11 phần mềm quản lý văn phòng tốt và hiệu quả nhất

Phần mềm quản lý văn phòng được coi là xu hướng của thời đại số hiện nay. Không chỉ loại bỏ mọi giấy tờ, quy trình thủ công, các phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, tiết kiệm thời gian, chi phí. 

Trong bài viết này, MISA sẽ giới thiệu đến bạn 11 phần mềm quản lý công việc văn phòng đang được đánh giá tốt nhất hiện nay. 

Ebook miễn phí: Giải pháp tối ưu vận hành & xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho CEO. TẢI NGAY!

1. Phần mềm quản lý văn phòng là gì? 

Hiểu đơn giản, phần mềm quản lý văn phòng là công cụ đắc lực hỗ trợ người quản lý và nhân viên thực hiện các nghiệp vụ văn phòng quan trọng như: giao việc, đánh giá hiệu quả công việc, quản lý tài liệu, lập quy trình phối hợp giữa các phòng ban, giao tiếp nội bộ,… một cách dễ dàng, hiệu quả.

Vậy tại sao phần mềm quản lý văn phòng không thể thiếu đối với các doanh nghiệp?

Trong quá trình làm việc hàng ngày, có bao giờ doanh nghiệp của bạn gặp phải một trong những tình huống dưới đây:

• Nhân sự tại các bộ phận phải giao việc, nhận việc, theo dõi và cập nhật tiến độ công việc một cách thủ công trên Excel.
• Để ký một hợp đồng, đội ngũ HR hay kế toán phải in bản cứng, trình sếp ký, chuyển hợp đồng đến nhân sự, khách hàng, đối tác. Quá trình ký hoàn thiện một hợp đồng mất từ 3 – 7 ngày.
• Bộ phận hành chính nhân sự phải quản lý, kiểm kê, bàn giao tài sản cập nhật thủ công ở từng file Excel.
• Nhân sự đăng ký làm thêm giờ, đặt phòng họp phải chờ đợi các cấp quản lý duyệt, nhân sự xác nhận lâu.
• Các tài liệu lưu trữ phân mảnh trên Drive, không được phân quyền được theo vị trí, chức vụ.
• Giao tiếp nội bộ thường xuyên gặp khó khăn vì những thông tin quan trọng không được truyền tải và áp dụng kịp thời, ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

Tất cả những bất cập trên khiến nhân sự phải tốn rất nhiều thời gian, công sức để xử lý, phối hợp với nhau. Như một hệ quả không thể tránh khỏi, ảnh hưởng đến năng suất lao động của từng nhân viên, hiệu quả hoạt động, tình hình kinh doanh của cả tổ chức. Chưa kể, trong cuộc chạy đua chuyển đổi số cực nhanh hiện nay, doanh nghiệp nào về đích càng sớm sẽ càng đạt được lợi thế.

Lúc này, triển khai chuyển đổi số bằng cách ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng như MISA AMIS Văn phòng số là giải pháp tối ưu vận hành, gia tăng hiệu suất công việc cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện sức cạnh tranh và thúc đẩy đội ngũ hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc hơn. 

Sau đây, hãy cùng xem top 11 phần mềm hỗ trợ công việc văn phòng tốt nhất hiện nay hỗ trợ các doanh nghiệp xử lý các bài toán trên như thế nào.

2. Top 11 phần mềm quản lý văn phòng tốt nhất hiện nay cho doanh nghiệp

2.1. Bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số

Tiên phong trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp, bộ giải pháp phần mềm MISA AMIS Văn phòng số được đánh giá là 1 trong những phần mềm quản lý văn phòng toàn diện nhất. 

Với bộ giải pháp này, các cơ quan, doanh nghiệp có thể tối ưu vận hành cho hầu hết các nghiệp vụ văn phòng quan trọng từ quản lý công việc, hồ sơ/tài liệu, ký tài liệu điện tử, quản lý tài sản,… cho tới tự động hóa quy trình phối hợp liên phòng ban.

2.1.1. Quản lý công việc

Giao việc, cập nhật tiến độ công việc/dự án theo thời gian thực. Hệ thống báo cáo cho phép theo dõi đa chiều và tùy chỉnh kéo thả báo cáo theo nhu cầu (lượng công việc theo thời gian/người thực hiện, tình trạng thực hiện công việc, tình hình hoạt động của dự án,…). Người quản lý đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc của đội ngũ chính xác và thúc đẩy nhân viên tăng hiệu suất công việc. 

Dùng ngay miễn phí

2.1.2. Ký hợp đồng, tài liệu nhanh chóng, ở bất kỳ đâu

Ký điện tử tiện lợi, trên mọi thiết bị, tiết kiệm chi phí in giấy tờ và chuyển phát thủ công. Người dùng chỉ cần gửi tài liệu và ký hàng loạt, tạo lô trộn mẫu giải quyết các vấn đề về soạn thảo hợp đồng nhiều lần trên Form mẫu có sẵn, hệ thống gửi trực tiếp đến BLĐ có thẩm quyền ký. 

Đồng thời, cấp trên sử dụng phần mềm ký giấy tờ chỉ với vài thao tác đơn giản, ký nhanh qua Mobile dù không có mặt tại văn phòng. Điều này giúp doanh nghiệp giảm 90% thời gian và chi phí so với ký truyền thống.

