Mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban mới nhất 2024

Hầu hết các hoạt động của doanh nghiệp đều hoạt động dựa trên quy trình dù quy trình đó có được quy định rõ ràng hay không. Quy trình, đặc biệt là các quy trình phối hợp giữa các phòng ban được xem là chìa khóa giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất đội ngũ, nâng cao hiệu quả hoạt động cũng như sự hài lòng của khách hàng. 

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ gửi đến bạn bộ mẫu quy trình phối hợp liên phòng ban cùng những thông tin để doanh nghiệp xây dựng được quy trình chuẩn và áp dụng thành công vào thực tiễn.

[MISA tặng bạn ebook] MẪU QUY TRÌNH LÀM VIỆC LIÊN PHÒNG BAN CHO MỌI DOANH NGHIỆP

1. Vai trò của việc xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Cơ cấu bộ máy của doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp quy mô lớn thường bao gồm nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban đảm nhận một nhiệm vụ chuyên môn và được liên kết bởi quy trình phối hợp. 

Việc xây dựng quy trình phối hợp minh bạch, đồng bộ giữa các phòng ban sẽ giúp tổ chức đảm bảo tiến độ cùng chất lượng công việc. Tuân thủ đúng quy trình cũng tạo cơ sở cho mọi thành viên đi đúng hướng, hoàn thành tốt mục tiêu đề ra.

Quy trình phối hợp giữa các phòng ban mang lại những lợi ích sau:

• Tăng năng suất và hiệu quả giao tiếp: Quy trình phối hợp giúp cải thiện giao tiếp giữa các phòng ban, giảm thiểu những hiểu lầm và đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách minh bạch và kịp thời.
• Tối ưu hóa nguồn lực: Việc phối hợp giúp các phòng ban giúp sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả hơn, tránh lãng phí và đạt được hiệu suất tối đa từ những tài nguyên có sẵn.
• Giảm chi phí vận hành: Sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban giúp loại bỏ các công việc chồng chéo và không cần thiết, từ đó giảm bớt chi phí vận hành chung của doanh nghiệp.
• Tăng tốc độ phục vụ khách hàng: Quy trình phối hợp cải thiện khả năng phản ứng với nhu cầu của khách hàng, giúp nâng cao mức độ hài lòng và trải nghiệm của khách hàng với dịch vụ của công ty.
• Nâng cao trải nghiệm nhân viên: Một môi trường làm việc nơi mà giao tiếp và hợp tác được cải thiện sẽ tạo điều kiện cho nhân viên cảm thấy hài lòng hơn và gắn bó lâu dài với công ty.
• Nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ: Quy trình phối hợp giúp đảm bảo rằng sản phẩm và dịch vụ được sản xuất và cung cấp theo những tiêu chuẩn chất lượng cao nhất.
• Thích ứng nhanh với sự thay đổi của thị trường: Doanh nghiệp có thể nhanh chóng điều chỉnh chiến lược và hoạt động để phù hợp với những thay đổi và cơ hội mới trên thị trường.
• Quản lý rủi ro tốt hơn: Việc phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban cũng góp phần vào việc nhận diện sớm các rủi ro tiềm ẩn và triển khai các biện pháp ngăn ngừa hiệu quả.

Xem thêm: 10 phần mềm quản lý quy trình tốt nhất cho doanh nghiệp

2. Dấu hiệu nhận biết sự phối hợp kém hiệu quả giữa các phòng ban

Không phải tổ chức nào cũng thành công trong việc thúc đẩy sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận. Những dấu hiệu của sự phối hợp kém hiệu quả có thể dẫn đến nhiều vấn đề, từ sự chậm trễ trong dự án đến mâu thuẫn nội bộ và sự “xuống thuyền” của nhân sự.

• Công việc chồng chéo: Khi không có sự phối hợp hiệu quả, các phòng ban thường thực hiện các nhiệm vụ trùng lặp mà không có sự hiểu biết rõ ràng về phạm vi trách nhiệm của nhau, dẫn đến lãng phí nguồn lực và thời gian.
• Tiến độ công việc, dự án chậm trễ: Khi phối hợp giữa các phòng ban kém, việc thiếu thông tin và sự chậm trễ trong giao tiếp có thể làm gián đoạn tiến độ công việc và kéo dài thời gian hoàn thành dự án.
• Giao tiếp kém, vận hành lộn xộn: Sự thiếu giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban có thể gây ra sự hiểu lầm và nhầm lẫn, làm ảnh hưởng đến quá trình vận hành suôn sẻ của tổ chức.
• Mâu thuẫn và xung đột thường xuyên: Khi không có sự phối hợp chặt chẽ, các bất đồng có thể nhanh chóng biến thành mâu thuẫn, ảnh hưởng đến môi trường làm việc và sự hợp tác chung.
• Khó khăn trong việc đạt được mục tiêu: Mục tiêu tổ chức có thể khó đạt được khi các phòng ban không làm việc cùng nhau một cách hiệu quả để hướng tới mục tiêu chung.
• Tỷ lệ rời bỏ của nhân viên cao: Một môi trường làm việc nơi mà phối hợp kém có thể khiến nhân viên cảm thấy thất vọng và không được hỗ trợ, dẫn đến tỷ lệ rời bỏ cao.
• Sự hài lòng của khách hàng giảm sút: Khi các phòng ban không phối hợp hiệu quả, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ có thể giảm sút, ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng.

