Cách tính giờ làm việc theo ca trong Excel – Chính xác nhất

Những quy định mới về thời gian làm việc theo ca của người lao động trong Bộ Luật lao động năm 2019 sẽ bắt đầu có hiệu lực kể từ ngày 01/01/2021. Theo đó, như thế nào được xem là ca làm việc và khi tính giờ làm việc theo ca, nhà quản trị nhân sự cần lưu ý những vấn đề gì? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu chi tiết thông qua bài viết dưới đây.

TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Làm việc theo ca là gì?

Ca làm việc được xem là khoảng thời gian làm việc của người lao động từ khi bắt đầu nhận nhiệm vụ cho đến khi kết thúc và bàn giao nhiệm vụ cho người khác, bao gồm cả thời gian nghỉ giữa giờ.

Làm việc theo ca là việc tổ chức làm việc trong đó có ít nhất 2 người hoặc 2 nhóm người thay phiên nhau làm việc trên cùng một vị trí, tính trong thời gian 01 ngày (24 giờ liên tục).

2. Các yếu tố ảnh hưởng tới việc tính giờ làm việc theo ca

• Số ca làm việc trong ngày: Thường là 2 ca hoặc 3 ca.
• Thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi ca: Tùy thuộc vào đặc thù công việc và quy định của doanh nghiệp.
• Thời gian nghỉ giữa ca: Thường là 30 phút đến 1 giờ.
• Thời gian làm thêm giờ: Nếu có, sẽ được tính riêng và có hệ số nhân cao hơn.
• Các ngày nghỉ: Ngày nghỉ lễ, ngày nghỉ hàng tuần, ngày nghỉ phép.

3. Quy định của pháp luật về tính giờ làm thêm, tăng ca

Dưới đây là những quy định và hướng dẫn cách tính giờ làm thêm, làm việc vào ban đêm theo quy định của pháp luật bao gồm: Bộ luật lao động, Nghị định 05/2015/NĐ-CP, Thông tư 23/2015/TT-BLĐTBXH

3.1 Tính giờ làm việc thêm vào ca ngày

Theo quy định tại khoản 1 Điều 106 của BLLĐ năm 2012:

“Làm thêm giờ là khoảng thời gian người lao động được phép làm việc ngoài giờ làm việc bình thường được quy định trong pháp luật, thoả ước lao động tập thể hoặc theo một số nội quy lao động.”

Chính vì thế, nhà quản trị cần xác định rõ thời gian làm việc theo quy định của nhân viên là nằm trong khung giờ nào. Nếu nhân viên làm việc ngoài khoảng thời gian đó, bất kể là trước hay sau ca chính, đều sẽ được tính là làm thêm giờ.

Người lao động được trả lương theo giờ khi làm thêm như vậy sẽ được nhận một khoản tiền lương làm thêm giờ. Công thức tính như sau:

Trong đó:

• Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường = Tiền lương thực trả của tuần/tháng mà người lao động làm thêm giờ/Tổng số giờ thực tế làm việc tương ứng trong mỗi tháng hoặc tuần người lao động làm thêm giờ (không quá số ngày làm việc bình thường trong tháng và số giờ làm việc bình thường trong 1 ngày, 1 tuần theo quy định của pháp luật).
• Mức tối thiểu 150% áp dụng khi người lao động làm thêm giờ trong ngày làm việc bình thường.
• Mức tối thiểu 200% áp dụng khi người lao động làm thêm giờ trong ngày nghỉ hàng tuần.
• Mức tối thiểu 200% áp dụng khi người lao động làm thêm giờ trong ngày nghỉ hàng tuần.
• Mức tối thiểu 300% áp dụng khi người lao động làm thêm giờ trong ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương.

3.2 Tính giờ làm việc thêm vào ca đêm

Đối với người lao động hưởng lương chế độ quy định theo thời gian, tiền lương làm thêm giờ vào ban đêm được tính như sau:

Tiền lương làm thêm giờ ban đêm = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 150% (hoặc 200% nếu là ngày nghỉ, 300% nếu là ngày lễ, Tết) + Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 30% + 20% x Tiền lương giờ vào ban ngày của một ngày làm việc bình thường hoặc của các ngày nghỉ hằng tuần, ngày lễ, tết, ngày nghỉ có chế độ hưởng lương x Số giờ làm thêm vào ban đêm.