2.1.3. Tự động hóa quy trình liên bộ phận

Thiết lập và tự động hóa mọi quy trình phối hợp liên thông giữa các bộ phận cốt lõi trong doanh nghiệp, cải tiến vận hành, năng suất và tốc độ phục vụ khách hàng được nâng cao:

• Tài chính – Kế toán (Đề xuất tạm ứng, Thanh toán, Nhập/Xuất kho,…)
• Quản trị sản xuất (Lập kế hoạch sản xuất, Kiểm nghiệm sản phẩm, Xử lý phế liệu/chất thải,…)
• Quản trị bán hàng (Bán hàng, Giao hàng, Hoàn tất hợp đồng,…)
• Marketing – Truyền thông (Thiết kế hình ảnh, Sản xuất phim,…)
• Quản trị nguồn nhân lực (Tuyển dụng, Đào tạo, Bổ nhiệm, Thuyên chuyển…)
• Hành chính tổng hợp (Văn thư, Mua sắm hàng hóa, Quản lý tài sản,…)

Dùng ngay miễn phí

2.2. Ứng dụng văn phòng Microsoft Office

Microsoft Office là một trong những phần mềm quản trị văn phòng phổ biến nhất hiện nay. Không chỉ xử lý hết tất cả nghiệp vụ văn phòng, Microsoft Office còn cung cấp cho người dùng một bộ ứng dụng để tạo ra các tài liệu, bản thuyết trình đẹp mắt, quản lý email công việc, ghi chú,… Đặc biệt, người dùng dễ dàng chia sẻ thông tin qua Internet.

• Microsoft Word: Phần mềm soạn thảo văn bản, hợp đồng, tài liệu chuyên dụng.
• Microsoft Excel: Phần mềm xử lý dữ liệu, tính toán với các hàm riêng biệt. Excel được xem là ứng dụng phổ biến hàng đầu với nhân sự kế toán, HR và các bộ phận khác trong trường hợp doanh nghiệp chưa có phần mềm hỗ trợ tự động.
• Microsoft PowerPoint: Ứng dụng thiết kế Slide trình chiếu văn bản, hình ảnh, nội dung hoặc báo cáo cuộc họp hấp dẫn. 

• Microsoft OneDrive: Phần mềm lưu trữ và chia sẻ dữ liệu nội bội giữa các phòng ban, nhân viên trong doanh nghiệp.

• Microsoft OneNote: Phần mềm ghi chú hữu ích trong trường hợp nhân sự cần ghi chép và lưu trữ nhanh thông tin. 
• Microsoft OutLook: Phần mềm quản lý Email đến và đi, thông báo công việc hay lịch trình. 

Với Microsoft Office, nhân sự của doanh nghiệp chỉ cần đăng nhập Email, truy cập từ thiết bị có kết nối Internet để cùng chia sẻ, phối hợp, trao đổi thông tin. Tuy nhiên, phần mềm này chỉ đáp ứng được các nghiệp vụ đơn giản. Doanh nghiệp vẫn cần sử dụng thêm các phần mềm khác nếu muốn số hóa các hoạt động liên kết. 

2.3. Phần mềm văn phòng điện tử OrientSoft

Bộ phần mềm quản lý văn phòng OrientSoft hỗ trợ doanh nghiệp tin học hóa toàn bộ quy trình điều hành, quản lý văn bản đến đi và hồ sơ công việc trực tuyến. Khi có kết nối Internet, người dùng dễ dàng truy cập vào hệ thống phần mềm trên các thiết bị để xử lý văn bản, phân chia công việc.

OrientSoft tạo môi trường làm việc cộng tác bao gồm chức năng hữu ích được tích hợp trong cùng một hệ thống như: quản lý giao việc, quản lý văn bản, quản lý hồ sơ công việc, quản lý hợp đồng, quản lý khách hàng, trao đổi nội bộ,… Nhờ giao diện đơn giản, dễ sử dụng, OrientSoft giúp phối hợp công việc, chia sẻ tài liệu và khai thác dữ liệu của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. 

OrientSoft có thể đáp ứng tương đối các nghiệp vụ quản lý văn phòng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi ứng dụng vào doanh nghiệp với rất nhiều bộ phận khác nhau, OrientSoft chưa hỗ trợ xây dựng các quy trình phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng giữa các thành viên.

>> [eBook] Tổng hợp phương pháp giúp CEO quản trị và vận hành doanh nghiệp tinh gọn 2023

2.4. Phần mềm quản lý văn phòng điện tử CloudOffice

Được ra đời với mục tiêu hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp trong việc quản lý công việc, công văn, CloudOffice sở hữu một số phân hệ chính như: 

• Quản lý văn bản: Theo dõi văn bản đi, văn bản đến, mẫu tờ trình,…
• Quản lý công việc: Tạo công việc, theo dõi quá trình xử lý công việc, đánh giá công việc,…
• Quản lý tài liệu: Lưu trữ tài liệu nội bộ là hồ sơ, hợp đồng, sự kiện, kiến thức chuyên môn,…
• Tiện ích văn phòng: Thảo luận, trao đổi tin nhắn, ghi chép, nhắc nhở,…

Với việc sử dụng nền tảng cloud, CloudOffice hoạt động trên cả Android, iOS hay Windows hay macOS. 

Có thể thấy, CloudOffice tập trung vào một vài nghiệp vụ quan trọng, giúp cho việc trao đổi việc trao đổi, chia sẻ các tài liệu, thông tin công việc với đồng nghiệp hoặc các thành viên trong doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn. 

Mặc dù vậy, khi doanh nghiệp có nhu cầu số hóa việc ký kết hợp đồng, quản lý tài sản, phòng họp hay thiết lập các quy trình giữa các bộ phận, CloudOffice chưa đáp ứng được yêu cầu này.

2.5. Phần mềm quản lý văn phòng và thi công IBOM

IBOM là một phần mềm văn phòng tổng thể trong lĩnh vực Điều hành doanh nghiệp và Quản lý thi công công trình.

