Quản lý dự án thủ công, doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn từ việc theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách, đến phân công công việc và đảm bảo mọi thứ hoàn thành đúng hạn. Lúc này, các app quản lý dự án là giải pháp đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án tối ưu từ việc lên kế hoạch, phân bổ nguồn lực, phối hợp đội ngũ cho đến theo dõi tiến độ tức thời.
Bài viết này cung cấp tất tần tật thông tin về app quản lý dự án phổ biến nhất hiện nay cùng những tiêu chí lựa chọn phù hợp nhất cho doanh nghiệp.
| [MISA tặng bạn eBook] Quản lý dự án: 5 giai đoạn và các phương pháp tiếp cận quản lý dự án hiệu quả |
1. App quản lý dự án là gì?
Các app quản lý công việc, dự án thường bao gồm nhiều tính năng như lên kế hoạch, phân công công việc, quản lý tài nguyên, giao tiếp & hợp tác, theo dõi tiến độ,… Mục đích chính của chúng là cải thiện hiệu quả công việc và đảm bảo dự án được hoàn thành đúng hạn.
2. Tiêu chí lựa chọn app quản lý dự án phù hợp cho doanh nghiệp
Để lựa chọn app quản lý dự án phù hợp với dự án của mình các nhà quản lý cần quan tâm tới một số yếu tố sau:
2.1 Mức độ đáp ứng
Khi chọn ứng dụng cần quan tâm đến những tính năng mà ứng dụng cung cấp trong việc quản lý dự án tại doanh nghiệp. Cần xác định rõ nhu cầu quản lý của mình để chọn lựa sản phẩm phù hợp. Chẳng hạn như:
- Tính năng lập kế hoạch, theo dõi tiến độ: Giúp nhà quản lý lập kế hoạch theo đặc thù lĩnh vực, đối tượng người dùng; có thể khởi tạo công việc kèm deadline và tính năng nhắc nhở để theo dõi trạng thái, tiến độ dự án theo thời gian thực.
- Tính năng lập báo cáo: Các loại báo cáo về mức độ hoàn thành task, hiệu suất làm việc của nhân viên,… cần được tạo lập nhanh chóng, chi tiết, trực quan, giúp nhà quản lý dễ dàng nắm bắt điểm mạnh, điểm yếu của các nguồn lực, từ đó phân bổ chính xác, hiệu quả.
- Tính năng phân quyền người dùng: Đây là tính năng tối cần thiết để đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng chức năng, đúng quyền hành trong tổ chức, không xảy ra tình trạng “vượt cấp” hoặc tham gia không đúng công việc được giao.
- Tính năng thiếp lập quy trình phối hợp: Phân loại, sắp xếp công việc thành các workflow giúp người dùng hoàn thành công việc theo thứ tự ưu tiên, hạn chế chồng chéo deadline, giải quyết công việc không hiệu quả.
- Tính năng trao đổi và kết nối: Các tính năng cần thiết như chat, bình luận, tag tên thành viên trong dự án,… giúp công việc nhóm được thông suốt và đạt hiệu quả tương tác cao.
2.2 Giao diện và mức độ dễ sử dụng
“Chuyển đổi số” trong doanh nghiệp diễn ra trên quy mô rộng, đồng bộ tới toàn nhân viên. Ứng dụng quản lý dự án sẽ được sử dụng hàng ngày thay thế các công cụ làm việc và giao tiếp truyền thống trước kia. Do vậy, tính tiện lợi, dễ sử dụng về giao diện và thao tác là yếu tố quan trọng nhất được người sử dụng quan tâm.
App quản lý dự án nên có giao diện thân thiện, không rối mắt và dễ sử dụng. Nếu giao diện khó nhìn, sử dụng phức tạp, nhiều thao tác “thừa”, sẽ gây tốn thời gian, ảnh hưởng tiêu cực tới cảm xúc khi làm việc của nhân viên, giảm hiệu quả công việc. Điều này vô hình chung đi ngược lại với mục đích và ý nghĩa của việc “chuyển đổi số” doanh nghiệp.
2.3 Khả năng tương thích của app quản lý dự án
Để đảm bảo tính liên tục và hiệu quả của quá trình làm việc, phần mềm phải tương thích với môi trường công nghệ hiện có của doanh nghiệp, bao gồm hệ điều hành, phần cứng và các ứng dụng phần mềm khác như email, lịch, ERP, CRM.
Khả năng tương thích trên nhiều thiết bị và nền tảng cũng quan trọng để hỗ trợ làm việc di động và tại nhiều địa điểm.
