Trong năm 2023, nhiều nhà quản lý vẫn đang loay hoay tìm cách cải thiện kỹ năng giao việc, giám sát nhân viên để nâng cao hiệu quả và tối ưu năng suất công việc.
Bạn có đang ở trong tình huống này? Bạn đang phải gồng mình xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc vì không biết cách phân công, giám sát phù hợp?
Trong bài viết dưới đây, MISA AMIS sẽ chỉ ra những nguyên nhân thường gặp của vấn đề này và cung cấp các phương pháp giúp bạn cải thiện kỹ năng giao việc cho nhân viên tốt nhất. Hãy cùng đón đọc ngay!
| Tặng bạn: Ebook Quản lý và tăng năng suất công việc của nhân viên dưới quyền |
I. Kỹ năng giao việc trong doanh nghiệp
Kỹ năng giao việc là kỹ năng lãnh đạo cơ bản của nhà quản lý nhằm phân chia khối lượng công việc chung xuống từng nhân viên. Bằng cách này, nhà quản lý giảm thiểu áp lực thực thi để tập trung nghiên cứu, định hướng chiến lược cho doanh nghiệp. Đồng thời, nhân viên cũng nhận được cơ hội thể hiện năng lực, phát triển bản thân.
II. Tại sao kỹ năng giao việc quan trọng với nhà quản lý?
Kỹ năng giao việc của nhà quản lý sẽ thúc đẩy nhân viên, dự án và toàn bộ công ty tiến lên phía trước nhờ đem lại những lợi ích sau:
1. Cân đối quỹ thời gian phù hợp
Quỹ thời gian trong ngày của một người là hữu hạn, bạn chỉ có thể dành sự tập trung cao độ nhất cho một số đầu việc quan trọng. Bởi vậy, nếu nhà quản lý thường xuyên phải giải quyết các công việc đơn lẻ thì sẽ mất đi không gian đánh giá bức tranh tổng thể.
Điều này ảnh hưởng lớn đến tầm nhìn, sự nhạy bén với thị trường của nhà quản lý vì thiếu thời gian nghiên cứu đối thủ, khách hàng để điều chỉnh hoạt động phù hợp. Nhà quản lý cần có kỹ năng giao việc cho cấp dưới nhằm giảm bớt thời gian tham gia chi tiết vào từng nhiệm vụ, tập trung định hướng, dẫn dắt đội ngũ bám đuổi mục tiêu cao hơn.
2. Giảm tình trạng căng thẳng khi làm việc
Một trong những ưu điểm của kỹ năng giao việc là làm giảm mức độ căng thẳng, giúp nhà quản lý không rơi vào trạng thái quá tải. Càng căng thẳng, bạn càng khó suy nghĩ một cách minh bạch để đưa ra các quyết định sáng suốt. Mặt khác, nó cũng ảnh hướng đến thái độ làm việc, bạn dễ cáu gắt, nóng nảy và áp đặt ý kiến cá nhân lên mọi người.
3. Xây dựng tinh thần đoàn kết
Để bắt đầu giao việc, nhà quản lý thường lựa chọn những nhân viên mà mình tin tưởng. Người nhận việc cũng cảm nhận được sự tín nhiệm, kỳ vọng từ cấp trên. Từ đó, các thành viên dần tìm được cách thức phối hợp nhịp nhàng, xây dựng tinh thần đồng đội gắn kết.
4. Tạo cơ hội phát triển năng lực cho cấp dưới
Hoàn thành tốt các nhiệm vụ được xem là cơ hội cho các cá nhân rèn luyện, học hỏi thông qua trải nghiệm thực tiễn. Mặt khác, quá trình giao việc – kiểm tra, đánh giá cũng cho phép nhà quản lý hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên. Nhờ vậy, bạn có thể phát hiện thêm những nhân tố tài năng và xây dựng lộ trình thăng tiến nhằm giữ chân nhân sự giỏi giúp công ty phát triển bền vững.
III. Trở ngại khiến nhà quản lý giao việc kém hiệu quả là gì?
Có thể thấy, kỹ năng giao việc là kỹ năng cơ bản giúp nhà quản lý cân đối cách thức làm việc, tận dụng nguồn lực tối ưu hơn. Tuy nhiên, nhiều nhà quản lý hiện nay vẫn gặp khó khăn khi giao việc vì một số lý do như:
- Thiếu sự tin tưởng từ hai phía: Nếu bạn không xây dựng được niềm tin cho nhân viên hoặc nhân viên không tin tưởng vào các chỉ đạo từ cấp trên thì hiệu quả công việc sẽ bị giảm sút.
