Picking là gì? 4 Phương pháp lấy hàng và cách tối ưu vận hành kho

Picking là gì và vì sao công đoạn này chiếm tới hơn 50% tổng chi phí vận hành kho bãi? Nhân viên phải di chuyển lòng vòng tìm kiếm từng món đồ, nhặt nhầm mã hàng hoặc trễ hẹn đóng gói xuất giao là những rào cản lớn kìm hãm tốc độ xử lý đơn.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ Picking là gì, 4 phương pháp lấy hàng chuẩn xác, quy trình thực hiện và giải pháp tối ưu lộ trình nhặt hàng hiệu quả.

1. Picking là gì trong logistics và quản trị kho bãi?

Picking (viết đầy đủ là order picking, dịch sang tiếng Việt là lấy hàng, nhặt hàng hoặc soạn hàng) là quá trình tìm kiếm, gom nhặt các sản phẩm cụ thể từ các vị trí lưu trữ trên giá kệ trong kho theo đúng số lượng, mã quy cách ghi trên phiếu nhặt hàng để phục vụ cho việc đóng gói xuất bán hoặc cấp phát cho dây chuyền sản xuất.

Trong chuỗi mắt xích kho bãi, Picking là công đoạn tốn nhiều nhân lực và thời gian nhất:

• Chiếm khoảng 50% – 55% tổng chi phí vận hành kho.
• Ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ xử lý đơn hàng.
• Quyết định độ chính xác của khâu giao vận; chỉ cần nhặt sai 1 sản phẩm sẽ kéo theo chi phí đổi trả và làm giảm sự hài lòng của khách hàng.

Ví dụ thực tế:

• Tại trung tâm xử lý đơn hàng TMĐT (Fulfillment Center): Khi nhận được đơn hàng gồm 1 áo thun size M màu đen và 1 đôi tất trắng, nhân viên nhặt hàng xem danh sách trên thiết bị cầm tay, di chuyển đến đúng dãy kệ A-02 và B-05, quét mã vạch sản phẩm để xác nhận rồi đặt vào giỏ gom hàng chuyển sang bàn đóng gói.
• Tại kho sản xuất: Nhân viên kho dựa theo Lệnh cấp phát vật tư để nhặt đúng các cuộn dây điện, ốc vít và linh kiện theo số lô chỉ định giao cho xưởng lắp ráp.

2. Cơ cấu thời gian của một chu kỳ Picking

Rất nhiều nhà quản lý lầm tưởng phần lớn thời gian picking là để “nhặt đồ vào giỏ”. Thực tế theo các nghiên cứu logistics, một chu kỳ lấy hàng của nhân viên phân bổ như sau:

• 50% – 55% Thời gian di chuyển: Đi bộ hoặc lái xe nâng qua lại giữa các dãy kệ, lối đi để đến vị trí chứa hàng.
• 15% – 20% Thời gian tìm kiếm: Quan sát nhãn mác, biển bảng hoặc kiểm tra xem món hàng nằm ở ngăn nào trên kệ.
• 10% – 15% Thời gian bốc nhặt: Lấy món hàng ra khỏi pallet hoặc khay chứa, đếm đủ số lượng và đưa vào giỏ/thùng gom hàng.
• 10% – 15% Thời gian đối soát & Ghi nhận: Đọc phiếu nhặt hàng, quét mã barcode/QR xác nhận hoặc tích chọn hoàn thành trên sổ sách.

Chìa khóa để tăng năng suất lấy hàng là cắt giảm tối đa thời gian di chuyển và tìm kiếm, chứ không phải ép nhân viên thao tác bốc dỡ nhanh hơn.

3. 4 Phương pháp Picking phổ biến nhất hiện nay

Tùy vào quy mô kho, số lượng đơn hàng phát sinh trong ngày và đặc thù sản phẩm, doanh nghiệp có thể lựa chọn 1 trong 4 phương pháp lấy hàng sau:

3.1. Piece Picking (Lấy hàng theo từng đơn đơn lẻ)

Cách thực hiện: Nhân viên cầm phiếu của 1 đơn hàng cụ thể, đi dọc các lối đi nhặt toàn bộ các món trong đơn đó từ đầu đến cuối cho đến khi hoàn tất đơn rồi mới chuyển sang đơn tiếp theo.

