11 phần mềm quản lý văn phòng tốt và hiệu quả nhất

Phần mềm quản lý văn phòng được coi là xu hướng của thời đại số hiện nay. Không chỉ loại bỏ mọi giấy tờ, quy trình thủ công, các phần mềm này còn hỗ trợ các cơ quan, doanh nghiệp, đội nhóm tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, tiết kiệm thời gian, chi phí. Từ đó, văn hóa làm việc số được kiến tạo, mọi hoạt động của doanh nghiệp được tối ưu và vận hành một cách hiệu quả.

Trong bài viết này, MISA sẽ giới thiệu đến bạn 11 phần mềm quản lý công việc văn phòng đang được đánh giá tốt nhất hiện nay. 

I. Phần mềm quản lý văn phòng là gì? Tại sao không thể thiếu đối với các doanh nghiệp?

Hiểu một cách đơn giản, phần mềm quản lý văn phòng là công cụ đắc lực hỗ trợ nhân viên quản lý, thực hiện các nghiệp vụ văn phòng quan trọng như: giao việc, đánh giá hiệu quả công việc, quản lý tài liệu, phối hợp quy trình giữa các phòng ban, giao tiếp nội bộ,… một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả.

Có thể khẳng định, các phần mềm này quan trọng và không thể thiếu đối với các cơ quan, doanh nghiệp. Hãy thử tưởng tượng những tình huống dưới đây.

• Đội ngũ nhân sự các bộ phận phải giao việc, nhận việc, theo dõi và cập nhật tiến độ công việc một cách thủ công trên Excel.
• Để ký một hợp đồng, đội ngũ HR, kế toán phải in bản cứng, trình sếp ký, chuyển hợp đồng đến khách hàng, đối tác. Quá trình ký một hợp đồng mất từ 3 – 7 ngày.
• Phòng nhân sự phải quản lý, kiểm kê, bàn giao tài sản cập nhật thủ công ở từng file Excel.
• Nhân sự đăng ký làm thêm giờ, đặt phòng họp và phải chờ cấp quản lý duyệt, nhân sự xác nhận lâu.
• Các tài liệu được lưu trữ phân mảnh trên drive, không phân quyền được theo vị trí, chức vụ.
• Giao tiếp nội bộ gặp phải khó khăn, những thông tin quan trọng không được truyền tải và áp dụng kịp thời, ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.

Tất cả những bất cập này đều khiến nhân sự phải tốn rất nhiều thời gian, công sức để xử lý, phối hợp với nhau. Như một hệ quả không thể tránh khỏi, điều này ảnh hưởng đến năng suất lao động của từng nhân viên, hiệu quả hoạt động, tình hình kinh doanh của cả tổ chức. Chưa kể, với cuộc chạy đua chuyển đổi số cực nhanh, doanh nghiệp nào về đích càng sớm sẽ càng đạt được lợi thế.

Lúc này, chuyển đổi số bằng cách ứng dụng các phần mềm quản lý văn phòng để tối ưu vận hành, gia tăng hiệu suất công việc trở thành yếu tố quyết định đến sự phát triển và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. 

Sau đây, hãy cùng xem top 11 phần mềm hỗ trợ công việc văn phòng tốt nhất hiện nay hỗ trợ các doanh nghiệp xử lý các bài toán trên của doanh nghiệp như thế nào nhé.

Ebook miễn phí: Giải pháp tối ưu vận hành & xây dựng quy trình làm việc hiệu quả cho CEO. TẢI NGAY!

II. Top 11 phần mềm quản lý văn phòng tốt nhất hiện nay

1. Bộ giải pháp văn phòng số MISA AMIS

Tiên phong và đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình chuyển đổi số, bộ giải pháp phần mềm MISA AMIS Văn phòng số được đánh giá là 1 trong những phần mềm quản lý văn phòng toàn diện nhất. 

Cụ thể, với bộ giải pháp này, các cơ quan, doanh nghiệp có thể tối ưu vận hành cho hầu hết các nghiệp vụ văn phòng quan trọng từ quản lý công việc, hồ sơ/tài liệu, ký tá, quản lý tài sản,… cho tới tự động hóa hoạt động liên phòng ban.

1.1. Quản lý công việc

Giao việc, cập nhật tiến độ công việc/dự án nhanh chóng tức thời. Hệ thống báo cáo đa chiều (lượng công việc theo thời gian/người thực hiện, tình trạng thực hiện công việc, tình hình hoạt động của dự án,…) giúp quản lý đánh giá năng lực và hiệu quả làm việc của đội ngũ chính xác và thúc đẩy nhân viên tăng hiệu suất công việc. 

