Bài toán chi phí nhân sự trong thời kỳ khủng hoảng: Giảm lương hay sa thải nhân sự?

Cùng với tác động của đại dịch Covid-19, nền kinh tế toàn thế giới đang phải gánh chịu áp lực khổng lồ. Để có thể bước ra khỏi cơn khủng hoảng, các doanh nghiệp tại Việt Nam và cả trên thế giới đã áp dụng nhiều biện pháp như cải thiện quy trình vận hành, thay đổi chiến lược kinh doanh, thậm chí cắt giảm chi phí nhân sự.

Vậy cắt giảm chi phí như thế nào là đúng? Nên giảm lương thưởng hay giảm số lượng nhân sự? Để có câu trả lời chính xác, hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu qua thử nghiệm thực tế của các chuyên gia hàng đầu và Harvard Business School (HBS) ngay sau đây.

1. Thử nghiệm cắt giảm chi phí nhân sự của HBS

1.1 Bài toán thử nghiệm của HBS

Năm 2016, Giáo sư khoa Quản trị kinh doanh của HBS – Stanton đã cùng đồng nghiệp thực hiện thử nghiệm cắt giảm chi phí nhân sự trên 2033 nhân viên kinh doanh. Họ được chia thành các nhóm và phụ trách bán các sản phẩm khác nhau của một công ty đồ điện tử.

Nhóm 1- Những nhân viên kinh doanh sản phẩm phổ thông:

• Mức thu nhập trung bình so với thị trường. 
• Bị khấu trừ 18% tiền hoa hồng trên mỗi đơn hàng. 

Khi nhận được thông báo bị cắt giảm hoa hồng, họ có phản ứng như sau:

• Những nhân viên ưu tú của nhóm 1 (thu nhập cao hơn 20-25% so với nhân viên bình thường) phản kháng. 
• 28% nhân sự nghỉ việc

Hậu quả: 5 tháng liên tiếp công ty bị sụt giảm doanh thu, cụ thể là 6%.

Nhóm 2 – Những nhân viên phụ trách bán những sản phẩm cấp cao:

• Mức thu nhập cao hơn rất nhiều so với mặt bằng chung. 
• Công ty cũng đưa ra mức cắt giảm hoa hồng tương tự như nhóm 1 – 18%.

Kết quả: Không nhân sự nào phản kháng hay có quyết định nghỉ việc. Một số còn cố gắng làm nhiều hơn, bỏ ra nhiều công sức hơn để bù đắp khoản tiền hoa hồng bị cắt giảm.

1.2 Thấy gì từ kết quả thử nghiệm của HBS?

Sau khi thử nghiệm, các chuyên gia đã rút ra kết luận: 

Với giải pháp cắt giảm lương thưởng: 

Doanh nghiệp chỉ nên áp dụng phương án này nếu những đãi ngộ của công ty đang ở mức cao hơn thị trường. Vì dù có cắt giảm thì cũng không ảnh hưởng quá nhiều đến mức thu nhập của nhân viên. Họ có thể vẫn chấp nhận được và tiếp tục làm việc, cống hiến cho công ty.

Nếu doanh nghiệp hoạt động trong một số lĩnh vực có nhu cầu tuyển dụng thấp thì phương án này lại càng có tác dụng hơn. Một số công việc thuộc các ngành như địa chất, khai khoáng…. có thị trường lao động không quá mạnh. Điều này khiến người lao động có tâm lý trung thành hơn với công ty hiện tại.

Với giải pháp cắt giảm nhân sự: 

Nếu doanh nghiệp có mức đãi ngộ trung bình, hoạt động trong lĩnh vực phổ biến, thị trường rộng lớn, việc làm nhiều như Marketing, nhân viên sale… thì có thể cân nhắc giải pháp cắt giảm nhân sự. Cách làm này là để giữ lại nhân viên ưu tú, chia tay những nhân viên năng lực còn yếu, chưa phù hợp và hạn chế tình trạng chảy máu chất xám doanh nghiệp.

Nhà quản lý cần nắm rõ tình hình, hiểu rõ tình huống của doanh nghiệp để đưa ra phương án cắt giảm chi phí tối ưu nhất mà không ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh cũng như mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Cùng chuyên gia giải bài toán Tối ưu giai đoạn suy thoái tại sự kiện miễn phí sau

Đăng ký ngay TẠI ĐÂY

2. Làm sao để giảm lương, cắt người cho đúng?

Làm sao để cắt giảm nhân lực, lương thưởng một cách minh bạch, công bằng và vẫn đảm bảo sự hài lòng của cả người ở và người đi là một bài toán khó đối với các nhà quản trị. Dưới đây là một số lời khuyên từ chuyên gia về cắt giảm chi phí nhân lực trong giai đoạn kinh tế suy thoái.

