Xử lý hóa đơn không được cấp mã như thế nào? Quy trình giải pháp và cách thức xử lý ra sao? Đây là một trong những chủ đề được nhiều kế toán doanh nghiệp quan tâm. Những thắc mắc về cách xử lý hóa đơn không được cấp mã được MISA AMIS tổng hợp và chia sẻ trong bài viết sau đây.
1. Hóa đơn điện tử được cấp mã là gì?
Hóa đơn điện tử được cấp mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua (Căn cứ theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
2. Nguyên nhân khiến hóa đơn không được cấp mã
Nguyên nhân hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế để cấp mã nhưng chưa được cấp mã vì một trong các nguyên nhân sau:
- Do thông tin hóa đơn người nộp thuế đã lập gửi cấp mã chưa được truyền lên hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để cấp mã;
- Do hóa đơn đã được cấp mã cơ quan thuế nhưng chưa đồng bộ dữ liệu về phần mềm TVAN của doanh nghiệp đang sử dụng;
- Do lỗi truyền nhận dữ liệu của Tổ chức truyền nhận dữ liệu.
3. Điều kiện để được cấp mã hóa đơn
Căn cứ theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã phải đảm bảo các điều kiện sau:
- Đầy đủ nội dung về hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 10 Nghị định này;
- Đúng định dạng về hóa đơn điện tử theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
- Đúng thông tin đăng ký theo quy định theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính;
- Không thuộc trường hợp ngừng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Hệ thống cấp mã hóa đơn của Cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi
4. Căn cứ pháp lý về việc xử lý hóa đơn không được cấp mã
Dưới đây là các căn cứ pháp lý liên quan đến việc xử lý hóa đơn không được cấp mã:
- Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP
- Thông tư 91/2026/TT_BTC
Tìm hiểu thêm: Các điểm mới quan trọng theo Thông tư 91/2026/TT-BTC
5. Cách xử lý hóa đơn không được cấp mã theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Khi hóa đơn điện tử không được cấp mã, doanh nghiệp cần xác định đúng nguyên nhân để áp dụng phương án xử lý phù hợp theo quy định tại Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Dưới đây là các bước xử lý tương ứng:
Bước 1: Xác định nguyên nhân hóa đơn không được cấp mã
Trước tiên, người bán cần kiểm tra nguyên nhân dẫn đến việc hóa đơn điện tử không được cấp mã. Sự cố có thể phát sinh từ:
- Hệ thống của người bán.
- Hệ thống của tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Hệ thống cấp mã của cơ quan thuế.
- Trường hợp bất khả kháng theo quy định của pháp luật.
Bước 2: Liên hệ đơn vị hỗ trợ để khắc phục sự cố
Nếu nguyên nhân xuất phát từ hệ thống của người bán hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, người bán cần liên hệ ngay với tổ chức cung cấp dịch vụ hoặc cơ quan thuế để được hỗ trợ xử lý.
Trong thời gian chờ khắc phục, nếu vẫn phát sinh nhu cầu lập hóa đơn điện tử có mã, người bán có thể đến trực tiếp cơ quan thuế để sử dụng hóa đơn điện tử có mã theo quy định.
Bước 3: Theo dõi thông báo của Cục Thuế
Trường hợp sự cố phát sinh từ hệ thống cấp mã của cơ quan thuế, người bán cần theo dõi thông báo trên Trang thông tin điện tử của Cục Thuế về:
- Phạm vi ảnh hưởng của sự cố.
- Thời điểm bắt đầu xảy ra sự cố.
- Dự kiến thời gian khắc phục.
- Hướng dẫn thực hiện trong thời gian hệ thống gián đoạn.
Trong trường hợp cần thiết, Cục Thuế có thể kích hoạt hệ thống dự phòng hoặc ủy quyền cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử đủ điều kiện thực hiện việc cấp mã.
Bước 4: Thực hiện lập và gửi hóa đơn sau khi sự cố được khắc phục
Nếu việc không được cấp mã xuất phát từ trường hợp bất khả kháng như chiến tranh, bạo loạn, đình công hoặc các rủi ro khách quan khác khiến người bán hoặc cơ quan thuế không thể lập, cấp mã hoặc truyền dữ liệu hóa đơn đúng thời hạn, người bán được thực hiện lập và gửi hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày sự cố được khắc phục.