2.4 Khả năng mở rộng
Phần mềm nên có khả năng mở rộng để có thể thích ứng với sự phát triển và thay đổi của doanh nghiệp. Điều này bao gồm khả năng hỗ trợ số lượng người dùng tăng lên, khối lượng công việc mở rộng và việc thêm các chức năng mới hoặc tích hợp với các công cụ khác khi cần thiết.
2.5 Mức độ bảo mật của app quản lý dự án
Bảo vệ thông tin và dữ liệu là cực kỳ quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh an ninh mạng ngày càng phức tạp. Phần mềm phải cung cấp các biện pháp bảo mật mạnh mẽ như mã hóa dữ liệu, xác thực nhiều yếu tố và quản lý quyền truy cập để đảm bảo an toàn thông tin của doanh nghiệp.
2.6 Hỗ trợ và dịch vụ khách hàng
Hỗ trợ khách hàng chất lượng cao là yếu tố thiết yếu, bao gồm cả hỗ trợ kỹ thuật và tư vấn sử dụng phần mềm. Dịch vụ khách hàng cần phải sẵn sàng, nhanh chóng và có thể cung cấp giải pháp kịp thời cho bất kỳ sự cố hay thắc mắc nào của người dùng.
2.7 Chi phí triển khai app quản lý dự án
Cần xem xét tổng chi phí sở hữu của phần mềm, bao gồm chi phí ban đầu, chi phí bảo trì và chi phí nâng cấp. Một phần mềm có chi phí hợp lý và phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp sẽ giúp đảm bảo hiệu quả đầu tư tối ưu.
2.8 Đánh giá & phản hồi từ người dùng
Ý kiến từ các doanh nghiệp khác đã sử dụng phần mềm có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về hiệu quả và độ tin cậy của sản phẩm. Đánh giá và phản hồi tích cực từ người dùng là dấu hiệu của một phần mềm tốt và được cộng đồng đón nhận.
3. Top 11 app quản lý dự án tốt nhất hiện nay
Dưới đây là top 11 app quản lý dự án được các nhà quản lý và doanh nghiệp tin dùng.
3.1 App quản lý dự án MISA AMIS Công Việc
Là một sản phẩm của MISA JSC với 30 năm kinh nghiệm phát triển phần mềm, AMIS Công việc là app quản lý dự án đáp ứng đủ tính năng quản trị dự án, công việc cho đội nhóm hay doanh nghiệp lớn, nhỏ.
Ứng dụng này có khả năng phân quyền cho nhân viên, thêm/bớt thành viên vào dự án và quản lý song song nhiều dự án, công việc để hạn chế việc chậm trễ tiến độ.
Ưu điểm nổi trội – nâng cao của AMIS Công Việc:
- Ứng dụng giao việc này đầy đủ tính năng từ khởi tạo công việc/dự án mới, lên kế hoạch, giao việc, giám sát và theo sát tiến độ, ghi chú, đánh giá, thực hiện công việc mỗi ngày.
- Gợi ý danh sách, sắp xếp danh mục công việc lên theo tính cấp thiết.
- Quản lý công việc theo biểu đồ Gantt, bảng Kanban, Calendar, Eisenhower,… và template được thiết kế riêng đối với các lĩnh vực, ngành nghề khác nhau.
- Kiểm soát từ xa vị trí làm việc của mọi người.
- Thiết lập quy trình phối hợp công việc theo từng bước, tự động chuyển giao công việc đến nhân sự phụ trách.
- Tự động cập nhật tiến độ tổng thể từ những công việc con, tự động chuyển giai đoạn khi công việc ở giai đoạn trước hoàn thành, cảnh báo tiến độ thông minh.
- Đo lường hiệu suất hiệu quả làm việc của từng nhân viên, khối lượng thực hiện, % hoàn thành,… theo thời gian thực.
- Lưu trữ tài liệu, hồ sơ theo từng công việc/dự án, theo dõi tiến độ trên từng hợp đồng/đề nghị.
- Nhân sự trao đổi, thảo luận trực tiếp trên từng đầu việc, nhắc việc tự động qua Email và Notification, đồng bộ lịch làm việc với Google Calendar.
- Sử dụng được trên nhiều thiết bị (mobile, PC, laptop, tablet,…) thích hợp trên các hệ điều hành (Android, iOS, trình duyệt Web,…).
- Mọi dữ liệu hoàn toàn được liên thông, kết nối, dữ liệu an toàn.
So với những app theo dõi tiến độ công việc khác, phần mềm AMIS Công việc thích hợp hơn với các doanh nghiệp hoạt động tại Việt Nam bởi lý do:
- Có khả năng liên kết với phần mềm khác trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS. Đặc biệt liên kết với phần mềm MISA AMIS Quy Trình giúp việc thực hiện quy trình công việc được dễ dàng, tiện theo dõi từ xa. Bên cạnh đó, MISA AMIS Công việc cũng cho phép người dùng thêm và đồng bộ nhiệm vụ sang AMIS CRM – một phần mềm quản lý nhân viên kinh doanh, từ đó giúp người quản lý nắm bắt được tình hình thực hiện công việc của nhân viên sale.