Trong đó:

Tiền lương giờ vào ban ngày của một ngày làm việc bình thường hoặc của các ngày nghỉ hằng tuần hoặc của ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có chế độ hưởng lương được tính như sau:

• Bằng ít nhất 100% số tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường (trường hợp ngày làm việc bình thường và NLĐ không làm thêm giờ vào ban ngày của ngày đó)
• Bằng ít nhất 150% số tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường (trường hợp  ngày làm việc bình thường  và NLĐ có làm thêm giờ vào ban ngày của ngày đó)
• Bằng ít nhất 200% số tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường (trường hợp đó là ngày nghỉ hàng tuần)
• Bằng ít nhất 300% số tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường (trường hợp đó là ngày nghỉ lễ, tết, ngày nghỉ có chế độ hưởng lương)

3.3 Tính giờ làm việc thêm vào ngày nghỉ

Nếu trường hợp người lao động làm việc vào các ngày nghỉ hàng tuần, tiền lương làm thêm giờ sẽ được tính như sau

• NLĐ làm thêm giờ ban ngày:

Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x ít nhất 200% x Số giờ làm thêm

• NLĐ làm thêm giờ ban đêm:

Tiền lương làm thêm giờ ban đêm = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 200% + Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường  x Mức ít nhất 30% +20% x 200% x Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Số giờ làm thêm vào ban đêm.

có nghĩa là:

Tiền lương làm thêm giờ ban đêm = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 270% x Số giờ làm thêm vào ban đêm.

3.4 Tính giờ làm việc thêm vào ngày lễ, Tết

Nếu người lao động làm thêm vào các ngày lễ, Tết, ngày nghỉ có hưởng lương,  tiền lương làm thêm giờ sẽ được tính như sau:

• NLĐ làm thêm giờ ban ngày

Tiền lương làm thêm giờ = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x ít nhất 300% x Số giờ làm thêm

• NLĐ làm thêm giờ ban đêm

Tiền lương làm thêm giờ ban đêm = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 300% + Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường  x Mức ít nhất 30% +20% x 300% x Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Số giờ làm thêm vào ban đêm.

có nghĩa là:

Tiền lương làm thêm giờ ban đêm = Tiền lương giờ thực trả vào ngày làm việc bình thường x Mức ít nhất 390% x Số giờ làm thêm vào ban đêm.

Có thể thấy, quy định về cách tính tiền lương làm thêm giờ khá phức tạp và mỗi trường hợp khác nhau lại có một cách tính riêng. Để dễ theo dõi và phân biệt các trường hợp tính tiền lương làm thêm giờ, nhà quản trị có thể áp dụng công thức đã được tính toán chính xác trong bảng sau:

4. 2 Cách tính giờ làm việc theo ca trong Excel

4.1 Tính giờ làm việc theo ca bằng cách trừ trực tiếp

Cách tính số giờ trong công cụ Excel sẽ được thể hiện theo công thức tính giờ công trong Excel như sau:

Giờ làm việc = Số giờ đã kết thúc công việc (Giờ ra) – Số giờ bắt đầu làm việc (Giờ vào)

Sau khi đã thực hiện phép tính này, ô dữ liệu chứa kết quả của các ban sẽ tự động chuyển đổi sang kiểu dữ liệu thời gian giờ. Sau đó bạn hãy tiến hành copy công thức xuống bên dưới là có thể tính được số giờ làm việc của các phép tính khác.

Kết quả sẽ tồn tại dưới dạng như giờ đồng hồ như bạn nhìn thấy trên hình.

4.2 Tính giờ làm việc theo ca bằng cách sử dụng Hàm

Với việc tính giờ làm việc theo ca bằng cách sử dụng Hàm, Excel cung cấp 2 hàm Hour & Minute để giúp bạn trong việc thực hiện tính thời gian làm việc của nhân viên một cách nhanh chóng và với độ chính xác cao nhất.

Một ví dụ minh hoạ: Giờ vào và giờ ra của một nhân viên công ty A như sau:

Gọi A là giờ vào lúc 7:56, được hiểu là 7 giờ 56 phút

Gọi B là giờ ra lúc 17:05, được hiểu là  17 giờ 5 phút

• Bước 1: Đổi cả giờ vào và giờ ra về phút:

Tổng phút của A sau khi đổi sẽ là: 476 phút

Số phút của B là 1025 phút

• Bước 2: Tính hiệu số phút giữa A và B:

Lấy tổng số phút đã được chuyển đổi của B trừ đi  Tổng số phút đã được chuyển đổi của A. Được hiệu là 549 phút.

• Bước 3: Quy đổi lại về số giờ:

Hiệu số phút giữa A và B được quy đổi toàn bộ về giờ là 9,15 giờ.

Khi áp dụng cách tính này trên công cụ Excel, bạn có thể sử dụng các hàm như: Hour, Minute và nhập công thức đúng sau đây vào ô cần hiển thị kết quả tính giờ làm việc..