- Lo lắng đánh mất sự hài lòng của nhân viên: Nhiều người e sợ rằng giao việc liên tục khiến nhân viên cảm thấy quá tải và không hài lòng. Họ cũng dễ bị phân tâm, ảnh hưởng đến những nhiệm vụ khác.
- E ngại về vấn đề mất kiểm soát công việc chung: Người đứng đầu luôn có xu hướng muốn kiểm soát toàn bộ công việc trong nhóm để điều chỉnh kịp thời. Bởi vậy, thay vì giao việc xuống nhân viên họ lại cố gắng tham gia chi tiết vào mọi hoạt động.
- Đội ngũ không có quy trình phối hợp liền mạch: Tại những công ty Startup hay doanh nghiệp nhỏ, quy trình phối hợp giữa các phòng ban vẫn còn đơn giản, thiếu sự kết nối. Điều này dẫn đến việc người quản lý bắt buộc phải trở thành đầu mối thực hiện, kiểm tra, giám sát công việc liên tục.
IV. Những nguyên tắc cần lưu ý khi giao việc
Để khắc phục vấn đề trên, người quản lý nên ghi nhớ và áp dụng những nguyên tắc quan trọng sau:
1. Giao việc đúng khả năng, chuyên môn của từng người
Mỗi cá nhân đều có chuyên môn cùng điểm mạnh, điểm yếu riêng, vai trò của người dẫn dắt là tìm hiểu, quan sát để phát hiện thế mạnh của họ, từ đó có kế hoạch phân bổ thông minh. Công việc được giao nên phù hợp với năng lực, kiến thức của nhân viên để họ tự tin phát huy một cách tốt nhất.
2. Phân chia nhiệm vụ rõ ràng, có thời hạn cụ thể
Kỹ năng giao việc rõ ràng, minh bạch sẽ giúp nhà quản lý tránh trường hợp ganh tị, bất đồng trong nội bộ. Bên cạnh đó, khi giao việc cho nhân viên, bạn cần phải thống nhất kỹ lưỡng những yêu cầu công việc từ đầu để tiết kiệm thời gian điều chỉnh.
Thời gian hoàn thành cũng là yếu tố không thể thiếu tạo nên văn hóa làm việc chuyên nghiệp, chỉn chu. Một nhà quản lý sở hữu kỹ năng giao việc thông minh phải biết quản lý tiến độ và thời gian khoa học.
3. Giám sát và điều phối công việc kịp thời
Để đảm bảo công việc diễn ra suôn sẻ, nhà quản lý cần chú ý giám sát công việc thường xuyên. Tuy nhiên, bạn không nên can thiệp quá sâu vào công việc của nhân viên mà hãy đánh giá qua hiệu quả đạt được. Điều này cho phép nhân viên chủ động, tích cực hơn trong quá trình làm việc.
4. Tổng kết, rút kinh nghiệm sau khi hoàn thành công việc/dự án
Khi quy trình giao việc kết thúc, quản lý có thể trao đổi trực tiếp với nhân viên để đưa ra ý kiến đánh giá. Bạn cũng nên phê bình, nhắc nhở hoặc động viên, khen tặng cho từng trường hợp cụ thể với thái độ khách quan, thẳng thắn, khen chê rõ ràng.
| Một nhà lãnh đạo tài giỏi sẽ luôn phải theo dõi tiến độ, cập nhật báo cáo và thúc đẩy đội ngũ nhân sự hoàn thành nhiệm vụ tối ưu. Thấu hiểu vai trò quan trọng đó, MISA AMIS xin dành tặng các nhà lãnh đạo bộ Ebook chuyên sâu:
Đăng ký nhận ngay Ebook miễn phí: Quản lý và tăng năng suất công việc của nhân viên dưới quyền
|
V. 7 bước giao việc hiệu quả dành cho nhà quản lý
Vậy làm thế nào để sở hữu kỹ năng giao việc khéo léo thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả? Hãy cùng MISA AMIS tham khảo 7 bước giao việc tiêu chuẩn dưới đây:
1. Đào tạo về nghiệp vụ, quy trình trước khi giao việc
Đào tạo ban đầu chắc chắn là bước các doanh nghiệp không thể bỏ qua. Người quản lý cần hướng dẫn, truyền thông cho đội ngũ hiểu được quy trình xử lý vấn đề, chính sách, quy định của tổ chức. Các nhân viên không thể ghi nhớ toàn bộ thông tin ngay lập tức, tuy nhiên sẽ hình thành tư duy tổng quan về việc họ cần làm hay không được làm.