IBOM cung cấp các module hỗ trợ doanh nghiệp quản lý, bao quát công việc của tất cả các phòng ban, dự án, từ đó tổng hợp, phân tích, đánh giá để quản lý quyết định chính xác.

Những module quan trọng trong IBOM là: Quản lý đầu tư, quản lý công trình, quản lý cung ứng, quản lý kho, quản lý tài sản, quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý công việc, quản lý tài chính.

Nhìn chung, nghiệp vụ của IBOM được thiết kế để phù hợp hơn với các doanh nghiệp đầu tư và thi công công trình. Doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác có thể không tương thích trong quá trình sử dụng.

2.6. Phần mềm quản lý văn phòng JANUS OFFICE

JANUS OFFICE là phần mềm quản lý công việc văn phòng được khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Với JANUS OFFICE, doanh nghiệp được trang bị hệ thống văn phòng điện tử thông minh với các tính năng từ quản lý tài liệu, dự án, theo sát hành trình khách hàng.

• Quản lý tài liệu: Doanh nghiệp lưu trữ thư mục và tệp tin trực tuyến, chia sẻ tài liệu, kiểm soát sửa đổi, quản lý văn bản đi và đến,…
• Quan hệ khách hàng và hóa đơn: Doanh nghiệp quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, theo dõi lịch sử giao dịch, gửi báo giá, tạo hóa đơn,…
• Quản trị dự án: Doanh nghiệp phân công, theo dõi công việc, nhắc việc, báo cáo tình hình dự án, cập nhật sự kiện theo lịch,…
• Giao tiếp: Nhắn tin trao đổi, gửi SMS trong tập thể.

Điểm nổi bật của JANUS OFFICE trên thị trường là quản lý dữ liệu khách hàng. Tuy nhiên, nếu muốn chuyển đổi số toàn diện thì doanh nghiệp vẫn cần tìm kiếm các phần mềm hỗ trợ ký kết điện tử, quản lý tài sản, thiết lập quy trình liên bộ phận,….

2.7. Phần mềm quản lý văn phòng IFAS-OM

IFAS-OM tập trung vào việc quản lý các văn bản của doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của IFAS-OM, doanh nghiệp có thể lưu trữ, tìm kiếm, quản lý văn bản đến và đi trên cùng một hệ thống. 

• Cập nhật và lưu trữ các văn bản đến, đi: Loại văn bản, số hiệu, người gửi, người nhận, người xử lý,  ngày phát hành, ngày gửi, nơi nhận, nội dung trích yếu, số trang, số bản chính, ngày hiệu lực,…
• Quản lý lưu trữ và tìm kiếm nhanh các mẫu văn bản phổ biến: giấy mời, công văn, quyết định, hợp đồng, thông báo,…
• Tự động cảnh báo đến bộ phận hoặc nhân viên: Cảnh báo văn bản mới và cho phép mở xem văn bản điện tử.
• Cho phép thực hiện thông báo nhanh: Mời tham gia cuộc họp, thông báo chi trả lương,…

Về cơ bản, IFAS-OM hỗ trợ doanh nghiệp xử lý rất tốt việc lưu trữ văn bản. Thế nhưng doanh nghiệp sẽ cần một bộ phần mềm được tích hợp nhiều tính năng liên quan đến các nghiệp vụ quan trọng khác.

8. Phần mềm quản lý văn phòng tòa nhà Landsoft Control Office

Landsoft Control Office là một giải pháp phần mềm hỗ trợ công việc văn phòng toàn diện, được phát triển bởi Công ty cổ phần công nghệ DIP Việt Nam.

Landsoft Control Office phù hợp nhất với những doanh nghiệp cần các nghiệp vụ dưới đây:

• Quản lý thông tin tòa nhà: Thông tin chung về tòa nhà, thông tin về các phòng ban trực thuộc, người / đơn vị thuê phòng hoặc thuê sàn,…
• Quản lý tài sản, trang thiết bị: Danh mục tài sản trong tòa nhà, lịch sử bảo dưỡng/bảo trì,…
• Quản lý dịch vụ tiện ích: Thông số hệ thống điện, nước, Internet (các nhà cung cấp và với khách thuê)…
• Quản lý hệ thống an ninh, đảm bảo an toàn: Hệ thống phòng cháy chữa cháy toàn diện, Camera giám sát, hệ thống an ninh, danh sách bảo vệ,…

2.9. Phần mềm hỗ trợ quản lý văn phòng

Phần mềm quản lý văn phòng được coi là xu hướng của thời đại số hiện nay. Không chỉ loại bỏ mọi giấy tờ, quy trình thủ công, các phần mềm còn hỗ trợ doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, tiết kiệm thời gian, chi phí. 

Trong bài viết này, MISA sẽ giới thiệu đến bạn 11 phần mềm quản lý công việc văn phòng đang được đánh giá tốt nhất hiện nay. 

Ebook miễn phí: Giải pháp tối ưu vận hành & xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho CEO. TẢI NGAY!

1. Phần mềm quản lý văn phòng là gì? 

Hiểu đơn giản, phần mềm quản lý văn phòng là công cụ đắc lực hỗ trợ người quản lý và nhân viên thực hiện các nghiệp vụ văn phòng quan trọng như: giao việc, đánh giá hiệu quả công việc, quản lý tài liệu, lập quy trình phối hợp giữa các phòng ban, giao tiếp nội bộ,… một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả.

Vậy tại sao phần mềm quản lý văn phòng không thể thiếu đối với các doanh nghiệp?

