Quy trình khảo sát gắn kết nhân viên trong doanh nghiệp

Mức độ gắn kết của nhân viên càng cao thì nhân viên làm việc càng hiệu quả và sẵn sàng cống hiến cho doanh nghiệp. Do đó thực hiện khảo sát gắn kết nhân viên là hoạt động cần thiết, nên triển khai định kỳ. Vậy quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân viên gồm các bước nào, cần lưu ý điều gì? Hãy cùng MISA AMIS HRM tìm hiểu trong nội dung dưới đây.

TẢI MIỄN PHÍ DASHBOARD NHÂN SỰ – ĐIỀN SỐ TỰ ĐỘNG NHẢY

1. Những việc cần chuẩn bị trước khi khảo sát mức độ gắn kết nhân viên

Trước khi thực hiện khảo sát mức độ gắn kết nhân viên với doanh nghiệp, người quản lý cần phải nêu rõ lý do khảo sát và những lợi ích mà nhân viên nhận được khi thực hiện. 

Việc truyền thông nội bộ này rất quan trọng, vì nhân viên thường cảm thấy nghi ngờ khi cấp trên khảo sát mình. Từ đó, họ có xu hướng không trả lời trung thực các câu hỏi mà bảng khảo sát đưa ra. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kết quả khảo sát, người quản lý sẽ không thể nắm bắt được chính xác mối quan hệ gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp. 

Ngay cả khi khảo sát là ẩn danh, nhân viên thường lo ngại bị lộ danh tính khi làm khảo sát trên hệ thống của công ty. Hiểu được tâm lý đó của nhân viên, nhà quản trị nên thông báo mục đích ngay từ ban đầu, cam kết về vấn đề bảo mật để nhân viên hiểu và sẵn sàng trả lời trung thực. 

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp để nắm bắt tình hình nhân sự một cách toàn diện nhất, hãy tham khảo phần mềm quản trị nhân sự MISA AMIS HRM:

2. 6 Bước trong quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự

Bước 1: Lập bảng khảo sát mức độ gắn kết

Bước đầu tiên của quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự là chuẩn bị bảng câu hỏi. Hãy lựa chọn hình thức làm khảo sát: online hay offline. Hình thức form online sẽ tiện lợi hơn bởi các dữ liệu được thu thập ngay tức thì và dễ dàng lọc theo mong muốn. Trong khi hình thức offline – in ra giấy, điền tay – sẽ mất thêm một bước là lọc thủ công và tổng hợp câu trả lời.

Dù theo hình thức nào thì các câu hỏi được đặt ra phải rõ ràng, giúp người được khảo sát dễ dàng tiếp nhận. Diễn đạt câu hỏi bằng giọng văn khách quan, tránh giọng điệu chất vấn khiến nhân viên cảm thấy khó chịu.

Hãy chắc chắn rằng những câu hỏi bạn đặt ra sẽ thu được những dữ liệu, thông tin phù hợp, tránh những câu hỏi dễ hiểu lầm, gây nhầm lẫn thông tin, thu về các dữ liệu không cần thiết.

Nên cho nhân viên chọn phương án hoặc theo thang điểm 3, tháng điểm 5. Điều này giúp dễ lượng hóa kết quả ở các bước sau. Doanh nghiệp cũng có thể kết hợp các câu hỏi cho phép trả lời tự do để hiểu rõ ý người được khảo sát hơn.

Dưới đây là một số chủ đề nên có trong bảng hỏi:

• Ý kiến về công việc đang phụ trách
• Ý kiến về quản lý trực tiếp và lãnh đạo
• Ý kiến về đồng nghiệp cùng phòng ban hoặc ở các bộ phận khác
• Ý kiến về lộ trình thăng tiến, các cơ hội phát triển, chính sách phúc lợi… 

GỢI Ý 15 CÂU HỎI VÀ 3 MẪU BẢNG KHẢO SÁT GẮN KẾT NHÂN VIÊN

Bước 2: Xác định người phê duyệt nội dung

Bước thứ 2 trong quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự là xác định người phê duyệt nội dung. Để bảng câu hỏi mang tính khách quan, sau khi lập ra bảng câu hỏi, người quản lý nên đưa cho ban lãnh đạo và các cố vấn chuyên môn xem trước để phê duyệt nội dung. 

Các câu hỏi được lập ra có thể chưa hợp lý, hoặc các câu hỏi vẫn chưa đủ để doanh nghiệp có được thông tin cần thiết. Người đưa ra câu hỏi nên lắng nghe ý kiến từ ban lãnh đạo và cố vấn, sau đó điều chỉnh nội dung sao cho phù hợp với tình hình doanh nghiệp.

Bước 3: Lên kế hoạch khảo sát

Bước thứ 3 trong quy trình là xác định danh sách đối tượng được khảo sát, lựa chọn thời điểm khảo sát, tổng kết và đánh giá kết quả. Để tránh cho nhân viên quên làm khảo sát, làm chậm trễ quá trình khảo sát của công ty, người quản lý nên đưa ra thời hạn hoàn thành cho tất cả mọi người. Người quản lý nên thống nhất về thời gian, hạn nộp đối với từng nhân viên – đối tượng khảo sát.

