[Tải mẫu quy trình] Bí quyết xây dựng quy trình làm việc phòng Marketing 

Đằng sau các doanh nghiệp có hoạt động truyền thông, tiếp thị thành công là hệ thống quy trình làm việc phòng Marketing hiệu quả. 

Nhiều người cho rằng Marketing tập trung thể hiện những ý tưởng mới lạ thu hút khách hàng nên việc quản lý nhân sự không cần có quy trình cố định. Tuy nhiên, quy trình làm việc sẽ giúp bạn thiết lập và thực thi những hoạt động  Marketing một cách tối ưu, liên kết và đem lại tỷ lệ chuyển đổi cao hơn. 

I. 5 mẫu quy trình Marketing mà doanh nghiệp cần có

Với mong muốn hỗ trợ các nhà quản lý, trưởng phòng, trưởng nhóm và chủ doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc chuẩn xác cho phòng Marketing, MISA AMIS đã tổng hợp một số mẫu quy trình marketing tiêu biểu. Mời bạn tham khảo và tải ngay: 

II. Quy trình làm việc phòng Marketing là gì? 

1. Định nghĩa

Quy trình làm việc phòng Marketing là các bước nghiên cứu, xác định mục tiêu, lập kế hoạch, tạo quy trình và thực hiện, đo lường, cải thiện tất cả các công việc Marketing. Một hệ thống quy trình khoa học sẽ đem lại những giá trị cao cho khách hàng, giúp doanh nghiệp đạt được lợi nhuận. 

Nếu như không có quy trình, doanh nghiệp có thể gặp phải những sự cố như: 

• Nhân viên không nắm được thứ tự công việc hay trách nhiệm của mình. 
• Các bước làm việc rời rạc, không phối hợp kịp thời để xử lý yêu cầu của tổ chức.
• Việc giao tiếp không liền mạch, thường xuyên xảy ra tình huống nhầm lẫn, sai sót thông tin. 
• Phòng Marketing chậm tiến độ, ảnh hưởng đến quá trình bám đuổi mục tiêu doanh số của doanh nghiệp. 

Ngược lại, quy trình công việc minh bạch sẽ ngăn chặn tất cả những rủi ro trên. Nó giúp nhà quản lý biết chính xác tiến độ công việc, giảm thiểu tình trạng quá hạn và vấn đề giao tiếp trở nên liền mạch hơn. 

2. Các vị trí trong phòng Marketing

Vậy phòng Marketing có những “bộ phận” nào phối hợp xuyên suốt quy trình làm việc? Về cơ bản, Marketing tại doanh nghiệp thường có 5 vị trí: 

• Giám đốc Marketing: Giám đốc là người nắm quyền quyết định cao nhất phụ trách đưa ra định hướng, quản lý ngân sách và hiệu quả đạt được trước ban lãnh đạo. 
• Trưởng phòng Marketing: Trưởng phòng quản lý nhân sự, phân chia kế hoạch tổng thể thành các nhiệm vụ, mục tiêu nhỏ hơn cho đội ngũ. Trưởng phòng sẽ theo dõi, đánh giá hiệu suất cũng như hỗ trợ nhân viên làm việc. 
• Nhân viên chạy quảng cáo (Ads): Nhân viên chạy quảng cáo triển khai và theo dõi chiến dịch quảng cáo có trả phí trên các kênh như Facebook, Google, Zalo… Vị trí này đòi hỏi khả năng xử lý số liệu, phân tích xu hướng  tăng trưởng và hạch toán chi phí/lợi nhuận cho mỗi chiến dịch.
• Nhân viên SEO: Nhân viên SEO phụ trách đưa các bài viết, website thương hiệu của doanh nghiệp lên top đầu công cụ tìm kiếm. Mục tiêu là tạo ra chuyển đổi từ những quan tâm tìm hiểu thành người mua hàng.
• Nhân viên xây dựng nội dung (Content Marketing): Content đóng vai trò quan trọng trong phòng marketing. Nhân viên Content sẽ sản xuất đa dạng nội dung sáng tạo dựa trên đặc điểm, hành vi của đối tượng mục tiêu như bài viết blog, bài post Facebook, hình ảnh nổi bật, video ngắn thú vị… 

Cơ cấu vị trí phòng Marketing có thể thay đổi tùy theo đặc thù của các doanh nghiệp. Ví dụ, nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa chỉ có trưởng phòng Marketing kiêm nhiệm trọng trách quản lý chung hoặc một nhân viên Content kiêm nhân viên chạy quảng cáo vì không đủ nguồn lực. 

Tuy nhiên, dù ứng dụng mô hình nào, xây dựng quy trình làm việc phòng Marketing vẫn là nhiệm vụ mà nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp cần ưu tiên. 

