Theo quy định hiện nay, mỗi người lao động chính thức đều có tối thiểu 1 ngày phép/tháng kể từ ngày ký hợp đồng. Chính vì thế người lao động hoàn toàn có thể nghỉ phép mà vẫn được hưởng nguyên lương khi đau ốm hoặc có việc bận. Sau đây, MISA AMIS HRM sẽ gửi đến nhà quản trị nhân sự một số mẫu đơn xin nghỉ phép chuẩn nhất.
TẢI MIỄN PHÍ DASBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY
1. Đơn xin nghỉ phép là gì?
Đơn xin nghỉ phép là văn bản dành cho người lao động khi có nhu cầu nghỉ làm tạm thời. CẤP QUẢN LÝ sẽ phê duyệt ĐƠN và CÔNG TY SẼ lưu trữ ĐƠN để phục vụ mục đích quản lý nhân sự. Số ngày nghỉ này sẽ theo quy định của từng công ty và đảm bảo tuân thủ đúng Luật lao động.
Các loại nghỉ phép hiện nay bao gồm:
- Nghỉ phép năm: Mỗi người lao động có ít nhất 12 ngày phép/năm.
- Nghỉ phép theo quy định: Ngày nghỉ vào dịp cưới hỏi, ma chay.
- Nghỉ phép không lương: Người lao động đã hết phép nhưng do ốm đau, bận việc cá nhân nên xin nghỉ.
- Nghỉ phép bù: Ngày lễ theo quy định của nhà nước và chính phủ, người lao động sẽ được nghỉ bù nếu rơi vào ngày nghỉ và vẫn được hưởng 100% lương.
>>> Xem thêm: Mẫu đơn xin nghỉ không lương chuẩn nhất cho người lao động
2. Các mẫu đơn xin nghỉ phép thường gặp
2.1 Mẫu đơn xin nghỉ phép năm
Tại các doanh nghiệp, người lao động có 1 ngày phép/tháng, tương đương 12 ngày phép/năm. Một số công ty có thể cho nhân viên nghỉ 15 – 18 ngày phép/năm. Khi người lao động muốn nghỉ phép do ốm đau, bận đi du lịch, bận việc cá nhân khác thì có thể sử dụng mẫu này.
Khi trình bày mẫu đơn xin nghỉ phép năm bạn cần lưu ý:
- Điền đầy đủ thông tin của các bộ phận liên quan như quản lý trực tiếp, phòng nhân sự… Bên cạnh đó cần có đủ thông tin liên hệ như: Tên, số điện thoại, email, bộ phận làm việc… Nếu trong thời gian nghỉ phép có việc khẩn cấp thì công ty và đồng nghiệp có thể liên hệ với người nghỉ.
- Lý do nghỉ cần được trình bày rõ ràng và ngắn gọn đúng trọng tâm, không nên quá dài dòng. Ví dụ: Tôi xin phép nghỉ 04 ngày đi du lịch cùng gia đình.
- Cần ghi rõ thông tin của người tiếp nhận công việc khi bạn vắng mặt.
2.2 Mẫu đơn xin nghỉ phép thông thường
Mẫu đơn này sẽ dùng khi người lao động nghỉ phép ngắn ngày với lý do như: Đám cưới, đám tang, việc cá nhân đột xuất…
Cũng giống như nghỉ phép năm, thông tin cần có đủ:
- Bộ phận xét duyệt, quản lý trực tiếp, người thay thế công việc, điện thoại liên hệ.
- Ghi rõ thời gian nghỉ là bao lâu, khi nào quay trở lại làm việc.
- Nên xin nghỉ phép ít nhất 1 ngày trước ngày nghỉ để phòng ban chủ động sắp xếp công việc. Tùy theo quy định tại công ty, nhân viên có thể làm đơn gửi trực tiếp, gửi qua email hoặc nhắn tin với quản lý.
2.3 Mẫu đơn xin nghỉ phép không lương dài ngày
Khi người lao động đã hết ngày phép nhưng có việc và cần nghỉ tiếp thì sẽ làm đơn nghỉ không lương. Mẫu đơn nghỉ không lương dài ngày cần có:
- Đầy đủ thông tin có các bộ phận liên quan, có đủ thông tin cá nhân của người làm đơn như số điện thoại, phòng ban…
- Ghi rõ lý do nghỉ không lương dài ngày để dễ được phê duyệt.
