[Tải miễn phí] Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền cho doanh nghiệp

Để bộ phận kế toán đồng ý chi tiền cho bất kỳ nhu cầu nào, các phòng ban hoặc cá nhân bắt buộc phải nộp mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền. Vậy thủ tục ghi giấy đề nghị chi như thế nào là chính xác, đúng quy định? Tất cả sẽ được MISA AMIS chia sẻ ngay dưới đây.

I. Tờ trình đề nghị thanh toán tiền là gì?

Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền là một trong những văn bản đã được sử dụng phổ biến hiện nay tại nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp. 

Đây là mẫu giấy dùng trong những trường hợp đề nghị thanh toán một khoản chi phí dùng trong mục đích chung của tập thể. Ví dụ, một doanh nghiệp luôn cần mua sắm thiết bị văn phòng phẩm, máy móc hoặc chi phí đi công tác, tiếp đãi khách hàng… Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền cho phép người lao động có thể lấy lại các khoản đã chi từ cơ quan.

Hiện nay có 03 loại giấy đề nghị thanh toán được sử dụng phổ biến đó là: Giấy đề nghị thanh toán( hay còn gọi với tên gọi khác là giấy đề nghị tạm ứng tiền) theo các hợp đồng giữa các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong các lĩnh vực như đầu tư, kinh doanh; Giấy đề nghị thanh toán thường sẽ có mẫu C37-HD ban hành kèm theo thông tư 107 dùng trong bộ phận kế toán của đơn vị hành chính. Giấy đề nghị thanh toán sẽ có mẫu 05-TT được ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC dùng trong kế toán của những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. 

Cần lưu ý, giấy đề nghị thanh toán chỉ có giá trị hợp lệ cho những công việc phục vụ cho hoạt động chung của tập thể mà có sự đồng ý, chỉ đạo của cấp trên. Trong trường hợp chưa có sự phê duyệt thì đề nghị thanh toán sẽ bị vô hiệu, người lao động sẽ không được kế toán thanh toán khoản tiền mà mình đã chi trả.

II. Khi nào người lao động cần làm giấy đề nghị thanh toán 

Trong quá trình làm việc hay đi công tác, các cá nhân thường xuyên phát sinh những hoạt động cần sử dụng khoản chi phí của cơ quan, doanh nghiệp. Tuy nhiên, để đảm bảo tiến độ công việc và linh hoạt trước những tình huống khác nhau mà cá nhân người lao động thường tạm ứng trước để thực hiện thanh toán.

Đối với doanh nghiệp, giấy đề nghị thanh toán không nằm trong loại chứng từ được xét duyệt chi phí hợp lệ trước cơ quan thuế. Thế nhưng, đề nghị thanh toán tiền là một trong những thủ tục nội bộ thường xuyên phát sinh và bắt buộc phải thực hiện.

Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền được áp dụng chủ yếu trong những trường hợp dưới đây: 

• Người lao động đã chi nhưng vẫn chưa được kế toán thanh toán hoặc là tạm ứng.
• Tổng hợp các khoản đã chi và đính kèm theo chứng từ nếu có.
• Làm thủ tục thanh toán, cần căn cứ vào thanh toán và ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán. 

III. Nội dung mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền 

Mẫu đề nghị thanh toán cần ghi rõ những thông tin cơ bản dựa theo mẫu đơn Bộ tài chính đã ban hành tại thông tư. Chúng bao gồm tên đơn vị, cơ quan, tổ chức, thời gian (ngày tháng năm cụ thể), tên, chức vụ, bộ phận của người gửi và người nhận đề nghị thanh toán. 

Trong đó, nội dung yêu cầu thanh toán, mục đích đã chi tiền cùng số tiền kế toán cần thanh toán cần được trình bày rõ ràng, minh bạch. Mẫu tờ trình cũng sẽ đính kèm chữ ký của những người liên quan như người đề nghị, kế toán trưởng và người duyệt trước khi người làm đơn nhận lại tiền.

Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền có cấu trúc đơn giản, người lao động có thể dễ dàng hoàn thiện để gửi kế toán trưởng, giám đốc hoặc người xét duyệt chi như sau: 

• Phía góc trên bên trái của tờ trình ghi tên đơn vị, bộ phận
• Ghi đầy đủ các nội dung bao gồm: họ tên, địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số tiền cần đề nghị thanh toán (bắt buộc viết bằng số và bằng chữ)
• Nội dung thanh toán: Ghi rõ nội dung, mục đích sử dụng chi phí phục vụ công việc nào
• Bổ sung số lượng, đính kèm những chứng từ thanh toán liên quan nếu có

