6 nguyên tắc trong quá trình lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm

Nhân sự kế nhiệm – lực lượng đảm bảo kinh doanh tiếp diễn và không ngừng phát triển, là lực lượng viết tiếp huyền thoại cho mỗi doanh nghiệp. Đó là lý do mà các tổ chức có tham vọng phát triển bền vững và cạnh tranh bứt phá đều đưa  kế hoạch nhân sự kế nhiệm vào danh sách những việc ưu tiên ngay từ đầu.

Có rất nhiều phương pháp, hướng dẫn cụ thể cách lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm mà chúng ta có thể dễ dàng tìm thấy. Cũng nhiều doanh nghiệp đã tham khảo để thực hiện. Nhưng kết quả vẫn chưa như mong đợi. Thậm chí đôi khi không có kết quả. Tại sao?

Vậy bài viết này có khả năng trả lời được: Vì kế hoạch của chúng ta chưa đảm bảo tuân thủ đầy đủ 6 nguyên tắc sau đây:

• Specific – Cụ thể, chi tiết
• Selected – Chọn lọc
• Strategic – Chiến lược
• Serious – Nghiêm túc
• Soon – Sớm, sẵn sàng
• Satisfied – Hài lòng, hạnh phúc

1. Tại sao phải lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm?

Trong bối cảnh quan hệ tương tác giữa doanh nghiệp và người lao động suy giảm, đồng thời xu hướng “nghỉ hưu sớm” ở các cấp quản lý hay trào lưu Quiet Quitting – nghỉ việc âm thầm đặt ra cho người quản trị bài toán về sự thiếu hụt nhân sự, từ đó doanh nghiệp cần có chiến lược dự phòng về nhân sự kế nhiệm để chủ động trong quản trị sản xuất và đảm bảo sự duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh liên tục, không bị gián đoạn.

Những lý do để doanh nghiệp cần chú trọng đầu tư vào công tác lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm:

• Giữ cho nhịp kinh doanh tiếp diễn và phát triển không gián đoạn, không đứt gãy do thiếu hụt nhân tài trong tiến trình thay đổi về nhân khẩu và khan hiếm nhân tài.
• Chủ động với chiến lược phát triển kinh doanh, khi những vị trí chủ chốt luôn có ‘dự phòng’ và đã quen với văn hóa doanh nghiệp
• Cải thiện lòng trung thành và tỷ lệ gắn bó với doanh nghiệp của người lao động khi nhân sự nhìn thấy lộ trình thăng tiến rõ ràng của bản thân trong quá trình làm việc.
• Thúc đẩy sự phát triển cá nhân và năng lực cạnh tranh trong công ty thông qua các chương trình đào tạo nâng cao chuyên môn, kỹ năng cho nhân sự
• Tiết kiệm chi phí ‘lặp lại’ như tuyển dụng, đào tạo hội nhập,…

2. Sáu nguyên tắc trong quá trình lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm

Một quy trình nhân sự kế nhiệm hiệu quả khi doanh nghiệp thực hiện một cách có hệ thống và bài bản, cụ thể theo nguyên tắc 6S sau:

2.1 Specific – Chi tiết

Ai cũng biết kế hoạch nào được lập ra càng chi tiết thì càng rõ ràng, dễ hiểu, dễ theo dõi, thực hiện, và đo lường việc thực hiện. Tuy nhiên, trong kế hoạch nhân sự kế nhiệm thì tính chi tiết lại là một ‘yêu cầu cao’. 

Thường thì doanh nghiệp luôn có ý thức cho việc này nhưng mọi thông tin, lịch trình, nhiệm vụ, mục tiêu.. thường lại hết sức chung chung. Thực tế thì kế hoạch càng mơ hồ thì càng khó thực hiện, theo đuổi hoặc thực hiện kiểu được chăng hay chớ, kế hoạch một đằng thực hiện một nẻo thì hiệu quả thấp hoặc không hiệu quả là điều không có gì ngạc nhiên. Rồi người ta cho rằng chiến lược nhân sự này không hiệu quả. Nhưng câu trả lời đúng là do cách lập kế hoạch không hiệu quả.

Vậy như thế nào là một kế hoạch kém chi tiết, không cụ thể, đó là kế hoạch:

• Không nêu rõ khung thời gian ‘chăm’ nhân tài, không xác định những vị trí then chốt hoặc những vị trí chiến lược không-thể-thiếu của tổ chức
• Không đưa ra chính xác mục tiêu cần đạt được sau một mốc thời gian cụ thể. Không có lộ trình chi tiết để phát triển từng cá nhân nhân tài đó
• Không có bộ năng lực cụ thể, chi tiết để trang bị cho từng vị trí yêu cầu. Không có chiến lược phát triển cụ thể từng giai đoạn
• Không có giải pháp thay thế cho từng rủi ro có thể thấy trước
• Không nêu rõ những thành phần cần tham gia vào kế hoạch, ở từng giai đoạn cụ thể với chức năng và nhiệm vụ cụ thể. 

