Gợi ý 5 giải pháp khi doanh nghiệp tuyển dụng sai người

Bạn hay doanh nghiệp của bạn đã gặp phải trường hợp tuyển được một nhân viên mới nhưng không thực hiện được các yêu cầu cơ bản công việc được giao và phía công ty phải cho nghỉ trong 2 3 ngày sau khi vào làm việc?

Nếu điều này đã từng xảy ra, doanh nghiệp sẽ phải đón nhận những thiệt hại cả về giá trị vật chất, tiền bạc lẫn tinh thần như thế nào? Con số thiệt hại có nhiều không và doanh nghiệp sẽ phải làm gì để cắt giảm khoản “lãng phí” này?

Trong bối cảnh bất ổn về kinh tế cũng như biến động về đơn hàng, kéo theo đó là những áp lực về chi phí đối với doanh nghiệp thì xét trên khía cạnh nhân sự, chi phí tuyển dụng có phải là điều mà bộ phận Nhân sự và chủ doanh nghiệp cần quan tâm, ít nhất là việc hiểu về nó. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Thế nào là tuyển dụng sai người?

Nhìn chung, có 2 trường hợp để doanh nghiệp triển khai tổ chức tuyển dụng: Thay thế nhân viên nghỉ việc; bổ sung nhân sự cho mục tiêu phát triển tiếp theo. Kết quả lý tưởng là bộ phận tuyển dụng tuyển được nhân sự mới đúng số lượng, đúng tiến độ và phù hợp với yêu cầu công việc, văn hoá doanh nghiệp. 

Đây là mục tiêu mà các doanh nghiệp, bộ phận tuyển dụng hướng đến. Trong khi đó, thực tế việc tuyển đúng người đúng đòi hỏi phải bỏ rất nhiều công sức để đánh giá năng lực chuyên môn cũng như tố chất bên trong của ứng viên, đồng thời đòi hỏi một quy trình tuyển dụng khách quan, trình độ phỏng vấn chuyên nghiệp của người phỏng vấn. Nếu không sở hữu một quy trình và hệ thống người phỏng vấn như vậy, việc lựa chọn sai ứng viên là một thực tế mà các doanh nghiệp chắc chắn phải trải qua trong suốt thời gian tuyển dụng.

Có 3 dấu hiệu nhận thấy doanh nghiệp đã tuyển dụng sai người:

• Nhân viên mới năng lực quá yếu dẫn đến không đạt được các yêu cầu dù là cơ bản nhất của công việc.
• Nhân viên mới chủ động xin nghỉ việc trong thời gian học nghề, thử việc vì các lý do cá nhân hoặc khách quan là không phù hợp với môi trường làm việc của công ty.
• Nhân viên mới có năng lực vượt quá yêu cầu mong đợi tại vị trí công việc và kéo theo hệ quả chế độ doanh nghiệp trả cho họ không đủ để giữ chân họ và họ ra đi.

2. Nguyên nhân của việc tuyển dụng sai người

2.1. Chưa xây dựng đầy đủ bức tranh chân dung ứng viên

Xuất phát từ việc các doanh nghiệp khi tuyển dụng đưa các thông báo chung chung, thông tin công việc, thông tin yêu cầu cần đạt được, tiêu chuẩn đầu vào và các chế độ không sát với thực tế. Lúc này, ứng viên sẽ không có cơ sở để ứng tuyển vào một vị trí nào đó.

Tiêu chuẩn tuyển dụng là bức tranh chân dung ứng viên, tổng hợp các thông tin mô tả công việc, yêu cầu đầu vào (bao gồm năng lực), yêu cầu công việc đầu ra, quyền lợi được hưởng, các yêu cầu về thái độ, tố chất, tính cách, mục tiêu, động cơ làm việc,… theo từng vị trí công việc.

Đầu tiên, việc tuyển sai nhân viên là do ứng viên thiếu thông tin để có thể ứng tuyển hoặc khi tham gia phỏng vấn mới vỡ mộng rằng, công việc không như trong thông báo.

Thứ hai, là nhân viên tuyển dụng chưa nắm bắt được các tiêu chuẩn cần có của vị trí công việc sẽ gặp khó khăn trong lựa chọn hồ sơ đầu vào nhất là khi có hàng loạt hồ sơ/ CV nhận được.

