9 bước thiết lập và 7 nguyên tắc cho quy trình quản lý chất lượng hiệu quả

24/03/2023

Loading

Quản lý chất lượng là cách duy nhất giúp doanh nghiệp tạo ra sản phẩm, dịch vụ giữ chân khách hàng trung thành. Thấu hiểu điều đó, bài viết này sẽ cung cấp tất cả thông tin bạn cần biết về quy trình quản lý chất lượng, bao gồm cách thiết lập, phương pháp và nguyên tắc quản trị. 

quy trình quản lý chất lượng trong doanh nghiệp
Quy trình quản lý chất lượng trong doanh nghiệp
Tặng bạn eBook Hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp: Từ mô hình hóa đến tự động hóa vận hành

I. Quy trình quản lý chất lượng là gì? 

Quy trình quản lý chất lượng là tất cả hoạt động doanh nghiệp triển khai trong sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ nhằm đáp ứng kỳ vọng của khách hàng với chi phí hợp lý.

Thuật ngữ “chất lượng” mang tính chủ quan vì mỗi khách hàng sẽ có tiêu chí đánh giá điểm hữu ích khác nhau. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể căn cứ vào những yếu tố tổng thể sau: 

  • Hiệu suất: Sản phẩm, dịch vụ của bạn có giải quyết được vấn đề của khách hàng một cách nhanh chóng, tiện lợi không? 
  • Tính năng: Sản phẩm, dịch vụ của bạn có tính năng gì hấp dẫn người mua? 
  • Thông số kỹ thuật: Đặc tính vận hành và thiết kế của sản phẩm có đáp ứng tiêu chuẩn an toàn? 
  • Độ tin cậy hoặc độ bền: Vòng đời chức năng của sản phẩm hoặc thời gian sử dụng sản phẩm kéo dài bao lâu? 

Ví dụ tiêu biểu về công tác quản lý chất lượng hàng đầu là hệ thống Kanban của Tập đoàn Toyota. Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho được Toyota phát triển giúp hạn chế sự sản xuất dư thừa tại bất kỳ thời điểm nào. Dây chuyền lắp ráp của Toyota cải thiện hiệu quả lớn nhờ sắp xếp nguyên liệu thô vừa đủ, không để hàng tồn kho vượt quá nhu cầu thực tế.

II. Các thành phần chính của quy trình quản lý chất lượng

Quy trình quản lý chất lượng có 4 thành phần chính: lập kế hoạch chất lượng, đảm bảo chất lượng, kiểm soát chất lượng và cải tiến chất lượng: 

1. Lập kế hoạch chất lượng

Lập kế hoạch chất lượng giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu, phương tiện, nguồn lực và biện pháp hoàn thành sản phẩm tối ưu. Nhiệm vụ của người lập kế hoạch chất lượng là: 

  • Nghiên cứu thị trường, xác định nhu cầu khách hàng, xác định yêu cầu chất lượng. 
  • Thống nhất mục tiêu, chính sách quản lý với ban lãnh đạo. 
  • Truyền thống kết quả hoạch định cho các bộ phận thực thi. 

2. Đảm bảo chất lượng (QA) 

Đảm bảo chất lượng ngăn ngừa sai sót và khiếm khuyết trong được sản xuất. Nó cũng tránh các vấn đề bất lợi khi cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng. 

Theo chứng chỉ ISO 9000, đảm bảo chất lượng tập trung vào việc tạo niềm tin cho người dùng rằng các yêu cầu chất lượng sẽ được đáp ứng.

đảm bảo chất lượng
Giai đoạn đảm bảo chất lượng

Công việc chính của bộ phận QA trong doanh nghiệp:

  • Xây dựng hệ thống quy trình quản lý chất lượng đạt chuẩn quốc tế (tiêu chuẩn ISO, CMMI, HACCP,…). 
  • Đánh giá hệ thống quản trị chất lượng của doanh nghiệp theo quý, năm. 
  • Nghiên cứu và ứng dụng tiêu chuẩn chất lượng mới cho hệ thống hiện của doanh nghiệp. 
  • Tham gia triển khai, giám sát tình trạng áp dụng quy trình, đề xuất cải tiến nâng cao hiệu suất tổng thể. 
  • Quản lý hồ sơ, chứng từ chứng nhận theo quy định.
  • Đánh giá các đơn vị cung cấp, nhà thầu phụ của doanh nghiệp. 