Những dấu hiệu này cho thấy tầm quan trọng của việc thiết lập và duy trì một hệ thống phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban trong tổ chức, không chỉ để cải thiện năng suất làm việc mà còn để nâng cao sự hài lòng của nhân viên và khách hàng.

3. Mẫu quy trình làm việc giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

Trên thực tế, không có khuôn mẫu cố định cho quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Tùy theo quy mô, lĩnh vực ngành nghề cùng nhu cầu quản lý mà mỗi đơn vị sẽ quyết định số lượng, quy trình liên kết khác nhau. 

Ví dụ, những công ty nhỏ thường có quy trình làm việc đơn giản, chỉ thông qua 1 đến 2 đầu mối. Thế nhưng, những công ty lớn sẽ phân chia quy trình chuyên môn hóa sâu sắc với nhiều bước kiểm duyệt. 

Hay đối với doanh nghiệp xây dựng sẽ có bộ quy trình đấu thầu, quy trình dự thầu, quy trình kiểm tra chất lượng,… Trong khi đó, doanh nghiệp sản xuất lại có quy trình phát triển sản phẩm, quy trình phân phối, quy trình ra mắt sản phẩm mới,…

Để hỗ trợ doanh nghiệp hiểu rõ hơn cách chuẩn hóa quy trình liên phòng ban, MISA AMIS đã tổng hợp bộ mẫu quy trình phối hợp phổ biến nhất.

Mời bạn đăng ký để nhận đầy đủ quy trình từ Tài chính – Kế toán, Kinh doanh, Marketing cho đến Nhân sự, Hành chính,…

3.1. Quy trình hành chính

Các quy trình hành chính trong doanh nghiệp đảm bảo các nhiệm vụ quản lý hàng ngày được thực hiện một cách hiệu quả và nhất quán. Dưới đây là một số quy trình hành chính cơ bản thường gặp trong mọi doanh nghiệp với đầu mối cụ thể cùng lưu đồ trực quan.

3.2. Quy trình tài chính – kế toán

3.3. Quy trình quản trị nhân sự

Bộ tài liệu cung cấp đầy đủ các quy trình mẫu để doanh nghiệp đạt được hiệu quả tối ưu trong việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, phát triển và giữ chân nhân tài.

3.4. Quy trình kinh doanh

Các quy trình kinh doanh cần sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận khác nhau trong tổ chức. Mỗi bộ phận tham gia vào một bước khác nhau nhưng giúp cho hoạt động được diễn ra trơn tru. Dưới đây là một số quy trình kinh doanh có sự tham gia của nhiều phòng ban.

3.5. Quy trình Marketing

Quy trình marketing hiệu quả trong một tổ chức yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều phòng ban khác nhau. Sự phối hợp này không chỉ giúp đảm bảo rằng các chiến dịch marketing được thực hiện một cách mượt mà mà còn đảm bảo rằng các hoạt động marketing phù hợp với mục tiêu chung của công ty.

Mời bạn tải ngay bản đầy đủ các quy trình phối hợp làm việc liên phòng ban trong doanh nghiệp.

4. Chiến lược cơ cấu tổ chức và phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

Một cơ cấu tổ chức tốt sẽ tối ưu hóa quy trình làm việc, khuyến khích sự hợp tác liên phòng ban và hỗ trợ sự đổi mới. Dưới đây là một số chiến lược hiệu quả để cơ cấu và phối hợp giữa các phòng ban:

3.1. Cơ cấu tổ chức theo mô hình kim tự tháp

Ưu điểm:

• Sự thống nhất: Mô hình này thường dễ quản lý và duy trì sự thống nhất trong toàn bộ tổ chức do quyền lực tập trung ở các tầng cao hơn của cấu trúc.
• Quản lý hiệu quả: Dễ dàng theo dõi và đánh giá hoạt động của từng phòng ban, và quản lý có thể ra quyết định một cách nhanh chóng.
• Bảo mật thông tin: Dữ liệu và thông tin quan trọng thường được bảo mật tốt hơn trong mô hình này.