1.2. Ký hợp đồng, tài liệu nhanh chóng, ở bất kỳ đâu

Ký điện tử tiện lợi, trên nhiều thiết bị, tiết kiệm chi phí in giấy tờ và chuyển phát. Điều này giúp doanh nghiệp giảm 90% thời gian và chi phí so với ký truyền thống.

1.3. Tự động hóa quy trình liên bộ phận

Thiết lập và tự động hóa mọi quy trình làm việc liên thông giữa các nghiệp vụ cốt lõi trong doanh nghiệp như: Tài chính – Kế toán (Tạm ứng, Thanh toán, Nhập/Xuất kho,…), Quản trị sản xuất (Lập kế hoạch sản xuất, Kiểm nghiệm sản phẩm, Xử lý phế liệu/chất thải,…), Quản trị bán hàng (Đào tạo, Chăm sóc khách hàng,…), Marketing – Truyền thông (Tổ chức sự kiện, Sản xuất phim,…), Quản trị nguồn nhân lực (Tuyển dụng, Đào tạo, Bổ nhiệm,…), Hành chính tổng hợp (Văn thư lưu trữ, Mua hàng hóa, Quản lý tài sản,…). Nhờ đó, doanh nghiệp cải tiến vận hành, năng suất và tốc độ phục vụ khách hàng được nâng cao.

1.4. Lưu trữ tài liệu một cách khoa học, an toàn

Soạn thảo online mọi lúc mọi nơi, lưu trữ tập trung an toàn với hệ thống bảo mật tiên tiến, chia sẻ tài liệu nhanh chóng và phân quyền linh hoạt.

1.5. Quản lý phòng họp dễ dàng

Tìm phòng nhanh theo đúng yêu cầu, đặt phòng với vài thao tác, tự động gửi email thông báo tới thành viên cuộc họp.

1.6. Tối ưu công tác quản lý tài sản

Cấp phát, thu hồi, điều chuyển, sửa chữa/bảo dưỡng, kiểm kê, mất/hủy/thanh lý, phân bổ chi phí,…

1.7. Truyền thông kịp thời, nhanh chóng

Truyền tải và xây dựng văn hóa, tạo nên sức mạnh từ bên trong tập thể, bên trong mỗi cá nhân với mạng xã hội dành riêng cho doanh nghiệp.

Không chỉ đem đến cho doanh nghiệp tất cả các công cụ cần có để số hóa toàn bộ hoạt động, MISA AMIS văn phòng số còn sở hữu những ưu điểm vượt trội mà không phải phần mềm nào cũng có được như: giao diện đơn giản, dễ sử dụng; có khả năng kết nối với các ứng dụng trong và ngoài MISA; phù hợp với mọi lĩnh vực, quy mô phát triển của doanh nghiệp. 

Với hơn 170.000 khách hàng tổ chức đang sử dụng và mang đến hiệu quả vượt trội trong việc quản trị doanh nghiệp, giải pháp văn phòng số MISA AMIS đã nhận được giải thưởng Sao Khuê ở hạng mục Các sản phẩm, giải pháp phần mềm mới. Cùng với đó là những đánh giá rất cao từ phía các chuyên gia, khách hàng.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Văn phòng số, trong đó có Công ty Cổ phần Hữu Nghị Xuân Cương, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek, Cao đẳng Dầu khí,… và nhiều khách hàng khác.

Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Văn phòng số tại đây:

2. Ứng dụng văn phòng Microsoft Office

Microsoft Office cũng là một trong những phần mềm quản lý văn phòng phổ biến nhất hiện nay. Không xử lý hết tất cả nghiệp vụ văn phòng, Microsoft Office cung cấp cho người dùng một bộ ứng dụng để tạo ra các tài liệu, bản thuyết trình đẹp mắt, quản lý email công việc, ghi chú,… và dễ dàng chia sẻ chúng thông qua internet.

• Microsoft Word: Phần mềm dùng để soạn thảo văn bản, hợp đồng, tài liệu nhanh chóng.
• Microsoft Excel: Phần mềm dùng để xử lý dữ liệu, tính toán với các hàm riêng biệt. Excel cực kỳ cần thiết với nhân sự kế toán, HR và các bộ phận khác trong trường hợp doanh nghiệp chưa có phần mềm hỗ trợ tự động.
• Microsoft PowerPoint: Ứng dụng dùng để tạo ra các slide trình chiếu văn bản, hình ảnh, nội dung cuộc họp. Với các hiệu ứng bắt mắt, sinh động, PowerPoint giúp cho bài thuyết trình trở nên hấp dẫn hơn.