3. Kiểm soát chất lượng (QC) 

Kiểm soát chất lượng diễn ra khi doanh nghiệp xem xét chất lượng của mọi yếu tố liên quan đến sản xuất. Kiểm soát chất lượng sẽ kiểm tra, thử nghiệm mức độ đáp ứng yêu cầu chất lượng của sản phẩm, dịch vụ.

Quy trình QC gồm có 3 bước: 

  • Kiểm soát chất lượng đầu vào. 
  • Kiểm soát chất lượng sản xuất. 
  • Kiểm soát chất lượng đầu ra.

4. Quá trình cải tiến liên tục (CIP hoặc CI) 

Cải tiến liên tục là những nỗ lực không ngừng nhằm cải tiến sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình. Cuối cùng, doanh nghiệp đạt được tăng trưởng doanh số bán hàng cùng lợi nhuận trong dài hạn. 

Trong đó, nhà lãnh đạo có thể lựa chọn hai cách đạt được bước tiến lớn về chất lượng: cải tiến từ từ và đổi mới nhảy vọt.

.

III. 9 bước thiết lập quy trình quản lý chất lượng tối ưu

Một hệ thống quy trình quản lý chất lượng khoa học, liên kết chặt chẽ cho phép bạn chinh phục mọi khách hàng, kể cả những khách hàng khó tính nhất. Vì vậy, đừng bỏ qua những bước thiết lập quy trình chất lượng dưới đây: 

1. Lập kế hoạch 

Trước khi bắt đầu kiểm soát toàn diện, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết các bước thực hiện. Những bước này đều phải đạt tiêu chuẩn kiểm định nhất định. Nếu chỉ có một phần nhỏ đạt chuẩn thì doanh nghiệp mới dừng lại ở việc tiếp cận quy trình quản lý chất lượng.  

2. Hoạch định những tiêu chuẩn cần đảm bảo chất lượng

Danh sách tiêu chuẩn cần có sẽ cung cấp hướng dẫn thống nhất cho các phòng ban, bộ phận về nhiệm vụ đảm bảo chất lượng. Người quản lý phải xác định đầy đủ những tiêu chí quan trọng dựa trên: 

  • Mục đích, tiêu chí của dự án. 
  • Cơ sở tiêu chuẩn chất lượng được áp dụng. 
  • Mối quan hệ tương tác giữa quy trình quản trị với quản lý cấu hình, kiểm soát thay đổi và cách thức thiết lập kênh liên kết. 

3. Kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào

Kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào yêu cầu doanh nghiệp đánh giá toàn bộ quy trình tuyển chọn nguyên liệu thô. Mục tiêu của giai đoạn này là loại bỏ sớm các sản phẩm không đạt tiêu chuẩn. Từ đó ngăn chúng chuyển sang quy trình sản xuất tiếp theo. 

kiểm tra nguyên liệu đầu vào
Kiểm tra nguyên liệu đầu vào

Khi kiểm soát đầu vào, người quản lý cần:

  • Chọn lọc nhà cung cấp, nguồn cung cấp uy tín.
  • Tổng hợp, lưu trữ đầy đủ thông tin, dữ liệu nhập hàng.
  • Các sản phẩm, hàng hóa được phải được rà soát kỹ càng trước khi nhập kho.

4. Kiểm soát thiết bị, máy móc

Thiết bị, máy móc hỗ trợ quá trình sản xuất diễn ra trơn tru, hoàn thành mục tiêu đúng tiến độ. Do đó, doanh nghiệp cần trang bị những thiết bị hiện đại, thông minh và chú trọng bảo dưỡng thường xuyên. 

Bạn không nên tiếp tục duy trì những loại máy móc lỗi thời khiến đội ngũ nhân sự giảm năng suất, tốn nhiều thời gian xử lý mà chất lượng công việc không tiến bộ. 

5. Kiểm soát chất lượng nhân sự

Quy trình quản lý chất lượng không thể thiếu bước đánh giá, kiểm soát chất lượng nhân sự nội bộ. Con người chính là chủ thể trực tiếp xử lý công việc, giải quyết khó khăn hay đề xuất cải tiến cho doanh nghiệp. 