Trong quá trình làm việc hàng ngày, có bao giờ doanh nghiệp của bạn gặp phải một trong những tình huống dưới đây:

• Nhân sự tại các bộ phận phải giao việc, nhận việc, theo dõi và cập nhật tiến độ công việc một cách thủ công trên Excel.
• Để ký một hợp đồng, đội ngũ HR hay kế toán phải in bản cứng, trình sếp ký, chuyển hợp đồng đến nhân sự, khách hàng, đối tác. Quá trình ký hoàn thiện một hợp đồng mất từ 3 – 7 ngày.
• Bộ phận hành chính nhân sự phải quản lý, kiểm kê, bàn giao tài sản cập nhật thủ công ở từng file Excel.
• Nhân sự đăng ký làm thêm giờ, đặt phòng họp phải chờ đợi các cấp quản lý duyệt, nhân sự xác nhận lâu.
• Các tài liệu lưu trữ phân mảnh trên Drive, không được phân quyền được theo vị trí, chức vụ.
• Giao tiếp nội bộ thường xuyên gặp khó khăn vì những thông tin quan trọng không được truyền tải và áp dụng kịp thời, ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

Tất cả những bất cập trên khiến nhân sự phải tốn rất nhiều thời gian, công sức để xử lý, phối hợp với nhau. Như một hệ quả không thể tránh khỏi, ảnh hưởng đến năng suất lao động của từng nhân viên, hiệu quả hoạt động, tình hình kinh doanh của cả tổ chức. Chưa kể, trong cuộc chạy đua chuyển đổi số cực nhanh hiện nay, doanh nghiệp nào về đích càng sớm sẽ càng đạt được lợi thế.

Lúc này, chuyển đổi số bằng cách ứng dụng các phần mềm quản lý văn phòng như MISA AMIS Văn phòng số là giải pháp tối ưu vận hành, gia tăng hiệu suất công việc cần thiết. Điều này giúp doanh nghiệp cải thiện sức cạnh tranh và thúc đẩy đội ngũ hoàn thành nhiệm vụ xuất sắc hơn. 

Sau đây, hãy cùng xem top 11 phần mềm hỗ trợ công việc văn phòng tốt nhất hiện nay hỗ trợ các doanh nghiệp xử lý các bài toán trên của doanh nghiệp như thế nào.

2. Top 11 phần mềm quản lý văn phòng tốt nhất hiện nay cho doanh nghiệp

2.1. Bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số

Tiên phong trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp, bộ giải pháp phần mềm MISA AMIS Văn phòng số được đánh giá là 1 trong những phần mềm quản lý văn phòng toàn diện nhất. 

Với bộ giải pháp này, các cơ quan, doanh nghiệp có thể tối ưu vận hành cho hầu hết các nghiệp vụ văn phòng quan trọng từ quản lý công việc, hồ sơ/tài liệu, ký tài liệu điện tử, quản lý tài sản,… cho tới tự động hóa quy trình phối hợp liên phòng ban.

2.1.1. Quản lý công việc

Giao việc, cập nhật tiến độ công việc/dự án theo thời gian thực. Hệ thống báo cáo cho phép theo dõi đa chiều và tùy chỉnh kéo thả báo cáo theo nhu cầu (lượng công việc theo thời gian/người thực hiện, tình trạng thực hiện công việc, tình hình hoạt động của dự án,…). Người quản lý đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc của đội ngũ chính xác và thúc đẩy nhân viên tăng hiệu suất công việc. 

Dùng ngay miễn phí

2.1.2. Ký hợp đồng, tài liệu nhanh chóng, ở bất kỳ đâu

Ký điện tử tiện lợi, trên mọi thiết bị, tiết kiệm chi phí in giấy tờ và chuyển phát thủ công. Người dùng chỉ cần gửi tài liệu và ký hàng loạt, tạo lô trộn mẫu giải quyết các vấn đề về soạn thảo hợp đồng nhiều lần trên Form mẫu có sẵn, hệ thống gửi trực tiếp đến BLĐ có thẩm quyền ký. 

Đồng thời, cấp trên sử dụng phần mềm ký giấy tờ chỉ với vài thao tác đơn giản, ký nhanh qua Mobile dù không có mặt tại văn phòng. Điều này giúp doanh nghiệp giảm 90% thời gian và chi phí so với ký truyền thống.

2.1.3. Tự động hóa quy trình liên bộ phận

Thiết lập và tự động hóa mọi quy trình phối hợp liên thông giữa các bộ phận cốt lõi trong doanh nghiệp, cải tiến vận hành, năng suất và tốc độ phục vụ khách hàng được nâng cao:

• Tài chính – Kế toán (Đề xuất tạm ứng, Thanh toán, Nhập/Xuất kho,…)
• Quản trị sản xuất (Lập kế hoạch sản xuất, Kiểm nghiệm sản phẩm, Xử lý phế liệu/chất thải,…)
• Quản trị bán hàng (Bán hàng, Giao hàng, Hoàn tất hợp đồng,…)
• Marketing – Truyền thông (Thiết kế hình ảnh, Sản xuất phim,…)
• Quản trị nguồn nhân lực (Tuyển dụng, Đào tạo, Bổ nhiệm, Thuyên chuyển…)
• Hành chính tổng hợp (Văn thư, Mua sắm hàng hóa, Quản lý tài sản,…)

Dùng ngay miễn phí

2.2. Ứng dụng văn phòng Microsoft Office

Microsoft Office là một trong những phần mềm quản trị văn phòng phổ biến nhất hiện nay. Không chỉ xử lý hết tất cả nghiệp vụ văn phòng, Microsoft Office còn cung cấp cho người dùng một bộ ứng dụng để tạo ra các tài liệu, bản thuyết trình đẹp mắt, quản lý email công việc, ghi chú,… Đặc biệt, người dùng dễ dàng chia sẻ thông tin qua Internet.