• Microsoft OneDrive: Phần mềm dùng để lưu trữ và chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban, nhân viên trong doanh nghiệp.

• Microsoft OneNote: Phần mềm đặc biệt hữu ích trong trường hợp nhân sự cần ghi chú, chú thích thông tin. 
• Microsoft OutLook: Đây là phần mềm dùng để quản lý các email, công việc hay lịch trình. 

Với Microsoft Office, các nhân dự của doanh nghiệp có thể đăng nhập, truy cập mọi nơi từ thiết bị có kết nối internet để cùng chia sẻ, phối hợp, trao đổi thông tin.

Microsoft Office đã trở thành ứng dụng văn phòng phổ biến và không thể thay thế. Tuy nhiên, phần mềm này chỉ đáp ứng được các nghiệp vụ về soạn thảo văn bản, quản lý tài liệu, email. Doanh nghiệp vẫn cần sử dụng thêm các phần mềm khác nếu muốn số hóa các hoạt động của mình. 

3. Phần mềm văn phòng điện tử OrientSoft

OrientSoft là bộ phần mềm quản lý văn phòng hỗ trợ doanh nghiệp tin học hóa toàn bộ quy trình điều hành, quản lý văn bản đến đi và hồ sơ công việc trực tuyến. Khi có kết nối Internet, người dùng sẽ có thể dễ dàng truy cập vào hệ thống phần mềm trên các thiết bị để xử lý văn bản, phân chia công việc.

OrientSoft tạo ra một môi trường làm việc cộng tác với nhiều module chức năng hữu ích được tích hợp trong cùng một hệ thống như: quản lý giao việc, quản lý văn bản, quản lý hồ sơ công việc, quản lý hợp đồng, quản lý khách hàng, trao đổi nội bộ,… Với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, OrientSoft giúp cho sự phối hợp công việc, chia sẻ tài liệu và khai thác dữ liệu của doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn. 

Như vậy, OrientSoft đáp ứng tương đối các nghiệp vụ quản lý văn phòng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi ứng dụng vào doanh nghiệp với rất nhiều bộ phận khác nhau, OrientSoft chưa hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng các quy trình phối hợp chặt chẽ, nhịp nhàng giữa các thành viên.

>> [eBook] Tổng hợp phương pháp giúp CEO quản trị và vận hành doanh nghiệp tinh gọn 2023

4. Phần mềm quản lý văn phòng điện tử CloudOffice

Được ra đời với mục tiêu hỗ trợ các tổ chức, doanh nghiệp trong việc quản lý công việc, công văn, CloudOffice có một số phân hệ chính như: 

• Quản lý văn bản: Văn bản đi, văn bản đến, tờ trình,…
• Quản lý công việc: Tạo việc, theo dõi xử lý công việc, đánh giá công việc,…
• Quản lý tài liệu: Lưu trữ hồ sơ, hợp đồng, sự kiện, tài liệu chia sẻ,…
• Tiện ích văn phòng: Thảo luận, chat, ghi chép, nhắc nhở,…

Với việc sử dụng nền tảng cloud, CloudOffice hoạt động trên cả Android, iOS hay Windows hay macOS. 

Có thể thấy, CloudOffice tập trung vào một vài nghiệp vụ quan trọng, giúp cho việc trao đổi việc trao đổi, chia sẻ các tài liệu, thông tin công việc với đồng nghiệp hoặc các thành viên trong doanh nghiệp trở nên đơn giản hơn. 

Mặc dù vậy, khi doanh nghiệp có nhu cầu số hóa các việc như: ký kết hợp đồng, quản lý tài sản, phòng họp hay thiết lập các quy trình giữa các bộ phận, CloudOffice chưa đáp ứng được điều này.

5. Phần mềm quản lý văn phòng, quản lý đầu tư và thi công công trình IBOM

IBOM là một giải pháp tổng thể trong lĩnh vực Điều hành doanh nghiệp và Quản lý thi công công trình.

IBOM cung cấp các module hỗ trợ doanh nghiệp quản lý, bao quát được công việc của tất cả các phòng ban, liên kết công việc và dữ liệu của các phòng ban, dự án, từ đó tổng hợp, phân tích, đánh giá để hỗ trợ ra quyết định.