2.2. Chưa có hệ thống bài test năng lực ứng viên

Điều gì sẽ xảy ra khi doanh nghiệp tuyển dụng một ứng viên chỉ qua cái nhìn đánh giá khách quan bên ngoài? Điều đầu tiên chúng ta nghĩ đến, là càng đánh giá khách quan như vậy, rủi ro tuyển dụng được người không phù hợp càng cao. Bởi vì lý do quan trọng nhất, công việc này nó mang tính đặc thù của doanh nghiệp, có các yêu cầu cụ thể và không giống với các doanh nghiệp nào ứng viên đã từng làm trước đó.

Vì vậy, việc thiết kế các bài test năng lực ứng viên là một công cụ hữu ích, có cơ sở để doanh nghiệp lựa chọn ứng viên. Doanh nghiệp có thể tham khảo các bài test IQ, EQ, trắc nghiệm tố chất và tính cách ứng viên như MBTI, các bài test chuyên môn… Đây đều là những công cụ đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng để đánh giá và là cơ sở lựa chọn ứng viên. Lý do là bởi các bài test này giúp trực quan năng lực ứng viên, từ đó doanh nghiệp có thể lượng hoá được năng lực và lựa chọn những ứng viên theo điểm số từ cao đến thấp.

2.3. Phỏng vấn sơ sài, không có trọng tâm

Vì muốn giảm thời gian, công sức, quy trình tuyển dụng, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn ứng viên đi làm dù chỉ đọc qua hồ sơ/CV. Đây được coi như doanh nghiệp đã sẵn sàng chấp nhận tỷ lệ nghỉ việc sau khi tuyển dụng ở mức rất cao và sẵn sàng chi trả chi phí cho rủi ro tuyển bù nhân viên mới này.

Một trường hợp khác, là phỏng vấn sơ sài. Tức là, doanh nghiệp vẫn bố trí hội đồng phỏng vấn, có thể có đầy đủ hoặc một trong thành viên ban lãnh đạo công ty, quản lý phòng ban và đại diện phòng Nhân sự. Nhưng trong quá trình phỏng vấn ứng viên, các câu hỏi lại tập trung vào các vấn đề cá nhân, hoặc 1 2 câu hỏi chuyên môn, rất nhanh chóng và gọn lẹ. Trừ việc hội đồng phỏng vấn muốn kết thúc nhanh quá trình phỏng vấn do ứng viên không đạt ngay từ đánh giá ban đầu thì việc phỏng vấn nhanh chóng (đặc biệt là các vị trí nhân sự gián tiếp) sẽ giống như doanh nghiệp đang chơi trò chơi xúc xắc vậy, đầy tính may rủi.

3. Hậu quả của việc doanh nghiệp tuyển sai nhân sự

3.1. Tiêu tốn thời gian và công sức

Thời gian doanh nghiệp dành để tuyển dụng cho 1 vị trí hết bao lâu thì đó cũng góp tăng thêm phần hao phí cho thời gian và công sức khi doanh nghiệp lỡ tuyển sai 1 nhân sự không phù hợp. Có một thực tế mà các đội ngũ tuyển dụng đều nhận thấy là càng ngày tuyển dụng càng khó khăn, việc tìm ứng viên năm trước khó, năm sau lại càng khó khăn hơn. Thời gian này bao gồm:

• Thời gian nhân viên tuyển dụng triển khai các bước tuyển dụng từ đánh giá, xác định nhu cầu, làm thông báo, nhận hồ sơ, tổ chức tuyển dụng, tổ chức phỏng vấn, …
• Thời gian các thành viên hội đồng phỏng vấn tham gia vào quy trình tuyển dụng.
• Thời gian đào tạo, hướng dẫn, kèm cặp công việc cho nhân viên mới.
• Thời gian tuyển dụng thay thế khi nhân viên mới nghỉ việc.
• Thời gian nhân viên cũ kiêm nhiệm, thay thế công việc chưa có người đảm nhiệm.

Khi cộng dồn tổng các khoảng thời gian trên sẽ cho một con số rất lớn, cùng với đó là công sức mà các bên tham gia bỏ ra để đầu tư cho việc tuyển dụng.

Vì vậy, việc tuyển dụng vội vàng, người tuyển dụng bằng mọi giá phải tuyển được nhân viên mới đúng thời hạn để đạt được mục tiêu KPIs thì các doanh nghiệp cần hướng tới việc theo đuổi chất lượng và chấp nhận đánh đổi thời gian tuyển dụng nếu chưa thực sự tìm kiếm được ứng viên phù hợp.

3.2. Tiêu tốn chi phí, tiền bạc (Cost per Hide)

Thời gian là vàng, chính là thời gian mất đi khi tuyển dụng sai nhân viên sẽ tỷ lệ thuận với giá trị mà doanh nghiệp phải bỏ ra. 

