Có phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn nữa không theo Nghị định 123?

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhiều đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử sẽ không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Vậy chi tiết quy định này như thế nào, hãy cùng MISA AMIS đọc bài viết dưới đây để hiểu rõ hơn nội dung kể trên.

1. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn áp dụng cho đối tượng nào?

1.1. Đối tượng không phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 123/2020/NĐ-CP và thông tư 78/2021/TT-BTC thì không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng HĐ điện tử.

Còn theo quy định cũ, đối với các doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Thông tư 32/2011/TT-BTC, thì cần nộp báo cáo tình hình sử dụng HĐ đầy đủ theo tháng, quý.

Lưu ý là các doanh nghiệp tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn xác thực không phải lập, gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn xác thực với cơ quan thuế (Căn cứ theo khoản 4 Điều 27 Quy định thí điểm áp dụng hóa đơn điện tử có mã ban hành kèm theo Quyết định 1209/QĐ-BTC).

>> Đọc thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Tổng hợp toàn bộ quy định về hóa đơn điện tử

1.2. Đối tượng phải nộp báo cáo tình hình sử dụng HĐ theo Nghị định 123/2020

Căn cứ theo điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đối tượng sử dụng hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế thì vẫn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng HĐ và bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp

Vậy đối tượng nào vẫn được sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế theo nghị định 123?

Doanh nghiệp nhỏ và vừa quy định tại khoản 1 điều 14 nghị định 123/2020/NĐ-CP đáp ứng các yêu cầu sau thì được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in trong thời hạn tối đa 12 tháng:

• Không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử
• Không có hạ tầng công nghệ thông tin
• Không có hệ thống phần mềm kế toán, 
• Không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế.

Hoặc trong trường hợp hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin cấp mã hóa đơn của cơ quan thuế gặp sự cố theo quy định tại khoản 2 Điều 20 Nghị định này thì doanh nghiệp được sử dụng hóa đơn giấy đặt in.

Như vậy, dù chỉ là trường hợp thiểu số, tuy nhiên cứ sử dụng hóa đơn đặt in của cơ quan thuế thì vẫn phải nộp báo cáo tình hình sử dụng HĐ.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý thêm một số vấn đề dưới đây:

• Khi doanh nghiệp chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp thì nộp báo cáo tình hình sử dụng HĐ và bảng kê với cơ quan thuế nơi chuyển đi.
• Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, khi hệ thống cấp mã của cơ quan thuế gặp sự cố, không thể cấp mã cho người bán thì trong thời gian chờ khắc phục, cơ quan thuế có giải pháp bán hóa đơn do cơ quan thuế đặt in cho một số tổ chức, cá nhân để sử dụng. Sau khi hệ thống được khắc phục, cơ quan thuế  thông báo cho các tổ chức, cá nhân tiếp tục sử dụng hóa đơn tử. Sau tối đa 02 ngày làm việc kể từ thời hạn theo thông báo của cơ quan thuế, người nộp thuế gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế.

Để tránh việc bị xử phạt do nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS. Phần mềm cho phép lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng/quý, để in và nộp cho cơ quan thuế. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử khá tiện lợi.

2. Hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn 2025

Căn cứ khoản 1, điều 29 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định:

Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn được nộp theo quý chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu của quý tiếp theo quý phát sinh việc sử dụng hóa đơn theo Mẫu số BC26/HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123.

Theo đó, thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng HĐ quý I/2025 là ngày 30/4/2025, quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7/2025, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10/2025 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01/2026

Trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp nộp báo cáo tình hình sử dụng HĐ ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (= 0), không cần gửi bảng kê hóa đơn sử dụng trong kỳ.

Trường hợp kỳ trước đã sử dụng hết hóa đơn, đã báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ trước với số tồn bằng không (0), trong kỳ không mua hóa đơn, không sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp không phải nộp BC tình hình sử dụng hóa đơn.

>> Đọc thêm: Bảng kê hóa đơn chứng từ hàng hóa dịch vụ bán ra mẫu mới nhất

3. Mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/HĐG

>>Tải ngay mẫu báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn BC26/HĐG tại đây

4. Cách lập và nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Hướng dẫn lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên phần mềm HTKK

Bước 1: Tại màn hình đăng nhập phần mềm HTKK, Người nộp thuế (NNT) nhập Mã số thuế (MST) của đơn vị tại ô “Mã số thuế”.