Các module quan trọng của IBOM bao gồm: Quản lý đầu tư, quản lý công trình, quản lý cung ứng, quản lý kho, quản lý tài sản, quản lý nhân sự, quản lý văn bản, quản lý công việc, quản lý tài chính.

IBOM cũng là một phần mềm quản lý văn phòng. Tuy nhiên, nghiệp vụ sẽ được thiết kế để phù hợp hơn với các doanh nghiệp đầu tư và thi công công trình. Doanh nghiệp thuộc các lĩnh vực khác sẽ gặp khó khăn trong quá trình sử dụng hơn.

6. Phần mềm quản lý văn phòng JANUS OFFICE

JANUS OFFICE là phần mềm quản lý công việc văn phòng đang được khá nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Với JANUS OFFICE, doanh nghiệp được cung cấp hệ thống văn phòng điện tử thông minh với các tính năng từ quản lý tài liệu, dự án cho đến khách hàng.

• Quản lý tài liệu: Lưu trữ thư mục và tệp tin trực tuyến, chia sẻ tài liệu, kiểm soát phiên bản, sửa đổi, quản lý văn bản đi và đến,…
• Quan hệ khách hàng và hóa đơn: Quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng, theo dõi các giao dịch, gửi báo giá, tạo hóa đơn,…
• Quản trị dự án: Phân công và theo dõi công việc, nhắc việc, báo cáo dự án, cập nhật sự kiện theo lịch trình,…
• Giao tiếp: Nhắn tin, gửi SMS, đội ngũ nhân viên dễ dàng trao đổi  với nhau hoặc trao đổi với quản lý.

Như vậy, điểm nổi bật của JANUS OFFICE so với các phần mềm khác đó là quản lý dữ liệu khách hàng. Để có thể chuyển đổi số toàn diện thì doanh nghiệp vẫn cần tìm kiếm các phần mềm khách hỗ trợ ký kết điện tử, quản lý tài sản, thiết lập quy trình liên bộ phận,….

7. Phần mềm quản lý văn phòng IFAS-OM

IFAS-OM tập trung vào việc quản lý các văn bản của doanh nghiệp. Với sự hỗ trợ của phần mềm này, đội ngũ nhân sự có thể lưu trữ, tìm kiếm, quản lý văn bản đến và đi trên cùng một hệ thống. 

• Cho phép cập nhật và lưu trữ các văn bản đến, đi với đầy đủ các thông tin chi tiết như: loại văn bản, số hiệu, người gửi, người nhận, người xử lý,  ngày phát hành, ngày gửi, nơi nhận, nội dung trích yếu, số trang, số bản chính, ngày hiệu lực,…
• Quản lý lưu trữ và tìm kiếm nhanh các mẫu văn bản thường sử dụng: giấy mời, công văn, quyết định, hợp đồng, thông báo,…vv.
• Tự động cảnh báo đến bộ phận hoặc nhân viên có liên quan khi có một văn bản mới và cho phép mở xem văn bản điện tử.
• Cho phép thực hiện thông báo nhanh đến các phòng ban có liên quan: mời họp, phát lương,…

Rõ ràng, IFAS-OM hỗ trợ doanh nghiệp xử lý rất tốt việc lưu trữ văn bản. Nhưng doanh nghiệp sẽ cần một bộ phần mềm được tích hợp nhiều tính năng liên quan đến các nghiệp vụ khác. Đây là điều mà IFAS-OM chưa làm được.

8. Phần mềm quản lý văn phòng tòa nhà Landsoft Control Office

Landsoft Control Office là một giải pháp quản lý tòa nhà văn phòng toàn diện, được phát triển bởi Công ty cổ phần công nghệ DIP Việt Nam.

Landsoft Control Office cung cấp các tính năng quản lý toàn diện cho tòa nhà văn phòng, bao gồm:

• Quản lý thông tin tòa nhà: bao gồm thông tin chung về tòa nhà đang quản lý, thông tin về các phòng ban thuộc BQL, người / đơn vị thuê phòng hoặc thuê sàn,…
• Quản lý tài sản, trang thiết bị: bao gồm danh mục tài sản trong tòa nhà, lịch sử bảo dưỡng bảo trì,…
• Quản lý dịch vụ tiện ích: bao gồm hệ thống điện, nước, internet,… với các nhà cung cấp và với khách thuê
• Quản lý hệ thống an ninh, đảm bảo an toàn: hệ thống phòng cháy chữa cháy toàn diện, camera giám sát, hệ thống an ninh bảo vệ,…

9. Phần mềm hỗ trợ quản lý văn phòng Vietinfo

Phần mềm Vietinfo cung cấp các tính năng quản lý 01 văn phòng hiện đại, giúp các tổ chức, doanh nghiệp xây dựng văn phòng không giấy, nâng cao hiệu quả công việc.