• Ưu điểm: Đơn giản, trực quan, hạn chế tối đa nhầm lẫn giữa các đơn vì mỗi lượt chỉ xử lý một khách.
• Nhược điểm: Tốn rất nhiều thời gian di chuyển; nhân viên có thể phải đi lặp lại cùng một vị trí kệ nhiều lần trong ngày cho các đơn khác nhau.
• Ứng dụng: Kho hàng nhỏ, số lượng đơn ít, hoặc đơn hàng có kích thước cồng kềnh.

3.2. Batch Picking (Lấy hàng theo đợt / Gom đơn)

• Cách thực hiện: Hệ thống gom nhiều đơn hàng có cùng các mặt hàng cần lấy vào một lượt. Nhân viên di chuyển 1 vòng qua các kệ để nhặt tổng số lượng của từng món cho tất cả các đơn trong đợt đó, sau đó mang về khu vực phân loại chia nhỏ ra từng giỏ đơn riêng lẻ.
• Ưu điểm: Giảm đáng kể quãng đường di chuyển vì chỉ cần đến vị trí lấy hàng 1 lần để gom cho nhiều đơn.
• Nhược điểm: Đòi hỏi thêm bước phân loại (sorting) sau khi nhặt và dễ nhầm lẫn nếu không có công cụ hỗ trợ kiểm soát mã.
• Ứng dụng: Kho thương mại điện tử, thời trang, mỹ phẩm có lượng đơn hàng lớn với nhiều SKU giống nhau.

3.3. Zone Picking (Lấy hàng theo khu vực)

• Cách thực hiện: Mặt bằng kho được chia thành các khu vực chuyên biệt và mỗi nhân viên phụ trách cố định một khu. Khi có đơn hàng, nhân viên chỉ nhặt các sản phẩm nằm trong khu vực của mình, sau đó chuyển thùng hàng sang khu vực tiếp theo (theo kiểu chuyền tay) cho đến khi gom đủ đơn.
• Ưu điểm: Nhân viên thuộc lòng vị trí hàng trong khu vực mình quản lý nên tìm kiếm cực nhanh; không bị xung đột, va chạm lối đi giữa các nhân viên.
• Nhược điểm: Nếu đơn hàng tập trung nhiều vào một khu vực, khu vực đó sẽ bị quá tải trong khi các nhân viên ở khu vực khác phải ngồi chờ.
• Ứng dụng: Kho bãi quy mô lớn, nhiều tầng kệ hoặc có các khu vực bảo quản đặc thù (khu hàng mát, khu linh kiện nhỏ, khu hàng cồng kềnh).

3.4. Wave Picking (Lấy hàng theo đợt sóng)

• Cách thực hiện: Kết hợp giữa Batch Picking và Zone Picking nhưng được đồng bộ theo các khung thời gian cụ thể trong ngày dựa trên lịch xe của đối tác giao vận, mức độ ưu tiên của đơn hàng hoặc ca làm việc.
• Ưu điểm: Tối ưu hóa việc điều phối giao hàng, đảm bảo hàng được soạn xong vừa khớp với giờ xe tải hoặc shipper đến lấy.
• Nhược điểm: Đòi hỏi phần mềm quản lý kho có khả năng phân tích dữ liệu và lập lịch trình chuẩn xác.
• Ứng dụng: Các trung tâm phân phối lớn, kho fulfillment xử lý hàng nghìn đơn/ngày cho nhiều hãng vận chuyển khác nhau.

4. Quy trình 5 bước thực hiện Order Picking tiêu chuẩn

Để hạn chế tình trạng nhặt nhầm và giảm thời gian chết, quy trình lấy hàng cần chuẩn hóa qua 5 bước:

• Bước 1: Tiếp nhận đơn và tạo danh sách nhặt hàng: Hệ thống tổng hợp đơn hàng cần xuất và tạo danh sách lấy hàng chi tiết (mã hàng, tên, số lượng, số lô, hạn dùng và vị trí ô kệ).
• Bước 2: Định tuyến lộ trình di chuyển tối ưu: Nhân viên di chuyển theo lộ trình ngắn nhất được hệ thống sắp xếp sẵn, đi từ đầu dãy đến cuối dãy một chiều, tránh quay đầu hoặc đi vòng lại lối cũ.
• Bước 3: Lấy hàng và quét mã xác nhận: Đến đúng vị trí ô kệ chỉ định, kiểm tra ngoại quan sản phẩm, lấy đúng số lượng và quét mã vạch (barcode/QR code) để hệ thống ghi nhận trừ tồn kho khả dụng.
• Bước 4: Gom tập kết và phân loại đơn: Đưa các món hàng đã nhặt về khu vực phân luồng; nếu áp dụng Batch Picking, nhân viên tiến hành chia từng món vào đúng khay/thùng của từng mã đơn.
• Bước 5: Bàn giao sang khâu đóng gói: Chuyển toàn bộ giỏ hàng đã phân loại đầy đủ sang bàn đóng gói, đối soát lần cuối trước khi dán tem vận chuyển và xuất giao.

