Đội ngũ nhân sự kế nhiệm đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được tiếp diễn và không ngừng phát triển. Đó là lý do mà các tổ chức có tham vọng phát triển bền vững và cạnh tranh bứt phá đều đưa kế hoạch nhân sự kế nhiệm vào danh sách những việc ưu tiên ngay từ đầu.
Có rất nhiều phương pháp, hướng dẫn lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm mà chúng ta có thể dễ dàng tìm thấy. Nhiều doanh nghiệp đã tham khảo để thực hiện nhưng kết quả vẫn chưa như mong đợi. Nguyên nhân do đâu? Câu trả lời là bởi kế hoạch chưa tuân thủ đầy đủ 6 nguyên tắc sau đây.
- Specific – Cụ thể, chi tiết
- Selected – Chọn lọc
- Strategic – Chiến lược
- Serious – Nghiêm túc
- Soon – Sớm, sẵn sàng
- Satisfied – Hài lòng, hạnh phúc
1. Tại sao phải lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm?
Trong bối cảnh quan hệ tương tác giữa doanh nghiệp và người lao động suy giảm, đồng thời xu hướng nghỉ hưu sớm ở các cấp quản lý hay trào lưu Quiet Quitting – nghỉ việc âm thầm đặt ra cho người quản trị bài toán về sự thiếu hụt nhân sự, doanh nghiệp cần có chiến lược dự phòng về nhân sự kế nhiệm. Điều này nhằm chủ động trong quản trị sản xuất và đảm bảo sự duy trì hoạt động sản xuất, kinh doanh liên tục, không bị gián đoạn.
Những lý do để doanh nghiệp chú trọng vào lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm:
- Giữ cho nhịp kinh doanh tiếp diễn và phát triển không gián đoạn, không đứt gãy do thiếu hụt nhân tài trong tiến trình thay đổi về nhân khẩu.
- Chủ động với chiến lược phát triển kinh doanh, khi những vị trí chủ chốt luôn có dự phòng và đã quen với văn hóa doanh nghiệp.
- Cải thiện lòng trung thành và tỷ lệ gắn bó với doanh nghiệp của người lao động khi nhân sự nhìn thấy lộ trình thăng tiến rõ ràng của bản thân trong quá trình làm việc.
- Thúc đẩy sự phát triển cá nhân và năng lực cạnh tranh trong công ty thông qua các chương trình đào tạo nâng cao chuyên môn, kỹ năng cho nhân sự
- Tiết kiệm chi phí lặp lại như tuyển dụng, đào tạo hội nhập,…
2. Nguyên tắc lập kế hoạch nhân sự kế nhiệm
Hoạt động chuẩn bị nhân sự kế nhiệm sẽ có hiệu quả khi doanh nghiệp thực hiện một cách có hệ thống và bài bản theo nguyên tắc 6S.
2.1 Specific – Chi tiết
Kế hoạch càng chi tiết thì càng dễ theo dõi, thực hiện và đo lường kết quả triển khai. Trong kế hoạch nhân sự thì “tính chi tiết” cũng rất quan trọng.
Thông thường, doanh nghiệp rất ý thức về việc tìm ra những người kế nhiệm, nhưng thông tin, lịch trình, nhiệm vụ, mục tiêu… lại chưa thực sự cụ thể. Kế hoạch không rõ ràng dễ rơi vào tình trạng “được chăng hay chớ”, thực hiện không đúng như dự kiến.
Hãy lưu ý những đặc điểm của một kế hoạch “kém chi tiết” để tránh mắc phải:
- Không nêu rõ khung thời gian bồi dưỡng nhân tài, không xác định những vị trí then chốt hoặc những vị trí chiến lược không-thể-thiếu của tổ chức.
- Không đưa ra chính xác mục tiêu cần đạt được sau một mốc thời gian cụ thể. Không có lộ trình chi tiết để phát triển từng nhóm nhân tài.
- Không có khung năng lực cụ thể cho từng vị trí yêu cầu. Không có chiến lược phát triển cụ thể từng giai đoạn.