=((HOUR(A3)*60+MINUTE(A3))-(HOUR(A2)*60+MINUTE(A2)))/60

Công thức hàm sẽ cho ra kết quả giờ làm việc như phép tính như sau.

5. Một số lưu ý khi tính giờ làm việc theo ca

Khi tính giờ làm việc theo ca cho người lao động, nhân sự cần chú ý một số quy định về thời gian làm việc theo ca như sau:

• Theo điều 105 của Bộ Luật Lao Động năm 2019, thời gian làm việc bình thường trong một ca làm việc không quá 08 giờ trong 1 ngày (trường hợp quy định thời gian làm việc theo ngày) hoặc không quá 10 giờ trong 1 ngày (trường hợp quy định thời gian làm việc theo tuần). Đồng thời tổng thời gian làm việc của người lao động trong một tuần không được vượt quá 48 tiếng.
• Về thời gian làm thêm giờ, điều 60 Nghị định số 145/2020/ NĐ- CP có quy định, số giờ làm thêm trong 1 ngày không được vượt quá 50% số giờ làm việc bình thường trong ngày đó. Trường hợp làm việc theo tuần, tổng số giờ làm việc và số giờ làm thêm không được vượt quá 12 giờ/ngày.
• Theo Điều 109 của Bộ Luật Lao động năm 2019 quy định thời gian nghỉ giữa giờ trong ca làm việc phải đảm bảo tối thiểu là 30 phút liên tục nếu thời giờ làm việc bình thường trong ca kéo dài từ 06 giờ trở lên. Trường hợp người lao động có làm việc vào ban đêm (ít nhất 03 giờ làm việc trong khung giờ từ 22h đến 06h sáng hôm sau) thì giờ nghỉ giữa giờ tối thiểu là 45 phút.

6. Ứng dụng công nghệ trong tính giờ làm việc theo ca đơn giản và nhanh chóng

Đối với nhân sự, cách tính giờ làm việc theo ca trên Excel mang lại một số ưu điểm và nhược điểm như:

Trong thời đại mới, nhất là đối với những doanh nghiệp với quy mô ngày càng lớn, việc tính toán bằng Excel đã không còn phù hợp. Thay vào đó, những thao tác thủ công đang dần được tự động hóa, gánh nặng của nhân sự cũng được giảm bớt nhờ có những phần mềm công nghệ hiện đại.

AMIS Chấm công là một giải pháp quản lý ca làm việc hiệu quả dành cho doanh nghiệp với hàng trăm nhân viên, đã được tin dùng bởi hơn 17,000 doanh nghiệp trên cả nước.

Chỉ với vài thao tác đơn giản trên phần mềm cho phép nhân sự: 

• Tính công linh hoạt theo số giờ làm việc thực tế dựa trên dữ liệu giờ vào – ra của nhân viên.
• Thiết lập công thức một lần duy nhất, phần mềm tự động tính giờ làm việc, giờ làm thêm theo công thức đã quy định.

• Dễ dàng kiểm tra, theo dõi số giờ làm việc của từng nhân viên và toàn đơn vị ngay trên bảng chấm công, không lo thiếu, sai sót dữ liệu.

Dùng ngay miễn phí

• Gửi xác nhận bảng công cho nhân viên hàng tháng, đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong quản lý, tránh những tranh chấp không đáng có về lương sau này.
• Xuất khẩu bảng chấm công chi tiết với đầy đủ thông tin giờ vào – ra, đi muộn về sớm, làm thêm của nhân viên và đồng bộ với AMIS Tiền lương để làm căn cứ tính lương chính xác.

Chỉ trong vài click trên phần mềm AMIS Chấm công, nhà quản lý có thể dễ dàng quản lý ca kíp, tính thời gian làm việc cho nhân viên mà không làm rối bất kỳ dữ liệu nào. Đây là giải pháp hiệu quả đặc biệt đối với những doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn và khối lượng ca kíp chồng chéo.

Để có thể trải nghiệm trọn bộ những tiện ích của phần mềm, doanh nghiệp có thể liên hệ Hotline 090 488 5833 hoặc dùng thử miễn phí ngay TẠI ĐÂY.

7. Kết luận

Thông qua bài viết trên, MISA AMIS HRM mong rằng nhà quản trị đã hiểu hơn về cách tính số giờ làm việc theo ca cũng như những quy định mới nhất của Nhà nước về thời gian làm việc thông thường và thời gian làm thêm giờ. Từ đó, nhân sự có thể tính toán số giờ công một cách chính xác nhất để đảm bảo đúng quyền lợi cho nhân viên của mình.