Tiêu chí quản trị chất lượng nhân sự:  

  • Nhân sự phải có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, được đào tạo bài bản. 
  • Nhân sự có khả năng học hỏi, sử dụng thiết bị, máy móc giúp gia tăng hiệu suất. 
  • Nhân sự có sự thấu hiểu về mục tiêu, chính sách, văn hóa doanh nghiệp, điều kiện và phương tiện làm việc. 

6. Lựa chọn phương pháp quản lý

Mỗi doanh nghiệp sở hữu đặc thù hoạt động, nguồn lực và mục tiêu khác nhau. Điều này nghĩa là không có khuôn mẫu phương pháp chung cho tất cả quy trình quản lý chất lượng. 

phương pháp quản lý phù hợp
Lựa chọn các phương pháp quản lý phù hợp

Người quản lý nên phân tích những đặc điểm sau để quyết định ứng dụng phương pháp phù hợp: 

  • Chi phí và ngân sách tổ chức công việc. 
  • Quy mô nhân sự. 
  • Khả năng chấp nhận rủi ro. 
  • Yêu cầu về thời hạn hoàn thành. 

 

Cần một phần mềm để quản lý, tự động hóa quy trình và kiểm soát chặt chẽ tình hình thực hiện? Mời bạn đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm AMIS Quy trình của MISA!


7. Kiểm soát môi trường xung quanh

Môi trường trong doanh nghiệp bao gồm cả cách ứng xử, giao tiếp, văn hóa cùng những điều kiện vật chất như không gian thiết kế văn phòng.  

Môi trường lý tưởng trong quy trình quản lý chất lượng bao quát đầy đủ hai yếu tố trên. Cơ sở vật chất hạ tầng, máy móc và trang thiết bị phải phục vụ công việc thuận lợi. Bên cạnh đó, đây cũng là nơi đem đến năng lượng, sự hứng khởi và động lực cống hiến cho nhân viên.

8. Theo dõi, đánh giá chất lượng đều đặn

Quy trình quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp chủ động phòng chống, ngăn ngừa những sai phạm, khiếm khuyết. Vì vậy, nhà quản lý phải thường xuyên theo dõi, xác minh mức độ tuân thủ quy trình của từng cá nhân, phòng ban. 

theo dõi đánh giá thường xuyên
Theo dõi, đánh giá toàn bộ quy trình quản lý chất lượng với phần mềm MISA AMIS Quy trình

MISA AMIS Quy trình là một trong những phần mềm quản lý quy trình hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập, theo dõi, đánh giá quy trình chất lượng trên một cách nhanh chóng. MISA AMIS Quy trình đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý chất lượng dựa trên mô hình BPM giúp bạn dễ dàng tùy chỉnh quy trình kiểm soát theo nhu cầu.

Dùng thử miễn phí

Đồng thời, phần mềm còn có thể kết nối với các ứng dụng khác trong nền tảng MISA AMIS như MISA AMIS Công việc, MISA AMIS WeSign để tiết kiệm thời gian xử lý tác vụ, nâng cao hiệu suất công việc.

9. Cải tiến chất lượng liên tục

Một điểm khác biệt của quá trình cải tiến liên tục là các cải tiến không chỉ được lập kế hoạch hay thực hiện bởi nhà quản lý, nó còn cần sự phối hợp chặt chẽ từ đội ngũ nhân viên. 

Từ đó, quy trình quản lý chất lượng mới có thể được tổ chức hợp lý và đơn giản hóa. Doanh nghiệp cũng tiết kiệm chi phí, cải thiện dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng chính xác hơn. 

IV. Ví dụ về quy trình quản lý chất lượng sản phẩm

Quá trình kiểm soát chất lượng được chia thành 3 quy trình sau: 

  • IQC – Kiểm soát chất lượng đầu vào: Kiểm tra nguyên liệu thô và nguyên liệu thành phần từ các nhà cung cấp. Khi phát hiện nguyên liệu bị lỗi, bạn cần thương lượng với nhà cung cấp để đổi trả, thay thế. Mục đích cuối cùng là đảm bảo chất lượng sản phẩm không bị ảnh hưởng. 
  • IPQC – Kiểm soát chất lượng trong quá trình: Kiểm soát chất lượng trong quá trình lắp ráp. Bước này bắt buộc phải tiến hành để kịp thời phát hiện và xử lý vấn đề xảy ra trước thời hạn giao hàng.
  • OQC – Kiểm soát chất lượng đầu ra: Kiểm tra sản phẩm trước khi vận chuyển đến cho nhà bán lẻ hay khách hàng.