Nhược điểm:

• Làm chậm quyết định: Quy trình quyết định phụ thuộc vào nhiều cấp bậc, dẫn đến việc đưa ra quyết định có thể mất thời gian.
• Thiếu linh hoạt: Khó khăn trong việc thích nghi với thay đổi nhanh chóng và yêu cầu cải tiến liên tục.
• Khó thúc đẩy sự sáng tạo: Nhân viên cơ sở có ít quyền lực trong việc đóng góp ý kiến và sáng tạo.

Tham khảo: [Tải ngay] 3 mô hình và 9+ mẫu quy trình làm việc của phòng kinh doanh

3.2. Mô hình Agile

Ưu điểm:

• Linh hoạt: Mô hình Agile thúc đẩy sự linh hoạt và thay đổi nhanh chóng, giúp tổ chức thích nghi tốt hơn với môi trường biến đổi.
• Sự tham gia của nhân viên: Nhân viên được khuyến khích tham gia vào quyết định và quá trình phát triển sản phẩm hoặc dự án.
• Tập trung vào giá trị: Mô hình này tập trung vào tạo giá trị cho khách hàng và thường giúp cải thiện chất lượng và hiệu suất.

Nhược điểm:

• Yêu cầu sự tham gia tích cực của nhân viên: Agile đòi hỏi sự tham gia tích cực và cam kết của tất cả các thành viên trong nhóm. Nếu có những thành viên không tận tâm hoặc không đủ kiên nhẫn, có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của toàn bộ nhóm.
• Yêu cầu sự thay đổi văn hóa: Để áp dụng mô hình Agile, tổ chức cần thay đổi văn hóa làm việc và quản lý.

Tùy thuộc vào loại tổ chức và môi trường cụ thể, 2 mô hình này đều đều cần sự phối hợp từ trên xuống giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên và lãnh đạo, và phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp. Việc xây dựng quy trình phối hợp các phòng ban sẽ giúp hoạt động của doanh nghiệp phối hợp trơn tru, nhịp nhàng, góp phần  tiết kiệm thời gian và tăng năng suất.

Đọc ngay Ebook: Hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp – Từ mô hình hóa đến tự động hóa vận hành

5. Các bước xây dựng quy trình làm việc của công ty 

Để xây dựng quy trình làm việc, phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần lưu ý các bước thực hiện dưới đây: 

5.1. Thống nhất mục tiêu cần đạt được

Đầu tiên, người quản lý cần xác định mong muốn, định hướng phát triển của doanh nghiệp trong từng giai đoạn. Dựa vào đó, các bộ phận cùng nhau họp bàn nhằm thống nhất mục tiêu chung và các mục tiêu nhỏ theo chức năng nghiệp vụ. Bước này cũng giúp doanh nghiệp phân chia giai đoạn tiến hành, phương pháp, thời gian và tần suất thực hiện công việc.

5.2. Khoanh vùng phạm vi

Quy trình phối hợp giữa các phòng ban nên được áp dụng vào thời gian, không gian và lĩnh vực phù hợp để đạt hiệu suất tối đa. Thông qua phạm vi giới hạn, doanh nghiệp làm rõ những yếu tố quan trọng sau: 

• Người tham gia thực hiện công việc trong quy trình. 
• Người liên quan/hỗ trợ phòng ban hoàn thành mục tiêu. 
• Khoảng thời gian, không gian cần thực hiện công việc. 
• Người chịu trách nhiệm quản lý, báo cáo và người ra quyết định cuối cùng. 

Tham khảo: Quy trình làm việc phòng Marketing: 5+ mẫu miễn phí & hướng dẫn thiết lập chi tiết

5.3. Xác định nội dung công việc trọng tâm

Khi xây dựng quy trình phối hợp, người quản lý cần lưu ý hệ thống những nội dung trọng tâm. Nhiệm vụ càng rõ ràng, quy trình càng được tinh gọn, không phát sinh thêm bước triển khai chồng chéo. Để làm được việc này, nhiệm vụ của người quản lý là xác định yếu tố đầu vào, đầu ra của quy trình. 