• Microsoft Word: Phần mềm soạn thảo văn bản, hợp đồng, tài liệu chuyên dụng.
• Microsoft Excel: Phần mềm xử lý dữ liệu, tính toán với các hàm riêng biệt. Excel được xem là ứng dụng phổ biến hàng đầu với nhân sự kế toán, HR và các bộ phận khác trong trường hợp doanh nghiệp chưa có phần mềm hỗ trợ tự động.
• Microsoft PowerPoint: Ứng dụng thiết kế Slide trình chiếu văn bản, hình ảnh, nội dung hoặc báo cáo cuộc họp hấp dẫn. 

• Microsoft OneDrive: Phần mềm lưu trữ và chia sẻ dữ liệu nội bội giữa các phòng ban, nhân viên trong doanh nghiệp.

• Microsoft OneNote: Phần mềm ghi chú hữu ích trong trường hợp nhân sự cần ghi chép và lưu trữ nhanh thông tin. 
• Microsoft OutLook: Phần mềm quản lý Email đến và đi, thông báo công việc hay lịch trình. 

Với Microsoft Office, nhân sự của doanh nghiệp chỉ cần đăng nhập Email, truy cập từ thiết bị có kết nối Internet để cùng chia sẻ, phối hợp, trao đổi thông tin. Tuy nhiên, phần mềm này chỉ đáp ứng được các nghiệp vụ đơn giản. Doanh nghiệp vẫn cần sử dụng thêm các phần mềm khác nếu muốn số hóa các hoạt động liên kết. 

2.3. Phần mềm văn phòng điện tử OrientSoft

Bộ phần mềm quản lý văn phòng OrientSoft hỗ trợ doanh nghiệp tin học hóa toàn bộ quy trình điều hành, quản lý văn bản đến đi và hồ sơ công việc trực tuyến. Khi có kết nối Internet, người dùng dễ dàng truy cập vào hệ thống phần mềm trên các thiết bị để xử lý văn bản, phân chia công việc.

OrientSoft tạo môi trường làm việc cộng tác bao gồm chức năng hữu ích được tích hợp trong cùng một hệ thống như: quản lý giao việc, quản lý văn bản, quản lý hồ sơ công việc, quản lý hợp đồng, quản lý khách hàng, trao đổi nội bộ,… Nhờ giao diện đơn giản, dễ sử dụng, OrientSoft giúp phối hợp công việc, chia sẻ tài liệu và khai thác dữ liệu của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. 

OrientSoft có thể đáp ứng tương đối các nghiệp vụ quản lý văn phòng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi ứng dụng vào doanh nghiệp với rất nhiều bộ phận khác nhau, OrientSoft chưa hỗ trợ xây dựng các quy trình phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng giữa các thành viên.

>> [eBook] Tổng hợp phương pháp giúp CEO quản trị và vận hành doanh nghiệp tinh gọn 2023

2.4. Phần mềm quản lý văn phòng điện tử CloudOffice

Được ra đời với mục tiêu hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp trong việc quản lý công việc, công văn, CloudOffice sở hữu một số phân hệ chính như: 

• Quản lý văn bản: Theo dõi văn bản đi, văn bản đến, mẫu tờ trình,…
• Quản lý công việc: Tạo công việc, theo dõi quá trình xử lý công việc, đánh giá công việc,…
• Quản lý tài liệu: Lưu trữ tài liệu nội bộ là hồ sơ, hợp đồng, sự kiện, kiến thức chuyên môn,…
• Tiện ích văn phòng: Thảo luận, trao đổi tin nhắn, ghi chép, nhắc nhở,…

Với việc sử dụng nền tảng cloud, CloudOffice hoạt động trên cả Android, iOS hay Windows hay macOS. 

Có thể thấy, CloudOffice tập trung vào một vài nghiệp vụ quan trọng, giúp cho việc trao đổi việc trao đổi, chia sẻ các tài liệu, thông tin công việc với đồng nghiệp hoặc các thành viên trong doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn. 

Mặc dù vậy, khi doanh nghiệp có nhu cầu số hóa việc ký kết hợp đồng, quản lý tài sản, phòng họp hay thiết lập các quy trình giữa các bộ phận, CloudOffice chưa đáp ứng được yêu cầu này.

2.5. Phần mềm quản lý văn phòng và thi công IBOM

IBOM là một phần mềm văn phòng tổng thể trong lĩnh vực Điều hành doanh nghiệp và Quản lý thi công công trình.

IBOM cung cấp các module hỗ trợ doanh nghiệp quản lý, bao quát công việc của tất cả các phòng ban, dự án, từ đó tổng hợp, phân tích, đánh giá để quản lý quyết định chính xác.

Những module quan trọng trong IBOM là: Quản lý đầu tư, quản lý công trình, quản lý cung ứng, quản lý kho, quản lý tài sản, quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý công việc, quản lý tài chính.

Nhìn chung, nghiệp vụ của IBOM được thiết kế để phù hợp hơn với các doanh nghiệp đầu tư và thi công công trình. Doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác có thể không tương thích trong quá trình sử dụng.

2.6. Phần mềm quản lý văn phòng JANUS OFFICE

JANUS OFFICE là phần mềm quản lý công việc văn phòng được khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Với JANUS OFFICE, doanh nghiệp được trang bị hệ thống văn phòng điện tử thông minh với các tính năng từ quản lý tài liệu, dự án, theo sát hành trình khách hàng.