- Chi phí triển khai hợp lý, nhiều gói sử dụng theo số users cho doanh nghiệp lựa chọn
- Hỗ trợ miễn phí trong suốt quá trình sử dụng (tổng đài chính sách hỗ trợ MISA Support, Website help.amis.vn, group cộng đồng trên Facebook,…).
- Được phát hành bởi Công ty CP MISA – đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực CNTT tại Việt Nam với hơn 250.000 khách hàng
Feedback của khách hàng về phần mềm quản lý công việc MISA AMIS:
Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn MISA AMIS Công việc, trong đó có Công ty Cổ phần LANDCO, Công ty Cổ Phần Viglacera Hạ Long, Công ty TNHH Sản xuất Xây dựng Thương mại Đại Á Châu, Công ty Austdoor,… và nhiều doanh nghiệp khác.
Dùng thử và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Công việc tại đây:
- Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
- Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
- Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
- Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia
3.2 Trello
Trello là ứng dụng quản lý task công việc khá phổ biến với phiên bản tính phí và miễn phí. Với thiết kế tối giản, các cá nhân và đội nhóm có thể dễ dàng theo dõi luồng công việc, phân công nhiệm vụ, cộng tác trên Trello.
Trello đáp ứng được các tính năng cơ bản như:
- Lập kế hoạch, giao việc, theo dõi tiến độ dự án và năng suất nhân viên.
- Chi phí hợp lý, có cả miễn phí trọn đời cho dự án nhỏ hay cá nhân quản lý task công việc, tuy nhiên rất giới hạn về tính năng.
- Có thể sử dụng trên đầy đủ thiết bị phổ biến như di động, PC, laptop,…
3.3 Wrike
Wrike có app quản lý dự án trên điện thoại và phần mềm trên PC. Đây là phần mềm được đánh giá cao trong lĩnh vực quản lý dự án, giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là các start-up có thể tiếp cận và quản trị công việc một cách chuyên nghiệp, ngay cả khi không có nhiều kinh phí.
Những tính năng nổi bật của Wrike:
- Giao việc, nhận việc, thêm bớt thành viên vào dự án dễ dàng
- Khả năng cộng tác, quản lý nhiều dự án cùng thời điểm
- Chat nhóm, bình luận chung, tag tên thành viên tại mỗi dự án
Đối với bản miễn phí, Wrike cung cấp nhiều tính năng hơn so với Trello nhưng lại bị giới hạn số lượng users và chưa có phiên bản tiếng Việt. Bản tính phí khi doanh nghiệp có nhiều users cũng có mức phí khá cao, nhưng bù lại các tính năng rất chi tiết, đầy đủ.
3.4 Microsoft Project
Là một ứng dụng thuộc hệ điều hành Microsoft, ứng dụng Microsoft Project giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình dự án, quản lý tiến độ với nhiều tính năng như:
- Lập kế hoạch công việc
- Lên lịch cho dự án, Xây dựng lộ trình trực quan
- Lập dự án mới và theo dõi tiến độ theo dạng bảng, lưới hay dạng sơ đồ Gantt
- Xem báo cáo công việc theo tiến độ, thời hạn hoàn thành, năng suất nhân viên
Microsoft Project hiện phổ biến tại thị trường nước ngoài hơn, còn tại Việt Nam, các ứng dụng soạn thảo văn bản của Microsoft được ứng dụng nhiều hơn.
Tặng eBook: Quản lý dự án: 5 giai đoạn và các phương pháp tiếp cận quản lý dự án hiệu quả
3.5. Microsoft To Do
Nói đến app quản lý dự án và thời gian hiệu quả, Microsoft To Do là một cái tên không thể vắng mặt. Phần mềm giải quyết những vấn đề chính gồm thiết lập To do list, nhắc việc, theo dõi tiến độ, đánh dấu những thông tin quan trọng.
Microsoft To Do cung cấp trình quản lý công việc khá khoa học theo dạng Danh sách, có thể truy cập online ở bất cứ đâu qua điện thoại. Ưu điểm lớn nhất của phần mềm này là tích hợp được với những ứng dụng được phát triển bởi Microsoft như Gmail, Outlook,…
3.6 Microsoft OneNote
OneNote là một sản phẩm của Microsoft Office, có rất nhiều những tính năng ưu việt, giải quyết được rất nhiều vấn đề liên quan tới việc lên kế hoạch công việc, quản lý thời gian, mà không phải App nào cũng có thể so bì được.