2. Ủy quyền, giao việc theo từng đối tượng
Đi kèm với công tác giao việc, bạn nên kết hợp phân quyền cho cấp dưới. Họ phải nắm được giới hạn về mức độ tham gia đóng góp ý kiến, ra quyết định và tìm kiếm sự hỗ trợ từ ai. Bạn càng hướng dẫn chi tiết thì nhân viên càng có định hướng rõ ràng để giải quyết công việc.
3. Xác định rõ mục tiêu, kế hoạch công việc
Mục tiêu và kế hoạch luôn đồng hành cùng nhau trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, nếu muốn thực hiện bất kỳ dự án nào, bạn đều phải thiết lập mục tiêu, tổ chức từng bước triển khai cụ thể.
Cách làm này hỗ trợ bạn kiểm soát sự tiến triển của từng nhiệm vụ nhỏ nhất. Đồng thời, nó đóng vai trò như quy chuẩn đánh giá sự thành công của đội ngũ sau kết thúc công việc.
>> Tìm hiểu ngay Top 20 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay
4. Cung cấp đầy đủ thông tin hỗ trợ
Thông tin hỗ trợ thường bao gồm: dữ liệu về nhiệm vụ, nguồn tham khảo, quy trình phối hợp, quy trình báo cáo, đầu mối liên lạc, người phê duyệt… Nhà quản lý không nên bỏ sót bước cung cấp thông tin nhằm tránh việc tốn nhiều thời gian giải đáp thắc mắc, dẫn đến công việc bị trì trệ và kéo dài.
5. Định hướng giải quyết khó khăn kịp thời
Trong quá trình thực thi, nhà quản lý phải thường xuyên theo dõi và kịp thời động viên nhân sự. Nếu họ gặp khó khăn, hãy tham gia định hướng giúp họ giải quyết “điểm nóng”. Nếu họ đang thực hiện suôn sẻ, hãy thăm hỏi, thúc đẩy họ nhanh chóng hoàn thiện dự án.
6. Trao quyền quyền định cho cấp dưới một cách phù hợp
Cho phép cấp dưới tham gia quá trình ra quyết định sẽ truyền thêm động lực cố gắng cho họ. Nó khiến nhân viên cảm thấy được coi trọng, tự tin hơn với những quyết định trong tầm kiểm soát của mình. Đặc biệt, họ cũng coi nhiệm vụ trước mắt là trách nhiệm cao nhất của mình để nỗ lực đạt được kết quả cao.
7. Truyền thông rõ ràng về trách nhiệm, vai trò của người phụ trách
Như đã đề cập ở trên, bạn cần cho nhân viên đủ quyền hạn và trách nhiệm để giải quyết công việc. Thế nhưng, nhà quản lý phải đảm bảo vai trò và quyền hạn này tương xứng với công việc được giao. Những trường hợp một người tham gia vào nhiều phần công việc nhưng lại không có quyền đưa ra ý kiến với công việc thường dẫn đến sự thất vọng và những mâu thuẫn nội bộ không đáng có.
>> Xem thêm: Mẫu checklist công việc: Download miễn phí 10+ mẫu trên Excel tốt nhất 2023
VI. Phương pháp rèn luyện kỹ năng quản lý giao việc tốt nhất
1. Làm rõ sự liên kết giữa các công việc con với mục tiêu chung
Nhà quản lý thường nói về bức tranh toàn cảnh trong các dự án nhưng lại quên nói về nhiệm vụ của từng thành viên ảnh hưởng như thế nào. Vì tất cả các nhiệm vụ thường là những mảnh ghép nhỏ nên bạn phải nhắc nhở nhân viên hiểu được vai trò công việc của họ đều đóng góp thiết thực cho tập thể.
Ví dụ, một đơn hàng được hoàn thành nhanh hơn sẽ giúp bộ phận kế toán quyết toán đúng hạn, công ty nhận được doanh thu và kịp thời chi trả cho các chi phí vận hành khác. Vì vậy, khi ứng dụng kỹ năng giao việc, bạn hãy cố gắng nhấn mạnh sự liên kết chúng với bức tranh lớn hơn, phản ánh cho toàn bộ nhân viên biết rằng nhiệm vụ của họ có tác động tích cực đến sự phát triển của công ty.
2. Động viên tinh thần để nhân viên hào hứng cam kết
Chia sẻ về bức tranh toàn cảnh cho mọi người thấy những nỗ lực tập thể giúp tổ chức tiến xa hơn. Điều này khơi dậy sự nhiệt huyết ban đầu, nhưng để họ cam kết thực hiện nhiệm vụ bạn cần liên tục động viên động viên, khích lệ tinh thần. Từ đó họ có thể hình dung được cách tiến hành công việc, sử dụng những kỹ năng nào và làm thế nào để đạt được mục tiêu đề ra.