Đọc thêm: Chuẩn hóa quy trình – 7 bước thống nhất quy trình nhanh chóng, tiết kiệm

II. Lợi ích khi cải tiến quy trình Marketing

Khi mọi người cùng tuân thủ quy trình công việc chung, các thành viên trong nhóm sẽ thấy rõ những bước cần làm, thời điểm cần hoàn thành cũng như ai đến trước/sau họ trong quy trình.

Bạn sẽ không cần lo lắng về việc chậm tiến độ hay rối loạn luồng công việc. Đồng thời, bạn cũng dễ dàng khai thác tối đa chuyên môn của đội ngũ ở mọi giai đoạn của quy trình. 

Nhìn chung, quy trình làm việc khoa học giúp phòng Marketing cải tiến những phương diện sau: 

• Ít lãng phí thời gian cho các cuộc họp sửa lỗi.
• Tăng cường hợp tác và xây dựng văn hóa nhóm mang tính xây dựng. 
• Tự động hóa các nhiệm vụ thủ công lặp lại tốn thời gian. 
• Cải thiện năng suất và hiệu quả làm việc. 
• Tăng doanh thu, lợi nhuận cao hơn và đem lại kết quả kinh doanh tốt hơn

III. 3 nguyên tắc cơ bản để tối ưu hóa quy trình Marketing

Để thu về kết quả nhanh chóng, quy trình làm việc phòng Marketing nên đáp ứng đủ 3 tiêu chí:

• Hợp lý: Quy trình chỉ phát huy tối đa sức mạnh vận hành khi đảm bảo sự đơn giản, logic, dễ hiểu, dễ ứng dụng. Như vậy, các thành viên mới sẵn sàng tuân thủ và triển khai. 
• Nhất quán: Doanh nghiệp không nên thiết lập quy trình theo một khuôn mẫu cứng nhắc mà điều chỉnh, tích hợp hài hòa vào chính nhiệm vụ hàng ngày của đội ngũ. Việc đào tạo ứng dụng quy trình cũng cần thực hiện ngay từ khi tiếp nhận nhân viên mới. 
• Phát triển khi doanh nghiệp phát triển: Doanh nghiệp ngày càng mở rộng đồng nghĩa với việc số lượng nhân sự tăng lên, mức độ chuyên môn hóa sâu hơn. Vì vậy, hệ thống quy trình phải có khả năng phát triển tương ứng. 

IV. 5 bước thiết lập quy trình làm việc cho phòng Marketing  

1. Xác định mục tiêu chính và phụ 

Xác định mục tiêu giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian về lâu dài do nhân sự hoàn toàn tập trung nỗ lực vào các dự án có giá trị lớn, loại bỏ công việc ngoài lề. Báo cáo hiện trạng ngành tiếp thị năm 2022 của Viện Tiếp thị Nội dung cho thấy 62% bộ phận Marketing hoạt động hiệu quả nhất khi sử dụng chiến lược này.

Vì vậy, hãy sắp xếp những buổi họp thống nhất mục tiêu để quy trình làm việc phòng Marketing rõ ràng, cụ thể hơn. 

[Tìm hiểu thêm] Quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

2. Chọn kế hoạch tốt nhất cho mục tiêu của bạn

Trong bước này, bạn cần xem xét cẩn thận từng bản kế hoạch, suy nghĩ về các vấn đề sau:

• Doanh nghiệp có khả năng đạt được mục tiêu với kế hoạch này như thế nào?
• Phương pháp triển khai được lựa chọn có ưu điểm gì so với những phương pháp khác?
• Kế hoạch này bị hạn chế, khó khăn ở khâu nào?
• Doanh nghiệp có nhân sự/chuyên gia dày dặn kinh nghiệm trong hạng mục này không?
• Kế hoạch có cần bổ sung thêm chiến lược dự phòng khác?

Ví dụ, hãy nhìn vào trường hợp của Canva – một trong những website thiết kế đồ hoạ phổ biến nhất hiện nay. Vào năm 2015, lưu lượng truy cập vào website và blog thiết kế của Canva bắt đầu đình trệ sau 3 năm tăng trưởng. 

Để xoay chuyển tình thế, đội ngũ Marketing của Canva đã quyết định áp dụng phương pháp tái lập quy trình viết blog qua 5 bước:

• Nghiên cứu bài viết chuyển đổi tốt nhất và nghiên cứu đối thủ để tìm hiểu những gì độc giả thực sự mong muốn tìm kiếm.
• Đặt tiêu đề thu hút nhất có thể (và thay đổi nếu chúng không đạt hiệu quả).
• Cung cấp nội dung minh họa chi tiết, đưa ra lời khuyên đáng tin cậy.
• Order thiết kế thêm nhiều hình ảnh bắt mắt trong bài viết.
• Theo dõi dữ liệu hàng kỳ.

Sau sáu mươi ngày, Canva đã đạt được những kết quả tích cực: lưu lượng truy cập website tăng lên 226%. Ngoài ra, lưu lượng truy cập từ mạng xã hội cũng tăng lên gần 500%!