Theo tìm hiểu, có 2 cách ước tính chi phí doanh nghiệp phải bỏ ra cho việc tuyển dụng sai nhân viên:

• Doanh nghiệp phải bỏ ra 20 – 30% mức lương hàng năm trả cho người lao động (ví dụ: Mức lương vị trí là 120tr/năm chi phí tuyển dụng là 40 – 60tr).
• Bằng 3-6 tháng tiền lương hàng năm chi trả cho vị trí công việc tuyển dụng (ví dụ: Mức lương vị trí là 10tr/tháng thì chi phí tuyển dụng là 30 – 60tr). 

Để rõ hơn các chi phí này, chúng ta chia thành 2 loại như sau:

Bảng thống kê các loại chi phí tuyển dụng

Việc tính toán không quá khó khăn khi công ty tìm hiểu về cách tính từng dữ liệu, cho dù là dữ liệu ẩn và với việc đo lường được chi phí tuyển dụng, bộ phận Nhân sự có cơ sở dữ liệu để nhìn nhận về số tiền đang tiêu, từ đó có cơ sở ra các quyết định tối ưu chi phí tuyển dụng một các tốt hơn, tập trung vào các khoản mục chi phí chưa hiệu quả nhưng vẫn đảm bảo được hiệu quả tuyển dụng cuối cùng. 

Trong tình huống chi phí tuyển dụng cho một vị trí năm sau cao hơn năm trước thì đó không phải là dấu hiệu khiến doanh nghiệp lo ngại tuyển dụng kém hiệu quả, bởi doanh nghiệp có thể đã tuyển những người làm tuyển dụng giỏi hơn với mức lương cao hơn, hoặc đầu tư vào các kênh trả phí thay cho miễn phí hoặc đầu tư vào hệ thống phần mềm ứng dụng, tất cả những điều này đều dẫn đến công tác tuyển dụng tốt hơn, bất chấp các chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra.

>>> Đọc thêm: 10 loại chi phí tuyển dụng phổ biến nhất? Làm thế nào để sử dụng chi phí tuyển dụng tiết kiệm, hiệu quả?

3.3. Giảm uy tín và thương hiệu công ty

Việc nhân viên mới nghỉ việc/bỏ việc sẽ bao gồm các trải nghiệm “không tốt” trong thời gian làm việc tại doanh nghiệp và họ phản ánh với mọi người, mạng xã hội…. sẽ là rủi ro rất lớn ảnh hưởng tiêu cực tới uy tín và thương hiệu doanh nghiệp đang xây dựng. 

Một mặt khác, việc tuyển sai các nhân viên yếu kém có thể dẫn đến sự suy giảm uy tín của công ty đối với khách hàng. Khi nhân viên năng lực thiếu chuyên nghiệp và hiệu quả công việc không đạt như mong muốn gây ách tắc trong quá trình giải quyết các yêu cầu của khách hàng, nghiêm trọng hơn là gây sự ức chế tới khách hàng của doanh nghiệp.

Có câu nói “Tiếng tốt đi chậm như rùa, tiếng xấu đi nhanh hơn ngựa”. Điều này có nghĩa là các doanh nghiệp sẽ cần tuyển dụng một cách thận trọng, hướng đến các trải nghiệm tốt cho ứng viên, nhân viên mới trong quá trình làm việc. Lúc này, cho dù có tuyển sai, nhân viên mới không phù hợp với yêu cầu công việc thì cũng hãy đảm bảo nhân viên có những trải nghiệm tốt để đảm bảo những cố gắng, công sức phát triển văn hoá, thương hiệu của doanh nghiệp mà Ban lãnh đạo, tập thể CBNV công ty đang nỗ lực xây dựng.

3.4. Giảm tinh thần làm việc của cán bộ nhân viên

Việc chuẩn bị công tác tiếp nhận, sau đó là hướng dẫn, đào tạo. kèm cặp, chỉ bảo tỉ mỉ công việc cho nhân viên mới chiếm rất nhiều thời gian và công sức của các đơn vị và cá nhân. Tâm lý chung của mọi người sẽ cảm thấy mất mát, hụt hẫng và công sức ấy là vô nghĩa khi nhân viên đó rời bỏ doanh nghiệp và sẽ phải bắt đầu lại từ đầu với một nhân viên mới khác.