V. 7 nguyên tắc khi quản trị chất lượng

1. Tập trung vào khách hàng

Như đã đề cập ở trên, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn quy trình quản lý chất lượng vượt quá mong đợi khách hàng. Bởi lẽ, một tổ chức thấu hiểu nhu cầu khách hàng sâu sắc sẽ luôn thu hút khách hàng quay lại. Để làm được điều đó, bạn chắc chắn phải có quy trình kinh doanh hiệu quả, đạt chuẩn chất lượng cao.

2. Lãnh đạo

Nhà lãnh đạo tốt sẽ dẫn dắt tổ chức thành công. Khả năng lãnh đạo tài tình giúp bạn thiết lập quy trình làm việc thống nhất. Mọi người cùng nhau hướng đến mục đích chung và tham gia tích cực vào quá trình bám đuổi mục tiêu.

3. Sự tham gia của mọi người

Sự tham gia của nhân viên là một nguyên tắc cơ bản khác. 

Nguyên tắc này liên quan đến khả năng trao quyền cho nhân viên, để họ tham gia đóng góp ý kiến, tự ra quyết định và công nhận thành tích của họ. Khi được tổ chức đánh giá công bằng, họ sẽ có thêm quyết tâm làm việc tập trung, nâng cao năng suất tốt hơn.

tham gia cải tiến chất lượng
Cải tiến chất lượng là quy trình cần sự tham gia của tất cả thành viên

4. Ra quyết định dựa trên số liệu

Các doanh nghiệp nên đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu đã được chứng minh. Việc căn cứ vào số liệu cụ thể là cơ sở khách quan để nhà quản lý hiểu được mối quan hệ của chuỗi hoạt động. Bạn có thể giải thích được lý do khiến kết quả tăng cao/giảm sút cũng như đề xuất phương án cải tiến hợp lý.

5. Quản lý mối quan hệ

Quản lý mối quan hệ là cách doanh nghiệp duy trì sự hợp tác với nhà cung cấp, nhà bán lẻ. Quản lý tốt quy trình chuỗi cung ứng góp phần hạn chế những tác động tiêu cực của đối tác tới quá trình sản xuất, kinh doanh. 

>> Tải ngay [Template miễn phí] Bộ quy trình quản lý doanh nghiệp mới nhất

VI. Thời điểm nào doanh nghiệp cần quản lý chất lượng

Nếu nhận thấy hiệu quả làm việc hiện tại chưa đáp ứng đúng yêu cầu khách hàng, doanh nghiệp cần triển khai ngay hệ thống quy trình quản lý chất lượng

Ngoài ra, một số tổ chức chọn triển khai quy trình quản trị chất lượng vì thường xuyên nhận được những dự án lớn. Các quy trình chất lượng giúp họ đảm bảo sản phẩm, dịch vụ đầu ra hoàn thiện, chỉn chu nhất.

VII. Phương pháp xây dựng quy trình quản lý chất lượng 

1. Lean 

Lean – Quản lý tinh gọn là cách tiếp cận nhằm nâng cao hiệu quả và năng suất bằng việc loại bỏ sự lãng phí khỏi quy trình kinh doanh.

Những nhân tố lãng phí được phát hiện khi quản lý tinh gọn:

  • Khiếm khuyết: Sự không hoàn hảo, các lỗi sai trong các sản phẩm hoặc dịch vụ.
  • Sản xuất dư thừa: Số lượng sản xuất nhiều hơn nhu cầu cần thiết.
  • Chờ đợi: Những công đoạn gây ra sự chậm trễ, tốn nhiều thời gian trong công việc.
  • Tiềm năng không được tận dụng: Những nhân viên chưa phát huy tối đa tiềm năng, họ vẫn có thể gia tăng giá trị cho công ty nếu được giao nhiệm vụ phù hợp.
  • Hàng tồn kho: Dư thừa sản phẩm hoặc vật liệu trong kho làm tăng chi phí bảo quản.
các phương pháp quản lý quy trình chất lượng
Các phương pháp quản lý quy trình chất lượng

Các bước quản lý chất lượng tinh gọn: 