• Quản lý tài liệu: Doanh nghiệp lưu trữ thư mục và tệp tin trực tuyến, chia sẻ tài liệu, kiểm soát sửa đổi, quản lý văn bản đi và đến,…
• Quan hệ khách hàng và hóa đơn: Doanh nghiệp quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, theo dõi lịch sử giao dịch, gửi báo giá, tạo hóa đơn,…
• Quản trị dự án: Doanh nghiệp phân công, theo dõi công việc, nhắc việc, báo cáo tình hình dự án, cập nhật sự kiện theo lịch,…
• Giao tiếp: Nhắn tin trao đổi, gửi SMS trong tập thể.

Điểm nổi bật của JANUS OFFICE trên thị trường là quản lý dữ liệu khách hàng. Tuy nhiên, nếu muốn chuyển đổi số toàn diện thì doanh nghiệp vẫn cần tìm kiếm các phần mềm hỗ trợ ký kết điện tử, quản lý tài sản, thiết lập quy trình liên bộ phận,….

2.7. Phần mềm quản lý văn phòng IFAS-OM

IFAS-OM tập trung vào việc quản lý các văn bản của doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của IFAS-OM, doanh nghiệp có thể lưu trữ, tìm kiếm, quản lý văn bản đến và đi trên cùng một hệ thống. 

• Cập nhật và lưu trữ các văn bản đến, đi: Loại văn bản, số hiệu, người gửi, người nhận, người xử lý,  ngày phát hành, ngày gửi, nơi nhận, nội dung trích yếu, số trang, số bản chính, ngày hiệu lực,…
• Quản lý lưu trữ và tìm kiếm nhanh các mẫu văn bản phổ biến: giấy mời, công văn, quyết định, hợp đồng, thông báo,…
• Tự động cảnh báo đến bộ phận hoặc nhân viên: Cảnh báo văn bản mới và cho phép mở xem văn bản điện tử.
• Cho phép thực hiện thông báo nhanh: Mời tham gia cuộc họp, thông báo chi trả lương,…

Về cơ bản, IFAS-OM hỗ trợ doanh nghiệp xử lý rất tốt việc lưu trữ văn bản. Thế nhưng doanh nghiệp sẽ cần một bộ phần mềm được tích hợp nhiều tính năng liên quan đến các nghiệp vụ quan trọng khác.

8. Phần mềm quản lý văn phòng tòa nhà Landsoft Control Office

Landsoft Control Office là một giải pháp phần mềm hỗ trợ công việc văn phòng toàn diện, được phát triển bởi Công ty cổ phần công nghệ DIP Việt Nam.

Landsoft Control Office phù hợp nhất với những doanh nghiệp cần các nghiệp vụ dưới đây:

• Quản lý thông tin tòa nhà: Thông tin chung về tòa nhà, thông tin về các phòng ban trực thuộc, người / đơn vị thuê phòng hoặc thuê sàn,…
• Quản lý tài sản, trang thiết bị: Danh mục tài sản trong tòa nhà, lịch sử bảo dưỡng/bảo trì,…
• Quản lý dịch vụ tiện ích: Thông số hệ thống điện, nước, Internet (các nhà cung cấp và với khách thuê)…
• Quản lý hệ thống an ninh, đảm bảo an toàn: Hệ thống phòng cháy chữa cháy toàn diện, Camera giám sát, hệ thống an ninh, danh sách bảo vệ,…

2.9. Phần mềm hỗ trợ quản lý văn phòng Vietinfo

Phần mềm Vietinfo cung cấp các tính năng quản lý 01 văn phòng hiện đại, giúp các tổ chức, doanh nghiệp xây dựng văn phòng không giấy, nâng cao hiệu quả công việc.

Một số tính năng nổi bật của Vietinfo:

• Quản lý văn bản dữ liệu đến và đi: Phần mềm quản lý toàn bộ văn bản đến và đi của doanh nghiệp, nhưng cần thêm bước nhập liệu thông tin vào hệ thống để đồng bộ chính xác.
• Quản lý hồ sơ công việc: Phần mềm quản lý toàn bộ hồ sơ công việc, nhất là hoạt động phân công và theo dõi công việc.
• Quản lý lịch công tác: Cài đặt chế độ lịch đơn giản giúp kiểm soát chương trình công việc của tổ chức, quản lý và nhân viên.
• Báo cáo thống kê thông minh: Cung cấp các báo cáo thống kê thông minh, quản lý nắm bắt tình hình hoạt động tổng quan nhất của doanh nghiệp.

2.10. Phần mềm văn phòng MyXTeam

MyXteam là giải pháp công nghệ giúp nhóm văn phòng cùng nhau làm việc nhờ một số tính năng nổi bật như:

• Lập kế hoạch online: MyXteam giúp lập team nhanh chóng, triển khai kế hoạch liền mạch với danh sách việc cần làm và Deadline thực hiện rõ ràng.
• Quản lý thành viên nhóm: Phần mềm giao nhiệm vụ cho thành viên, theo dõi tiến độ công việc của các thành viên,…
• Lưu trữ tiến độ công việc: Lưu trữ lịch sử trao đổi công việc và giúp các thành viên truy xuất kiểm tra dễ dàng.
• Tập trung hóa dữ liệu: Lưu trữ mọi công việc trên nền tảng Cloud của Microsoft.
• Bot nhắc nhở công việc: Công vụ Bot hỗ trợ giúp bạn nhắc nhở công việc tự động, đảm bảo không bỏ sót công việc.
• Báo cáo thống kê cơ bản.

2.11. Phần mềm SINNOVA-OFFICE

SINNOVA-OFFICE là giải pháp quản lý văn phòng tương đối toàn diện, cho phép doanh nghiệp nâng cao hiệu quả việc quản lý – điều hành.