Trong nội bộ đơn vị, việc một nhân viên cũ phải kiêm nhiệm thêm công việc trong thời gian chờ tuyển dụng người thay thế cũng là một áp lực không hề nhỏ tác động lên người kiêm nhiệm. Đặc biệt khi người quản lý không cơ cấu lại công việc đảm nhiệm và công việc kiêm nhiệm dẫn tới quá tải, không có kết quả hoặc đầu mục công việc nhiều hơn (trong dài hạn) nhưng không có 1 khoản thu nhập bổ sung. Điều này sẽ gây căng thẳng và xung đột giữa người kiêm nhiệm với doanh nghiệp.

Ngoài ra, nhân viên yếu kém còn mang đến các thái độ tiêu cực, gây khó khăn cho quá trình phối hợp giải quyết công việc. Điều này có thể kéo dài nếu doanh nghiệp không nhận diện kịp thời và loại bỏ các nhân viên như vậy khỏi tổ chức.

4. Giải pháp khi tuyển sai nhân sự

4.1. Đánh giá lại và bố trí thuyên chuyển vị trí công việc phù hợp

Theo Jim Collins, tác giả của cuốn sách “Từ tốt đến vĩ đại” cho rằng, chìa khoá của việc đi từ tốt đến vĩ đại là “Ngay từ đầu tiên, phải tìm và chọn đúng người lên xe buýt, đưa những người không phù hợp ra khỏi xe, từng người phải ngồi đúng chỗ của mình, rồi mới nghĩ đến việc sẽ đi đâu”.

Trong 1 số trường hợp, các công cụ lựa chọn và đánh giá năng lực ứng viên chưa thực sự chính xác, hoặc quá trình đào tạo chưa cung cấp đầy đủ những kiến thức và kỹ năng cần có cho người lao động mới nhận việc dẫn tới bố trí sai công việc so với khả năng của người lao động. 

Xét việc tuyển dụng lao động khó khăn, chi phí tuyển dụng có thể rất lớn, các doanh nghiệp có thể trao đổi lại với nhân viên, đánh giá kỹ lưỡng hơn năng lực của họ để có thể bố trí thử thách một vị trí công việc mới trước khi quyết định chấm dứt hợp đồng. Trong thời gian này, bộ phận Nhân sự sẽ cần tham gia sâu sát hơn để đảm bảo đơn vị cung cấp đầy đủ kiến thức, kỹ năng và đánh giá chính xác thái độ, hiệu suất của người lao động.

Đây cũng là 1 phần quan trọng trong việc khẳng định thương hiệu và uy tín của doanh nghiệp, thể hiện mong muốn tạo công ăn việc làm, mang lại sự gắn bó cho người lao động làm việc tại Công ty. 

4.2. Chấm dứt hợp đồng làm việc

Để tuyển dụng đúng người, doanh nghiệp cần tuân thủ nguyên tắc “Tuyển chậm, sa thải nhanh”, tức là không quá vội vã trong quyết định tuyển dụng tránh cho doanh nghiệp lâm vào cảnh tiền mất tật mang. Những hậu quả mà nhân viên không phù hợp mang lại có thể khiến doanh nghiệp không phải trong ngày một ngày hai có thể khắc phục được.

Tuy nhiên, khi đã tuyển sai và cũng không có thêm một vị trí công việc phù hợp, việc sa thải/chấm dứt hợp đồng với nhân viên không phù hợp là điều cần thiết. Nhưng nó sẽ không mang lại sự khó chịu cho cả 2 bên khi cả 2 đã lắng nghe cùng tạo điều kiện cho nhau tìm kiếm một công việc phù hợp hơn.

4.3. Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng cụ thể

Quá trình xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng có thể triển khai theo 05 bước sau:

• Bước 1. Xây dựng bảng Mô tả công việc (cung cấp các thông tin về công việc cần làm, yêu cầu đầu ra, tiêu chuẩn tuyển dụng đầu vào).
• Bước 2. Phân tích công việc để xác định các năng lực cần thiết cho công việc.
• Bước 3. Sử dụng công cụ DISC hoặc MBTI để phân tích và xác định tố chất, tính cách, thái độ phù hợp với công việc.
• Bước 4. Phân tích EVP – Employee value Proposition (Định vị giá trị nhân viên) để xác định động cơ làm việc phù hợp.
• Bước 5. Cập nhật thông tin về chế độ và hoàn thiện bảng tiêu chuẩn tuyển dụng.