- Không có giải pháp thay thế cho các rủi ro có thể thấy trước.
- Không nêu rõ những thành phần cần tham gia vào kế hoạch, ở từng giai đoạn cụ thể với chức năng và nhiệm vụ nào.
Khi lập kế hoạch, cần đặt ra 2 câu hỏi:
- Như thế nào là cụ thể, chi tiết? Đó là tất cả lộ trình kế hoạch đều có thông số, tên gọi cụ thể, có thể đo lường hoặc xác định được.
- Nếu kế hoạch quá chi tiết, nhỡ có rủi ro không thể theo sát thì sao? Sự thật là, kế hoạch càng chi tiết, bạn càng chủ động với biến động, càng dễ thay đổi, điều chỉnh.
“Một kế hoạch không cho phép sửa đổi là một kế hoạch tồi.” – Publilius Syrus
Chi tiết trong kế hoạch còn bao hàm tính độc đáo. Nếu coi công ty là đặc biệt, là tâm huyết với sản phẩm độc đáo, dịch vụ độc đáo hoặc có kế hoạch phát triển đột phá, thì kế hoạch nhân sự kế nhiệm cũng phải thể hiện điều này.
2.2 Selected – Kế hoạch cần có sự chọn lọc
Chọn lọc trong kế hoạch kế nhiệm bao gồm:
- Chọn lọc nhân sư tiềm năng để kế nhiệm
- Chọn lọc bộ năng lực, kỹ năng yêu cầu tương ứng
- Chọn lọc vị trí cần có nhân sự kế nhiệm
- Chọn lọc các chương trình đào tạo, huấn luyện
- Chọn lọc thời gian
- Chọn lọc ưu tiên
- Chọn lọc những người tham gia vào quy trình đánh giá, đào tạo, giám sát, phê duyệt
“Còn có thứ hiếm hơn, tốt đẹp hơn, khó kiếm hơn cả tài năng. Đó là có thể nhận ra được tài năng” – Elbert Hubbard
2.3 Strategic – Kế hoạch mang tính Chiến lược
“Chiến lược là tập hợp các quyết định về các mục tiêu dài hạn và các biện pháp, cách thức, con đường đạt đến các mục tiêu đó“
Một kế hoạch nhân sự kế nhiệm hiệu quả không thể thiếu tính chiến lược. Chiến lược lý tưởng cần được vạch ra bởi một tập thể những nhà quản trị ưu tú, với năng lực dẫn dắt, dự đoán, sắp xếp, sử dụng tài nguyên thông tin, tài chính, con người.
Chiến lược xác định thứ tự ưu tiên, những mục tiêu, phương thức và lộ trình hành động. Chiến lược nhân sự cũng cần gắn kết chặt chẽ với chiến lược kinh doanh để đảm bảo những giá trị thực tiễn.
2.4 Serious – Nghiêm túc
Thực tế vẫn có những doanh nghiệp không nghiêm túc trong việc theo đuổi các mục tiêu đề ra trong kế hoạch tìm kiếm nhân sự kế nhiệm. Trong tiềm thức họ vẫn nghĩ “kế nhiệm” chưa thực sự cần thiết và buông lỏng các hoạt động xây dựng đội ngũ nhân sự kế cận. Điều quan trọng là cần thay đổi thái độ.
- Nghiêm túc ngay từ bước đầu tiên là lập kế hoạch
- Đầu tư đúng và đủ thời gian, nguồn lực cho kế hoạch.
- Cân nhắc chọn lựa kỹ lương các bên tham gia kế hoạch.
- Nghiêm ngặt trong quy trình sàng lọc, chọn lựa nhân tài. Tập trung và tin vào kết quả sẽ đạt được mà không bị sao nhãng bởi những kế hoạch khác có vẻ hấp dẫn, như tiết kiệm hơn, nhanh hơn, hay thuận tiện hơn nhưng không thực sự đúng với mong muốn.