Tính năng nổi bật của phần mềm SINNOVA:

• Quản lý theo dõi luồng công việc: Doanh nghiệp số hóa quy trình, thiết lập cách xử lý với từng hoạt động.
• Quản lý dự án, công việc cơ bản: Doanh nghiệp quản lý, lập kế hoạch, phân công, theo dõi tiến độ, báo cáo,… đối với nhiều tác vụ công việc.
• Quản lý nhân sự: Doanh nghiệp quản lý thông tin nhân sự cơ bản như: thông tin cá nhân, lịch sử chấm công, tính lương,…

3. Sự khác biệt khi quản trị truyền thống và ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng

Với sự hỗ trợ của phần mềm văn phòng điện tử, các doanh nghiệp sẽ thay đổi hoàn toàn phương thức làm việc truyền thống, tiết kiệm thời gian, chi phí đồng thời nâng cao năng suất tổng thể:

Hoạt động	Khi sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử	Khi quản trị theo kiểu truyền thống
Thực hiện quy trình công việc	– Tăng năng suất của nhân sự nhờ tự động hóa các quy trình công việc – Giảm thời gian tìm kiếm và truy xuất thông tin – Quản lý ra quyết định mọi lúc mọi nơi, không cần có mặt tại văn phòng nhờ khả năng phê duyệt từ xa, theo dõi dữ liệu tự động tổng hợp	– Yêu cầu phê duyệt, báo cáo công việc thủ công, mất nhiều thời gian chờ đợi, gián đoạn khi quản lý vắng mặt – Quản lý khó theo dõi và quản lý tiến độ công việc
Quản lý dữ liệu tập trung	– Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu một cách an toàn, phân quyền truy cập chặt chẽ – Dễ dàng truy xuất, tìm kiếm thông tin	– Lưu trữ dữ liệu thủ công, phân tán nên dễ bị thất lạc hoặc hỏng hóc – Khó tìm kiếm và thường xuyên phải chờ đợi bộ phận phụ trách xuất thông tin
Hợp tác và giao tiếp	– Tăng cường khả năng cộng tác giữa các nhân viên – Giao tiếp và trao đổi thông tin trong công việc trực tiếp trên 1 nền tảng. Ví dụ, bình luận, nhận xét ngay dưới task giao việc.	– Khả năng chia sẻ và phối hợp công việc bị giới hạn, đặc biệt với các doanh nghiệp có nhiều phòng ban, chi nhánh – Giao tiếp chủ yếu thông qua Email, Zalo và điện thoại
Chi phí vận hành	– Giảm chi phí văn phòng phẩm, in ấn, lưu trữ – Tiết kiệm chi phí nhân sự nhờ tăng năng suất	– Chi phí văn phòng phẩm, in ấn, lưu trữ cao hơn – Tốn nhiều nhân sự để thực hiện các công việc thủ công
Tính linh hoạt	– Dễ dàng cập nhật, tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp	– Cứng nhắc, khó thích ứng với những thay đổi – Khó cập nhật và tùy chỉnh quy trình
Tính bảo mật	– Bảo vệ dữ liệu tốt hơn nhờ các tính năng bảo mật	– Dữ liệu dễ bị đánh cắp, thất lạc

4. Tổng kết

Như vậy, MISA AMIS đã giới thiệu đầy đủ phần mềm quản lý văn phòng phổ biến đang được các doanh nghiệp tin dùng nhằm số hóa vận hành, tối ưu công việc cũng như tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu suất của bộ máy. Hy vọng, bài viết đã cung cấp được những gì mà doanh nghiệp của bạn đang cần để lựa chọn được phần mềm phù hợp. 

Nếu đang cần một phần mềm mạnh mẽ để tối ưu vận hành, nâng cao hiệu quả hoạt động, mời bạn đọc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số với đầy đủ các tính năng: 

• Miễn phí dùng thử trọn bộ 8 phần mềm: AMIS Công việc, AMIS Quy trình, AMIS WeSign, AMIS Esign, AMIS Tài sản, AMIS Mạng xã hội, AMIS Ghi chép, AMIS Văn thư.
• Miễn phí áp dụng thư viện mẫu 500+ mẫu quy trình liên phòng ban.
• Miễn phí 30 tài liệu ký trên mọi thiết bị kết nối Internet.
• Miễn phí Demo, hướng dẫn sử dụng và tư vấn 1-1.

Phần mềm Vietinfo cung cấp các tính năng quản lý 01 văn phòng hiện đại, giúp các tổ chức, doanh nghiệp xây dựng văn phòng không giấy, nâng cao hiệu quả công việc.

Một số tính năng nổi bật của Vietinfo:

• Quản lý văn bản dữ liệu đến và đi: Phần mềm quản lý toàn bộ văn bản đến và đi của doanh nghiệp, nhưng cần thêm bước nhập liệu thông tin vào hệ thống để đồng bộ chính xác.
• Quản lý hồ sơ công việc: Phần mềm quản lý toàn bộ hồ sơ công việc, nhất là hoạt động phân công và theo dõi công việc.
• Quản lý lịch công tác: Cài đặt chế độ lịch đơn giản giúp kiểm soát chương trình công việc của tổ chức, quản lý và nhân viên.
• Báo cáo thống kê thông minh: Cung cấp các báo cáo thống kê thông minh, quản lý nắm bắt tình hình hoạt động tổng quan nhất của doanh nghiệp.