3. Xác định nguồn lực, ngân sách và tập hợp đội ngũ

Sau khi tìm ra cách tiếp cận, đã đến lúc bạn bắt tay vào thực hiện. Lúc này, bạn phải dự toán những nguồn lực thiết yếu cho quy trình làm việc từ công cụ quản lý, ngân sách đến tập hợp một đội ngũ tài năng. 

Mặt khác, nhà quản lý không nên bỏ qua bước đặt KPI cho từng vị trí. Khảo sát về Marketing năm 2022 cho thấy công tác đo lường hiệu suất có tác động lớn đến động lực cố gắng hoàn thành mục tiêu của nhóm. 

4. Tạo quy trình làm việc của bạn

Quy trình làm việc phòng Marketing là một loạt các bước nhân sự cần tuân theo để thực hiện truyền thông, tiếp thị sản phẩm. Nhà quản lý sắp xếp thứ tự, chỉ định nhân sự đảm nhận và thống nhất hình thức kết hợp từng nghiệp vụ.

Cụ thể, quy trình sản xuất nội dung quảng cáo có thể bao gồm 3 giai đoạn: nhân viên content lên nội dung, nhân viên thiết kế nhận thông tin để làm hình ảnh, sau đó chuyển tiếp cho nhân viên chạy quảng cáo lên chiến dịch tiếp cận khách hàng mục tiêu. 

Nếu bạn có bộ máy Marketing phức tạp hơn, bạn có thể sử dụng một số phần mềm quản lý quy trình thông minh để công việc diễn ra trơn tru. Hiện nay, MISA AMIS Quy trình là phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp cải tiến vận hành, nâng cao năng suất nhờ hệ thống quy trình tự động hóa. 

MISA AMIS Quy trình cho phép các thành viên trong nhóm theo dõi tiến trình làm việc trực quan nhất. Thêm vào đó, phần mềm còn có thể liên kết các quy trình giữa phòng Marketing với bộ phận khác tạo thành hệ sinh thái khép kín. Từ đó doanh nghiệp dễ dàng giám sát, đốc thúc công việc mọi lúc, mọi nơi. 

Dùng ngay miễn phí

5. Kiểm tra, đánh giá quy trình 

Kiểm tra quy trình là việc xem xét toàn diện những mục tiêu, chiến lược và nguyên tắc đã thử nghiệm để xác định “điểm nóng”. Cuối cùng, nhà quản lý có căn cứ điều chỉnh chiến lược tập trung vào những hoạt động hiệu quả.

Dưới đây là một số yêu cầu kiểm tra quy trình bạn cần ghi nhớ:

• Kiểm tra toàn diện: Kiểm tra, đánh giá hiệu quả với toàn bộ quy trình làm việc phòng Marketing, không giới hạn ở những khu vực có vấn đề tồn đọng.
• Kiểm tra một cách hệ thống: Cách tiếp cận hệ thống giải thích cho mọi yếu tố môi trường, nguyên tắc, chiến lược tác động đến công việc. 
• Kiểm tra thường xuyên: Tiến hành kiểm tra quy trình định kỳ cho phép bạn phát hiện khó khăn và giải quyết chúng ngay lập tức.

Để hiểu thêm cách ứng dụng MISA AMIS Quy trình vào tối ưu vận hành, tinh gọn bộ máy, mời Anh/Chị lắng nghe câu chuyện của Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek.

Theo anh Phạm Huy Nam, Giám đốc công ty, nhờ quyết tâm triển khai phần mềm quản lý quy trình từ sớm, Novatek đã thành công cắt giảm thời gian lãng phí, loại bỏ tình trạng chờ đợi phê duyệt. Từ đó, anh cùng đội ngũ của mình tăng nhanh năng suất làm việc, tăng tốc độ phục vụ khách hàng tốt hơn.

VI. Kết luận

Các nhà quản lý giỏi chắc chắn phải hiểu được tầm quan trọng của quy trình làm việc phòng Marketing hiệu quả, nhất quán. Chính vì vậy, nếu bạn còn gặp khó khăn trong quá trình thiết lập quy trình cho doanh nghiệp mình, hãy trải nghiệm ngay sức mạnh kết nối và tự động hóa của MISA AMIS Quy trình. 

MISA AMIS Quy trình – Ứng dụng quản trị hệ thống quy trình toàn diện, giúp doanh nghiệp tinh gọn bộ máy, nâng cao năng suất, tiết kiệm chi phí và tạo nên văn hoá làm việc gắn kết.

—

Trải nghiệm giải pháp MISA AMIS Quy trình miễn phí trong vòng 15 ngày – Sử dụng đầy đủ tính năng, miễn phí Demo 1-1 cùng chuyên gia TẠI ĐÂY.