Bước 2: Sau khi đăng nhập, NNT chọn mục “Hóa đơn” -> Tiếp tục chọn đến “Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC)”.

Bước 3: Nhập dữ liệu về tình hình sử dụng hóa đơn và các chứng từ được quản lý như hóa đơn (Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển hàng hóa nội bộ, phiếu xuất kho gửi bán hàng đại lý) trên Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC).

Lưu ý:

• NNT phải gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC) trước khi gửi Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (BC26/AC) Quý II/2022.
• Nếu NNT gửi Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý II/2022 ngay sau khi gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn (không chờ hết quý II/2022), thì tại chi tiêu “kỳ báo cáo” ghi “từ ngày 01/4/2022 đến ngày…” (là ngày lập Báo cáo BC26/AC hoặc là ngày gửi Thông báo hủy hóa đơn đến CQT nếu NNT gửi Thông báo hủy và Báo cáo sử dụng cùng ngày).
  Ví dụ 1: 10 giờ 00 phút ngày 30/4/2022 NNT gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn; 10 giờ 10 phút gửi Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý II/2022, thì NNT ghi “từ ngày 01/4/2022 đến ngày 30/4/2022”.
  Ví dụ 2: Ngày 31/5/2022 NNT gửi Thông báo kết quả hủy hóa đơn; ngày 02/6/2022 NNT gửi Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn Quý II/2022, thì NNT ghi “từ ngày 01/4/2022 đến ngày bằng hoặc lớn hơn ngày gửi TB03/AC đến CQT”.
• NNT nhập đầy đủ các chi tiêu trên Báo cáo: Tại Cột 19 nhập dạng số; nhập “Số hóa đơn” hủy … Nếu những số hóa đơn hủy không liên tiếp thì NNT phải viết dấu (;) để phân cách giữa các số hóa đơn. Nếu những hóa đơn hủy liên tiếp nhau thì sử dụng dấu (-).

Bước 4: NNT ấn nút “Ghi’, nếu có lỗi sai phần mềm sẽ tự động báo.

Bước 5: NNT ấn nút “ Kết xuất XML” sau đó thực hiện nộp trên hệ thống Dịch vụ thuế điện tử của cơ quan thuế.

Hướng dẫn gửi báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đến Cơ quan thuế qua hệ thống dịch vụ thuế điện tử

Bước 1: Người nộp thuế truy cập Website thuế điện tử của Tổng cục thuế tại địa chỉ: http://thuedientu.gdt.gov.vn Sau khi truy cập, tại màn hình hiển thị, NNT chọn “Doanh nghiệp”.

Bước 2: Người nộp thuế bấm chọn vào “Đăng nhập” màn hình hiển thị như sau.

Bước 3: NNT đăng nhập hệ thống bằng tài khoản giao dịch điện tử với cơ quan thuế (Tài khoản: MST-ql. Mật khẩu: là mật khẩu NNT được cấp.) Nhập Mã xác nhận hiển thị ở ô màu vàng. Ấn chọn Đăng nhập.

Bước 4: NNT vào chức năng Khai Thuế > Nộp tờ khai XML để thực hiện nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:

• NNT tích “Chọn tờ khai” để chọn tờ khai phải nộp -> Chọn “Báo cáo”.
• Bấm chọn “Ký điện tử” thực hiện ký.
• Sau khi ký thành công, NNT bấm chọn “Nộp tờ khai” để thực hiện nộp tờ khai đến cơ quan thuế.

5. Mức xử phạt nếu chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Căn cứ Điều 29 Nghị định 125/2020/NĐ-CP  và được đính chính bởi khoản 2 Công văn 29/CP-KTTH năm 2021 quy định về mức phạt đối với hành vi chậm nộp  báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như sau:

6. Một số lỗi thường gặp trên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

Một số lỗi thường gặp trên báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn thường xuất phát từ việc thiếu kiểm tra kỹ lưỡng số liệu hoặc nhầm lẫn trong quá trình lập báo cáo, gây ra sự không khớp giữa thông tin thực tế và dữ liệu đã kê khai với cơ quan thuế. Dưới đây là một số lỗi thường gặp trong khi làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn:

Sai ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn:

• Ví dụ: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn ký hiệu “02GTKT3/002”, nhưng trong báo cáo lại ghi là “02GTKT3/001”. Điều này dẫn đến việc không khớp thông tin giữa báo cáo và hệ thống thuế.