2.1 Giảm lương thưởng

Một quan điểm rất hay của Giáo sư Itay Goldstein – Trường kinh doanh Wharton về việc giảm lương nhân viên như sau:

“Cắt giảm lương thưởng nhân sự cần bắt đầu từ vị trí cao nhất, có nghĩa là nó bắt đầu từ vị trí CEO, lãnh đạo.”

Khi cấp trên là những người đầu tiên bị hạ lương, nhân sự sẽ thấu hiểu với tổ chức, họ cũng sẽ tôn trọng doanh nghiệp, từ đó xây dựng lòng trung thành để cùng doanh nghiệp vượt qua khó khăn.

Sau lãnh đạo, quản lý và nhân viên sẽ là những người tiếp theo bị giảm lương. Việc cắt giảm lương thưởng cần được tính toán và phân chia theo cơ cấu thu nhập, vị trí họ làm việc để tránh nảy sinh tâm lý đố kỵ.

Ví dụ: Vị trí Giám đốc, Trưởng phòng, Nhân viên… đều cùng bị cắt giảm 30% thì chắc chắn nhân viên sẽ không hài lòng vì rõ ràng lương của họ thấp hơn Giám đốc, trưởng phòng nhưng lại bị giảm một mức giống nhau.

Các chuyên gia cho rằng, doanh nghiệp không nhất thiết phải phân chia quá tách biệt mức thu nhập. Điều quan trọng là cần minh bạch, có sự công bằng và nên làm tốt hoạt động truyền thông đến toàn thể cán bộ công nhân viên để mọi người cùng hiểu vấn đề và đón nhận nó.

2.2 Sa thải nhân viên tạm thời

Sa thải nhân viên tạm thời là trường hợp nhân sự bị cắt giảm công việc, lương thưởng nhưng vẫn thuộc biên chế của công ty, hưởng đầy đủ bảo hiểm xã hội. Nếu doanh nghiệp có thể phát triển trở lại thì nhân sự bị sa thải tạm thời này có thể quay lại làm việc như bình thường. Ngoài ra, họ cũng có thể đi tìm công việc mới nếu không còn muốn gắn bó với tổ chức.

Lợi ích của sa thải tạm thời: 

• Sa thải tạm thời giúp doanh nghiệp hồi phục nhanh hơn khi cơn khủng hoảng qua đi. Đây là điều các chuyên gia rút ra được sau cuộc suy thoái năm 2008. Khi khủng hoảng diễn ra, doanh nghiệp sa thải lượng lớn nhân viên. Tuy nhiên khi nền kinh tế phục hồi, nhiều ghi nhận cho thấy các công ty bị thiếu hụt nguồn nhân lực.
• Sa thải tạm thời cũng có tính linh hoạt cao. Ví dụ như nếu kinh tế không có dấu hiệu khởi sắc thì doanh nghiệp có thể ra quyết định sa thải hoàn toàn những nhân viên đang bị sa thải tạm thời. Dù sẽ có những xung đột, những vấn đề về chi phí bồi thường nhưng nó cũng sẽ thấp hơn so với chi phí cơ hội, chi phí cho lương thưởng, bảo hiểm… phải trả cho nhân viên. Và nó được đánh giá là 1 giải pháp tối ưu nhất cho doanh nghiệp trong giai đoạn khủng hoảng.
• Có thể áp dụng sa thải xoay vòng. Doanh nghiệp sa thải tạm thời một nhóm trong 1 khoảng thời gian nhất định. Sau đó họ sẽ quay lại đi làm và những nhân viên ở nhóm khác sẽ tạm thời ở nhà. Phương án này giúp giảm chi phí vận hành doanh nghiệp và vẫn đảm bảo lương cho nhân viên trong thời kỳ khó khăn.

Tại Việt Nam, hình thức này chưa thực sự phổ biến vì những rào cản liên quan đến pháp luật và cả bản thân nhân sự. Vậy nên nhà quản trị cần cân nhắc thật kỹ trước khi ra quyết định có áp dụng hình thức này trong giai đoạn kinh tế đang khó khăn như hiện nay hay không.

2.3 Sa thải nhân viên

Rebecca Knight – Giảng viên trường Đại học Wesleyan nhận định rằng yếu tố cảm xúc đóng vai trò quan trọng trong sa thải nhân viên, đặc biệt là trong giai đoạn khủng hoảng kinh tế.