Có 2 câu hỏi có thể đặt ra ở đây, là: 

(1) Như thế nào là cụ thể, chi tiết: đó là tất cả lộ trình kế hoạch đều có thông số, tên gọi cụ thể, có thể đo lường hoặc xác định được. 

(2) Nếu kế hoạch quá chi tiết, nhỡ có rủi ro không thể theo sát thì sao. Sự thật là, kế hoạch càng chi tiết, bạn càng chủ động với biến động, càng dễ thay đổi, điều chỉnh.

“Một kế hoạch không cho phép sửa đổi là một kế hoạch tồi.” (Publilius Syrus)

Chi tiết trong kế hoạch còn bao hàm tính độc đáo. Nếu bạn coi công ty mình là đặc biệt, là tâm huyết với sản phẩm độc đáo, dịch vụ độc đáo hoặc có kế hoạch phát triển đột phá, thì kế hoạch nhân sự kế nhiệm của bạn cũng phải thể hiện điều này. 

Sao chép một kế hoạch nhân sự kế nhiệm có sẵn sẽ không sản xuất ra kết quả mà công ty bạn xứng đáng hơn thế. Vì chiến lược kinh doanh của bạn, nhân tài của bạn, tương lai công ty của bạn, là khác biệt.

Xem thêm: Mẫu giấy tờ hành chính văn phòng

2.2 Selected – Kế hoạch cần có sự chọn lọc

Bao gồm chọn lọc nhân sư tiềm năng để kế nhiệm, chọn lọc bộ năng lực, kỹ năng yêu cầu tương ứng, chọn lọc vị trí cần có nhân sự kế nhiệm. Chọn lọc các chương trình đào tạo, huấn luyện… Chọn lọc thời gian, chọn lọc ưu tiên. Chọn lọc những người tham gia vào quy trình chọn lọc, đánh giá, đào tạo, giám sát, phê duyệt.

“Còn có thứ hiếm hơn, tốt đẹp hơn, khó kiếm hơn cả tài năng. Đó là có thể nhận ra được tài năng” (Elbert Hubbard)

 2.3 Strategic – Kế hoạch mang tính Chiến lược

“Chiến lược” là tập hợp các quyết định về các mục tiêu dài hạn và các biện pháp, các cách thức, con đường đạt đến các mục tiêu đó“

Một kế hoạch nhân sự kế nhiệm hiệu quả không thể thiếu tính chiến lược. Và một chiến lược lý tưởng để thực tế hóa kế hoạch sẽ cần được vạch ra bởi một tập thể những nhà quản trị ưu tú, với năng lực dẫn dắt và năng lực dự đoán, sắp xếp, sử dụng tài nguyên thông tin, tài chính, con người. 

Chiến lược trong dự đoán xu hướng và biến động. Chiến lược xác định thứ tự ưu tiên, những mục tiêu, phương thức và lộ trình hành động. Và không quên gắn bó với chiến lược kinh doanh của công ty như hình với bóng. 

Chiến lược nhân sự mà tách rời hoặc xa lạ với chiến lược kinh doanh thì sẽ rơi thẳng về thành một chức năng nhân sự của bộ phận Nhân sự, và từ đó không còn được đánh giá quan trọng đúng mực để được đầu tư đúng mức.

Rõ ràng chiến lược là phải có để biến bản kế hoạch khô khan trên giấy trở thành một hành trình thực tế thú vị, ý nghĩa với đích đến hoặc thành quả thậm chí vượt ngoài sự mong đợi.

 2.4 Serious – Nghiêm túc

Nghe như đùa nhưng vẫn có những doanh nghiệp không thật sự nghiêm túc trong việc lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và theo đuổi mục tiêu đã đặt ra cho việc chuẩn bị nhân sự kế nhiệm.

• Nghiêm túc từ lúc lên kế hoạch. 
• Nghiêm túc đầu tư đúng và đủ thời gian, nguồn lực cho kế hoạch. 
• Nghiêm túc chọn lựa các bên tham gia vào việc thực hiện kế hoạch. 
• Nghiêm túc với quy trình sàng lọc, chọn lựa nhân tài, chọn lựa các tiêu chí xác định nhân tài. Với những yêu cầu chuyên môn, năng lực cho vị trí kế nhiệm. Tập trung và tin vào kết quả sẽ đat được mà không bị sao nhãng dọc đường bởi những kế hoạch thay thế (có vẻ) hấp dẫn khác như tiết kiệm hơn, nhanh hơn, hay thuận tiện hơn
• Nghiêm túc còn là kiên nhẫn, có xác lập mức chấp nhận rủi ro và sẵn sàng điều chỉnh để đi bằng được đến đích.

