[Tải miễn phí] Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền cho doanh nghiệp

Để bộ phận kế toán đồng ý chi tiền cho bất kỳ nhu cầu nào, các phòng ban hoặc cá nhân bắt buộc phải nộp mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền. Vậy thủ tục ghi giấy đề nghị chi như thế nào là chính xác, đúng quy định? Tất cả sẽ được MISA AMIS chia sẻ ngay dưới đây.

1. Tờ trình đề nghị thanh toán tiền là gì?

Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền là một trong những văn bản đã được sử dụng phổ biến hiện nay tại nhiều cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp. 

Đây là mẫu giấy dùng trong những trường hợp đề nghị thanh toán một khoản chi phí dùng trong mục đích chung của tập thể.

Ví dụ, một doanh nghiệp luôn cần mua sắm thiết bị văn phòng phẩm, máy móc hoặc chi phí đi công tác, tiếp đãi khách hàng… Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền cho phép người lao động có thể lấy lại các khoản đã chi từ cơ quan.

Hiện nay có 03 loại giấy đề nghị thanh toán được sử dụng phổ biến đó là:

• Giấy đề nghị thanh toán( hay còn gọi với tên gọi khác là giấy đề nghị tạm ứng tiền) theo các hợp đồng giữa các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân trong các lĩnh vực như đầu tư, kinh doanh;
• Giấy đề nghị thanh toán thường sẽ có mẫu C37-HD ban hành kèm theo thông tư 107 dùng trong bộ phận kế toán của đơn vị hành chính.
• Giấy đề nghị thanh toán sẽ có mẫu 05-TT được ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC dùng trong kế toán của những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. 

Cần lưu ý, giấy đề nghị thanh toán chỉ có giá trị hợp lệ cho những công việc phục vụ cho hoạt động chung của tập thể mà có sự đồng ý, chỉ đạo của cấp trên. Trong trường hợp chưa có sự phê duyệt thì đề nghị thanh toán sẽ bị vô hiệu, người lao động sẽ không được kế toán thanh toán khoản tiền mà mình đã chi trả.

2. Khi nào người lao động cần làm giấy đề nghị thanh toán 

Trong quá trình làm việc hay đi công tác, các cá nhân thường xuyên phát sinh những hoạt động cần sử dụng khoản chi phí của cơ quan, doanh nghiệp.

Tuy nhiên, để đảm bảo tiến độ công việc và linh hoạt trước những tình huống khác nhau mà cá nhân người lao động thường tạm ứng trước để thực hiện thanh toán.

Đối với doanh nghiệp, giấy đề nghị thanh toán không nằm trong loại chứng từ được xét duyệt chi phí hợp lệ trước cơ quan thuế. Thế nhưng, đề nghị thanh toán tiền là một trong những thủ tục nội bộ thường xuyên phát sinh và bắt buộc phải thực hiện.

Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền được áp dụng chủ yếu trong những trường hợp dưới đây: 

• Người lao động đã chi nhưng vẫn chưa được kế toán thanh toán hoặc là tạm ứng
• Tổng hợp các khoản đã chi và đính kèm theo chứng từ nếu có
• Làm thủ tục thanh toán, cần căn cứ vào thanh toán và ghi chép đầy đủ vào sổ kế toán

Xem thêm: Tải mẫu giấy uỷ quyền giải quyết công việc bản mới nhất 2024

3. Nội dung mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền 

Mẫu đề nghị thanh toán cần ghi rõ những thông tin cơ bản dựa theo mẫu đơn Bộ tài chính đã ban hành tại thông tư.

Chúng bao gồm tên đơn vị, cơ quan, tổ chức, thời gian (ngày tháng năm cụ thể), tên, chức vụ, bộ phận của người gửi và người nhận đề nghị thanh toán. 

Trong đó, nội dung yêu cầu thanh toán, mục đích đã chi tiền cùng số tiền kế toán cần thanh toán cần được trình bày rõ ràng, minh bạch.

Mẫu tờ trình cũng sẽ đính kèm chữ ký của những người liên quan như người đề nghị, kế toán trưởng và người duyệt trước khi người làm đơn nhận lại tiền.

Mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền có cấu trúc đơn giản, người lao động có thể dễ dàng hoàn thiện để gửi kế toán trưởng, giám đốc hoặc người xét duyệt chi như sau: 

• Phía góc trên bên trái của tờ trình ghi tên đơn vị, bộ phận
• Ghi đầy đủ các nội dung bao gồm: họ tên, địa chỉ (đơn vị, bộ phận) và số tiền cần đề nghị thanh toán (bắt buộc viết bằng số và bằng chữ)
• Nội dung thanh toán: Ghi rõ nội dung, mục đích sử dụng chi phí phục vụ công việc nào
• Bổ sung số lượng, đính kèm những chứng từ thanh toán liên quan nếu có

[TẢI MIỄN PHÍ] Trọn bộ 55 Mẫu giấy tờ Quản lý thông tin nhân sự bằng Excel

4. Tải mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất

4.1. Tải mẫu đề nghị thanh toán theo thông tư 200

4.2. Tải mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 133

4.3. Tải mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 107

5. Quy trình thanh toán diễn ra như thế nào?

Quy trình thanh toán sau khi bộ phận kế toán nhận mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền bao gồm 5 bước:

• Bước 1 – Người lao động lập phiếu để đề nghị thanh toán

Người lao động có nhu cầu thanh toán những khoản đã chi phải chuẩn bị đầy đủ các bộ chứng từ phù hợp để đề nghị thanh toán như đã nêu trên:

• • Tờ trình đề nghị thanh toán
  • Các chứng từ bản gốc được đính kèm cùng với 1 bản sao của hóa đơn, biên bản giao nhận,…
  • Hợp đồng
  • Một số chứng từ đi kèm khác (nếu có)

Người lao động sau khi lập phiếu xong sẽ trình lên quản lý trực tiếp phê duyệt và gửi lại cho bộ phận kế toán mẫu phiếu đề nghị khi đã được quản lý trực tiếp đồng ý.

>> [Tải miễn phí] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

• Bước 2: Trưởng bộ phận (TBP) xem xét đề nghị
  • Trưởng bộ phận sẽ kiểm tra, đánh giá và đưa ra quyết định đồng ý hoặc từ chối.
  • Nếu từ chối, quy trình kết thúc tại đây. Nếu đồng ý, đề nghị được chuyển tiếp sang bộ phận kế toán.

• Bước 3: Kế toán văn phòng (VP)/trung tâm (TT) xem xét đề nghị
  • Bộ phận kế toán tiến hành kiểm tra các thông tin tài chính và tính hợp lệ của hồ sơ đề nghị.
  • Nếu từ chối, quy trình quay lại để sửa đổi hoặc kết thúc. Nếu đồng ý, hồ sơ tiếp tục được chuyển lên cấp cao hơn.

• Bước 4: Phụ trách kế toán VP duyệt đề nghị
  • Phụ trách kế toán sẽ duyệt hoặc từ chối dựa trên việc kiểm tra sâu hơn về tính phù hợp và hợp lệ.
  • Nếu từ chối, quy trình có thể kết thúc hoặc yêu cầu điều chỉnh. Nếu đồng ý, đề nghị sẽ được gửi lên cấp Giám đốc.

• Bước 5: Giám đốc VP/TT/Chánh VP hoặc Giám đốc vận hành duyệt đề nghị
  • Đây là bước phê duyệt cuối cùng trong quy trình, nơi Giám đốc quyết định chấp nhận hoặc từ chối dựa trên sự phê duyệt từ các bước trước.
  • Nếu đồng ý, quy trình kết thúc thành công với việc phê duyệt thanh toán.

>> Xem thêm: Phần mềm quản lý quy trình tự động, chuẩn hóa tốt nhất cho doanh nghiệp 

6. Kết luận

Như vậy, bài viết trên đã cung cấp đầy đủ các thông tin về những lưu ý, cách lập mẫu tờ trình đề nghị thanh toán tiền. MISA AMIS mong rằng các doanh nghiệp đã biết cách để lập tờ trình thanh toán chuẩn xác và sử dụng một cách hiệu quả, đúng quy trình nhất.