Bằng phương pháp 5W1H và 5M, doanh nghiệp sẽ nắm được thông tin: 

• What: Nội dung công việc.
• Why: Mục tiêu, yêu cầu công việc.
• When: Thời gian bắt đầu, thực hiện và kết thúc.
• Where: Địa điểm, nơi thực hiện
• Who: Nhân sự thực hiện công việc, hỗ trợ, người giám sát. 
• How: Các phương pháp thực hiện công việc
• Manpower: Nguồn nhân lực đảm nhận công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm không?
• Money: Ngân sách dành cho công việc là bao nhiêu? Doanh nghiệp cần tiến hành giải ngân bao nhiêu lần?
• Material: Hệ thống cung ứng nguyên vật liệu đã đáp ứng yêu cầu công việc chưa? Tiêu chuẩn lựa chọn nhà cung ứng là gì? Tiêu chuẩn tuyển chọn nguyên vật liệu là gì?
• Machine: Doanh nghiệp đang áp dụng những công nghệ nào để sản xuất, kinh doanh?
• Method: Đội ngũ nhân sự sử dụng phương pháp làm việc nào?

5.4. Mô tả quy trình phối hợp giữa các phòng ban chi tiết 

Tiếp theo, nhà quản lý cần mô tả chi tiết các bước phối hợp liên phòng ban. Điều này giúp nhân viên dễ dàng tiếp cận dữ liệu, áp dụng đúng quy trình làm việc.

Trong trường hợp công việc có nhiều thuật ngữ phức tạp, doanh nghiệp phải bổ sung tài liệu hướng dẫn. Tài liệu đi kèm nên chú thích chi tiết, dễ hiểu để nhân viên nhanh chóng hiện thực hóa quy trình chuẩn xác.  

5.5. Kiểm soát mức độ tuân thủ

Như đã đề cập ở trên, quy trình phối hợp giữa các phòng ban chỉ phát huy vai trò nếu đội ngũ tuân thủ đúng các bước đề ra. Do đó, người quản lý phải tiến hành kiểm tra, đánh giá, đo lường chất lượng quy trình định kỳ.

Các hạng mục doanh nghiệp cần có trong quy trình kiểm soát là:

• Quy định tần suất thực hiện việc kiểm soát.
• Xác định người trực tiếp thực hiện việc kiểm tra. 
• Lập kế hoạch nội dung kiểm tra. 

5.6. Tăng cường sự hợp tác giữa các phòng ban

Nhân viên chỉ giao tiếp khi có yêu cầu công việc khiến cho mối quan hệ của các phòng ban dần trở nên xa cách. Điều này dẫn đến tâm lý ngại trao đổi, ngại đề xuất ý kiến khiến quy trình liên kết kém hiệu quả. 

Vì vậy, doanh nghiệp có thể tổ chức thêm một số hoạt động gắn kết nhằm tăng cường sự hợp tác. Khi tinh thần đồng đội gia tăng, đội ngũ nhân viên sẽ có tâm lý thoải mái, tự tin phối hợp làm việc hơn.

5.7. Khuyến khích nhân viên đưa ra phản hồi cải tiến

Nhân viên là những người trực tiếp thực thi quy trình làm việc. Vì thế, người lãnh đạo cần khuyến khích họ thường xuyên đưa ra ý kiến phản hồi. Từ các góp ý này, doanh nghiệp sẽ tổng hợp được cơ sở cải tiến quy trình chính xác, khách quan và hoàn thiện nhất. 

5.8. Thiết lập hệ thống lưu trữ, kế thừa dữ liệu quy trình phối hợp giữa các phòng ban 

Một doanh nghiệp có nhiều cách thức để cập nhật, chia sẻ dữ liệu các phòng ban. Tuy nhiên, trước xu hướng cạnh tranh mạnh mẽ như hiện nay, cách lưu trữ thủ công đã không còn phù hợp. 

Các doanh nghiệp cần bắt đầu ứng dụng công nghệ số để lưu trữ thông tin tập trung, an toàn trên một nền tảng duy nhất. Cách làm này giúp tổ chức tiết kiệm thời gian, chi phí bảo quản. Các phòng ban dễ dàng bổ sung thông tin, tương tác tức thời về nhiệm vụ.

5.9. Ứng dụng phần mềm quản lý quy trình liên thông mọi nghiệp vụ

Khảo sát của Harvard Business Review về chủ đề Cải thiện trải nghiệm của nhân viên và khách hàng qua số hóa quy trình làm việc, 80% người được hỏi cho biết việc số hóa quy trình làm việc đã cải thiện trải nghiệm của nhân viên.