Xem thêm: Hướng dẫn lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng kèm biểu mẫu chi tiết

5. Các chiến lược tối ưu hóa hoạt động Picking cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể cải thiện đáng kể năng suất nhặt hàng bằng việc áp dụng các giải pháp thực tế:

• Sắp xếp vị trí lưu kho khoa học: Đặt các mặt hàng bán chạy (nhóm A) ở các tầng kệ thấp (ngang tầm thắt lưng đến tầm ngực), gần lối đi chính và sát cửa xuất để rút ngắn tối đa thời gian di chuyển.
• Ứng dụng công nghệ hỗ trợ nhặt hàng hiện đại: Sử dụng máy quét mã vạch cầm tay, hệ thống đèn tín hiệu chỉ thị vị trí hoặc hướng dẫn bằng giọng nói để nhân viên rảnh cả hai tay bốc dỡ hàng.
• Thiết kế lối đi kho một chiều: Phân luồng giao thông rõ ràng cho xe nâng và xe đẩy nhặt hàng, hạn chế tối đa việc ùn tắc tại các góc cua hoặc lối đi hẹp.
• Kiểm soát xuất kho nghiêm ngặt theo lô, hạn dùng (FIFO/FEFO): Đảm bảo nhân viên luôn lấy đúng lô hàng cũ hoặc cận hạn dùng ra trước, tránh tình trạng hàng cận date bị bỏ quên ở sâu trong góc kệ.

6. Tối ưu lộ trình và kiểm soát xuất kho với AMIS Kho hàng

Thay vì in danh sách giấy tờ rời rạc hoặc để nhân viên tự nhớ vị trí hàng hóa trong đầu, phần mềm AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp số hóa toàn diện khâu lấy hàng và điều phối xuất kho:

• Quản lý vị trí kho thông minh theo Dãy – Tầng – Kệ: Sơ đồ kho trực quan giúp nhân viên xác định chính xác vị trí lưu trữ thực tế của từng mã hàng, rút ngắn cự ly di chuyển và loại bỏ hoàn toàn thời gian tìm kiếm lòng vòng.
• Kiểm soát hàng hóa đa tiêu chí khi nhặt hàng: Theo dõi chi tiết theo mã hàng, đơn vị tính, quy cách đóng gói, mã vạch/QR code, số lô và hạn sử dụng. Nhân viên nhanh chóng xác định đúng sản phẩm, đúng lô cần xuất trước khi bàn giao đóng gói, tránh soạn nhầm đơn.

• Hỗ trợ xuất kho linh hoạt theo nguyên tắc FIFO/FEFO: Hệ thống tự động chỉ dẫn lấy các lô hàng nhập trước hoặc cận hạn dùng xuất trước, ngăn ngừa rủi ro hàng tồn kho bị quá hạn, suy giảm chất lượng.
• Cập nhật số liệu tồn kho theo thời gian thực: Mọi thao tác xuất kho lấy hàng đều được ghi nhận ngay lập tức, đảm bảo số liệu trên phần mềm luôn khớp 100% với thực tế tại kho bãi, không lo đứt hàng ảo.

• Liên thông liền mạch với Bán hàng và Kế toán: Đồng bộ đơn hàng từ bộ phận kinh doanh và hạch toán tự động sang kế toán ngay khi xuất kho thành công, loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu thủ công trùng lặp.

Nhận tư vấn miễn phí

Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS Kho hàng như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu KingFish, Công ty cổ phần XNK May Hải Anh, Công ty cổ phần TICO Việt Nam, Công ty TNHH Mira Tav… và nhiều doanh nghiệp khác.

Kết luận

Hiểu đúng Picking là gì và lựa chọn phương pháp lấy hàng phù hợp là nền tảng giúp doanh nghiệp tiết kiệm đến một nửa chi phí nhân công kho và rút ngắn thời gian giao hàng tới tay khách. Việc ứng dụng giải pháp công nghệ chuyên biệt như AMIS Kho hàng sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình soạn hàng, hạn chế thất thoát và nâng cao năng lực phục vụ đơn hàng vượt trội.