Số lượng hóa đơn tồn đầu kỳ không khớp với tồn cuối kỳ trước:

• Ví dụ: Báo cáo quý trước ghi hóa đơn tồn cuối kỳ là 30 số từ số 71 đến 100. Tuy nhiên, trong báo cáo quý này, số tồn đầu kỳ lại ghi 25 số từ số 76 đến 100, thiếu 5 số.

Thiếu một loại hóa đơn đã thông báo phát hành:

• Ví dụ: Doanh nghiệp phát hành 2 loại hóa đơn: hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, báo cáo chỉ liệt kê tình hình sử dụng hóa đơn giấy, bỏ sót hóa đơn điện tử.

Nhầm lẫn giữa hóa đơn hủy bỏ và hóa đơn xóa bỏ:

• Ví dụ: Một hóa đơn bị sai sót về thông tin khách hàng nên được xử lý bằng cách xóa bỏ, nhưng trong báo cáo, doanh nghiệp lại ghi hóa đơn này vào mục hóa đơn hủy bỏ.

Báo cáo sai số lượng thông báo phát hành hóa đơn:

• Ví dụ: Doanh nghiệp phát hành 500 số hóa đơn nhưng trong báo cáo chỉ ghi nhận 450 số, thiếu sót 50 số hóa đơn.

Gửi nhầm mẫu báo cáo sử dụng hóa đơn:

• Ví dụ: Doanh nghiệp thuộc diện kê khai báo cáo theo mẫu “BC26/AC”, nhưng lại nộp nhầm mẫu báo cáo theo quy định cũ.

Gửi nhầm kỳ báo cáo theo tháng và theo quý:

• Ví dụ: Doanh nghiệp thuộc diện báo cáo theo quý nhưng đã nộp báo cáo tháng 1 và tháng 2, dẫn đến không khớp kỳ báo cáo.

Sai lệch chỉ tiêu số tồn đầu kỳ và số phát hành trong kỳ:

• Ví dụ: Báo cáo ghi số tồn đầu kỳ là 100 hóa đơn, nhưng thực tế số này thuộc mục hóa đơn mới phát hành trong kỳ.

Báo cáo sai kỳ của hóa đơn thông báo phát hành:

• Ví dụ: Hóa đơn thông báo phát hành ngày 01/04/2025, nhưng doanh nghiệp lại ghi nhận vào báo cáo của quý 1/2025 thay vì quý 2/2025.

Sai sót trong báo cáo khi chuyển địa bàn:

• Ví dụ: Doanh nghiệp chuyển địa chỉ kinh doanh từ tỉnh A sang tỉnh B. Tại tỉnh A, số tồn cuối kỳ là 50 hóa đơn từ số 151 đến 200. Tuy nhiên, khi báo cáo tại tỉnh B, doanh nghiệp lại ghi số tồn đầu kỳ là 70 hóa đơn từ số 131 đến 200, không khớp với báo cáo trước đó.

Ngoài việc nắm vững các quy định về nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn hay không, doanh nghiệp cũng cần đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng hóa đơn để tránh việc bị xử phạt hoặc xảy ra những vấn đề nghiêm trọng hơn như sai sót thông tin kế toán. Giờ đây, các doanh nghiệp không cần quá lo lắng cho vấn đề này bởi lẽ đã có những phần mềm nhiều tính năng tiện ích như phần mềm kế toán online MISA AMIS:

• Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng, hoá đơn điện tử: giúp lấy về tất cả hóa đơn, chứng từ để hạch toán kế toán mà không mất công nhập liệu lại. Đồng thời, lập nhanh chứng từ bán hàng từ chứng từ bán hàng có nội dung tương tự; từ báo giá/đơn đặt hàng/hợp đồng bán/phiếu xuất kho bán hàng/chứng từ mua hàng…

• Tự động nhập liệu: Tự động nhận và hạch toán chứng từ mua – bán hàng, thu tiền gửi,.. giúp nhập liệu nhanh chóng, chuẩn xác. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đầu vào phòng tránh rủi ro;
• Tự động lập báo cáo, tờ khai thuế… nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác;

Tham khảo ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý công tác tài chính – kế toán hiệu quả hơn.