  • Giá trị: Xác định vấn đề mà khách hàng gặp phải. Những nhiệm vụ không thể kích hoạt hay nâng cao giá trị cho khách hàng được xem là sự lãng phí cần loại bỏ.
  • Lập bản đồ quy trình: Phác thảo thứ tự các hoạt động, đính kèm thông tin phụ trách làm đầu mối liên hệ.
  • Tạo luồng làm việc liên tục: Phân tích bản đồ để đảm bảo rằng mỗi luồng công việc diễn ra trơn tru, không bị gián đoạn. Đồng thời loại bỏ quy trình không hiệu quả.
  • Tạo lực kéo: Chỉ thực hiện sản xuất khi phát sinh nhu cầu thực tế, tránh sản xuất chủ quan dẫn đến dư thừa. 
  • Cải tiến liên tục: Nghiên cứu cải tiến quy trình tối ưu hơn.

2. Cải thiện chất lượng liên tục

Quy trình quản lý chất lượng khuyến khích các thành viên trong nhóm liên tục suy nghĩ về vấn đề cải tiến. Nó cung cấp một khuôn khổ cho các tổ chức hướng tới sự hoàn thiện xuất sắc. 

Chu trình PDCA là phương pháp đặc trưng trong cách tiếp cận này. Chu trình PDCA sẽ lặp lại không hồi kết bốn bước lập kế hoạch – thực hiện – kiểm tra – hành động: 

  • Lập kế hoạch: Thu thập thông tin về các quy trình hiện tại cùng nhu cầu khách hàng, sau đó đặt mục tiêu, xác định các hành động cần thay đổi. 
  • Thực hiện: Kiểm tra giải pháp tiềm năng của bạn bằng cách thực hiện nghiên cứu quy mô nhỏ. 
  • Kiểm tra: Rút kinh nghiệm sau khi thực hiện, xem xét ý tưởng có thực sự khả thi không.
  • Hành động: Tiếp theo, hãy xác định những hành động có thể triển khai sớm để cải thiện quy trình hiện có của bạn.

3. ISO 

ISO là bộ quy tắc, chính sách, quy trình, thủ tục được quốc tế công nhận. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho các tổ chức gia nhập nền thương mại thế giới bằng cách cung cấp một bộ tiêu chuẩn chung. 

ISO đảm bảo rằng các sản phẩm, dịch vụ đều đạt chất lượng, an toàn và đáng tin cậy. Một số tiêu chuẩn ISO phổ biến: 

  • Tiêu chuẩn ISO 9000: Tiêu chuẩn cho hệ thống quản lý chất lượng trong môi trường sản xuất mà các tổ chức doanh nghiệp mong muốn đạt được.
  • Tiêu chuẩn ISO 9001: Hệ thống tiêu chuẩn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng có phù hợp với doanh nghiệp không.
  • Tiêu chuẩn ISO 13485: Tiêu chuẩn áp dụng trong lĩnh vực y tế nhằm xây dựng, kiểm soát chất lượng của các thiết bị y tế.
  • Tiêu chuẩn ISO 14001: Tiêu chuẩn quản lý môi trường giúp các doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả, giảm tối đa ảnh hưởng xấu từ khâu sản xuất đến môi trường.

VIII. Kết luận

Quy trình quản lý chất lượng giữ vai trò vô cùng quan trọng khi đem lại sự hài lòng, uy tín cao nhất cho doanh nghiệp. Khách hàng hiện đại ngày càng coi trọng chất lượng sản phẩm, dịch vụ hơn giá bán. Do đó, các doanh nghiệp cũng nên có sự điều chỉnh, nâng cấp chất lượng sản phẩm, dịch vụ kịp thời để tiếp tục tồn tại và phát triển. 

————–

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn AMIS Quy trình để tự động hóa quy trình doanh nghiệp, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh. 

Dùng thử và khám phá sức mạnh của phần mềm AMIS Quy trình tại đây:

Dùng thử miễn phí

  • Miễn phí sử dụng không giới hạn tính năng
  • Miễn phí sử dụng trên tất cả thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
  • Miễn phí đào tạo và hướng dẫn sử dụng
  • Miễn phí tư vấn, Demo sản phẩm 1-1 cùng chuyên gia

Loading

Đánh giá bài viết
[Tổng số: 1 Trung bình: 5]
Chủ đề liên quan
Bài viết liên quan
Xem tất cả