- Ghi rõ tên, chức vụ, thông tin người sẽ tiếp nhận công việc trong thời gian bạn nghỉ phép.
- Cần bàn giao chi tiết và rõ ràng, đặc biệt là với những trường hợp nghỉ 1 tuần đến 1 tháng trở lên. Việc này giúp người tiếp nhận dễ dàng nắm bắt công việc và đơn cũng dễ được cấp trên phê duyệt hơn.
2.4 Mẫu đơn xin nghỉ phép cho cán bộ công chức
Mẫu đơn xin nghỉ phép cho cán bộ công chức thường được sử dụng trong các cơ quan nhà nước. Về cơ bản mẫu đơn này cũng bao gồm những thông tin về cá nhân xin nghỉ, lý do xin nghỉ và cuối văn bản cần trưởng phòng hoặc thủ trưởng cơ quan ký xác nhận.
2.5 Mẫu đơn xin nghỉ phép cho giáo viên
Nếu làm việc tại các trường học, cơ sở giáo dục, bạn có thể sử dụng mẫu đơn xin nghỉ phép dành cho giáo viên. Mẫu đơn này có thêm thời khóa biểu các này nghỉ dạy và đề xuất người dạy thay.
2.6 Mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh
Mẫu đơn xin nghỉ phép tiếng Anh được áp dụng tại các môi trường làm việc có yếu tố quốc tế, hoặc dùng để trình cấp quản lý là người nước ngoài.
3. Cách viết đơn xin nghỉ phép chuẩn
Mỗi doanh nghiệp có thể áp dụng mẫu đơn xin nghỉ phép riêng. Người lao động muốn nghỉ phép hãy trao đổi trước với bộ phận nhân sựi để lấy mẫu đơn và thực hiện quy trình đúng theo yêu cầu của công ty. Một văn bản chuẩn thường có các mục sau:
Mở đầu đơn
- Quốc ngữ, tiêu ngữ: Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam, Độc Lập Tự Do Hạnh Phúc in đậm, căn giữa
- Tên đơn: Đơn Xin Nghỉ Phép – thường được in đậm, để cỡ to
- Thời gian làm đơn: Có thể để ở mở đầu hoặc ở cuối đơn đều được.
- Kính gửi: Điền tên phòng ban, bộ phận hoặc người mà bạn muốn gửi đơn, thường là trưởng bộ phận và trưởng phòng hành chính nhân sự.
- Thông tin cá nhân: Ghi rõ họ tên, mã nhân viên nếu cần, chức danh, phòng ban.
Phần nội dung đơn xin nghỉ phép
- Trình bày: Tôi làm đơn này để đề nghị, xin phép…
- Lý do nghỉ phép: Nghỉ do bận việc cá nhân, việc gia đình, nghỉ ốm, đi du lịch, tổ chức đám cưới, đám tang, nghỉ theo chế độ, nghỉ thai sản…
- Thời gian nghỉ phép: Điền chi tiết nghỉ bao nhiêu ngày, từ ngày nào đến ngày nào.
- Kế hoạch bàn giao công việc: Nêu thông tin người phụ trách, các công việc bàn giao.
- Thông tin liên hệ: Số điện thoại hoặc cách liên hệ nếu có việc khẩn cấp cần đến bạn.
- Cam kết: Cam kết việc nghỉ phép không ảnh hưởng đến công việc chung và các cam kết khác nếu có.
Phần kết đơn
Thể hiện lời cảm ơn với cấp lãnh đạo, quản lý đã xem xét và phê duyệt. Dưới đơn có chữ ký của người làm đơn, chữ ký của trưởng bộ phận và trưởng bộ phận hành chính nhân sự.
4. Quy định của Luật lao động về ngày nghỉ phép như thế nào?
Quy định về số ngày nghỉ phép trong năm
Theo Quy định của Khoảng 1, Điều 113 Bộ Luật Lao động, ngày phép năm của người lao động được quy định như sau:
- Người làm trong điều kiện lao động bình thường được nghỉ 12 ngày/năm.
- Lao động chưa thành niên, là người khuyết tật, làm công việc nặng nhọc, nguy hiểm có 14 ngày/năm.
- Người làm công việc đặc biệt nguy hiểm, nặng nhọc có 16 ngày/năm.