Tuy nhiên, áp dụng các quy trình quản lý nhân sự thủ công, đội ngũ sẽ gặp phải hàng loạt khó khăn như:

• Nhân viên thực hiện sai quy trình, không biết quy trình có bao nhiêu bước, ai là đầu mối từng bước, khi nào công việc được hoàn thành.
• Nhân viên khó phối hợp, tốn thời gian trao đổi qua lại, chat, phản hồi và cập nhật tình hình chạy quy trình trên Zalo, Skype, Telegram,…
• Tốn chi phí in ấn, chuyển phát hợp đồng, giấy tờ.
• Lãnh đạo, quản lý phải ký duyệt, phê duyệt quá nhiều giấy tờ thủ công và nếu vắng mặt, quy trình sẽ không thể hoàn thành.
• Lãnh đạo không nắm được tình hình thực hiện quy trình, có bao nhiêu quy trình đang chạy, nhân viên đang vướng ở bước nào, nghẽn ở đâu để xử lý.

Do đó, việc ứng dụng công nghệ trong việc nâng cao khả năng phối hợp giữa các phòng ban đã và đang trở thành nhu cầu tất yếu của doanh nghiệp. Đây được xem như bước tiến vượt bậc thay đổi hoàn toàn cách thức vận hành doanh nghiệp truyền thống. Phần mềm quản lý quy trình không chỉ xóa bỏ áp lực cho nhân viên và người quản lý mà còn tối ưu hoạt động, cải tiến hiệu quả sản xuất kinh doanh toàn diện.

Trong đó, phần mềm quản lý quy trình MISA AMIS được đánh giá là giải pháp tốt nhất hiện nay. Với nền tảng No-code trực quan hóa quy trình dưới dạng biểu đồ, tiếp nhận phản hồi đa chiều, liên kết mọi nghiệp vụ cốt lõi,… MISA AMIS Quy trình sẽ giải quyết hầu hết bài toán chuẩn hóa quy trình làm việc giữa các phòng ban: 

Dùng ngay miễn phí

• Số hóa tập trung và tự động hóa tất cả các quy trình của doanh nghiệp, kể cả các quy trình liên phòng ban trên một nền tảng thống nhất, liền mạch.
• Cung cấp 500+ quy trình mẫu, doanh nghiệp dễ dàng chỉnh sửa, thiết kế được quy trình phù hợp.
• Tự động chuyển giao công việc đến bộ phận liên quan: Nhân viên nắm rõ việc mình làm, phối hợp với ai, báo cáo với ai, tránh bỏ bước, thiếu bước.
• Trao đổi tập trung ngay trên quy trình, loại bỏ thời gian trao đổi, đồng bộ thủ công.
• Lãnh đạo lý duyệt, phê duyệt nhanh chóng ngay trên mobile, loại bỏ áp lực phải có mặt tại văn phòng, tiết kiệm chi phí in ấn/chuyển phát.
• Lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt được tình hình áp dụng quy trình theo phòng ban/nhân viên, phát hiện và ghi nhận những điểm vi phạm trong quá trình giám sát.

Là một trong những sản phẩm cốt lõi của bộ giải pháp MISA AMIS Văn phòng số và nằm trong hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, MISA AMIS Quy trình có khả năng kết nối mạnh mẽ với các phần mềm khác như AMIS Kế toán, AMIS Bán hàng, AMIS CRM, AMIS HRM hay AMIS Công việc, AMIS WeSign,… Hệ thống tự động liên thông dữ liệu, chuyển giao công việc mà không cần tốn thời gian trao đổi, chờ đợi.

Như vậy, chỉ với một giải pháp duy nhất là AMIS Quy trình, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, cắt giảm chi phí khi vận hành theo kiểu truyền thống mà còn nâng cao năng suất, cải thiện trải nghiệm khách hàng để góp phần thúc đẩy doanh số tăng trưởng mạnh mẽ vượt bậc.

Hơn 250.000+ doanh nghiệp đã tin chọn AMIS Quy trình để tự động hóa quy trình doanh nghiệp, nâng cao năng suất và khả năng cạnh tranh, trong đó có Trường Đại học Thương mại, Công Ty Cổ Phần Tin Học Bách Khoa, Công Ty Cổ Phần MGLAND Việt Nam, Công Ty TNHH NovaTech, Công ty CP bánh mứt kẹo Bảo Minh, Công ty Cổ phần Thủy sản Bắc Trung Nam,…

Mời bạn dùng thử miễn phí phần mềm AMIS Quy trình để tự động hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp, x2 năng suất đội ngũ.

6. Tạm kết

Steve Jobs từng nói: “Những điều vĩ đại trong kinh doanh không bao giờ được thực hiện bởi một người”. Một doanh nghiệp không thể đạt được mục tiêu nếu thiếu sự chung sức từ tập thể. Chính vì vậy, xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban chính là chìa khóa thành công mà doanh nghiệp cần có trong thời đại mới.