợp theo thư mục khoa học. Bên cạnh việc sử dụng online, phần mềm ghi chép Quip còn cho phép người dùng tạo văn bản, thêm nội dung offline và quản lý công việc mọi lúc mọi nơi.
Các điểm nổi bật của Quip:
- Lựa chọn kiểu chữ theo mong muốn.
- Kết nối liên hệ trên Gmail, Yahoo, Outlook.
- Gửi tin nhắn trò chuyện với bạn bè, đồng nghiệp.
- Đánh dấu công việc đang thực hiện theo to-do list.
- Hỗ trợ xuất nhiều định dạng file PDF, Word.
2.9 Phần mềm Simplenote
Simplenote cũng là một trong những phần mềm ghi chú phổ biến được nhiều người ưa chuộng. Công cụ này hoạt động dưới dạng sổ tay di động để người dùng soạn thảo văn bản, chèn hình ảnh, link…
Một số tính năng bổ trợ của Simplenote:
- Xem thông tin ghi chú: Kiểm tra số lượng ký tự, ghim đoạn văn lên đầu danh sách, gửi ghi chú qua email, xóa hoặc phục hồi dữ liệu…
- Mời đồng nghiệp cộng tác: Mời thêm người chỉnh sửa nội dung bằng cách tag tên hoặc điền địa chỉ email của đối tác. Chức năng này chỉ liên kết với những người cùng có tài khoản Simplenote.
- Trích xuất dữ liệu và sao lưu: Tất cả các ghi chú sẽ được tập hợp trong tập tin nén zip.
2.10 Phần mềm ghi chép note Boostnote
Trong list các ứng dụng Take Note trên máy tính, Boostnote đặc biệt lý tưởng cho những người làm công nghệ thông tin. Nó cho phép lập trình viên ghi chú đơn giản, quản lý mã code phục vụ công việc. Boostnote có hơn 100 tính năng tô màu đoạn mã, tương thích với nhiều ngôn ngữ lập trình và hỗ trợ các đặc tính khác như sau:
- Sắp xếp đoạn code trên một giao diện ưa nhìn.
- Ngôn ngữ lập trình đa dạng JavaScript, PHP, HTML, CSS, Python…
- Hướng dẫn sử dụng chi tiết đối với những người bắt đầu tìm hiểu về ngành nghề.
3. Kết luận
Mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc thù, hình thức hoạt động và quy mô khác nhau. Tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh của mình, các cá nhân và tổ chức có thể quyết định lựa chọn phần mềm ghi chú phù hợp.