Bước 4: Tiến hành thực hiện khảo sát

Bước thứ tư trong quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự là triển khai thực tế. Trong bước này, các nhà quản lý nên thu thập đầy đủ câu trả lời, phân tích dữ liệu và sàng lọc ra những câu trả lời chưa đạt yêu cầu. Đối với dữ liệu vẫn chưa đạt yêu cầu đề ra, bạn có thể tiến hành khảo sát lần 2 với các đối tượng để có thể thu về thông tin cần thiết. 

Việc theo dõi các câu trả lời của nhân viên là một điều vô cùng quan trọng. Vì khi theo dõi chặt chẽ, chúng ta có thể dễ dàng nắm bắt được chất lượng dữ liệu thu thập được để kịp thời có biện pháp cải thiện, tránh việc trả lời qua loa, không sâu sát.

Thời gian để làm quy trình khảo sát mức độ gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp thường kéo dài từ 2-3 tuần, tùy theo số lượng người tham gia khảo sát cũng như độ phức tạp của bảng câu hỏi mà doanh nghiệp đề ra.

Bước 5: Xây dựng báo cáo mức độ gắn bó của nhân viên với doanh nghiệp

Bước thứ năm trong quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự là xây dựng báo cáo. Nội dung của bảng báo cáo được xây dựng dựa trên trên mục tiêu và các dữ liệu thu thập được. Bảng báo cáo nên được trình bày trực quan, đơn giản, có số liệu chi tiết, tránh những thông tin không cần thiết.

Ví dụ tạo bảng báo cáo chi tiết về các vấn đề như:

• Ý định ở lại việc tại doanh nghiệp: nhân viên nào có khả năng sẽ ở lại làm việc với doanh nghiệp trong vòng 2 năm tới hoặc trong một khoảng thời gian nhất định.
• Mức độ nỗ lực với công việc: nhân viên có đang nỗ lực thực hiện công việc không, phòng ban nào đang có sự trì trệ?
• Niềm tự hào với doanh nghiệp: mức độ mà nhân viên cảm thấy tự hào có cao không, nhân viên tự hào về điều gì của doanh nghiệp.
• Khả năng giới thiệu công ty: Khả năng mà nhân viên sẵn sàng giới thiệu công ty họ đang làm việc cho những người thân xung quanh như bạn bè, gia đình.

Bước 6: Thuyết trình cho ban lãnh đạo

Bước cuối cùng trong quy trình khảo sát mức độ gắn kết nhân sự là trình bày bảng báo cáo cho ban lãnh đạo. Kết quả khảo sát là cơ sở để cấp lãnh đạo, quản lý hiểu được mức độ gắn kết của nhân viện ra sao, từ đó có những phương án nâng cao sự gắn kết, giảm tỉ lệ nghỉ việc, giải quyết các vấn đề khiến nhân viên chưa hài lòng.

3. Làm gì sau khi thực hiện khảo sát mức độ gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp?

Khảo sát không chỉ dành cho cấp lãnh đạo mà nên được công bố minh bạch cho nhân viên. Nhân viên sau khi nghe công bố kết quả sẽ hiểu được rằng việc mình thực hiện khảo sát là đang giúp ích, cải thiện chất lượng môi trường làm việc cho công ty. Ngoài ra, nhân viên sẽ cảm nhận được rằng lời nhận xét, đóng góp của họ luôn được lãnh đạo quan tâm, lắng nghe, ghi nhận.

Để lên kế hoạch cần làm giữa doanh nghiệp với nhân viên, một cuộc họp chung để thảo luận là điều cần thiết. Ban lãnh đạo và nhân viên sẽ có cơ hội bàn bạc với nhau những vấn đề còn gặp phải và tìm ra phương pháp giải quyết. Đối với những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, có thể tổ chức các buổi nói chuyện 1-1 với nhau.

Quá trình cải thiện mức độ gắn kết giữa nhân viên với doanh nghiệp cần thời gian dài để thực hiện. Thế nhưng cũng có những điều mà doanh nghiệp có thể thay đổi ngay, mang lại thay đổi tích cực chỉ sau vài tuần.

Lợi ích lớn nhất của khảo sát mức độ gắn kết nhân viên là tìm ra những vấn đề mà nhân viên đang gặp phải, đang chưa hài lòng một cách sát với thực tế. Điều quan trọng là doanh nghiệp có chấp nhận thay đổi những điều đó để tăng cường sự gắn bó của nhân viên hay không.

4. Kết luận

Khảo sát gắn kết nhân viên không chỉ là một công cụ đo lường mức độ hài lòng mà còn là bước đệm quan trọng để xây dựng văn hóa doanh nghiệp bền vững. Quy trình thực hiện một cách khoa học, minh bạch và có sự tham gia tích cực của mọi thành viên sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ kỳ vọng của nhân viên, từ đó đưa ra các giải pháp phù hợp để tạo nên một môi trường làm việc tích cực, nơi mỗi cá nhân đều cảm thấy được lắng nghe, thấu hiểu và phát triển.