Bước 5: Lưu giữ hồ sơ chứng minh và hoàn thiện nghĩa vụ
Sau khi hoàn tất việc lập hóa đơn, người bán cần:
- Ghi chép đầy đủ giao dịch vào sổ sách kế toán.
- Lưu giữ tài liệu chứng minh nguyên nhân dẫn đến việc không được cấp mã hoặc không thể lập hóa đơn đúng thời hạn.
- Thực hiện việc lập, gửi hóa đơn theo đúng thời hạn được phép sau khi hệ thống hoạt động bình thường.
Theo quy định tại Điều 14 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc lập, gửi hóa đơn hoặc chuyển dữ liệu hóa đơn quá thời hạn do các nguyên nhân nêu trên được xác định là trường hợp bất khả kháng theo pháp luật về quản lý thuế.
6. Giải đáp một số câu hỏi về việc xử lý hóa đơn không được cấp mã
Câu 1: Hóa đơn điện tử không được cấp mã thì khi đã xuất hóa đơn mới khác có phải hủy hóa đơn bị từ chối cấp mã không?
Căn cứ theo quy định tại Luật quản lý thuế 2025 và Nghị định 254/2026/NĐ-CP hiện nay, Doanh nghiệp không được huỷ hoá đơn điện tử. Hóa đơn bị từ chối cấp mã không có giá trị pháp lý, do đó:
- Không cần thực hiện hủy hóa đơn.
- Không phải gửi mẫu 04/SS-HĐĐT vì mẫu này chỉ áp dụng cho hóa đơn đã được cấp mã nhưng có sai sót.
Khi đã lập hóa đơn mới thay thế, hóa đơn bị từ chối cấp mã sẽ tự động không còn giá trị sử dụng, và không cần thực hiện thêm bất kỳ thủ tục hủy bỏ nào.
Câu 2: Khi hủy hóa đơn bị từ chối cấp mã, có cần phải gửi mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót số 04/SS-HĐĐT hay không?
Khi hủy hóa đơn bị từ chối cấp mã, không cần gửi mẫu thông báo hóa đơn điện tử có sai sót số 04/SS-HĐĐT. Việc này chỉ áp dụng trong trường hợp hóa đơn đã được cấp mã và phát sinh sai sót.
Kết luận
Sử dụng hoá đơn điện tử là nhiệm vụ của các doanh nghiệp để đảm bảo tuân thủ quy định của Nhà nước. Việc lựa chọn phần mềm kế toán có tính năng kết nối với phần mềm hoá đơn điện tử như phần mềm kế toán online MISA AMIS sẽ giúp ích nhiều cho kế toán trong quá trình xử lý công việc hàng ngày. Phần mềm kế toán online MISA AMIS có khả năng:
- Kết nối trực tiếp phần mềm hoá đơn điện tử, cho phép phát hành hoá đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử;
- Khởi tạo mẫu hoá đơn điện tử từ bộ có sẵn: Chương trình có sẵn kho mẫu hóa đơn từ cơ bản đến đặc thù từng doanh nghiệp, đáp ứng nhu cầu sử dụng đa dạng, cho phép đơn vị lấy về sử dụng mà không mất công thiết kế lại;
- Kiểm tra tình trạng nhà cung cấp có đang được phép hoạt động hay không, giúp giảm thiểu việc kê khai các hóa đơn không hợp lệ;
- Đầy đủ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn: Cho phép in được báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng, quý, tuân thủ quy định mới nhất về quản lý và sử dụng hóa đơn của Bộ Tài chính.
Ngoài ra, phần mềm kế toán online MISA AMIS còn có nhiều tính năng, tiện ích thông minh nổi bật khác như: Tự động tổng hợp số liệu để lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính; tự động đối chiếu phát hiện sai lệch để đưa ra cảnh báo;…
Kính mời Quý Doanh nghiệp, Anh/Chị Kế toán doanh nghiệp đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS!