3. Giới hạn khung thời gian thực hiện của từng nhiệm vụ
Một trong những phương pháp giao việc mà người quản lý có thể áp dụng là đưa ra khung thời hạn chính xác. Chẳng hạn, bạn có thể yêu cầu mọi người nhập nhiệm vụ trong ngày vào một phần mềm quản lý công việc chung.
Mục đích áp dụng phần mềm là giúp nhà quản lý cùng nhân viên thấy được số lượng nhiệm vụ, tình trạng thực hiện, ai là người chịu trách nhiệm và bao giờ phải kết thúc. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ khắc phục tình trạng mất kiểm soát, chậm tiến độ cũng như tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí.
Hiện nay, phần mềm MISA AMIS Công việc do Công ty Cổ phần MISA phát triển chính là ứng dụng quản lý tiến độ công việc, dự án được đánh giá cao nhất với hơn 170.000 doanh nghiệp lựa chọn. MISA AMIS Công việc cho phép nhà quản lý điều hành và giám sát công việc mọi lúc – mọi nơi, giao việc trực tiếp, nhận báo cáo kết quả tự động và theo dõi đa chiều trên một nền tảng duy nhất.
Phần mềm không yêu cầu cài đặt, có hướng dẫn sử dụng chi tiết, giao diện thân thiện nên người dùng dễ dàng học hỏi, thao tác thành thạo mà không phụ thuộc số lượng nhân sự, địa điểm hay phòng ban.
4. Đặt mục tiêu cụ thể, khả thi, có thể đo lường
Nhà quản lý định hướng mục tiêu dựa trên kết quả mà doanh nghiệp muốn đạt được và phân bổ xuống từng phòng ban, đội nhóm hoặc cá nhân. Việc đặt mục tiêu phải cân nhắc đến tính khả thi, thực tế và có thể đo lường.
Ví dụ, mục tiêu cho nhân viên kinh doanh là: Tăng tỷ lệ chốt đơn hàng lên 70% đối với các cuộc gọi yêu cầu tư vấn sản phẩm. Trong khi đó, mục tiêu của kế toán công nợ là đảm bảo thu hồi công nợ đúng hạn cho ít nhất 90% dự án lắp đặt điều hòa.
5. Cân nhắc mức độ ưu tiên của nhiệm vụ
Cách tốt nhất để giao việc phù hợp là đánh giá mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ. Bạn hãy cho điểm nhiệm vụ dựa trên những tiêu chí sau:
- Nhiệm vụ nào bạn phải tham gia sâu, chỉ đạo chi tiết?
- Nhiệm vụ nào cần có sự tham gia họp bàn, thống nhất của tất cả thành viên?
- Nhiệm vụ nào nhân viên cần bạn phê duyệt trước khi xuất bản?
- Nhiệm vụ nào chỉ cần được kiểm duyệt bởi cấp dưới?
Xếp hạng các mục này theo thang điểm từ 0 đến 10, dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với dự án chung. Nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu sẽ do bạn trực tiếp thực hiện, quản lý sát sao, những nhiệm vụ còn lại hãy ủy quyền, phân công công việc xuống nhân viên.
6. Tạo danh sách những nhân sự tiềm năng, đáng tin cậy
Tiếp theo, hãy dành thời gian để lựa chọn nhân sự phụ trách bằng cách liệt kê danh sách kèm theo lý do họ phù hợp với nhiệm vụ. Nếu bạn đã hiểu rõ về chuyên môn, điểm mạnh, điểm yếu của từng thành viên thì quá trình giao việc sẽ diễn ra suôn sẻ hơn.
7. Báo cáo kết quả công việc định kỳ
Nhà quản lý có thể yêu cầu nhân viên lập báo cáo công việc cá nhân định kỳ theo ngày, tháng, năm. Thông qua nội dung báo cáo, bạn dễ dàng đánh giá tổng quát được kế hoạch, hiệu quả làm việc của nhân viên. Từ đó có những điều chỉnh hợp lý giúp nhân viên nâng cao năng suất lao động.
VII. Kết luận
Kỹ năng giao việc hiệu quả không chỉ cho phép nhà quản lý dẫn dắt đội nhóm đạt được các mục tiêu quan trọng mà còn giúp nhân viên hỏi hỏi thêm nhiều kỹ năng mới, cảm thấy hài lòng để gắn bó lâu dài hơn. Chính vì vậy, đừng bỏ qua những lời khuyên trong bài viết, chúng sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng và đem lại những thay đổi tích cực, lâu dài cho công ty.
0904 885 833
https://www.misa.vn/