Nếu số lượng nhân sự bị sa thải ít: 

• Trước hết, nhà quản trị cần gặp mặt trực tiếp và trao đổi với họ. Hãy sử dụng ngôn ngữ có sự cảm thông để đưa ra quyết định của mình. Ngoài ra, nhà quản trị cũng cần nhấn mạnh sa thải là việc không ai mong muốn, là trường hợp bất khả kháng, do nền kinh tế chứ không phải do nhân viên làm không tốt.
• Doanh nghiệp có thể cung cấp cho nhân viên sự hỗ trợ như: 1 khoản phụ cấp, hỗ trợ giới thiệu việc làm với đối tác, bạn bè. Việc trao đổi thẳng thắn, trực tiếp thể hiện sự tôn trọng của công ty và nhân viên có thể hiểu, từ đó dễ dàng chấp nhận.

Với số lượng nhân viên bị sa thải lớn: 

Nếu cần sa thải số lượng nhân sự thì hãy tiến hành càng sớm càng tốt để tránh những tin đồn, đồng thời không gây ảnh hưởng tâm lý đến những  người ở lại và ra đi. Một số việc mà ban lãnh đạo nên làm cho trong giai đoạn này như sau:

• Nhận trách nhiệm về phía công ty, khẳng định việc sa thải không phải do năng lực của nhân viên.
• Xin lỗi vì giải pháp này và để họ hiểu quyết định này lựa chọn tốt nhất ở thời điểm hiện tại.
• Cảm ơn nhân sự đã đồng hành cùng công ty và chia sẻ rõ ràng những hỗ trợ, bồi thường mà người lao động nhận được sau khi bị sa thải.

Mặc dù thông báo sa thải có thể gây ra nhiều ý kiến trái chiều và chắc chắn không phải ai cũng sẽ thấu hiểu và đồng cảm cho quyết định của ban lãnh đạo. Tuy nhiên bạn hãy làm đúng luật, thể hiện sự minh bạch, công bằng và không quên sự quan tâm,  cảm thông đến nhân sự của mình.

Vậy nên điều quan trọng là doanh nghiệp cần hiểu rõ thị trường, tình huống đang gặp phải và cần có giải pháp sa thải nhân sự hợp tình, hợp lý để tránh gặp phải những tranh chấp, xung đột không đáng có.

3. Ứng dụng MISA AMIS HRM giúp tối ưu chi phí nhân sự

Để tối ưu chi phí quản lý nhân sự trong thời kỳ khủng hoảng, doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM.

Nếu như trước đây để quản lý số lượng lớn nhân sự trên 100, doanh nghiệp cần có vị trí khác nhau trong phòng HR để làm các nhiệm vụ như: Chấm công, tính lương, quản lý thông tin, quan hệ lao động, tuyển dụng…. thì với MISA AMIS HRM, số lượng HR có thể được tối ưu, từ đó tiết kiệm chi thuê nhân viên trong khi vẫn đảm bảo năng suất hoạt động của phòng nhân sự. 

Phần mềm MISA AMIS HRM giúp doanh nghiệp:

• Tự động hóa quy trình tuyển dụng nhân sự, nâng cao trải nghiệm của ứng viên khi tham gia ứng tuyển, phỏng vấn tại công ty.
• Lưu trữ và quản lý hồ sơ online, giúp tiết kiệm chi phí in ấn, mua tủ hồ sơ, đồng thời tránh tình trạng mất/thất lạc hồ sơ.
• Tự động quy trình chấm công với đa dạng hình thức, HR chỉ cần theo dõi và xuất dữ liệu bảng lương nhanh chóng, không cần làm trên excel tốn thời gian.
• Tự động trừ các khoản trấu trừ theo quy định, tính lương đơn giản và dễ dàng hơn.

Với MISA AMIS HRM, doanh nghiệp có thể giảm số lượng HR từ 5 xuống 3 người, tiết kiệm được rất nhiều chi phí thuê nhân viên cùng nhiều chi phí khác. Đến nay, phần mềm AMIS đã được nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin dùng, điển hình như: Đại học Hoa Sen, Trống Đồng Palace, IVY moda….

4. Kết luận

Cắt giảm chi phí là bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp và nó còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: Thị trường, thực trạng công ty, cơ hội trong ngành,… Mỗi trường hợp sẽ có một lời giải khác nhau. Điều quan trọng nhất là ở tầm nhìn và tư duy của người lãnh đạo. Chính họ sẽ quyết định sự thành công, thất bại của một doanh nghiệp.