- Kiên nhẫn, xác lập mức rủi ro có thể chấp nhận và nỗ lực để đi đến cùng.
2.5 Soon – Sớm
Nhiều chuyên gia cho rằng cạnh tranh trong thời đại 4.0 không phải là cạnh tranh về vốn hay tài nguyên mà đó là cạnh tranh về nhân lực.
Ở thời đại mà sự thay đổi tính bằng đơn vị giây thì doanh nghiệp nào nhanh hơn, sẵn sàng từ sớm thì sẽ giành được ưu thế.
Hãy chủ động về thời gian, chủ động về nguồn lực, chủ động với biến động nếu có và chủ động để dẫn đầu. Soon còn đồng nghĩa với Readiness. Sớm tức là luôn sẵn sàng. Và sự sẵn sàng của đội ngũ nhân lực kế nhiệm sẽ tỉ lệ thuận với sự sẵn sàng phát triển, bứt phá của doanh nghiệp.
2.6 Satisfied / Success – Hài lòng, thành công
Kế hoạch nhân sự kế nhiệm thành công khi:
- Thỏa mãn những mục tiêu đặt ra, đáp ứng cơ cấu nhân sự, vị trí nhân sự thay thế, tính sẵn sàng của người kế nhiệm.
- Thỏa mãn về tiến độ thực hiện.
- Thỏa mãn năng lực yêu cầu cho người kế nhiệm.
- Thỏa mãn cảm xúc của nhân sự được chọn kế nhiệm và tập thể liên quan.
- Tuân thủ về quy trình và lộ trình thực hiện.
- Đảm bảo mọi cơ hội và chọn lựa là minh bạch.
- Đảm bảo đúng nhân tài, đủ năng lực, đủ độ chín khi kế nhiệm.
- Đủ sẵn sàng khi tới thời điểm kế nhiệm.
Một kế hoạch tốt sẽ không né tránh rủi ro hoặc dấu hiệu có thể dẫn tới thất bại. Điều quan trọng là lường trước những nguy cơ để tăng khả năng thành công cuối cùng.
Nhà quản trị cũng cần lưu ý sự hài lòng của nhân sự kế nhiệm khi họ đảm nhận trọng trách mới. Kế hoạch không thể coi là thành công khi không mang lại cảm xúc tích cực ở cuối hành trình, không đảm bảo được sự hài lòng của nhân viên và tập thể liên quan.
3. Lựa chọn nhân sự kế nhiệm hiệu quả với MISA AMIS HRM
Một trong những vấn đề thường gặp nhất khi lựa chọn nhân sự kế nhiệm là không có đủ căn cứ để đánh giá năng lực kế nhiệm. Liệu nhân viên đó có tuân thủ kỷ luật, có đủ năng lực chuyên môn và kinh nghiệm? Đôi khi chính nhà quản trị cũng không có cái nhìn toàn diện về một nhân sự, nếu như doanh nghiệp không chú trọng việc lưu trữ và số hóa.
MISA AMIS HRM sẽ giúp HR và nhà quản trị lưu trữ toàn bộ thông tin, quá trình làm việc, báo cáo năng lực của từng nhân viên và hiển thị chi tiết chỉ với vài thao tác nhanh gọn. Phần mềm này còn hỗ trợ tự động hóa công tác tuyển dụng, đánh giá, đào tạo, đặc biệt phù hợp với bồi dưỡng nhân sự kế nhiệm.
4. Kết luận
Thực tế cho thấy không phải tất cả công ty đều có đủ nguồn lực và nỗ lực để thực hiện kế hoạch nhân sự kế nhiệm hoàn chỉnh. Thời gian, chi phí, rủi ro tiềm ẩn và đặc biệt trong bối cảnh nhân tài ngày càng khó giữ như những năm gần đây đã khiến kế hoạch này gánh thêm nhiều áp lực. Tuy nhiên cơ hội thành công luôn ở đó, dành cho những tổ chức có tầm nhìn và có sự chuẩn bị đầy đủ theo 6 nguyên tắc trên.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