Một số tính năng nổi bật của Vietinfo:

• Quản lý văn bản dữ liệu đến và đi: Phần mềm giúp quản lý toàn bộ văn bản đến và đi của tổ chức, doanh nghiệp, tuy nhiên bạn cần nạp thông tin vào hệ thống để đồng bộ chính xác.
• Quản lý hồ sơ công việc: Phần mềm giúp quản lý toàn bộ hồ sơ công việc của doanh nghiệp, nhất là hoạt động phân công và theo dõi công việc
• Quản lý lịch công tác: Chế độ lịch đơn giản giúp kiểm soát chương trình công việc của tổ chức, quản lý và nhân viên
• Báo cáo thống kê thông minh: Vietinfo giúp cung cấp các báo cáo thống kê thông minh, giúp người dùng nắm bắt tình hình hoạt động tổng quan nhất của doanh nghiệp.

10. Phần mềm văn phòng MyXTeam

myXteam là giải pháp công nghệ giúp nhóm văn phòng cùng nhau làm việc hiệu quả hơn. Phần mềm cung cấp các tính năng nổi bật như:

• Lập kế hoạch online: myXteam giúp bạn nhanh chóng lập team và triển khai kế hoạch với danh sách việc cần làm và deadline thực hiện rõ ràng.
• Quản lý thành viên nhóm: phần mềm giúp bạn giao nhiệm vụ cho thành viên, theo dõi tiến độ công việc của các thành viên,…
• Lưu trữ tiến độ công việc: có thể lưu trữ lịch sử trao đổi công việc và giúp các thành viên truy xuất kiểm tra dễ dàng
• Tập trung hóa dữ liệu: giúp lưu trữ tất cả công việc trên nền tảng Cloud của Microsoft
• Bot nhắc nhở công việc: Bot hỗ trợ giúp bạn nhắc nhở công việc tự động, đảm bảo không bỏ sót công việc.
• Báo cáo thống kê cơ bản.

11. Phần mềm SINNOVA-OFFICE

SINNOVA-OFFICE là giải pháp quản lý văn phòng tương đối toàn diện, giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả việc quản lý – điều hành của mình.

Tính năng nổi bật của phần mềm SINNOVA bao gồm:

• Quản lý theo dõi luồng công việc: giúp doanh nghiệp số hóa quy trình, thiết lập cách xử lý với từng hoạt động.
• Quản lý dự án, công việc cơ bản: SINNOVA-OFFICE giúp doanh nghiệp quản lý, lập kế hoạch, phân công, theo dõi tiến độ, báo cáo,… đối với nhiều tác vụ công việc.
• Quản lý nhân sự: quản lý thông tin nhân sự cơ bản như: thông tin cá nhân, lịch sử chấm công, tính lương,…

III. Tổng kết

Trên đây là 11 phần mềm quản lý văn phòng phổ biến đang được các doanh nghiệp tin dùng nhằm số hóa vận hành, tối ưu công việc cũng như tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao hiệu suất của bộ máy. Hy vọng, bài viết đã cung cấp được những gì mà doanh nghiệp của bạn đang cần để lựa chọn được phần mềm phù hợp. 

Nếu đang cần một phần mềm mạnh mẽ để tối ưu vận hành, nâng cao hiệu quả hoạt động, mời bạn đọc dùng thử miễn phí bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số với đầy đủ các tính năng.

• Miễn phí dùng thử trọn trọn bộ MISA AMIS Văn phòng số với các phần mềm: AMIS Công việc, AMIS Quy trình, AMIS WeSign, AMIS Tài sản, AMIS Mạng xã hội, AMIS Ghi chép, AMIS Văn thư.
• Miễn phí áp dụng thư viện mẫu 500+ mẫu quy trình liên phòng ban.
• Miễn phí 30 tài liệu ký trên mọi thiết bị kết nối Internet.
• Miễn phí Demo, hướng dẫn sử dụng và tư vấn 1-1.