2.5 Soon – Sớm

Ở thời đại mà sự thay đổi tính bằng đơn vị giây thì bạn càng lập kế hoạch sớm, cơ hội thành công sẽ đến với bạn sớm, rõ ràng. Có phải sớm hơn sẽ giúp chúng ta chủ động hơn đúng không, và do đó, chiếm ưu thế hơn. 

Chủ động về thời gian, chủ động về nguồn lực, chủ động với biến động nếu có và chủ động để dẫn đầu. Soon còn đồng nghĩa với Readiness. Sớm tức là luôn sẵn sàng. Và sự sẵn sàng của đội ngũ nhân lực kế nhiệm sẽ tỉ lệ thuận với sự sẵn sàng phát triển, bứt phá của doanh nghiệp.

“Nhiều chuyên gia đã nói rằng, cạnh tranh trong thời đại 4.0 không phải là cạnh tranh về vốn hay tài nguyên mà đó là cạnh tranh về nhân lực.” (Nguồn nhân lực là động lực của sự phát triển)

 2.6 Satisfied / Success – Hài lòng, thành công

Một kế hoạch thành công sẽ không né tránh các rủi ro hoặc dấu hiệu có thể dẫn tới thất bại. Tuy nhiên, thất bại dữ liệu trong kế hoạch chính là kế hoạch để hiện thực hóa thành công khi không bị động với những trở ngại đã được định liệu.  

Kế hoạch thành công khi:

• Thỏa mãn những mục tiêu đặt ra, đáp ứng cơ cấu nhân sự, vị trí nhân sự thay thế, tính sẵn sàng của người kế nhiệm. 
• Thỏa mãn về tiến độ thực hiện. 
• Thỏa mãn năng lực yêu cầu cho người kế nhiệm. 
• Thỏa mãn cảm xúc của nhân sự được chọn kế nhiệm và tập thể liên quan. 
• Tuân thủ về quy trình và lộ trình thực hiện. 
• Đảm bảo mọi cơ hội và chọn lựa là mở và minh bạch. 
• Đảm bảo đúng nhân tài, đủ năng lực, đủ độ chín khi kế nhiệm. 
• Đủ sẵn sàng khi tới thời điểm kế nhiệm.

Thành công của kế hoạch nhân sự kế nhiệm còn là đem lại cảm giác hạnh phúc cùng lúc với thành quả đạt được. Không chỉ riêng nhân tài kế nhiệm thấy hài lòng và hạnh phúc vì được kế nhiệm và tiếp tục trọng trách, sứ mệnh. 

Hạnh phúc đó cần lan tỏa ở tập thể đã sát cánh cùng họ, và coi thành công của họ là thành tựu chung, là cảm hứng và động lực cho toàn đội. Kế hoạch không thể coi là thành công khi không mang lại cảm xúc hạnh phúc ở cuối hành trình.

Xem thêm: Trọn bộ biểu mẫu nghiệp vụ nghỉ việc 2023 – 2024

3. Kết luận

Thực tế cho thấy không phải tất cả công ty đều có đủ nguồn lực, sự dũng cảm để đầu tư vào kế hoạch nhân sự kế nhiệm. Thời gian, chi phí, rủi ro tiềm ẩn và đặc biệt trong bối cảnh nhân tài ngày càng khó giữ như những năm gần đây đã khiến kế hoạch này gánh thêm nhiều áp lực. Nhưng cơ hội thành công luôn ở đó, dành cho những tổ chức có tầm nhìn, có dấn thân, có năng lực và hành động đúng, bắt đầu từ bước lập kế hoạch.

Vậy có thể kết luận rằng để phát triển thành công đội ngũ nhân sự kế nhiệm, việc lập kế hoạch và lập đúng cách là điểm mấu chốt để đưa nỗ lực, thời gian, đầu tư của chúng ta đi theo hành trình đến bến bờ thành tựu.

Ở thời đại 4.0, việc quản trị nhân tài trong tổ chức sẽ được đơn giản hóa, nhanh-gọn-chính xác hóa rất nhiều với những phần mềm quản lý Nhân sự tiên tiến mà một trong số đó phải kể đến là phần mềm MISA AMIS HRM. Từ khâu tuyển dụng chọn lọc nhân tài, cho đến việc lưu trữ thông tin đầy đủ, chính xác và có thể trích xuất, tra cứu bất cứ lúc nào, cùng với việc đánh giá, lập kế hoạch hoạch đào tạo, phát triển cho từng cá nhân xuất sắc.

Tất cả đều đã có Bộ Giải pháp MISA AMIS HRM đồng hành và hiện thực hóa những ý tưởng quản trị Nhân sự theo xu thế quản trị hiện đại. Và xu thế quản trị bằng phần mềm để đảm bảo tính chính xác, minh bạch, tiết kiệm thời gian, tiết kiệm giấy tờ… là xu thế quản trị chung của các doanh nghiệp thời 4.0. Công ty bạn có là một trong số đó.

Để hiểu rõ hơn về phần mềm, đăng ký dùng thử miễn phí 14 ngày TẠI ĐÂY