Ngoài ra, theo quy định của Luật, người lao động có thâm niên 5 năm sẽ được cộng thêm 1 ngày phép. Còn với người làm chưa đủ 12 tháng thì làm bao nhiêu tháng sẽ tương ứng với từng đó ngày phép.
Quy định đóng BHXH trong ngày nghỉ phép
Tại Khoản 3, Điều 85 Luật BHXH 2014 quy định rất rõ: Lao động không làm việc và hưởng lương 14 ngày trở lên thì không đóng BHXH trong tháng đó.
Vậy nên nếu người lao động nghỉ ngắn ngày, thường là 1 – 2 ngày thì vẫn đóng bảo hiểm bình thường. Còn nếu lao động nghỉ quá 14 ngày không lương thì không được đóng BHXH.
Không nghỉ hết phép có được hoàn tiền không?
Quy định của Khoản 3, Điều 113 Bộ Luật lao động chia ra 2 trường hợp được hoàn tiền phép năm đó là: Người lao động thôi việc và người lao động bị mất việc làm. Các lao động vẫn làm việc tại doanh nghiệp sẽ không được trả tiền nếu như không nghỉ hết ngày phép.
Quy định cộng dồn phép
Người lao động và người sử dụng lao động có thể thỏa thuận để nghỉ hàng năm nhiều lần hoặc gộp lại để nghỉ (tối đa 3 năm 1 lần).
Nói cách khác nếu như người lao động chưa nghỉ hết phép năm thì sẽ thỏa thuận với doanh nghiệp để dồn phép vào năm sau, năm sau nữa, đảm bảo nghỉ gộp 3 năm/lần.
5. Những lưu ý khi người lao động làm đơn nghỉ phép
Khi làm đơn xin nghỉ phép hoặc duyệt đơn nghỉ phép, người lao động và nhà quản trị nhân sự cần chú ý một số vấn đề như sau:
- Viết đơn xin nghỉ phép cần lịch sự, cung cấp đủ thông tin và nhưng chỉ cần ngắn gọn.
- Lý do cần chính đáng và trung thực để quản lý dễ dàng chấp thuận.
- Nếu nghỉ ngắn ngày bạn nên xin phép trước ít nhất 1 – 2 ngày, còn nếu nghỉ dài ngày hãy báo trước 1-2 tuần.
- Cần trao đổi với quản lý thật kỹ về ngày phép và tìm người thay thế công việc phù hợp.
- Mỗi công ty thường sẽ có mẫu nghỉ phép riêng, bạn nên dùng theo mẫu đó, còn nếu công ty không có thì có thể tham khảo những mẫu ở trên.
- Nếu gửi đơn qua mail thì bạn cần gửi đến các phòng ban liên quan, đặc biệt là phòng nhân sự để tránh bị thiệt thòi về ngày công.
- Nghỉ phép nhưng bạn cũng nên hỗ trợ cho đồng nghiệp trong trường hợp cần gấp, trong khả năng có thể, để tránh ảnh hưởng đến công việc chung.
5. Quản lý đơn xin nghỉ phép dễ dàng với AMIS Chấm Công
AMIS Chấm Công là giải pháp nằm trong bộ phần mềm MISA AMIS HRM có thể giúp HR quản lý ngày công, ngày phép đơn giản hơn.
- Nhân viên tự tạo đơn nghỉ phép ngắn ngày, dài ngày, không lương và gửi đi trên phần mềm.
- Lựa chọn được người duyệt đơn, người thay thế công việc, người được thêm cũng sẽ nhận được thông báo.
- Nhân viên theo dõi mình có bao nhiêu ngày phép, đã nghỉ bao nhiêu và còn bao nhiêu trên phần mềm.
- HR theo dõi tổng quan ngày phép của toàn bộ cán bộ công nhân viên.
6. Kết luận
Trên đây là tổng hợp một số mẫu đơn xin nghỉ phép phổ biến hiện nay, hy vọng rằng qua đây HR có thể tạo được một mẫu chung cho toàn công ty. Ngoài ra, người lao động cũng có thể tham khảo để biết cách viết một đơn xin nghỉ phép chuyên nghiệp nhất. Hy vọng những thông tin trên sẽ hữu ích với bạn, giúp bạn tối ưu công tác quản trị nhân sự trong tổ chức.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