Được tích hợp sẵn trong bộ cài của Microsoft Office nên rất tiện lợi khi không cần phải đăng ký tài khoản. Điểm mạnh nhất của OneNote là người dùng có thể tạo ra bất kỳ ghi chú công việc nào từ đơn giản cho tới phức tạp.
Có thể nói OneNote được rất nhiều các cá nhân, tổ chức sử dụng bởi điểm nó có những tính năng cực kỳ độc đáo.
3.7 Any.do
Phần mềm Any.do có khá nhiều tính năng nổi bật, được người dùng ưa chuộng bởi khả năng tự động sắp xếp task sau khi bạn hoàn thành list công việc. Phần mềm cho phép cá nhân quản lý lịch làm việc, công việc ở nhà, công việc cá nhân riêng biệt.
Tính năng chính: Lên kế hoạch công việc, quản lý tiến độ, nhắc việc.
Giao diện phần mềm khá bắt mắt, có khả năng đồng bộ thông tin trên các thiết bị bởi nền tảng làm việc online.
3.8 Asana
Asana là phần mềm quản lý dự án khá phổ biến. Chức năng quản lý thời gian trên phần mềm khá dễ sử dụng. Giao diện phần mềm được thiết kế theo dạng workspace, theo đó mỗi dự án sẽ có không gian quản lý riêng với đầy đủ thông tin: Tên công việc, thời hạn hoàn thành, thứ tự ưu tiên, cho phép bình luận, đính kèm file và ghi chú công việc.
Phần mềm sử dụng trên đầy đủ thiết bị PC, laptop, tablet, điện thoại. Ứng dụng quản lý thời gian Asana trên điện thoại rất dễ sử dụng, linh hoạt và khá đầy đủ tính năng so với phiên bản Web.
3.9 DUE
Due – một trong những app quản lý dự án cực kỳ hữu ích đặc biệt là cho những ai có thói quen trì hoãn “mãn tính”. Ứng dụng Due có một đặc trưng rất nổi bật, chúng “không ngừng” nhắc nhở về tiền độ các đầu việc cho tới khi bạn hoàn thành.
Một đặc tính nổi bật khác của ứng dụng Due, là sử dụng rất đơn giản và thao tác nhanh chóng. Không mất nhiều thời gian setup, chỉ cần note ra những gì bạn cần làm và Due sẽ luôn thúc giục bạn, cho tới khi bạn hoàn thành công việc đó.
Ngay cả khi không có kết nối Internet thì Due vẫn hoạt động bình thường. Cùng với gần 60 bản âm thanh sinh động cho bạn có thể lựa chọn, Due là một trong những app quản lý dự án rất đáng sử dụng.
3.10 Wunderlist
Wunderlist là ứng dụng quản lý thời gian và công việc miễn phí, bên cạnh đó còn tích hợp được trên rất nhiều hệ điều hành khác nhau: Windows, Mac OSX, iOS, Android,…
Trên tất cả các hệ điều hành, khi sử dụng Wunderlist đều có thể đồng bộ hóa, rất tiện lợi, không cần đăng nhập thông tin nhiều lần. Một đặc điểm khác là Wunderlist có thể giúp bạn phân chia công việc thành nhiều project tiện lợi cho việc sử dụng.
- Giao diện đơn giản, thuận tiện khi thao tác, sử dụng.
- Dễ dàng trong việc chia sẻ công việc, nhiệm vụ cho người khác.
- Kết nối với các tài khoản mạng xã hội và Email.
- Tích hợp tính năng đính kèm tập tin và hình ảnh.
3.11 LiquidPlanner
LiquidPlaner là phần mềm quản lý và theo dõi công việc đáp ứng nhiều nghiệp vụ phức tạp với quy mô nhân sự lớn. Cũng bởi vậy, chi phí sử dụng phần mềm không hề rẻ, cao hơn nhiều so với giá của phần mềm quản lý dự án cùng phân khúc trên thị trường.
Một số tính năng của phần mềm:
- Đáp ứng nhiều tính năng chuyên nghiệp cho việc hoạch định kế hoạch dự án, đo lường, theo dõi, giám sát tiến độ, phân tích hiệu quả công việc chi tiết.
- Cung cấp các phân tích tỉ mỉ giúp doanh nghiệp có những kế hoạch tối ưu hơn trong những dự án kế tiếp.
- Có bản free cho người dùng nhưng giới hạn ở tính năng quản lý thời gian, công việc đơn giản
4. Tạm kết
Trên đây danh sách 11 app quản lý dự án, cùng những thông tin hữu ích liên quan mà AMIS muốn chia sẻ với quý độc giả, hy vọng bài viết là nguồn tham khảo chất lượng cho bạn trong việc chọn lựa app quản lý dự án phù hợp nhất.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