Ngoài bảng tiêu chuẩn, các doanh nghiệp, bộ phận Nhân sự cần có 1 quy trình để áp dụng các bảng tiêu chuẩn trong thực tế từ việc đăng thông tin tuyển dụng để tăng hiệu quả thu hút hồ sơ ứng viên cho đến định hướng các vòng test, câu hỏi phỏng vấn.

Bảng mẫu mô hình tiêu chuẩn tuyển dụng ứng viên

Mẫu tiêu chí lựa chọn ứng viên dựa trên kết quả phỏng vấn

4.4. Rút kinh nghiệm và liên tục chuẩn hóa Quy trình tuyển dụng

Việc tinh gọn quá trình tuyển dụng, xem xét các tiêu chuẩn lựa chọn ứng viên sau các lần tuyển dụng không hiệu quả là điều các doanh nghiệp, bộ phận nhân sự cần triển khai liên tục để đảm bảo nâng cao mức độ phù hợp của ứng viên với yêu cầu tuyển dụng. 

Tùy theo quy mô và định hướng phát triển quy trình hệ thống, các doanh nghiệp sẽ thiết lập, xây dựng một quy trình tuyển dụng cơ bản hoặc chuyên sâu, nhưng cần đảm bảo các hạng mục công việc chính cần thực hiện: Xác định nhu cầu tuyển dụng → Thông báo tuyển dụng → Tổ chức tuyển dụng → Thông báo kết quả tuyển dụng → Bàn giao nhân viên trúng tuyển.

Tiếp cận phương pháp Marketing tuyển dụng 4.0, phương pháp tuyển dụng truyền thống được cải tiến theo 3 thành tố chính:

• Xây dựng thương hiệu tuyển dụng 
• Tạo nguồn ứng viên bền vững 
• Nâng cao trải nghiệm ứng viên 

4.5. Đào tạo nội bộ

Đề tránh thiếu hụt nhân sự trong thời gian tuyển dụng, các doanh nghiệp cần chủ động đi trước trong việc đào tạo đa năng nhân viên từ nguồn nội bộ; tìm kiếm các nguồn lao động thời vụ hoặc kết hợp các chương trình tiếp nhận thực tập sinh, … để bù đắp

Quá trình này sẽ tiêu tốn rất nhiều sự đầu tư về thời gian, nhân lực và chi phí của doanh nghiệp, từ việc bố trí nhân viên chuyên trách, có trình độ và kỹ năng cao về tuyển dụng và sử dụng các công nghệ truyền thông trong tuyển dụng.

AMIS Tuyển dụng là phần mềm giải quyết các vấn đề áp dụng công nghệ số vào lĩnh vực tuyển dụng, cập nhật dễ dàng, thuận tiện các dữ liệu, yêu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp. Với chi phí đầu tư được tính là hợp lý cho các doanh nghiệp, AMIS Tuyển dụng cung cấp giải pháp hữu hiệu giúp doanh nghiệp nhanh chóng đạt được các hiệu quả mong đợi trong quá trình tuyển dụng nhân tài.

Những tính năng của AMIS Tuyển dụng 

• Phần mềm hỗ trợ lưu trữ thông tin tuyển dụng theo từng vị trí công việc; lưu trữ thông tin ứng viên, các kết quả test, phỏng vấn có thể setup theo từng doanh nghiệp để từ đó đưa ra những quyết định tuyển dụng phù hợp nhất và quan trọng luôn sẵn sàng nguồn ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp.
• Lãnh đạo có thể dễ dàng theo dõi tình hình tuyển dụng nhân sự, năng lực tuyển dụng của doanh nghiệp để có những quyết định kịp thời, chính xác.
• Hệ thống báo cáo tuyển dụng cực kỳ chuyên nghiệp, tự động, đảm bảo tính chính xác cao để tăng sự hài lòng cho nhân viên, giảm thiểu thao tác thủ công, tăng năng suất lao động.

Để hiểu rõ hơn về AMIS Tuyển dụng, liên hệ 0904 885 833 để được MISA tư vấn cụ thể. Ngoài ra, bạn cũng có thể đăng ký dùng thử phần mềm TẠI ĐÂY.

5. Kết luận

Qua bài viết này, mong rằng các doanh nghiệp sẽ có định hướng phát triển mảng tuyển dụng rõ ràng, có tính thực tiễn và hiệu quả hơn trong thu hút và lựa chọn ứng viên tiềm năng. Đồng thời, hướng tới các bạn ứng viên sẽ tìm kiếm và lựa chọn các doanh nghiệp tốt hơn, chính xác hơn để gắn bó và cống hiến cho doanh nghiệp mình lựa chọn.