2.10. Phần mềm văn phòng MyXTeam

MyXteam là giải pháp công nghệ giúp nhóm văn phòng cùng nhau làm việc nhờ một số tính năng nổi bật như:

• Lập kế hoạch online: MyXteam giúp lập team nhanh chóng, triển khai kế hoạch liền mạch với danh sách việc cần làm và Deadline thực hiện rõ ràng.
• Quản lý thành viên nhóm: Phần mềm giao nhiệm vụ cho thành viên, theo dõi tiến độ công việc của các thành viên,…
• Lưu trữ tiến độ công việc: Lưu trữ lịch sử trao đổi công việc và giúp các thành viên truy xuất kiểm tra dễ dàng.
• Tập trung hóa dữ liệu: Lưu trữ mọi công việc trên nền tảng Cloud của Microsoft.
• Bot nhắc nhở công việc: Công vụ Bot hỗ trợ giúp bạn nhắc nhở công việc tự động, đảm bảo không bỏ sót công việc.
• Báo cáo thống kê cơ bản.

2.11. Phần mềm SINNOVA-OFFICE

SINNOVA-OFFICE là giải pháp quản lý văn phòng tương đối toàn diện, cho phép doanh nghiệp nâng cao hiệu quả việc quản lý – điều hành.

Tính năng nổi bật của phần mềm SINNOVA bao gồm:

• Quản lý theo dõi luồng công việc: Doanh nghiệp số hóa quy trình, thiết lập cách xử lý với từng hoạt động.
• Quản lý dự án, công việc cơ bản: Doanh nghiệp quản lý, lập kế hoạch, phân công, theo dõi tiến độ, báo cáo,… đối với nhiều tác vụ công việc.
• Quản lý nhân sự: Doanh nghiệp quản lý thông tin nhân sự cơ bản như: thông tin cá nhân, lịch sử chấm công, tính lương,…

3. Sự khác biệt khi quản trị truyền thống và ứng dụng phần mềm quản lý văn phòng

Với sự hỗ trợ của phần mềm văn phòng điện tử, các doanh nghiệp sẽ thay đổi hoàn toàn phương thức làm việc truyền thống, tiết kiệm thời gian, chi phí đồng thời nâng cao năng suất tổng thể:

Hoạt động	Khi sử dụng phần mềm quản lý văn phòng điện tử	Khi quản trị theo kiểu truyền thống
Thực hiện quy trình công việc	– Tăng năng suất của nhân sự nhờ tự động hóa các quy trình công việc – Giảm thời gian tìm kiếm và truy xuất thông tin – Quản lý ra quyết định mọi lúc mọi nơi, không cần có mặt tại văn phòng nhờ khả năng phê duyệt từ xa, theo dõi dữ liệu tự động tổng hợp	– Yêu cầu phê duyệt, báo cáo công việc thủ công, mất nhiều thời gian chờ đợi, gián đoạn khi quản lý vắng mặt – Quản lý khó theo dõi và quản lý tiến độ công việc
Quản lý dữ liệu tập trung	– Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu một cách an toàn, phân quyền truy cập chặt chẽ – Dễ dàng truy xuất, tìm kiếm thông tin	– Lưu trữ dữ liệu thủ công, phân tán nên dễ bị thất lạc hoặc hỏng hóc – Khó tìm kiếm và thường xuyên phải chờ đợi bộ phận phụ trách xuất thông tin
Hợp tác và giao tiếp	– Tăng cường khả năng cộng tác giữa các nhân viên – Giao tiếp và trao đổi thông tin trong công việc trực tiếp trên 1 nền tảng. Ví dụ, bình luận, nhận xét ngay dưới task giao việc.	– Khả năng chia sẻ và phối hợp công việc bị giới hạn, đặc biệt với các doanh nghiệp có nhiều phòng ban, chi nhánh – Giao tiếp chủ yếu thông qua Email, Zalo và điện thoại
Chi phí vận hành	– Giảm chi phí văn phòng phẩm, in ấn, lưu trữ – Tiết kiệm chi phí nhân sự nhờ tăng năng suất	– Chi phí văn phòng phẩm, in ấn, lưu trữ cao hơn – Tốn nhiều nhân sự để thực hiện các công việc thủ công
Tính linh hoạt	– Dễ dàng cập nhật, tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp	– Cứng nhắc, khó thích ứng với những thay đổi – Khó cập nhật và tùy chỉnh quy trình
Tính bảo mật	– Bảo vệ dữ liệu tốt hơn nhờ các tính năng bảo mật	– Dữ liệu dễ bị đánh cắp, thất lạc

4. Tổng kết

Như vậy, MISA AMIS đã giới thiệu đầy đủ phần mềm quản lý văn phòng phổ biến đang được các doanh nghiệp tin dùng nhằm số hóa vận hành, tối ưu công việc cũng như tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu suất của bộ máy. Hy vọng, bài viết đã cung cấp được những gì mà doanh nghiệp của bạn đang cần để lựa chọn được phần mềm phù hợp. 

Nếu đang cần một phần mềm mạnh mẽ để tối ưu vận hành, nâng cao hiệu quả hoạt động, mời bạn đọc ĐĂNG KÝ DÙNG THỬ MIỄN PHÍ bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số với đầy đủ các tính năng: 

• Miễn phí dùng thử trọn bộ 8 phần mềm: AMIS Công việc, AMIS Quy trình, AMIS WeSign, AMIS Esign, AMIS Tài sản, AMIS Mạng xã hội, AMIS Ghi chép, AMIS Văn thư.
• Miễn phí áp dụng thư viện mẫu 500+ mẫu quy trình liên phòng ban.
• Miễn phí 30 tài liệu ký trên mọi thiết bị kết nối Internet.
• Miễn phí Demo, hướng dẫn sử dụng và tư vấn 1-1.