TẢI MIỄN PHÍ MẪU TỜ TRÌNH ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TIỀN TẠI ĐÂY

IV. Quy trình thanh toán diễn ra như thế nào?

Quy trình thanh toán sau khi bộ phận kế toán nhận mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền bao gồm 5 bước:

• Bước 1 – Người lao động lập phiếu để đề nghị thanh toán

Người lao động có nhu cầu thanh toán những khoản đã chi phải chuẩn bị đầy đủ các bộ chứng từ phù hợp để đề nghị thanh toán như đã nêu trên:

• • Tờ trình đề nghị thanh toán
  • Các chứng từ bản gốc được đính kèm cùng với 1 bản sao của hóa đơn, biên bản giao nhận,…
  • Hợp đồng
  • Một số chứng từ đi kèm khác (nếu có)

Người lao động sau khi lập phiếu xong sẽ trình lên quản lý trực tiếp phê duyệt và gửi lại cho bộ phận kế toán mẫu phiếu đề nghị khi đã được quản lý trực tiếp đồng ý.

>> [Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

• Bước 2 – Tiếp nhận và kiểm tra tính chính xác của chứng từ thanh toán

Kế toán có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý của mọi giấy tờ. Nếu hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện thì sẽ đưa lên cho kế toán trưởng ký duyệt. Nếu không, tờ trình sẽ được trả về người lao động kèm theo lý do hoàn trả.

• Bước 3 – Duyệt đề nghị thanh toán

Phiếu đề nghị thanh toán được kế toán trưởng ký duyệt cần tiếp tục trình lên ban giám đốc. Tại bước này, nếu không được giám đốc duyệt, kế toán sẽ ghi rõ lý do từ chối và hoàn trả lại phiếu cho người lao động có nhu cầu thanh toán.

Nếu được thông qua, kế toán sẽ dựa vào nội dung đã ghi trên phiếu đề nghị thanh toán để lập phiếu và hạch toán.

• Bước 4 – Lập phiếu chi, ủy nhiệm chi

Ở bước này, kế toán lập phiếu và ủy nhiệm chi sau đó sẽ để đưa lên cho kế toán trưởng ký và duyệt, giám đốc ký duyệt rồi tiếp theo sẽ gửi phiếu chi đến thủ quỹ để nhận tiền. 

• Bước 5 – Thu và tiến hành chi tiền

Căn cứ vào phiếu thu, chi đã được duyệt bởi giám đốc, kế toán thực hiện việc thu, chi và ghi thông tin vào sổ sách.

• • Phiếu thu và phiếu chi sẽ được lập trong 3 liên bao gồm có thủ quỹ, kế toán và người thanh toán
  • Ủy nhiệm chi phải được ký và đóng dấu xác nhận
  • Kế toán của ngân hàng sẽ bắt đầu chuyển ủy nhiệm chi tới ngân hàng để tiến hành công việc thanh toán
  • Ngân hàng sẽ thông báo nợ vào tài khoản
  • Kế toán tiến hành lập phiếu báo nợ

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý quy trình tự động, chuẩn hóa tốt nhất cho doanh nghiệp 

• Bước 6 – Đối soát, kiểm tra số liệu và tiến hành báo cáo

Kế toán doanh nghiệp phải bắt buộc đối chiếu sổ sách với thủ quỹ thông qua sổ quỹ, từ đó lưu lại những chứng từ đã qua đối chiếu. Kế toán của ngân hàng bắt buộc cũng phải đối chiếu lại với cuốn sổ phụ trong ngân hàng. Thủ quỹ sẽ có nhiệm vụ báo cáo lại tồn quỹ vào cuối mỗi ngày lên giám đốc và kế toán trưởng theo như yêu cầu.

• Bước 7 – Lưu lại toàn bộ hồ sơ

Kế toán sẽ có trách nhiệm lưu lại toàn bộ hóa đơn cũng như các chứng từ đính kèm liên quan đến việc thanh toán.

Căn cứ vào chính sách, quy định chung hoặc quyết định trực tiếp của ban lãnh đạo, kế toán lập phiếu chi đính kèm theo là giấy đề nghị thanh toán và chuyển chúng cho thủ quỹ làm hoàn thành các thủ tục xuất quỹ.

MISA AMIS Quy trình – Giải pháp tự động hóa quy trình làm việc liên phòng ban, tăng năng suất và phục vụ khách hàng hiệu quả

V. Kết luận

Như vậy, bài viết trên đã cung cấp đầy đủ các thông tin về những lưu ý, cách lập mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền. MISA AMIS mong rằng các doanh nghiệp đã biết cách để lập tờ trình thanh toán chuẩn xác và sử dụng một cách hiệu quả, đúng quy trình nhất.